Manual de Usuario Carta Aval. Versión 2.1

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1 Carta Aval Versión /10/2014

2 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 2/30 1 Contenido 1 Contenido Objetivo del Manual Definición de Roles o términos Descripción de funcionalidades Ingreso al sistema Carta Aval Ingreso como Intermediaria Solicitud de nueva carta aval Listado de solicitudes Chat o Mensajería Instantánea para Cartas Avales Estatus de carta aval Ingreso como Proveedor Solicitud de nueva carta aval para proveedores con servicio Gestión de Imágenes Solicitud de carta aval para proveedor sin servicio Gestión de Imágenes Chat o Mensajería Instantánea para Cartas Avales Mensajes de advertencia... 29

3 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 3/30 2 Objetivo del Manual El objetivo del presente manual es dar a conocer a los usuarios el modo de acceso y las funciones disponibles para operar la aplicación web H-Connexum Carta Aval como módulo de HCM. A través de H-Connexum Carta Aval las intermediarias podrán realizar la gestión asociada a las cartas avales de los afiliados y/o asegurados de su compañía de seguros u operadoras de riesgo, empresas con planes de salud Auto administradas y/o administradoras de fondos, logrando con ello agilizar la atención de los afiliados de forma dinámica. Desde ésta perspectiva, el siguiente documento tiene como finalidad servir de guía para los usuarios con respecto a las operaciones que soporta la aplicación, tales como: verificaciones de pólizas, solicitud de cartas avales y consulta de todos los movimientos que derivan de estos servicios.

4 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 4/30 3 Definición de Roles o términos Intermediario: Empresa aseguradora o ente auto administrado. Proveedor: Son las instituciones prestadoras de servicios de salud. Carta aval: La carta aval es el documento de aprobación de una solicitud médica (intervención quirúrgica) que requiera el asegurado apalancado en su empresa intermediaria. Beneficiarios: Persona a quien beneficia un contrato. Siniestros: Ocurrencia de un suceso amparado en la póliza de seguros. El siniestro se puede definir también como la avería, destrucción fortuita o pérdida importante que sufren las personas, y cuya materialización se traduce en indemnización. Suscriptor: Identidad con la que se registrara para ejercer las funciones permitidas dentro de la aplicación Reembolso. Operador de Clínica: persona con la carga operativa del área y quien genera las solicitudes y realiza el seguimiento de las mismas hasta el momento de su culminación. Dispondrá de un usuario que le permitirá la conexión a Hconnexum para la gestión y seguimiento de los casos. Visor de documentos: Interfaz de consulta e indexación que brinda el sistema de gestión de Imágenes, interfaz web disponible a través del sistema de HCM. Histórico: Pestaña del visor donde se puede consultar los documentos asociados a un caso en particular. Anular un documento: Acción que se lleva a cabo en el marco del sistema de gestión documental y detalla un paso durante el ciclo de vida de un documento, específicamente esta acción se lleva a cabo en el sistema gestor. Servicio de Pre-Indexación: Este software se encarga de asociar índices iniciales a un documento electrónico recibido vía el Fax Server, estos documentos son identificados mediante los datos de configuración previa como: números telefónicos de las clínicas remitentes de faxes (ANI) y buzones asignados a las clínicas; para así, registrar en la base de datos los documentos electrónicos entrantes, logrando así, que cada proveedor de servicios de salud asociado al sistema H-Connexum pueda visualizar sus documentos electrónicos. Alchemy : Aplicación propiedad de OpenText y que constituye el repositorio de imágenes que, a partir de bases de datos no estructuradas y árboles de carpetas creadas atendiendo las

5 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 5/30 necesidades del usuario, permite gestionar de manera eficiente las imágenes recibidas inicialmente por RightFax. Para más información consulte los manuales del sistema y consulte el siguiente vínculo Buzón de Transporte: Es un buzón que se utiliza de forma temporal y que está configurado en Rala para que los faxes sean migrados posteriormente a la aplicación Alchemy. A diferencia de los buzones de entradas, los buzones de transporte no tiene la capacidad de escuchar ningún número telefónico estos solo recibirán los documentos que fueron enviados a través de la solución de Gestión de Imágenes. IdProveedorRed: Esta columna identifica el Proveedor de Salud mediante el código de proveedor conocido dentro del sistema Gestor. IdIntermediarioRed: Esta columna identifica al Intermediario y es válido dentro del sistema Gestor. IdServicioRed: Esta columna el código de Servicio, por eje. Clave de Emergencia y Carta Aval. BuzonEntrada: Identifica el nombre del Buzón de entrada definido en el RightFax Server y en el marco de la solución de Gestión de Imágenes BuzonTransporte: Identifica el nombre del Buzón de Transporte definido en el RightFax Server y en el marco de la solución de Gestión de Imágenes BuzonTransporteContingencia: Identifica el nombre del Buzón de Transporte de Contingencia definido en el RightFax Server y en el marco de la solución de Gestión de Imágenes

6 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 6/30 4 Descripción de funcionalidades 4.1 Ingreso al sistema Carta Aval 1. Ingrese a la dirección haga clic sobre el aplicativo HCM que se muestra en pantalla.

7 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 7/30 1. Introduzca el Usuario y la Clave personal establecida en el registro y presione el botón Iniciar Sesión. 2. Usted debe seleccionar si ingresara a la aplicación como Intermediario o como proveedor, a través de la selección de suscriptor y sucursal cuando aplica; a continuación usted podrá visualizar el funcionamiento desde ambos perfiles. 4.2 Ingreso como Intermediaria 3. Podrá visualizar las pantallas de las aplicaciones que tiene configuradas. Deberá seleccionar HCM haciendo clic sobre el icono que lo identifica como se muestra en pantalla. 4. El sistema lo llevará a la pantalla de selección de menú de carta aval.

8 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 8/30 5. Al hacer clic sobre el icono del aplicativo, se desplegaran las opciones que están habilitadas Solicitud de nueva carta aval 6. Seleccione la opción Solicitud de nueva carta aval, seguidamente elija el proveedor al cual va el registro la carta, se mostrará el nro. de fax para el envío de documentos que varía según el proveedor seleccionado y presione el botón Realizar Solicitud. 7. Se mostrara una nueva sección de búsqueda de asegurado, ingrese la cédula de identidad del afiliado y presione el icono, seguido a esto, se mostrara el listado de pólizas asociadas a este asegurado, por favor vuelva a presionar sobre el icono que identifique la selección que usted desea.

9 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 9/30 8. Usted podrá ver los datos de la póliza seleccionada, titular y grupo familiar del asociado, debe seleccionar sobre el integrante al cual se le realizara la solicitud como se muestra a continuación. 9. Se desplegara una nueva hoja de la aplicación en donde usted completara los datos de la solicitud y presionara sobre el botón Enviar para completar la acción.

10 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 10/ La aplicación lo llevara a la sección de Listado de cartas avales vigentes, donde usted podrá realizar la búsqueda o la solicitud propiamente de otra carta aval, tras seleccionar por estatus, cedula o clave del asegurado. Estatus Cedula o clave Listado de solicitudes Desde esta pantalla podrá realizar la consulta de los casos solicitados haciendo la búsqueda por los rangos mencionados en el punto anterior, así como también enviar un mensaje a través del chat al analista del Contact Center con información relevante de la solicitud, indicándole en envío de la misma o solicitando estatus. Al realizar la consulta se mostrara el listado de cartas avales que corresponda al parámetro de búsqueda especificado, se permitirá ver el detalle de la misma y su fecha de vencimiento así como su estatus. De lo contrario, deberá esperar por su aprobación. Presione el botón de búsqueda para ver el detalle de la Carta Aval.

11 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 11/ Se mostrara el detalle de la carta aval seleccionada y solo cuando haya sido utilizada (activada por la clínica) se podrá imprimir a través del botón Imprimir Carta Aval.

12 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 12/ Al hacer clic sobre el botón de impresión, se mostrara en pantalla la hoja de la solicitud de carta aval con todo el detalle relacionado, a continuación en pantalla se muestra un ejemplo de esta impresión tomando en cuenta que han sido ocultados datos relevantes de usuarios y terceros para resguardo de la privacidad y seguridad.

13 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 13/ Chat o Mensajería Instantánea para Cartas Avales Durante el proceso de solicitud de cartas avales los usuarios podrán mantener comunicación directa con los Analistas del Contact Center a través de la opción denominada Chat. La misma estará disponible desde el momento que realice la solicitud de la carta aval, se podrá intercambiar información relacionada con el caso así como solicitar su estatus. Para ello realice la búsqueda de la carta aval a través de la opción Listado de Solicitudes del menú de carta aval. Una vez que Ud. incurra en el envío de algún comentario a través de la mensajería, esta información podrá verla reflejada en la consulta, a través de listado de solicitudes, se mostrara el chat que ha enviado resaltado en color azul debajo del detalle del caso. En esa misma línea podrá visualizar la respuesta que el Contact Center le envíe Estatus de carta aval Cartas Avales pendientes por autorizar: Es el estatus de una solicitud que aún no ha sido procesada por el Contact Center. Cartas Avales pendientes por Activar: es el estatus de una solicitud procesada por el Contact Center, es decir, con respuesta de Aprobación y/o cualquier otro estatus (pendiente por recaudo, ajuste de presupuesto, segunda opinión médica, etc.) Cartas Avales Recaudos pendientes: es el estatus de una solicitud que tiene por entregar algún requisito, se debe ubicar el número de Fax al cual se enviara dicho recaudo, el mismo se mostrara al momento de seleccionar la clínica a la cual pertenece el Siniestro, una vez que el documento sea enviado usted puede informarlo a través de la mensajería instantánea.

14 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 14/ Ingreso como Proveedor En esta sección, la primera distinción se da al ingreso, ya que Ud. en rol de proveedor, iniciara sesión, seleccionando como Suscriptor su rol de proveedor y posteriormente será que haga clic sobre la empresa intermediaria con la que realizara la conexión. En la siguiente pantalla se muestra lo descrito. Una vez seleccionada la empresa aseguradora, podrá visualizar a la izquierda de la pantalla, el menú de opciones del módulo de carta aval, de nuestro aplicativo HCM. A continuación se muestra en la imagen que Ud. podrá visualizar en la parte superior izquierda de la interfaz un aviso sobre el número de documentos que tiene disponible para indexación partiendo de la premisa de contar con servicio de gestión de imágenes.

15 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 15/ Solicitud de nueva carta aval para proveedores con servicio Gestión de Imágenes 1. Seleccione la opción Solicitud de nueva carta aval, ingrese la cédula de identidad del paciente o titular y presione el icono, seguido a esto, se mostrara el listado de pólizas asociadas a este asegurado, por favor vuelva a presionar sobre el icono que identifique la selección que usted desea. 2. Usted podrá ver los datos de la póliza seleccionada, titular y grupo familiar del asociado, debe seleccionar sobre el integrante al cual se le realizara la solicitud como se muestra a continuación.

16 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 16/30 3. Se desplegara una nueva hoja de la aplicación en donde usted completara los datos de la solicitud y presionara: a. Asociar documentos, para incorporar documentos a la solicitud antes de gestionar los distintos movimientos (verificación, ingreso, extensión, egreso), y así verificar que la información de fax se envía correctamente. Al seleccionar un documento fax el mismo se maximizará, para que el operador previa indexación pueda realizar su verificación (legible, fax correcto, etc.). La aplicación permite ver todas las páginas del documento, rotar, descargar, seleccionar para su indexación e inclusive anularlo tras haber incurrido en tomarlo como perteneciente a la solicitud. b. Enviar, para procesar la solicitud de carta aval, una vez que Ud. haya incurrido en la indexación de un documento. A continuación el detalle que se genera en la solicitud, tras presionar el botón Asociar Documentos.

17 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 17/30 Asociar documentos Se muestra el visor de imágenes una vez que Ud. presione el botón de asociación de documentos, seleccionara el o los documentos que desee revisar y una vez que vaya a completar la acción presionara sobre el botón Seleccionar imagen para indexar el documento Al haber seleccionado por lo menos un documento podrá ir a la pestaña Documentos Seleccionados, en donde se mostrarán todos los faxes que han sido tomados para ese caso. En ella se indica el estatus sobre cada documento, fecha en la que fue seleccionado, fecha en la que fue Indexado (si aplica), número de páginas, usuario que llevó a cabo la selección y/o indexación del mismo, acciones a tomar y por último observaciones. Luego de ello, la aplicación retornara a la sección de inclusión de datos y es allí donde Ud. presionara Enviar para completar el procedimiento de petición de solicitud de carta aval.

18 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 18/30 Haciendo énfasis en la sección del visor de documentos, la primera de las acciones que se pueden llevar a cabo sobre un documento seleccionado, permite Liberar el documento, si y solo si, no ha sido indexado aun. Una vez pulsado el botón, se mostrara un mensaje de alerta preguntando sobre la confirmación de la acción, al pulsar Aceptar, el sistema advertirá que el documento fue liberado de forma correcta. La segunda de las acciones disponibles permite Ver el Historial del Documento, al hacer clic sobre el icono que se muestra del lado derecho, debajo de Acciones se despliega en pantalla todos los hechos que han ocurrido sobre la imagen seleccionada.

19 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 19/ Activación de Carta Aval 4. Una vez que la carta aval haya sido aprobada por los analistas de Contact Center, puede ser buscada en el Listado de Cartas Avales Vigentes, especificando una rango de fechas o la cédula del titular. Se muestra el listado de cartas avales pendientes por activar y que correspondan al parámetro de búsqueda especificado. Si la carta aval está aprobada, se permitirá ver el detalle de la misma y su fecha de vencimiento. De lo contrario, deberá esperar por su aprobación. Presione el botón de búsqueda para ver el detalle de la carta aval y proceda a activarla haciendo clic sobre el botón activar carta aval que se muestra alineado a la parte superior izquierda de la interfaz web.

20 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 20/30 5. Se mostrara un mensaje de confirmación para completar la acción. 6. Se muestra un mensaje para imprimir la solicitud. 7. Se muestra el formato de carta aval. Para su información el botón de impresión de carta aval también se encuentra disponible tanto en el detalle de la solicitud, como en el Listado de Cartas Avales Vigentes.

21 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 21/ Solicitud de Movimientos adicionales (Extensión de Cobertura, Egreso) 1. Para realizar la solicitud de un nuevo movimiento sobre una carta aval vigente, deberá buscarla en el Listado de Cartas Avales Vigentes, por la fecha de creación de la misma o por la cédula del afiliado. 2. Hacer clic sobre el botón Nueva Solicitud 3. Se mostrara en pantalla las opciones para nuevo movimiento de extensión o egreso, para cualquiera de estos 2 movimientos que vaya a formalizar, se completan los datos que muestra el formulario, presione el botón Asociar Documentos, realice la selección de las imágenes que le den soporte a la solicitud y seguidamente presione el botón Enviar cuando vuelva a la página principal. Pantalla para solicitud de movimiento de extensión Pantalla para solicitud de movimiento de egreso manual

22 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 22/30 El sistema automáticamente regresará a la pantalla de inicio y la solicitud quedará a la espera de la respuesta de los analistas de Contact Center, para todos aquellos casos de carta aval cuyo siniestro cumpla con las parametrizaciones configuradas en el intermediario, se le creará el movimiento de egreso de forma automática.

23 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 23/ Solicitud de carta aval para proveedor sin servicio Gestión de Imágenes En esta sección se describe el procedimiento para la solicitud de una carta aval de proveedores que no cuentan con el servicio de indexación de documentos a través de la página web. Los fax asociados a las solicitudes de Carta Aval llegan a un buzón permitiendo al analista ver la información por Alchemy más no por gestor. A continuación se describen los pasos que se manejan a través de gestor y Alchemy Estación de Trabajo del analista 1. En la estación de trabajo se muestran 2 columnas que vendrán tildadas según corresponda: Indexación Asistida (Ind. Asistida), indicando que el caso pertenece a una clínica que posee Gestión Documental; y Faxes Indexados (Faxes Index), indicando que el reclamo tiene un documento indexado. 2. El analista va a Alchemy, a la base de datos y estación correspondiente, en donde ya estarán los documentos que haya enviado e indexado al caso el operador de la clínica.

24 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 24/30 3. Se procede a buscar el fax enviado por la clínica bien sea por Id expediente web o por Id fax. 4. De regreso en la estación de trabajo, se procede a realizar la búsqueda directamente por el Id Expediente Web que se muestra en su Work list, para cada uno de los casos a gestionar o por el Id Fax que se muestra en el caso.

25 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 25/30 5. De igual manera desde el formulario del siniestro podrá ver un botón llamado Ver Faxes Indexados donde se muestra el histórico de faxes indexados a ese reclamo. 6. Al hacer clic sobre el botón mencionado, se desplegara una ventana con el histórico de los documentos que tiene el caso. Nota: si el analista examino el reclamo en Gestor previa revisión de Alchemy y conoce el Id Fax del documento, la búsqueda puede ser realizada también mediante este parámetro. 7. Al pulsar sobre alguno de los faxes, se despliega una ventana en donde se puede ver el detalle del mismo, indicando explícitamente que está Indexado.

26 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 26/30 Si se hace clic sobre el botón Anular Fax, se desplegara un mensaje de advertencia sobre la acción que acaba de realizar. En la imagen a continuación se muestra lo descrito. Una vez que presione el botón aceptar, se mostrara en pantalla una ventana emergente donde usted podrá incorporar información sobre la anulación del documento, para registro de datos y seguimiento del caso.

27 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 27/30 Luego de incorporar el comentario y presionar botón aceptar, usted podrá ver que se muestra el fax en estatus Anulado. 8. Al finalizar la atención del caso y pulsar Guardar, se presentará un nuevo mensaje en el que se alerta al analista si ha realizado la revisión de los faxes indexados al reclamo. Si presiona el botón Aceptar se guardaran los cambios que usted haya realizado sobre la solicitud, en caso contrario permanecerá con el caso abierto para su gestión.

28 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 28/ Chat o Mensajería Instantánea para Cartas Avales Durante el proceso de solicitud de cartas avales los usuarios podrán mantener comunicación directa con los Analistas del Contact Center a través de la opción denominada Chat. La misma estará disponible desde el momento que realice la solicitud de la carta aval, se podrá intercambiar información relacionada con el caso así como solicitar su estatus. Para ello realice la búsqueda de la carta aval a través de la opción Listado de Solicitudes del menú de carta aval. Una vez que Ud. incurra en el envío de algún comentario a través de la mensajería, esta información podrá verla reflejada en la consulta, a través de listado de solicitudes, se mostrara el chat que ha enviado resaltado en color azul debajo del detalle del caso. En esa misma línea podrá visualizar la respuesta que el Contact Center le envíe. Es importante saber: Toda comunicación sostenida por este medio es grabada en el histórico de los casos con fines de auditoría e integridad de la información, por lo tanto se recomienda: Mantener una comunicación cordial y respetuosa enmarcada en un lenguaje adecuado al tipo de gestión o solicitud que se realiza. La información que se procese por esta vía debe ser única y exclusivamente relacionada con los casos que se gestionan.

29 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 29/30 5 Mensajes de advertencia 1. Si el proveedor no cuenta con servicio de Gestión de imágenes o si bien no tiene faxes indexados al caso, al hacer clic sobre el botón de Ver Faxes Indexados la aplicación arrojara un mensaje de aviso como se muestra a continuación. 2. En caso de no poseer permisos para consultar los faxes indexados, la aplicación arrojara un mensaje de advertencia como se muestra en la imagen a continuación.

30 Ver: 2.1 Fecha : 29/07/2014 Pág. 30/30 3. Al dejar en blanco campos obligatorios y presionar botón Enviar la aplicación arroja mensaje funcional de advertencia. 4. Si Ud. no incorpora documentos antes de enviar las solicitudes desde su nacimiento, (verificación) la aplicación arrojara mensaje funcional indicándole que debe incurrir en esta acción para poder realizar el procedimiento.

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