Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche, R.L. (COOPELECHEROS R.L)

Transcripción

1 Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche, R.L. (COOPELECHEROS R.L) REGLAMENTO DE CAJA GENERAL Aprobado por el Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche R.L., en la sesión ordinaria No , artículo 8, celebrada el 28 de enero del San Carlos Costa Rica 2017

2 Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche, R.L. (COOPELECHEROS R.L) Índice CAPITULO I: DEFINICION Y OBJETIVO... 1 Artículo 1. Definición... 1 Artículo 2. Objetivo... 1 Artículo 3. Ámbito de Aplicación Artículo 4. Implementación... 1 CAPITULO II: DE LOS INGRESOS Y EGRESOS... 2 Artículo 5. Función de la sección de caja... 2 Artículo 6. Procedimiento recepción o pago... 2 Artículo 7. Procedimiento depósitos... 2 Artículo 8. Obligación de revisar... 3 Artículo 9. Control y reportes diarios... 3 Artículo 10. Cierre diario... 3 Artículo 11. Orden de documentación del cierre de caja y Contabilidad... 4

3 Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche, R.L. (COOPELECHEROS R.L) CAPÍTULO III: DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS... 6 Artículo 12. Los cajeros son responsables... 6 CAPITULO IV: DE LA CUSTODIA DE DINERO, VALORES Y OTROS DOCUMENTOS... 7 Artículo 13. Custodia de dinero... 7 Artículo 14. Custodia de llaves... 7 Artículo 15. Procedimiento entrega llaves... 7 Artículo 16. Código administrador... 8 Artículo 17. Custodia de llave caja fuerte... 8 Artículo 18. Póliza de seguros... 8 Artículo 19. Contrato póliza... 8 Artículo 20. Pérdidas fuera cobertura... 9 Artículo 21. Faltantes o Sobrantes en el efectivo... 9 Artículo 22. Proceso de investigación Artículo 23. Responsabilidad de informar... 10

4 Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche, R.L. (COOPELECHEROS R.L) Artículo 24. Requisitos para ser cajero CAPÍTULO V: DE LAS PROHIBICIONES Artículo 25: Prohibiciones para los cajeros CAPITULO VI: DE LOS ARQUEOS Artículo 26. Arqueos Artículo 27. Procedimiento de arqueos CAPÍTULO VII: ANEXOS Anexo Anexo Anexo

5 CAPITULO I: DEFINICION Y OBJETIVO Artículo 1. Definición. El presente Reglamento es un conjunto de normas y procedimientos vinculados al sistema de ingresos y egresos de Coopelecheros R.L por medio de cajas. Artículo 2. Objetivo. El objetivo de este reglamento es establecer los deberes y responsabilidades de los cajeros y funcionarios dependientes de la sección Caja de Coopelecheros R.L. Artículo 3. Ámbito de Aplicación. El presente Reglamento es de aplicación y cumplimiento obligatorio en todas las cajas y unidades administrativas donde se desarrollen actividades definidas en el Articulo Nº 1. Artículo 4. Implementación. El coordinador de plataforma, al ser el inmediato superior en línea jerárquica de la sección de cajas, es el responsable de la implementación y cumplimiento del presente Reglamento. 1

6 CAPITULO II: DE LOS INGRESOS Y EGRESOS Artículo 5. Función de la sección de caja. La sección de Caja es la encargada de recepcionar cualquier ingreso en moneda nacional y/o extranjera, ya sea en efectivo o en cheque. Asimismo, la de efectuar los pagos en efectivo por transacciones de asociados. Artículo 6. Procedimiento recepción o pago. Por todo pago o recepción de efectivo o cheques, producto de las operaciones normales, retiros pagos de operaciones o por cualquier otro concepto, debe emitirse recibo oficial pre numerado por el mismo sistema. Los recibos de ingresos deben tener el sello y la firma del cajero. Los recibos de egresos deben ser firmados y anotársele el número de cédula del beneficiario o de quien realiza la transacción. Artículo 7. Procedimiento depósitos. Las recaudaciones diarias obligatoriamente, serán depositadas el mismo día cuando el monto sea mayor a un 1,000, ( Un millón de colones), de caso contrario se depositara el día siguiente, salvo las recaudaciones del último día hábil de la semana, que deberán ser depositadas a primera hora del primer día hábil de la semana siguiente, siempre y cuando este monto sea 2

7 mayor a un 1,000, ( Un millón de colones), de ser menor se depositara conjuntamente con el cierre del día. Artículo 8. Obligación de revisar. Los cajeros tienen la obligación de revisar los valores ya sean estos en efectivo o en cheque y confrontarlos lo recepcionado con el importe registrado en el recibo y entregar el recibo oficial al interesado en aceptación del trámite realizado. Artículo 9. Control y reportes diarios. Los Cajeros deben realizar el arqueo del efectivo y valores recibidos y pagos efectuados al finalizar la jornada de trabajo, debiendo emitir el reporte diario de ingresos percibidos y pagos efectuados, adjuntando copias de los recibos correspondientes. Artículo 10. Cierre diario. Los cajeros deben presentar al Coordinador de Plataforma de Operaciones, al finalizar la jornada de trabajo, el cierre diario, adjuntando las boletas de depósito bancario para su respectiva revisión. Con base a esta información se debe preparar un informe ejecutivo del movimiento de caja para conocimiento de contabilidad. El cierre diario debe indicar la fecha y hora en que se ejecutó, así como la fecha y hora en que fue revisado por el Coordinador de la Plataforma de Operaciones. 3

8 Artículo 11. Orden de documentación del cierre de caja y Contabilidad. La copia de toda la documentación que respalda tanto a los ingresos como a los egresos debe estar debidamente ordenada y clasificada en la Sección de cajas, en concordancia con el siguiente orden: a. Reporte de cierre (Sellada y firmada por cada cajero responsable). b. Resumen de cierre diario de caja (firmado por el cajero responsable). c. Recibos de traslados de efectivo o cheques (debidamente firmados por quien recibe y entrega los mismos). d. Reporte detallado de movimientos diarios (histórico) e. Listado de transacciones para cierre diario de caja. f. Comprobantes de ingresos y egresos debidamente ordenados según el orden del reporte Transacciones para Cierre Diario de Caja (cj_resum_movs), todas ellas debidamente selladas y firmadas cuando corresponda. Cuando los ingresos o egresos toquen cuentas bancarias que afecten la sección de contabilidad deberán ser entregados a este departamento los comprobantes de las transacciones respaldados con los siguientes documentos: a. Comprobante de la transacción efectuada por el cajero por medio de depósito bancario, debidamente firmado y sellado por el cajero. 4

9 b. Comprobante del depósito bancario cuando corresponda. c. Autorización firmada por parte del asociado o copia de la hoja de solicitud de atención personalizada (complemento del Contrato de Atención Personalizada). Cuando el trámite realizado este a nombre de un tercero se debe adjuntar alguno de los documentos detallados, en caso de que la gestión sea a nombre del mismo asociado se omite la autorización. d. Adjuntar solicitud de transferencia debidamente firmada por los autorizados en las cuentas bancarias respectivas al tramité solicitado. e. Cuando la transferencia realizada proviene de un desembolso de crédito deberá contener copia de la nota con el detalle del plan de inversión y la hoja de desglose de deducciones de la operación formalizada debidamente firmada por el asociado. (1) f. Cuando las cajeras soliciten un cheque para reponer al monto fijo de efectivo de caja estos deberán ser respaldados con: solicitud del cheque, el cheque, comprobante de reposición de caja, resumen de cierre diario de caja, recepción de efectivo para la reposición de dinero en caja y estar debidamente firmados. g. Cuando las cajeras soliciten un cheque para respaldar un retiro de ahorros, retiro de renuncia, desembolso de un crédito de un asociado deberán respaldarlo con: la transacción del retiro efectuado, solicitud del cheque, el cheque y estar debidamente firmado al momento de entregarlo a contabilidad. 5

10 CAPÍTULO III: DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS Artículo 12. Los cajeros son responsables. a. Del manejo de la totalidad del efectivo, títulos valores y los documentos de la Cooperativa, relacionados con caja. b. Del resguardo y control de la llave asignada y cualquier otro medio o instrumento que le fuera entregado para el desarrollo de su trabajo. c. De los documentos de identidad, pasaporte y/o poder notarial debidamente firmado por el interesado, para la realización del trámite solicitado. d. Solicitar a contabilidad, en casos especiales, las cuentas contables asignadas para determinado tipo de transacción. e. Mantener al día el registro de las operaciones de ingreso y egreso. f. En caso de ausencia los cajeros deben utilizar los formularios de Recibo Provisional de Entrega de fondos (Anexo 1.Form. Caja-01), por el traslado de dinero a los cajeros auxiliares, debiendo éstos completar el formulario de Rendición de Cuentas de Fondos (Anexo 2.Form- Cajaauxiliar-01, en el tiempo establecido, al reintegrar los fondos. 6

11 CAPITULO IV: DE LA CUSTODIA DE DINERO, VALORES Y OTROS DOCUMENTOS Artículo 13. Custodia de dinero. El Coordinador de la Plataforma de Operaciones, es el responsable que el efectivo recibido sea depositado, todos los días, en la caja fuerte de la Cooperativa, hasta su ingreso en las cuentas bancarias de la Entidad. Artículo 14. Custodia de llaves. El Coordinador de la Plataforma de Operaciones, como responsable de bóveda, tendrá las llaves de las diferentes cajas en custodia y las entregara para la apertura de las mismas. Artículo 15. Procedimiento entrega llaves. Las llaves de las cajas son de exclusiva responsabilidad de los cajeros asignados, las cuales deberán ser usadas con la máxima precaución y entregadas formalmente al Coordinador de la Plataforma de Operaciones, al final de la Jornada de trabajo, en sobre cerrado. 7

12 Artículo 16. Código administrador. La gerencia será el único conocedor del código que permita incluir, modificar o eliminar los códigos de claves secretas de la caja fuerte. Artículo 17. Custodia de llave caja fuerte. Como medida de seguridad el Coordinador de Plataforma de Operaciones debe ser el responsable de custodiar una copia de la llave de la caja fuerte y del cuarto de seguridad. Artículo 18. Póliza de seguros. El manejo del efectivo y valores debe estar protegido por una Póliza de Seguros que permita cubrir contingencias, previa determinación del valor que debe asegurarse. Artículo 19. Contrato póliza. El Consejo de Administración, definirá los términos y condiciones del contrato de la póliza de seguro, previa determinación del monto a protegerse y de adjudicarse el servicio de acuerdo a Ley. Artículo 20. Contrato de atención personalizada. Los asociados de Coopelecheros R.L podrán suscribir un contrato de atención personalizada con la entidad, mediante el cual podrán realizar cualquier trámite de caja por los medios en que se 8

13 acuerden en dicho documento. Los contratos originales serán custodiados en el expediente de cada asociado. Artículo 21. Cuentas por cobrar a funcionarios. Cuando se trata de cuentas por cobrar a funcionarios, se debe completar el formulario denominado "Apertura Cuenta por Cobrar" y solicitar al funcionario que firme un pagaré, el cual es custodiado en el expediente de funcionario. La gestión de cobro está a cargo del personal del departamento Financiero Contable, quienes deben tramitar los rebajos de la planilla. Artículo 22. Pérdidas fuera cobertura. Las diferencias o pérdidas que estuviesen fuera del término del contrato de la cobertura de la Póliza de Seguro, serán de exclusiva responsabilidad del cajero debiendo someterse a las disposiciones legales en vigencia. Artículo 23. Faltantes o Sobrantes en el efectivo. Los faltantes en el efectivo que se encuentren al realizar el arqueo respectivo de las cajas o bien que el cajero determine en su cierre diario, deben ser depositados en el término de 24 horas en Caja General de Coopelecheros R.L, debiendo informar al Coordinador de Plataforma de Operaciones, adjuntando la copia del depósito como constancia del acto realizado. En la misma forma cualquier sobrante mayor o igual a 1000 (Mil Colones netos) deberá ser depositado en la Caja General de la Cooperativa en la cuenta contable # (Otros ingresos 9

14 operativos varios). Artículo 24. Proceso de investigación. Con base al informe presentado por el Coordinador de Plataforma de Operaciones, respaldado éste con el informe del cajero, la gerencia, inmediatamente debe solicitar se inicien los procesos de investigaciones necesarias. Artículo 25. Responsabilidad de informar. El Coordinador de Plataforma de Operaciones debe informar a la Gerencia inmediatamente sobre las diferencias significativas del efectivo producto de los arqueos diarios o periódicos efectuados, para conocimiento de la empresa aseguradora y para los fines legales y administrativos pertinentes. Artículo 26. Requisitos para ser cajero. Los funcionarios que sean nominados para desempeñar las funciones de cajero, deben reunir los siguientes requisitos mínimos: a. Tener una antigüedad mínima de 2 años de experiencia en puestos similares. b. Ser un funcionario íntegro, con una trayectoria en la Cooperativa u en otras instituciones o empresas, donde hubiese trabajado anteriormente, de conducta intachable, que haya 10

15 demostrado honestidad, honradez y responsabilidad. c. Que cumpla con los requisitos de orden técnico, definidos en la descripción del cargo, para garantizar un desempeño esperado. d. Posea Título a nivel Técnico Superior y/o ser estudiante activo de las áreas económicas y financieras. CAPÍTULO V: DE LAS PROHIBICIONES Artículo 27. Prohibiciones para los cajeros. Los cajeros están prohibidos de: a. Recibir dinero y valores u otros sin emitir el recibo oficial correspondiente con sello y firma. b. Recibir extraoficialmente por cualquier concepto, dinero o valores ajenos a la Cooperativa. c. Alejarse o hacer abandono de su lugar de trabajo, sin la debida autorización de su inmediato superior. d. Efectuar el cambio de cheques particulares por efectivo de la Cooperativa. e. Permitir el acceso a personas particulares al lugar de trabajo, así como el préstamo de 11

16 documentos de caja (Recibos oficiales, comprobantes de pago, etc) sin registro ni firma del solicitante. f. Utilizar el efectivo bajo custodia de caja para fines particulares. g. Legalizar documentos ajenos a la Cooperativa. g. Efectuar cancelaciones o pagos a personas que no sean los beneficiarios, salvo presentación de poder legal notariado en original. CAPITULO VI: DE LOS ARQUEOS Artículo 28. Arqueos. El departamento de contabilidad en conjunto con la o el coordinador de plataforma, deberán realizar arqueos sorpresivos una vez por semana, utilizando para ello el formado de arqueos adjunto en este documento como Anexo 3 y quedar evidencia física de los mismos, debidamente firmada por los involucrados. Estos arqueos deben desarrollarse durante la jornada de trabajo. Artículo 29. Procedimiento de arqueos. El arqueo se realizará de forma que no afecte la atención al público. El arqueo debe efectuarse, debiendo permanecer los cajeros a su cargo y el Coordinador de la 12

17 Plataforma de Operaciones mientras dure el recuento del efectivo u títulos valores, firmando en conformidad a lo que corresponda. CAPÍTULO VII: ANEXOS Anexo 1. Recibo provisional de entrega de fondos en efectivo. Coopelecheros R.L. RECIBO PROVISIONAL DE ENTREGA DE FONDOS EN EFECTIVO No Form. Caja-01 CAJA : Central CAJERO AUXILIAR RESPONSABLE: Nombre Completo:.Código MONTO DE LOS FONDOS RECIBIDOS: Monto (numeral) en... colones Monto (literal).colones MOTIVO DEL TRASLADO DE FONDOS:. PLAZO DE DESCARGO:.. RECONOCIMIENTO Y ACEPTACIÓN: Como responsable de los fondos efectivos recibidos, me comprometo a presentar la rendición en los plazos y montos establecidos. Por lo que en señal de conformidad suscribo e presente documento, autorizando en caso de incumplimiento el descuento respectivo de mi salario. CAJERO AUXILIAR RESPONSABLE Recibí Conforme: Firma:..C.I.. CAJERO TITULAR Entregue Conforme:. V o B o COORDINADOR DE OPERACIONES:. Ciudad Quesada de..del 20. Original: Cajero Titular Copia 2: Cajero Auxiliar Responsable 13

18 Anexo 2. Rendición de cuentas de fondos en efectivo entregados. Coopelecheros R.L. RENDICION DE CUENTAS DE FONDOS EN EFECTIVO ENTREGADOS No Form. Cajaauxiliar-01 CAJERO AUXILIAR RESPONSABLE DE LA RENDICION: Nombre Completo:.. Código Monto Inicial Entregado colones.pagado.colones. Saldo para Devolución:.colones. Monto Literal:..colones. Descargo que corresponde al (los) Formulario Caja-01 N o de fecha./...../ DOCUMENTOS DE RESPALDOS PRESENTADOS: Recibos de Pagos Recibos de egresos Otros Cajero Auxiliar Cajero Títular Responsable Recibí Conforme: Entregue Conforme:.. Ciudad Quesada.de.del 20. V o B o Coordinador de operaciones: Original: Copia 1: Cajero Auxiliar Cajero Titular 14

19 Anexo 3. Arqueo de caja. Modificado por El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche R.L., en la sesión ordinaria No , artículo 8, celebrada el 28 de enero del Revisado por el consejo de administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche R.L. (COOPELECHEROS R.L.), en la sesión extraordinaria Nº , celebrada el 30 de Julio del

20 Modificado por el Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche R.L. (COOPELECHEROS R.L.), en la sesión ordinaria Nº75, celebrada el 13 de Abril de 2016, en el acuerdo (1) Modificado por el Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche R.L. (COOPELECHEROS R.L.), en la sesión ordinaria Nº , celebrada el 24 de agosto de 2016, en el acuerdo Modificado por el Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Productores de Leche R.L. (COOPELECHEROS R.L.), en la sesión ordinaria Nº , celebrada el 12 de junio de 2017, en el acuerdo