FOCO GESTIÓN DE GRUPOS

Transcripción

1 FOCO GESTIÓN DE GRUPOS MANUAL DE USUARIO NOTIFICACIÓN FIN GRUPO MODALIDAD II

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN BÚSQUEDA DE NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO ALTA NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO MODIFICAR NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO ENVIAR NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO CONSULTAR NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO Página 2 de 11

3 1. INTRODUCCIÓN Este apartado del módulo será el encargado de notificar el fin de un grupo. Los usuarios que accedan a la aplicación con perfil Entidad podrán dar de Alta, Modificar, Enviar y Consultar una notificación de fin de grupo. En la parte superior de la pantalla (común a todas las pantallas de Gestión de Grupos) se muestra la siguiente cabecera: Figura 1. Cabecera. Pulsando sobre el enlace Inicio (o el icono situado a su lado) retorna a la pantalla de selección de módulo (donde aparecen los módulos disponibles para el usuario). Pulsando sobre el enlace Contacto (o el icono situado a su lado) se abre una ventana emergente para realizar el envío de una FAQ. Pulsando sobre el enlace Tablón (o el icono situado a su lado) se redirige al tablón de noticias de la aplicación. Pulsando sobre el enlace Ayuda (o el icono situado a su lado) muestra el manual de ayuda concerniente al apartado bajo el que se está trabajando. Pulsando sobre el enlace Cerrar (o el icono situado a su lado) cierra la sesión del usuario retornando a la pantalla de validación del mismo para el acceso a la aplicación. Página 3 de 11

4 2. BÚSQUEDA DE NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO Pulsar sobre la opción Notificación Fin Grupo del menú de Gestión de Grupos con un usuario con perfil entidad o gestor provincial. Si el usuario tiene perfil entidad, la pantalla que se muestra es la de la Figura 1. Figura 1. Búsqueda de Notificaciones de Fin de Grupo para usuario con perfil Entidad. En la parte superior aparecen los campos que suponen los criterios de búsqueda a partir de los cuales se buscarán las notificaciones en la base de datos. El campo Entidad aparecerá automáticamente rellenado y en modo sólo lectura ya que corresponde a la entidad del Usuario de Entidad. Para realizar una búsqueda con una entidad, rellenar los campos del formulario que se desee, siendo el campo Año, o en su defecto el campo Num. Expediente obligatorios, y pulsando el botón Buscar, se mostrará un listado con todas las notificaciones de fin de grupos existentes en el sistema que se encuentren en el estado SIN CREAR, EN ELABORACIÓN o VALIDADA: Para que un grupo aparezca en la búsqueda y permita realizar el alta de su notificación de fin, el estado de dicho grupo debe ser INICIADO. Página 4 de 11

5 Figura 2. Listado de Notificaciones de Fin de Grupo con resultados para una entidad. Aparece un listado de notificaciones de fin de grupo, mostrándose para cada una de ellas: - Nº Expediente. - Denominación. - Estado del Grupo ( Iniciado o Finalizado ). - Estado de la Documentación ( Sin crear, En elaboración, Enviada o Validada) - Fecha de envío. - Fecha de validación. - Histórico Pulsando sobre el icono se abre una ventana emergente Histórico de Fechas con las operaciones que se han ido realizando sobre el grupo junto con la fecha de cuando se realizó la operación. Un ejemplo de la ventana emergente de Histórico de Fechas se muestra en la figura siguiente: Página 5 de 11

6 Figura 3. Histórico de fechas del grupo Con el botón Imprimir se puede generar un PDF con el histórico de fechas del grupo y pulsando el botón Cerrar se cierra la ventana. Página 6 de 11

7 3. ALTA NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO Pulsar sobre el botón Alta de la Figura 1 y aparece la siguiente pantalla: Figura 4. Alta de Notificación de Fin de Grupo. Aparece el formulario de alta de notificación de fin de grupo, los campos referentes a los datos de la Entidad se rellenarán automáticamente con dicha información y no será posible su modificación en dicho formulario. El usuario no podrá modificar ningún campo del grupo, ya que cualquier tipo de cambio debe ser realizado a través de una incidencia de Modificación de cronograma. Página 7 de 11

8 Si el grupo es un Certificado de Profesionalidad con prácticas y no tiene alumnos solo de prácticas, se muestra además un campo para indicar si el grupo va a tener convenios de prácticas o no. Por defecto, estará marcado que el grupo sí tiene prácticas. Esto implica si se selecciona: Figura 5. El curso tiene prácticas. - Si : será obligatorio que el grupo tenga al menos un convenio de prácticas. - No : el grupo no debe tener convenios de prácticas. Para registrar la notificación en el sistema debe pulsar el botón Guardar, se muestra un mensaje al usuario indicándole que la operación se ha realizado con éxito y se regresa a la pantalla de Listado Notificación de Fin de Grupos de la Figura 1. Si se cumplen todas las condiciones, la notificación se da de alta en estado En elaboración. Si no, se mostrará un mensaje de alerta notificando al usuario el los mensajes oportunos para informar de los datos incorrectos. Si se pulsa Volver, se regresa a la pantalla de Listado de Notificación de Fin de Grupo de la Figura MODIFICAR NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO Desde la pantalla de la Figura 1, se realiza una búsqueda de Notificaciones de Fin de Grupo y se selecciona aquella que se quiera modificar. Una vez esté seleccionada la notificación, pulsar sobre el botón Modificar. Hay que tener en cuente que sólo se podrán modificar notificaciones en estado En elaboración. Si se selecciona una notificación que no se encuentre en estado En elaboración y se pulsa modificar, se muestra un mensaje indicando al usuario que no es posible modificarla. Se muestra la misma pantalla que en Alta de notificación de fin de grupo (Figura 4), sólo que se llama Modificación de Fin de Grupo, no se muestra el campo Año y de la misma forma no podrá modificarse ningún dato. Si se pulsa el botón Guardar, se guardan los datos de la notificación, se muestra un mensaje al usuario indicando que la operación ha sido realizada y se vuelve a la pantalla de Listado Fin de Grupos de la Figura 1. Las condiciones que deben cumplir los datos introducidos son las mismas que en el alta. Pulsando el botón Volver, regresa a la pantalla de Listado Fin de Grupos de la Figura 1. Página 8 de 11

9 5. ENVIAR NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO Desde la pantalla de la Figura 1, se realiza una búsqueda de Notificaciones Fin de Grupo y se selecciona aquella que se quiera enviar. Una vez esté seleccionada la notificación, pulsar sobre el botón Enviar. Para que el envío se produzca satisfactoriamente se han de cumplir las siguientes condiciones: Sólo se podrán enviar notificaciones en estado En elaboración con todos los datos correctos. Además no se podrá enviar la notificación hasta el mismo día de la fecha de finalización del grupo o en días posteriores. Todos los alumnos del grupo deben encontrarse en un estado final (NO INICIADO, FINALIZADO o BAJAS). No debe de haber incidencias en proceso de tipo cambio estado alumno para el grupo. Si un grupo es un Certificado de Profesionalidad de prácticas, en el que se ha indicado que Sí va a tener prácticas Figura 5, o es un grupo de prácticas (porque en la solicitud se indicó el tipo de acción de PNLE), no se podrá enviar la notificación de fin de grupo si éste no tiene al menos un convenio de prácticas dado de alta. Si el envío se produce en días posteriores a la finalización del grupo, si se superan 7 días hábiles desde la fecha de finalización del grupo, se generará un incumplimiento que será notificado al usuario mediante un mensaje de aviso. En el caso de que se cumplan todas las condiciones anteriores, se realizará el envío de la Notificación, por lo que, se pide una confirmación al usuario. Si se acepta la confirmación, la notificación es enviada directamente indicando con un mensaje al usuario que la operación se ha realizado con éxito. En caso de que no cumpla alguna de las condiciones descritas se mostrará un mensaje al usuario informándolo. Dado que la validación de la notificación de fin de grupo es automática, si el envío se realiza correctamente, el estado de la notificación cambiará a Validada y se envían correos al usuario entidad que realiza el envío y a los gestores provinciales para confirmar el envío de la notificación. Página 9 de 11

10 6. CONSULTAR NOTIFICACIÓN DE FIN DE GRUPO Desde la pantalla de la Figura 1, se realiza una búsqueda de Notificaciones de Fin de Grupo y se selecciona aquella cuyos datos se quieran consultar. Una vez esté seleccionada la notificación, pulsar sobre el botón Consultar. Se muestra la siguiente pantalla: Figura 6. Consulta de Notificación de Fin de Grupo. Aparece el formulario correspondiente a la notificación seleccionada con sus datos cumplimentados. Si se pulsa el botón Imprimir se genera un documento en formato pdf de la Notificación Fin Grupo mostrándose en una ventana emergente. Página 10 de 11

11 Pulsando Volver, regresamos a la pantalla de Listado de Notificación de Fin de Grupo de la Figura 1. Página 11 de 11