COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA DE INFORMACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

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1 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA DE INFORMACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 1. OBJETIVO Y ALCANCE Establecer la metodología utilizada en Coopser para desarrollar las comunicaciones, participación y consultas, internas y externas, referidas a los peligros de seguridad, salud ocupacional o aspectos ambientales y sus temas asociados, provenientes de las partes interesadas. Igualmente, muestra como se difunde la información referente al Sistema de Gestión Integral a los diferentes niveles y funciones de la organización. 2. DEFINICIONES Accidente: es un incidente que da lugar a lesión enfermedad o víctima mortal. Enfermedad: condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas a causa de una actividad laboral una situación relacionada con el trabajo o ambas. Identificación de peligro: proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características. Incidente: evento relacionado con el trabajo en el que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad, independiente de su severidad, o víctima mortal. Lugar de trabajo: cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización. Parte Interesada: Persona o grupa, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado por el desempeño en seguridad y salud ocupacional de una organización. Peligro: fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas o una combinación de estos. Riesgo Aceptable: riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política de seguridad y salud ocupacional. Riesgo: combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligrosa y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causa por el evento o exposición. Seguridad y Salud ocupacional (S&SO): condiciones o factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores, visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo. Valoración del riesgo: proceso de evaluar los riesgos que surgen de unos peligro teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el riesgo es aceptable o no. Organización: Compañía, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. Código: COMUN-01/ Versión No. 4/ Junio 2010/ Pág. 1 de 5

2 3. RESPONSABLE Y PERSONAL QUE INTERVIENE Responsable Gerente Representante de la Dirección Ingenieros Sistemas de Gestión Velar por que las respuestas a las partes interesadas sean adecuadas en contenido y dentro de los plazos establecidos por la Legislación y los Reglamentos. Recepcionar y preparar las respuestas a las comunicaciones externas e internas enviando y solicitando información del Sistema de Gestión Integrado Suministrar la información solicitada para dar respuesta a las comunicaciones y canalizar las consultas internas a la gerencia. Desarrollar y aplicar este procedimiento. Dar traslado de la información comunicaciones recibidas. a la de las Personal que interviene Todo el personal de la Cooperativa Colaborar en el proceso de elaboración de respuestas. Participar activamente en las consultas acerca del Sistema de Gestión Integrado. Difundir la información de Sistema de Gestión Integrado entre el personal a su cargo. 4. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES. 4.1 CONSULTA Y PARTICIPACIÓN. El Ingeniero del Sistema de Gestión Integrado consultara a los asociados y contratistas su conformidad con las políticas establecidas en el Sistema de Gestión, sus objetivos, los procedimientos del sistema, la identificación de peligros, valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales, determinación de controles y la investigación de incidentes, mediante charlas y encuestas, presentando los resultados en la revisión l. Igualmente, en los momentos que se presenten cambios sustanciales que afecten la salud y la seguridad de los asociados. Los asociados participan activamente en el sistema de Gestión Integrado a través de la elección de sus representantes en el Comité Paritario de Salud Ocupacional, los cuales tienen la responsabilidad de canalizar la información del Sistema de Gestión, tanto del personal de terreno a la y viceversa. Los asociados y contratistas están informados del representante de la dirección para el Sistema de Gestión Integrado, igualmente de los integrantes del Comité Paritario. De forma oportuna e inmediata se informan de los cambios dentro de la estructura de coordinación del Sistema de Gestión y del Comité Paritario. Código: COMUN-01/ Versión No. 4/ Junio 2010/ Pág. 2 de 5

3 4.2 COMUNICACIÓN INTERNA. El asociado y/o contratista aporta sus opiniones, informa riesgos, condiciones y actos inseguros, de acuerdo con el procedimiento para Reporte de Actos y Condiciones Inseguras REPOR-01. El ingeniero del Sistema de Gestión Integral procederá a realizar el manejo de acuerdo con el mismo procedimiento. La información relacionada con riesgos, peligros, aspectos ambientales o en general con respecto al Sistema de Gestión Integrado, será analizada y si se considera pertinente será vinculada a solicitudes de acciones, de acuerdo con el procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas ACCIO-01. Los asociados cuentan también con otros canales a través de los cuales tienen representación y puede emitir su opinión, como son el Comité Paritario de Salud Ocupacional en el cual se desarrolla una encuesta para determinar el grado de aceptabilidad del sistema y consultar al asociado sobre el mismo, adicionalmente existe la comunicación directa con los jefes, información que deberá ser remitida a la. Como parte del proceso de inducción que reciben los nuevos asociados y/o contratistas, se brinda información sobre el Sistema de Gestión Integrado, Políticas, su importancia, los objetivos y otros elementos del Sistema de Gestión, así como la obligación de conocerlo y aplicarlo en su trabajo en cuanto sea pertinente, los riesgos o peligros y aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades que va a desempeñar, así como las responsabilidades dentro del Sistema de Gestión. De forma adicional a la inducción, se le suministrara a cada asociado y contratista un informativo de la Cooperativa. Se publican y difunden diferentes temas relacionados con medicina preventiva y del trabajo, seguridad e higiene industrial, aspectos ambientales, prevención de la contaminación y cuidado del medio ambiente a nivel interno a través de folletos, plegables, periódico interno El Transformador, carteleras, jornadas de integración, campañas lúdicas presenciales en las diferentes sedes, charlas directas a los asociados y por el Comité Paritario. Igualmente, se cuenta con el símbolo de seguridad de la Cooperativa que se usa para promocionar toda la información del Sistema de Gestión: Código: COMUN-01/ Versión No. 4/ Junio 2010/ Pág. 3 de 5

4 4.3 COMUNICACIÓN EXTERNA. Cuando cualquier asociado de Coopser reciba de alguna de las partes interesadas, una comunicación verbal relacionada con accidentes o cualquier otra información referente al Sistema de Gestión Integrado, se tomarán los datos de la persona, breve descripción de la situación y se traslada esta información al Representante de la Dirección del sistema. Si en cualquiera de las sedes de Coopser se recibe una comunicación escrita de alguna de las partes interesadas, con respecto a temas relacionados con el Sistema de Gestión Integrado tales como incidentes, riesgos, enfermedades profesionales, elementos de seguridad, aspectos ambientales y demás, se remitirá a la mayor brevedad al Representante de la Dirección del Sistema en medio físico o magnético. Este preparará, con el apoyo de la, la respuesta a dicha comunicación. La solicitud se considerará cerrada en la fecha de envío de la respuesta. Se conservan registros de las mismas. Las comunicaciones de carácter jurídico son remitidas al Asesor Jurídico de Coopser, quien es la persona facultada para realizar trámites legales. Las Directivas de Coopser han decidido no comunicar externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos. 4.4 COMUNICACIÓN A VISITANTES. En COOPSER el personal que visite las instalaciones y que tenga acceso a las mismas recibirá un instructivo sobre los riesgos y posibles emergencias a los que puede estar expuesto mientras permanezca en las instalaciones. 4.5 COMUNICACIÓN A PROVEEDORES. Cuando los servicios suministrados para Coopser tienen aspectos ambientales significativos los proveedores son informados de los procedimientos que deben seguir para garantizar que todas las actividades se ejecutan bajos las condiciones especificadas en el Sistema de gestión integrado. 5. REGISTROS Nombre Código Responsable Control de Comunicaciones Encuesta Seguridad y Salud Ocupacional Instrucción para visitantes Listado de distribución de documentos N.A. COMUN01-F01 VISIT01-F01 Asistente Administrativa Ingeniero Sistema de Gestión Asistente administrativo Tiempo conserv. Archivo 2 años Magnético 1 años DOCU01-F02 Coordinador SGI 2 años Fólder de presentación de resultados 2 años Folder de oficina Folder Recursos Humanos y Comunicaciones Código: COMUN-01/ Versión No. 4/ Junio 2010/ Pág. 4 de 5

5 6. REVISIÓN Y APROBACIÓN Revisó Cargo: Representante de la dirección SGI Nombre: Martha González R. Firma: Aprobó Cargo: Gerente Nombre: Edgar Loaiza S. Firma: 7. CONTROL DE CAMBIOS Versión # HISTORIA DE LAS REVISIONES Descripción del cambio Aprobado Fecha 01 Elaboración Inicial OCT/ Adecuación a la versión 2007 de la norma OHSAS Inclusión de los requisitos de la norma ISO Sistema de Gestión Ambiental Cambio de imagen de Coopser y modificaciones del manual del sistema de gestión MAY/2008 SEP/2008 JUN/2010 Código: COMUN-01/ Versión No. 4/ Junio 2010/ Pág. 5 de 5

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