Importador Universal - Destinatarios

Transcripción

1 Para todos aquellos clientes que tengan la información de sus Destinatarios (1) almacenados en sus propios sistemas informáticos, Banco Popular les proporciona esta herramienta para poder importarlos a través de ficheros. Usted solo tendrá que generar uno o varios ficheros con en el formato que el Banco le proporciona y a través de una plantilla podrá importarlos cuando le sea necesario. El objetivo es no tener que censarlos de manera manual cuando el volumen de información es elevado. A continuación se describen los pasos que debe realizar para importar sus Destinatarios: Paso Previo. Paso 1: Generar Fichero... 2 Información General. Paso 2: Origen de Datos y Plantillas... 3 Origen de Datos: Formato Microsoft Excel. Paso 3: Datos del Fichero. Ajustes... 4 Paso 4: Asociar las columnas del fichero a los campos de la aplicación... 6 Origen de Datos: Formato fichero de Texto. Paso 3: Datos del Fichero. Ajustes... 8 Paso 4: Asociar las zonas del fichero a los campos de la aplicación Origen de Datos: Formato Microsoft Access. Paso 3: Datos del Fichero. Ajustes Paso 4: Asociar los campos del fichero a los campos de la aplicación En los Programas de Gestión, los Destinatarios son aquellas personas a las cuales van destinadas las operaciones (en cada aplicación recibe un nombre diferente: deudor, beneficiario, proveedor, librado, etc.). 1/15

2 Paso 1: Generar Fichero Antes de acceder a la herramienta, tendrá que generar desde su sistema informático uno o varios ficheros con la información de sus Destinatarios. Para ello tenemos tres formatos de fichero diferentes: 1. Estructura del Fichero en formato Microsoft Excel (descargar manual en PDF de Internet). 2. Estructura del Fichero en formato de Texto (descargar manual en PDF de Internet). 3. Estructura del Fichero en formato Microsoft Access (descargar manual en PDF de Internet). Pasos a seguir para importar el fichero una vez generado Para acceder a la herramienta, elija en el menú izquierdo Herramientas GBP o selecciónelo desde el menú principal superior dentro del apartado Aplicaciones: Dentro de herramientas, elija la opción Destinatarios del submenú Importador Universal: 2/15

3 Paso 2: Origen de Datos y Plantillas A través de esta primera pantalla podrá escoger el tipo de formato del fichero y tras generar una primera Plantilla podrá importar tantos ficheros como desee. El primer apartado que aparece es Origen de datos y en él debe seleccionar de la lista el formato de fichero que desea importar: A continuación aparece el apartado Plantillas. Las Plantillas se utilizan para organizar la información que viene en los ficheros y poderla asociar a los campos contenidos en la aplicación. Si es la primera vez que utiliza esta herramienta deberá generar una nueva a través de la opción Generar Nueva Plantilla. El nombre de la plantilla debe ser lo más claro posible para no tener problemas si tuviera más de una. Una vez generada podrá utilizarla tantas veces como quiera a través de la opción Utilizar Plantilla Existente. No deberá cambiarla a no ser que se modifique el formato del contenido en el fichero. Dentro de esta opción podrá también eliminar una plantilla que ya no utilice o importar una ya existente: Por último, en el apartado Selección del Fichero hay que pulsar sobre el botón Seleccione Fichero para localizar el fichero que desea importar: 3/15

4 Origen de Datos: Formato Microsoft Excel PROGRAMAS DE GESTIÓN Paso 3: Datos del Fichero. Ajustes En esta pantalla se visualiza la información general del fichero y el contenido del mismo para verificar que es el correcto. Además, permite realizar una serie de ajustes por si el fichero no solo contiene la información sobre los Destinatarios. El primer apartado que aparece es Información del fichero y contiene el nombre y la ruta del fichero seleccionado. También se muestra el nombre asignado a la nueva plantilla: A continuación aparece el apartado Visualización del Fichero. En este apartado se muestran las primeras 50 filas del fichero para verificar que la información es la correcta y poder visualizar los ajustes que pudiera necesitar la hoja de Excel: El botón Subir Fila debe utilizarse cuando el comienzo de la información no se encuentra en la primera fila. Para ello hay que pulsarlo tantas veces como filas sobrantes tenga el fichero. Para el caso contrario se encuentra el botón Bajar Fila. EJEMPLO - Al cargar el fichero se puede comprobar que la información comienza en la tercera fila. Por lo tanto debemos pulsar sobre el botón "Subir Fila" dos veces para ajustar el comienzo de la información. Si pulsamos una tercera vez sin darnos cuenta, se pulsaría sobre el botón "Bajar Fila" para dejarlo como estaba: 4/15

5 Si en la hoja de Excel aparece el nombre descriptivo de cada columna, debe pulsar sobre el check La primera fila contiene los nombres de las columnas. De esta manera, dicha fila pasa a ser cabecera y no se tiene en cuenta a la hora de importar los registros a la aplicación y sirve como información para la siguiente pantalla: Una vez ajustado el fichero, en el apartado Asignación de Valores hay que pulsar sobre el botón Siguiente Paso: 5/15

6 Paso 4: Asociar las columnas del fichero a los campos de la aplicación A través de esta pantalla podrá asociar las columnas del fichero Excel con los campos que contiene la aplicación para los Destinatarios. Para ello, en el apartado Asignación de Valores aparecen en fila una debajo de otra todas las columnas del fichero con información. En la cabecera aparecen cuatro columnas: Nombre de la columna, Campo asociado, Info. y Ejemplo del fichero: Nombre de la columna Nombre que identifica la columna del fichero Excel. Campo asociado Lista de valores con los campos de la aplicación y que debe asociar a cada columna. La lista se divide en tres partes: Nombre del campo, si es OBG. (obligatorio) u OPC. (opcional) y el tamaño máximo del campo: Ejemplos: El Nombre (del Destinatario) es un campo obligatorio y por lo tanto debe asociarlo a una columna del fichero Excel. Si no lo hace, no podrá generar correctamente la plantilla y por lo tanto no podrá importar los datos. La Referencia es un campo obligatorio pero en este caso junto a la indicación OBG. aparece el literal (Valor por Defecto). Todos los campos con este literal si no se asocian a ninguna columna, la aplicación les asigna por defecto un valor sin tener necesidad de asociarlos. Si desea conocer el significado de cada uno de los campos de la lista puede consultar el Formato de Fichero (descargar manual en PDF de Internet). Info. Información del campo asociado. Tras seleccionar un campo de la lista, puede aparecer una imagen que al pulsar sobre ella le muestra información detallada de dicho campo:. MUY ÚTIL si desconoce su significado 6/15

7 Ejemplo del fichero En esta columna aparecen datos que contiene el fichero para saber a qué campo asociar cada columna. Por último, una vez asociadas todas las columnas a los campos de la lista, debe pulsar sobre el botón Generar Plantilla que se encuentra en el apartado Asignación de Valores: Si el fichero Excel se ajusta a la norma y no hay ningún campo obligatorio sin asociar, se muestra un mensaje indicando que la plantilla se ha generado correctamente y además pregunta si desea importar la información contenida en el fichero. Si por el contrario no se ajusta a la norma aparece un informe indicando cuáles han sido los problemas. Si desea volver a visualizar los datos del fichero o cambiar ciertos ajustes, puede pulsar sobre el botón Volver Atrás: 7/15

8 Origen de Datos: Formato fichero de Texto PROGRAMAS DE GESTIÓN Paso 3: Datos del Fichero. Ajustes En esta pantalla se visualiza la información general del fichero y el contenido del mismo para verificar que es el correcto. Además, permite realizar una serie de ajustes por si el fichero no solo contiene la información sobre los Destinatarios. El primer apartado que aparece es Información del fichero y contiene el nombre y la ruta del fichero seleccionado. También se muestra el nombre asignado a la nueva plantilla: A continuación aparece el apartado Formato del Fichero donde dependiendo de cómo genere el fichero tiene que escoger entre Delimitado o Ancho Fijo: Formato del Fichero - Delimitado Archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como un punto y coma, una coma o un espacio: Dependiendo del carácter de separación escogido, la tabla con los datos del fichero se divide en tantas columnas como caracteres de separación contenga: 8/15

9 Formato del Fichero - Ancho Fijo Archivo con datos en el que cada campo tiene una longitud fija: Sobre los datos del fichero hay que ir separando los diferentes campos. Para ello hay que pulsar con el ratón sobre la cabecera numérica de la tabla al final de cada campo. Tras pulsar se genera una línea vertical que significa la separación con el siguiente campo: Una vez ajustado el fichero, en el apartado Asignación de Valores hay que pulsar sobre el botón Siguiente Paso: 9/15

10 Paso 4: Asociar las columnas del fichero a los campos de la aplicación A través de esta pantalla podrá asociar las zonas del fichero de Texto con los campos que contiene la aplicación para los Destinatarios. Para ello, en el apartado Asignación de Valores aparecen en fila una debajo de otra todas las zonas del fichero con información. En la cabecera aparecen cuatro columnas: Nombre de la zona, Campo asociado, Info. y Ejemplo del fichero: Nombre de la zona Nombre que identifica la zona en el fichero de Texto. Campo asociado Lista de valores con los campos de la aplicación y que debe asociar a cada zona. La lista se divide en tres partes: Nombre del campo, si es OBG. (obligatorio) u OPC. (opcional) y el tamaño máximo del campo: Ejemplos: El Nombre (del Destinatario) es un campo obligatorio y por lo tanto debe asociarlo a una zona del fichero de Texto. Si no lo hace, no podrá generar correctamente la plantilla y por lo tanto no podrá importar los datos. La Referencia es un campo obligatorio pero en este caso junto a la indicación OBG. aparece el literal (Valor por Defecto). Todos los campos con este literal si no se asocian a ninguna zona, la aplicación les asigna por defecto un valor sin tener necesidad de asociarlos. Si desea conocer el significado de cada uno de los campos de la lista puede consultar el Formato de Fichero (descargar manual en PDF de Internet). Info. Información del campo asociado. Tras seleccionar un campo de la lista, puede aparecer una imagen que al pulsar sobre ella le muestra información detallada de dicho campo:. MUY ÚTIL si desconoce su significado 10/15

11 Ejemplo del fichero En esta columna aparecen datos que contiene el fichero para saber a qué campo asociar cada zona. Por último, una vez asociadas todas las zonas a los campos de la lista, debe pulsar sobre el botón Generar Plantilla que se encuentra en el apartado Asignación de Valores: Si el fichero de Texto se ajusta a la norma y no hay ningún campo obligatorio sin asociar, se muestra un mensaje indicando que la plantilla se ha generado correctamente y además pregunta si desea importar la información contenida en el fichero. Si por el contrario no se ajusta a la norma aparece un informe indicando cuáles han sido los problemas. Si desea volver a visualizar los datos del fichero o cambiar ciertos ajustes, puede pulsar sobre el botón Volver Atrás: 11/15

12 Origen de Datos: Formato Microsoft Access PROGRAMAS DE GESTIÓN Paso 3: Datos del Fichero. Ajustes En esta pantalla se visualiza la información general del fichero escogido. Además, permite seleccionar el origen de datos entre las tablas o consultas que contiene el fichero para obtener la información de los Destinatarios. El primer apartado que aparece es Información del fichero y contiene el nombre y la ruta del fichero seleccionado. También se muestra el nombre asignado a la nueva plantilla: A continuación aparece el apartado Origen de los datos. En este apartado puede escoger entre visualizar el contenido de las tablas o consultas de selección del fichero Access: Para ello debe chequear la opción correspondiente, desplegar la lista que aparece a su lado y seleccionar la tabla o consulta que desea importar. Si en el fichero no hubiera tablas y/o consultas, la lista aparece desactivada: En el apartado Visualización del Fichero se muestran las primeras 50 filas del fichero para verificar que la información es la correcta: 12/15

13 Una vez ajustado el fichero, en el apartado Asignación de Valores hay que pulsar sobre el botón Siguiente Paso: IMPORTANTE: Indicar que el fichero Access no debe tener contraseña porque de lo contrario no le permitirá importar la información. Por tanto si dispone de contraseña se recomienda que la quite, importe la información y vuelva a dejarla como estaba. 13/15

14 Paso 4: Asociar las columnas del fichero a los campos de la aplicación A través de esta pantalla podrá asociar los campos del fichero Access con los campos que contiene la aplicación para los Destinatarios. Para ello, en el apartado Asignación de Valores aparecen en fila una debajo de otra todos los campos del fichero con información. En la cabecera aparecen cuatro columnas: Nombre del campo, Campo asociado, Info. y Ejemplo del fichero: Nombre del campo Nombre que identifica al campo en el fichero Access. Campo asociado Lista de valores con los campos de la aplicación y que debe asociar a cada campo del fichero. La lista se divide en tres partes: Nombre del campo, si es OBG. (obligatorio) u OPC. (opcional) y el tamaño máximo del campo: Ejemplos: El Nombre (del Destinatario) es un campo obligatorio y por lo tanto debe asociarlo a un campo del fichero Access. Si no lo hace, no podrá generar correctamente la plantilla y por lo tanto no podrá importar los datos. La Referencia es un campo obligatorio pero en este caso junto a la indicación OBG. aparece el literal (Valor por Defecto). Todos los campos con este literal si no se asocian a ningún campo del fichero, la aplicación les asigna por defecto un valor sin tener necesidad de asociarlos. Si desea conocer el significado de cada uno de los campos de la lista puede consultar el Formato de Fichero (descargar manual en PDF de Internet). Info. Información del campo asociado. Tras seleccionar un campo de la lista, puede aparecer una imagen que al pulsar sobre ella le muestra información detallada de dicho campo:. MUY ÚTIL si desconoce su significado 14/15

15 Ejemplo del fichero En esta columna aparecen datos que contiene el fichero para saber a qué campo asociarlo. Por último, una vez asociados todos los campos del fichero a los campos de la lista, debe pulsar sobre el botón Generar Plantilla que se encuentra en el apartado Asignación de Valores: Si el fichero Access se ajusta a la norma y no hay ningún campo obligatorio sin asociar, se muestra un mensaje indicando que la plantilla se ha generado correctamente y además pregunta si desea importar la información contenida en el fichero. Si por el contrario no se ajusta a la norma aparece un informe indicando cuáles han sido los problemas. Si desea volver a visualizar los datos del fichero o cambiar ciertos ajustes, puede pulsar sobre el botón Volver Atrás: 15/15