Cómo Utilizar el Sistema Contable Mónica? CÓMO CREAR EL CATÁLOGO DE CUENTAS?

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1 Cómo Utilizar el Sistema Contable Mónica? CÓMO CREAR EL CATÁLOGO DE CUENTAS? El primer paso para iniciar toda contabilidad, debe ser ingresar el catálogo de cuentas o plan de cuentas que sirve para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes. Plan (Catálogo) de Cuentas Adicionar Cuenta En la ventana que se abra, debemos elegir la opción Adicionar Cuenta e iniciar a ingresar el Catálogo de Cuentas para la Empresa que vamos a trabajar, de la siguiente manera: El sistema contable, desde el primer momento que usted ingresa el código de la cuenta, automáticamente lo clasifica como cuenta de Activo, Pasivo o según corresponda y en la categorización Esta Cuenta es; se debe tener mucho cuidado en la selección. Las Cuentas de Mayor Las Cuentas de Detalle Adicionar Contiene sub-cuentas Cuenta de detalle Y así sucesivamente hasta concluir el catálogo contable. Las otras pestañas poseen la función que indican, según lo que deseemos hacer: Modificar Cuenta, Eliminar Cuenta o Lista de Cuentas, si lo que deseamos es ver cómo quedó estructurado el catálogo que ingresamos. CÓMO USAR MÓNICA? Parámetros BASICOS - Nombre de la Empresa Llenar datos según factura. - Moneda / Fecha / Idioma Digitar símbolo de moneda. Seleccionar: País, Idioma, Formato de fecha, Formato de cantidad.

2 - 2 - Cómo Utilizar el Sistema Contable Mónica? CONTABLES - Inicio de Poner fecha de inicio de período contable (01/05/09) cambios Cta de cierre del ejercicio Buscar en catálogo: Definición de Cta de capital Buscar en catálogo: cambios Digitar fecha de cierre: 28 (Número permitido por el sistema) - Cuentas por Cobrar Agregar 0.00% interés anual Digitar fecha de vencimiento de facturas a crédito (15 del mes sig.) cambios ACCESORIOS - Costeo del Inventario Seleccionar precio promedio ponderado cambios Retornar Parámetros ACCESO - Elegir Crear un usuario - Digitar Nombre, Clave - Elegir la opción Maestro Se deben establecer cuentas de enlace entre los diferentes módulos del sistema, para que cada vez que se realice una transacción en cualquiera de los módulos, se actualice en el módulo CONTABILIDAD. Cuentas de Enlace - Definición de asientos para: (Utilizar hoja anexa: Cuentas de enlace Mónica) En la ventana que se abra se deberán digitar los códigos dados en hoja anexa. - Por qué no se incluye Pago a un Suplidor? Porque el sistema no da la opción de realizar retenciones. - Por qué no se incluye Débitos y Créditos para el Cliente? Porque el módulo es para débitos por otros conceptos que no son venta de mercancías.

3 Cómo Utilizar el Sistema Contable Mónica? PARA INGRESAR UN COMPROBANTE Asientos Contables Crear o modificar asientos Crear asientos Fecha Referencia Comprobante Fuente 01/05/09 Registro de Balance de Apertura 001 Ingresos Digitar códigos de subcuentas y transacciones por subcuentas, sean estas de débito o crédito. Al Diario F5 Desea Registrar el Asiento? Si Salir MONTAJE DE SALDOS INICIALES EN MÓDULOS AUXILIARES Cuenta Corriente Varios: Modificar cuenta (Llenar formato de acuerdo a requerimientos) Inventario Crear productos (Llenar formato de acuerdo a requerimientos) Marcar NO en facturar aun sin existencia Llenar datos según requerimientos Observación: Realizar el mismo procedimiento hasta obtener los cinco productos de almacén. Clientes - Proveedores Clientes Crear empresa Llenar datos según requerimientos Incluir código de cliente C00 Observación: Realizar el mismo procedimiento por cada cliente activo en Balance de Apertura.

4 - 4 - Cómo Utilizar el Sistema Contable Mónica? Proveedores Crear empresa Llenar datos según requerimientos Incluir código de proveedor P00 Observación: Realizar el mismo procedimiento por cada proveedor activo en Balance de Apertura. Cómo adicionar categoría para los Proveedores? El procedimiento es similar que cuando agregamos un proveedor genérico, la diferencia está que al crear la empresa del proveedor, se nos solicita una categoría: Buscar Crear categoría Y se llenan los datos correspondientes: Adicionar PARA CREAR UN CHEQUE Cuenta Corriente Nuevo Permite modificar el formato con los datos correspondientes Observación: Si se quiere modificar el estado del cheque como Cobrado irse a columna Estado poner SI. Cheques Cobrados y en la Cuando el cheque se crea, automáticamente se crea un débito para el Proveedor y un crédito al Banco, por lo que se debe modificar la contabilización del cheque así: Asientos Contables Crear o Modificar Asientos Ubicarse en el comprobante a modificar Modificar Asiento Ingresar códigos de subcuentas según el Comprobante de Pago elaborado a mano Al Diario F5 Desea Registrar el Asiento? Si Salir

5 Cómo Utilizar el Sistema Contable Mónica? PARA CREAR UNA FACTURA Factura Crear (Llenar datos de acuerdo a requerimientos) Modificar el impuesto por el 15% Observación: En la fecha de vencimiento, dar un mes de plazo. Sólo guardado F5 Desea grabar factura? Si Salir El módulo Factura, realiza automáticamente su contabilización afectando las cuentas: Clientes, IVA por Pagar e Ingresos Gravables y este debe revisarse en el módulo después de elaborar cada factura. Como el procedimiento contable del sistema es cargárselo al cliente, debemos proceder ahora al módulo Cuentas por Cobrar para recibir el pago del cliente. (Sólo si éste cancela su factura inmediatamente) Cuentas por Cobrar Pagos Recibir pagos de clientes Elegir el cliente (Llenar datos correspondientes) En este módulo de Cuentas por Cobrar, se puede revisar el Estado de Cuenta de cada uno de los clientes. Estado de Cuenta Elegir el código del cliente El módulo Cuentas por Cobrar, automáticamente crea un débito para el Efectivo y un crédito al Cliente, por lo que se debe modificar el asiento, según el Recibo Oficial de Caja elaborado a mano. (En caso de que hubiese retenciones). Una vez modificado, se procede a salir. Al Diario F5 Desea Registrar el Asiento? Si Salir PARA REGISTRAR MINUTAS DE DEPÓSITO Cuenta Corriente Depósitos/Retiros Crear Llenar datos correspondientes. Desea Grabar Transacción? Si Salir * Revisar transacción en el módulo.

6 - 6 - Cómo Utilizar el Sistema Contable Mónica? PARA REGISTRAR UNA COMPRA Inventario Compras Crear Llenar datos correspondientes para crear la orden de compra. - Seleccionar el proveedor Buscar Sólo Salvar F5 Desea Grabar Transacción? Si Retornar * La orden de compra señala Sin Recibir irse a Digitar fecha de recibido y fecha de vencimiento. En módulo contabilidad revisar el asiento contable generado por la compra al proveedor.