ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PARA LA COMUNICACIÓN VIRTUAL

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1 ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PARA LA COMUNICACIÓN VIRTUAL SISTEMAS COMPUTARIZADOS PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL Módulo I. Gestión Empresarial

2 Módulo I. Gestión Empresarial La empresa como ente social cuyo propósito es el de satisfacer diferentes necesidades humanas expresas a través de un mercado, requiere de una estructura que le permita optimizar el uso de los diferentes recursos de los que dispone, como los recursos humanos, de capital y los diferentes recursos físicos. La gestión de esta estructura necesita no solo la ejecución de funciones especializadas en la empresa por parte de los administradores, sino la utilización de diferentes herramientas que faciliten el desempeño de estas funciones. Particularmente para este curso, se centrará el estudio en los sistemas de información, herramientas que hoy en día, son necesarias para poder tomar las mejores decisiones sobre el manejo óptimo de los recursos mencionados. Decisiones cuya oportunidad es decisiva para que la empresa alcance una posición de ventaja sobre sus demás competidores. La información es ahora uno de los recursos de la empresa más valiosos, porque es con ésta que se pueden tomar decisiones adecuadas y oportunas que se requieren para la definición, ejecución, control y optimización de las distintas estrategias empresariales. Estrategias que deben abordar todos los ámbitos de la gestión en la empresa: gestión de la producción de bienes o prestación de servicios, gestión del mercadeo, gestión de los recursos humanos, gestión financiera y administrativa. Este módulo abordará los diferentes conceptos que nos permitirán definir lo que es la gestión empresarial, pero el propósito no es profundizar en estos conceptos sino que usted vaya identificando posibles usos de los sistemas de información que apoyen la gestión empresarial. Página 2 de 32

3 1.1. Organización El enfoque sistémico ofrece un paradigma para comprender a la empresa como una organización. La empresa como sistema se interrelaciona con su medio ambiente compuesto por el mercado de bienes y servicios en donde están los clientes y competidores, los gobiernos, los bancos (como una de los medios de financiación y obtención de recursos de capital), el mercado laboral, etc. Para subsistir y permanecer en el tiempo la empresa debe satisfacer efectivamente una necesidad y para esto debe estructurarse en torno a procesos bien definidos cuyas entradas son el recurso humano que hace posible los procesos, los insumos, materiales, maquinarias, el capital de trabajo; estas entradas a través de diversos procesos de producción, mercadeo, finanzas, contabilidad y recursos humanos son transformadas en los productos o servicios que son su objeto o razón de ser ante la sociedad. La siguiente figura materializa concretamente este concepto. Página 3 de 32

4 Empresa Una empresa es un ente social que busca atender una necesidad humana expresa en un mercado de bienes, servicios o capitales. En la dinámica de su mercado la empresa busca permanecer en el tiempo y superar a los diferentes competidores que confluyen a este mismo mercado, para generar así mejores ingresos que se deriven en excedentes de capital y cubran los costos y gastos que provienen de la utilización productiva de las personas en la cadena de valor, así como en la compra de los diferentes insumos y materiales que buscan ser transformados en los bienes o servicios demandados por el mercado. Los excedentes generados por empresas con ánimo de lucro son utilizados para pagar utilidades a quienes intervienen en ella o realizar reinversiones en ella misma. Para empresas sin ánimo de lucro los excedentes buscan ser siempre reinvertidos. Cada empresa expresa y operacionaliza su objeto social a través de una misión. Eje fundamental para la definición, ejecución y evaluación de estrategias que involucren a todos los elementos de la cadena de valor de cada empresa para así superar a su competencia y permanecer en el tiempo. Para el exitoso cumplimiento de la misión de una empresa, se necesita de administradores que articulen los objetivos propios de las personas que trabajan al interior de ésta con los objetivos que se desprenden de la misión. Así mismo, estos líderes deben buscar superar los objetivos empresariales para aproximar a la empresa en el largo plazo hacia una visión definida y expresa en los lineamientos estratégicos de la empresa. Página 4 de 32

5 El mercado en donde se desenvuelven las empresas se constituye en su medio ambiente. Este medio debe ser cuidadosamente vigilado por la empresa para dinamizar sus lineamientos estratégicos de tal forma que se orienten en la misma forma que el mercado lo exige. De esta manera la empresa logrará permanecer en el tiempo. Hoy en día, los mercados no son locales, sino que están sometidos a efectos de la economía global, por lo que la empresa no solo debe conocer muy bien sus competidores locales sino también a los extranjeros. Estos elementos: mercado, recursos y cadena de valor se articulan mediante la formulación e implantación de diferentes estrategias que buscan crear, mantener y superar ventajas competitivas en el mercado para que la empresa logre alcanzar su fin primordial, ser rentable y permanecer en el tiempo. Las estrategias despliegan la misión y visión de la empresa a todas las áreas de la empresa. Su definición exige que la empresa tenga herramientas que le permitan conocer toda la información que procede tanto del interior de la empresa como de su mercado. Por esta razón, los sistemas de información son fundamentales ya que pueden servirle a la empresa para: Apoyar, en incluso desarrollar, los procesos propios y operativos de la empresa de acuerdo con sus estrategias. Registrar y mantener (disponer para consulta) la información relacionada con todos los recursos de la empresa (humanos, de capital y físicos) y los procesos relacionados con estos. Registrar, mantener, controlar y proyectar información particular de la gestión de mercado y financiera de la empresa. Registrar, mantener, analizar y comparar información relacionada con el desempeño del mercado, competidores, etc. Página 5 de 32

6 Registrar, mantener, analizar, proyectar, simular, comparar información relaciona con la gestión misma de la empresa Subsistemas Empresariales La teoría general de sistemas (TGS) ofrece un paradigma para comprender la estructura y dinámica de la empresa, que nos permite definir igualmente un marco de acción para los distintos sistemas de gestión que apoyan, desarrollan y controlan la dinámica misma de cada parte de la empresa, o, en términos de la TGS los subsistemas empresariales. La empresa es un sistema socio-técnico abierto que está compuesto por varios subsistemas con alto grado de integración para el desarrollo óptimo de una cadena de valor que integra diversas actividades humanas, tecnológicas y administrativas para la producción de bienes y/o prestación de servicios que satisfagan las necesidades de su medio ambiente y que le permitan responder adecuadamente a las restricciones y estímulos de este medio. La empresa como sistema abierto se concibe como un organismo que está estrechamente interrelacionado e interdependiente con su medio ambiente, de tal manera que pueda autorregularse para lograr el equilibrio requerido que le permita subsistir y permanecer en este medio ambiente. De acuerdo con la TGS, la empresa tiene uno o algunos propósitos u objetivos plenamente definidos, que definen el rol en el medio ambiente que ocupa y así mismo establecen las relaciones de sus diferentes subsistemas. Los propósitos u objetivos de la empresa definen la dinámica del sistema, definida Página 6 de 32

7 en términos de las interrelaciones de sus subsistemas y entre éstos y el medio ambiente. El concepto de totalidad o globalidad es importante para los sistemas empresariales, porque expresa la sensibilidad que debe poseer una empresa a los cambios, de tal manera que se debe reconocer que existen diversas relaciones causa / efecto que afectan en diferente grado la totalidad del sistema. Estas relaciones son aun más críticas entre el sistema y su medio ambiente ya que la empresa debe ser capaz de responder adecuadamente a esos efectos si desea permanecer en el tiempo. Para que un sistema sea capaz de responder a los cambios, requiere de información para que de esta manera se pueda organizar y estructurar en el tiempo. De tal manera que un sistema pueda ir evolucionando. Este fenómeno en términos de la TGS se conoce como negentropía. El grado de información de una empresa marca el nivel de entropía de un sistema (tendencia a la desorganización y a la desaparición en el tiempo). Obsérvese que precisamente esta necesidad de los sistemas de desarrollar una dinámica hacia la negentropía es la justificación de los sistemas de información, ya que estos actúan como herramientas para mantener la información que los demás subsistemas utilizará para desarrollar estrategias que le permitan a la empresa permanecer y evolucionar positivamente en el tiempo, o en términos de la TGS, desarrollar un estado de homeóstasis que representa el equilibrio dinámico de los subsistemas frente a los cambios del entorno. De acuerdo con este marco, se pueden identificar cuatro subsistemas empresariales, el sistema de planificación, el sistema financiero, el sistema administrativo y de apoyo y el sistema de producción. Página 7 de 32

8 Subsistema de Planificación Empresarial El sistema de planificación busca el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos empresariales mediante la optimización de los diversos procesos de la empresa con una fuerte orientación hacia los resultados por medio de la definición, ejecución y control de planes. Los planes que deben ser definidos por este subsistema le permiten a la gerencia el direccionamiento del sistema de acuerdo con los estímulos del mercado y deben ser estructurados tanto al largo plazo (planificación estratégica) como al medio plazo (planificación táctica) y al corto plazo (planificación operacional). Algunas de las responsabilidades de este subsistema al interior de la empresa son: 1. Preparar modelos de planificación y presupuesto que sean expresados a través de estrategias que desarrollen la misión empresarial definida. 2. Realizar control del desempeño de la empresa mediante el uso de herramientas ya sean manuales o automatizadas como los sistemas de información gerenciales que desarrollen indicadores de gestión que permitan el control de los resultados logrados con la implantación de las estrategias propuestas por la empresa. 3. Analizar los diversos problemas empresariales para proponer soluciones. 4. Decidir sobre las diversas soluciones propuestas a los problemas empresariales para ejecutar las acciones en busca de los resultados más efectivos. Para esto se pueden utilizar sistemas de información que apoyen la decisión. Página 8 de 32

9 5. Definir a su interior subsistemas especializados, que desarrollarán el ciclo de gestión de los demás subsistemas empresariales. Estos subsistemas del subsistema de planificación son: a. Planificación física: Desarrollo de estrategias de expansión y mejoramiento de la planta física de la empresa. b. Planificación organizacional: Desarrollo de estrategias para el desarrollo de la organización de acuerdo con su misión y visión. c. Planificación económico-financiera: Desarrollo sostenible y productivo de la empresa en el corto y largo plazo. d. Planificación de la producción: Desarrollo efectivo de la cadena de valor para la producción de los bienes o la prestación del servicio. Estos subsistemas están muy interrelacionados con los demás sistemas de la empresa Subsistema Financiero Este subsistema estructura todo el proceso financiero de la empresa: las normas, políticas internas, cumplimiento de las leyes tributarias, procedimientos y métodos contables y financieros, procedimientos para el informe de resultados de forma oportuna, análisis financiero para la proyección del desempeño financiero de la empresa. Dentro de las responsabilidades de este subsistema se pueden mencionar: a. Maximización del valor del negocio, expresada como el retorno sobre la inversión realizada por los dueños de la empresa al largo plazo (valor Página 9 de 32

10 presente neto que va a generar el negocio mínimo a 5 años) y reflejada en el valor de la acción de la empresa en el mercado. b. Gestión del flujo de caja de la empresa, que involucra la administración de los recursos financieros. c. Gestión de la aplicación de fuentes y usos de los recursos financieros en la empresa de acuerdo con sus procesos operativos. d. Determinación de la situación financiera de la empresa. e. Proyección de la situación financiera de la empresa. f. Control de costos e inventarios. g. Control de la ejecución de metas y presupuestos de las diferentes áreas de la empresa. h. Apoyo al sistema de planificación en lo que respecta a la toma de decisiones financieras. i. Garantizar el cumplimiento de los aspectos tributarios y legales relacionados con su responsabilidad. De acuerdo con estas responsabilidades, la función financiera en la empresa se despliega en los siguientes aspectos: a. La estructura financiera y de capital de la empresa, es decir, los recursos financieros que a mediano y largo plazo financian la operación de la empresa. b. Las políticas de inventario para minimizar los costos de almacenamiento. c. Los cambios en la estructura de costos de la empresa, buscando la minimización de los costos variables de producción para la maximización de las utilidades. d. Políticas de apalancamiento operacional que buscan la maximización de los ingresos por medio de la ampliación de la capacidad instalada y la Página 10 de 32

11 inversión en tecnología para lograr reducir los costos variables de la empresa. e. Políticas de apalancamiento financiero que determinan como financiar la inversión. f. Políticas de reparto de utilidades. g. Planificación tributaria. h. Políticas de manejo de tesorería, que incluyen las administración del flujo de fondos (visión a largo plazo), del flujo de caja (visión al mediano plazo) y del flujo de tesorería (ingresos / egresos al corto plazo 1 mes). Como todo subsistema, el sistema financiero está estrechamente relacionado con los demás subsistemas de la empresa y permite apoyar el desarrollo del plan estratégico de la organización. Con el subsistema de producción, mantiene y define la estructura de costos, los niveles de inventario y las políticas de compra de insumos. Con el subsistema de mercadeo analiza el retorno de la inversión publicitaria, determina los precios de venta, propone el incremento de los ingresos promoviendo la innovación de los productos y la propuesta de promociones. Con el subsistema de apoyo ayuda a estructurar la política de salarios, el manejo de las prestaciones sociales, el manejo de presupuestos de capacitación, recreación, etc. Página 11 de 32

12 Subsistema de Apoyo Este subsistema, como su nombre lo indica estructura una serie de procesos y elementos que son transversales y necesarios para el adecuado funcionamiento de los demás subsistemas de la empresa. Dentro de sus principales responsabilidades se pueden mencionar: a. Gestionar las políticas, normas y procedimientos relacionados con la organización, desempeño y desarrollo de las personas que conformar la empresa. b. Estudios de cargo y planificación de las necesidades de contratación de acuerdo con las necesidades de los demás subsistemas de la empresa. c. Desarrollo de los procesos de selección y contratación. d. Desarrollo de actividades de seguridad industrial. La administración del personal de la empresa gira en torno a objetivos sociales, corporativos, funcionales y personales. Como objetivo social se debe buscar gestionar con ética y responsabilidad social buscando el cumplimiento de las normas y leyes, el manejo adecuado de las relaciones obrero patronales y servicios de la empresa hacia el empleado. En cumplimiento de los objetivos corporativos, la gestión del personal involucra los procesos de reclutamiento, capacitación, desarrollo y valuación, de esta forma el subsistema debe estar al servicio de la organización. Dentro de los objetivos funcionales se busca que el subsistema garantice los niveles adecuados de recursos humanos de acuerdo con las necesidades de la empresa, de tal manera que se desarrollan acciones de valuación del ingreso, ubicación en el puesto y evaluación del desempeño. Finalmente, en desarrollo Página 12 de 32

13 de los objetivos personales, este subsistema debe estar al servicio del desarrollo del personal, para esto debe desarrollar acciones de compensación, valuación del desempeño y capacitación Subsistema de Producción Este es quizá el subsistema que desarrolla plenamente la misión de la empresa, en torno a él giran los diversos procesos propios que hacen posible la transformación de los insumos y materiales en los bienes o productos a comercializar, a través de la aplicación de técnicas y el uso de tecnología apropiada a estos procesos, esto para el caso de las empresas productoras de bienes y servicios; o los procesos de mercadeo y ventas para las empresas comercializadoras y los procesos que integran personas, métodos y tecnología para las empresas prestadoras de servicios. Lo anterior no quiere decir que las empresas desarrollen un solo tipo de proceso, algunas empresas mezclan hoy en día características y procesos de producción, comercialización y servicios. Es muy típico que una empresa tenga un proceso productivo que se articule con proceso de mercadeo y finalmente ofrezca servicios de valor agregado. Sin embargo, en empresas productoras de bienes el subsistema de producción esta muy bien diferenciado del subsistema de mercadeo que se presentará más adelante. El subsistema de producción de la empresa desarrolla la estrategia de operación de ésta. Esta estrategia debe contemplar diversos factores competitivos para definir sus procesos, como: nivel de costos, rendimiento, confiabilidad, tiempos de producción, estandarización de procesos, innovación, flexibilización de la operación, la capacidad instalada, las Página 13 de 32

14 políticas de inventario de materia prima y de productos terminados, las políticas de mano de obra y las políticas de calidad. Dentro de las principales responsabilidad de este subsistema se pueden mencionar: 1. Concepción y planeación del sistema productivo de operación de la empresa. 2. Organización de los procesos de producción. 3. Control de los procesos de producción. 4. Aseguramiento de la calidad de los productos y procesos. La concepción y planeación del sistema productivo responde a las preguntas de qué producir, cómo hacerlo, cuánto producir, en donde, cómo organizar la producción y métodos de trabajo. La planeación del sistema productivo incluye la distribución de la planta que busca la mejor distribución física de las instalaciones, de los equipos y de las personas / departamentos. Esta distribución puede ser: Lineal: Cuando se busca una continuidad del desplazamiento para la producción del producto, como es el caso de las líneas de montaje. Funcional: Cuando se definen grupos por tipo o por función. Fijo: Cuando se produce un único producto. Celular: Agrupación de equipos según la familia de productos. Flexible: Planificación por lotes. Página 14 de 32

15 Otro elemento que es objeto de planeación en este subsistema es el mismo proceso de producción. Para esto las empresas definen programas maestros de producción de acuerdo con las oportunidades de venta, los niveles de inventario, la capacidad instalada. Este programa maestro de producción define las cantidades reales a producir / despachar, los plazos de entrega y el plan detallado de producción por producto. Suele ser definido para plazos de tres meses y requiere un control semanal. Este plan es entrada para definir un plan de requerimientos de material, que incluye el pedido de materias primas y componentes para producir las cantidades previstas en el programa de producción. En síntesis, esta planeación busca definir qué fabricar, qué comprar, qué subcontratar, cuánta materia prima se requiere, cuándo pedir, cuándo iniciar la producción. Para así minimizar los inventarios y reducir los tiempos de espera. La tecnología es un variable fundamental dentro del subsistema de producción y exige una gestión estratégica, ya que esta puede determinar las tendencias y cambios a nivel de los productos y procesos que desarrolla la empresa. La tecnología en la empresa comprende los diversos métodos, procedimientos, equipos y enfoques que son utilizados en la producción de los bienes o prestación del servicio. La tecnología de la empresa se refleja en equipos, métodos y procedimientos, know how y skills o habilidades de gestión. La gestión estratégica de la tecnología debe ser coherente con la estrategia operativa, debe considerar los rendimientos financieros que se obtienen a partir de su aplicación, debe ser desarrollada con un enfoque sistémico para Página 15 de 32

16 contemplar su impacto en toda la empresa, debe ser coherente con el ciclo de vida de los productos y procesos y debe considerar su papel para la penetración y presencia de la empresa en el mercado. La tecnología está determinada no sólo por las necesidades propias del subsistema de producción en cuanto a los procesos que este subsistema desarrolla, sino que atiende otras necesidades de los demás subsistemas empresariales. Por ejemplo, para el mercadeo, la tecnología puede ser determinante para el incremento de las ventas (al mejorar la capacidad de la empresa) y de esta manera influenciará en el incremento de los clientes y en la ampliación del mercado. Para el subsistema financiero la tecnología puede ser una de las variables para mejorar el flujo de caja de la compañía y los rendimientos de esta y para el subsistema de apoyo, la tecnología puede ser utilizada para lograr seguridad y bienestar de las personas involucradas en el proceso de producción. El proceso de producción desarrollado por este subsistema articula no solo la tecnología, sino también otras variables como la efectividad de los procesos, la capacidad instalada y la flexibilidad. Esta última expresada en la capacidad de la fábrica para producir diversas cantidades de productos, cumpliendo plazos de entrega muy diversos. Para estos existen diferentes tipos de procesos de producción: por proyecto, taller, lotes, líneas de ensamble y procesos continuos. En la siguiente tabla se presentan algunas de las principales características de estos tipos de procesos: Página 16 de 32

17 Variable Tipos de procesos Proyecto Taller Lotes Ensamble Continuos Cantidad de Producción Un producto solo Baja Media Alta Muy Alta Variedad de Productos Único Grande Media Menor Baja Demanda Por Pedido Por Pedido Por Pedido Para Stock Para Stock de Para Stock Productos Flujo de Operación Fijo Discontinuo Discontinuo Conectado Continuo Ejemplos Construcción Taller Empresa de Ensamble de Refinaría de un Equipo automotores de Azúcar Estadio Pesado Recordemos que el subsistema de producción no solo incluyen los procesos propios de empresas productoras de bienes, sino también de empresas que prestan servicios. Estos procesos además de presentar características similares a los de producción, contemplan la utilización de metodologías, presentan entradas variables, utilizan insumos y presentan salidas complejas y generalmente intangibles. Página 17 de 32

18 Subsistema de Mercadeo Se entiende por mercado el espacio social en donde confluyen compradores y vendedores para el intercambio de bienes y servicios, en el marco de la satisfacción de necesidades humanas. Existen diferentes tipos de mercados como el mercado de bienes de consumo de productos perecederos y no perecederos, bienes industriales, insumos agrícolas, servicios, etc. Dada la relevancia del mercado para la empresa, este subsistema es muy importante, porque es a través de éste que se comunica la empresa con su mercado, no solo para la distribución de los bienes y servicios producidos, transformados o prestados, sino también para la búsqueda de nuevos mercados y canales de distribución que le permitan aumentar los niveles de venta de los productos y así aumentar los ingresos de la empresa. La planeación del mercado debe contemplar diversos factores externos como la competencia, las fuerzas económicas a nivel macro económico, las fuerzas políticas y jurídicas, los niveles científicos y tecnológicos y factores sociales como la cultura. Así mismo, debe contemplar factores internos como la capacidad administrativa de la empresa, la capacidad en la gestión del personal, la capacidad tecnológica y la calidad del producto. Este subsistema busca estructurar el conjunto de elementos del sistema que interactúan en el negocio con el propósito de diseñar, fijar precios, promover y distribuir los productos y servicios de la empresa. La planeación del mercado involucra tres variables fundamentales: producto, canal y ventas. A nivel de producto el mercado debe contemplar los tipos de Página 18 de 32

19 producto y servicios que produce, transforma y genera la empresa, las marcas, presentación y niveles de precios. A nivel de canales se debe involucrar políticas de distribución, estrategias publicitarias, políticas de promoción y diseño de nuevos servicios. Finalmente, a nivel de ventas se deben contemplar las políticas de financiamiento hacia los clientes, los plazos de entrega, los servicios posventa entre otros. Dentro de las responsabilidades de este subsistema se encuentran: a. Analizar el mercado, el producto y los precios. b. Investigar el mercado para conocer los clientes, competidores, canales y medios de distribución. c. Proponer nuevos canales de distribución y plazas de mercado. d. Realizar programas publicitarios. e. Realizar promociones. Finalmente, el subsistema de mercadeo debe ser capaz de desarrollar la empresa atendiendo al ciclo clásico de desarrollo de la empresa (introducción, crecimiento, madurez y decaimiento). El mercadeo es fundamental para que la empresa logre llegar a la madurez, así mismo, es igualmente de decisivo para evitar que la empresa entre al decaimiento, por ejemplo promoviendo al interior de otros subsistemas la innovación, desarrollando actividades de publicidad extensiva, propendiendo por el uso óptimo de la maquinaria, la integración con proveedores (políticas de descuento), la diversificación de productos, etc. La importancia del mercadeo es muy importante para la empresa dada las tendencias mundiales, como la empresa expandida que busca la integración de los proveedores en su cadena de producción para integrar redes de Página 19 de 32

20 producción y los crecientes mercados interconectados dada la globalización económica, el uso intensivo de tecnologías de la comunicación y de la información como internet y la telefonía celular que generan nuevos canales de mercado, nuevas necesidades que pueden ser oportunidades de mercado, pero así mismo nuevos competidores con mejores ventajas competitivas tanto propias como de los países de donde proceden Conceptualización de la Gestión Empresarial Como se presentó anteriormente, la empresa, de acuerdo con el enfoque sistémico, tiene una diversidad de componentes que ofrecen diferentes retos al administrador. La gestión de una empresa no solamente involucra la gestión del proceso productivo, sino la gestión del mercadeo, de las finanzas y del personal. De tal manera que la gestión empresarial es una función decisiva para el desempeño de la empresa en todos sus aspectos. Volviendo al interés de este curso, dada la importancia de la gestión para la permanencia de la empresa en el mercado, los administradores requieren la mayor cantidad de información para que puedan tomar decisiones acertadas y oportunas, para de esta manera anticiparse a los competidores y así lograr ventajas competitivas en el mercado. Por esta razón los sistemas de información en la empresa son trascendentales, porque como se verá en el segundo módulo de este curso no solo apoyan la operación de la empresa sino la gestión integral de todos los subsistemas empresariales. Para sensibilizar más la importancia de la gestión empresarial, para que el estudioso se de cuenta que es importante contar con diversas herramienta de gestión, se va a definir la gestión empresarial en sí misma, este concepto Página 20 de 32

21 permitirá comprender diversas dimensiones de la gestión que pueden ser apoyadas por sistemas de información. La gestión empresarial busca fundamentalmente el desempeño organizacional, para esto debe fijar objetivos claros de acuerdo con los lineamientos estratégicos de la empresa. Estos objetivos le permiten definir una organización clara de todos sus subsistemas que integre todos los recursos que utiliza la empresa en su proceso productivo, para de esta manera definir planes en todas sus áreas que deben ser implantados y controlados para cumplir los objetivos y así lograra el desarrollo estratégico de la empresa. En la siguiente figura se expresa gráficamente este concepto. Analizando cada elemento de la figura anterior, se puede observar que el medio externo no puede ser dejado de lado, de hecho el desempeño organizacional está en el centro de la relación de la empresa con su medio, porque sin importar los objetivos de la empresa, es el medio ambiente quien mide realmente la efectividad de la gestión empresarial. Una empresa permanecerá en el tiempo si y solo si sus políticas de desempeño Página 21 de 32

22 organizacional van en la misma tendencia que el medio ambiente y logran incluso anticiparse a éste. Pasando ahora a la fijación de objetivos, esta actividad es una función básica del administrador, estos objetivos deben ser definidos en el marco de la estrategia de la empresa y utilizando información que trate de establecer las condiciones futuras que la empresa quiere alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. Siguiendo con la planeación, esta función busca que el administrador, de acuerdo con los objetivos, defina programas concretos de acción con métricas de desempeño que le permitan comparar los resultados logrados frente a los esperados y así ir modificando las acciones que le permitan alcanzar realmente los objetivos propuestos. La función de integración de recursos es necesaria para la ejecución de los planes. La empresa requiere integrar en torno a un proceso efectivo, los recursos humanos, físicos y de capital. Producto de esta integración la empresa genera amplia y diversa información que en la medida que ésta logre ser mantenida y comunicada a tiempo, puede ser utilizada para optimizar procesos y tomar mejores decisiones. La función de organización, se refiere a estructurar un sistema efectivo que articule los diversos recursos de la empresa en torno a los planes definidos. La capacidad de actuación de todos los subsistemas empresariales, de acuerdo con los objetivos y planes definidos es fundamental para lograr el desempeño organizacional. No es suficiente con planear se debe implementar las acciones definidas. Producto de esta implementación surgen no solo los resultados Página 22 de 32

23 esperados sino información que al ser adecuadamente mantenida, analizada e informada sirve no solo para controlar los procesos implantados, sino para optimizarlos y para extender las buenas prácticas y experiencias a otros problemas y actividades. La función de control, se refiere a la capacidad de medir y evaluar los resultados logrados, esta comparación es crucial para la toma de decisiones correctivas, pero así mismo puede ser utilizada para tomar y proponer nuevos y mejores planes en la empresa. Debe ser claro que el desempeño organizacional es logrado en todos los subsistemas empresariales, por esta razón los subsistemas deben organizar, integrar, planear, implementar y controlar los objetivos propios de su subsistema, pero a su vez deben colaborar con los objetivos de los otros subsistemas y de la empresa en general. En conclusión, se puede decir que la gestión empresarial se constituye en sí misma en un sistema administrativo, extendiendo el alcance del subsistema de planificación empresarial mencionado anteriormente, que relaciona la empresa con su medio ambiente y de acuerdo con las tendencias de éste establece objetivos para proponer, ejecutar y controlar planes de operación (al interior de cada subsistema), integración (transversales a diferentes subsistemas) y estratégicos (aplican a toda la empresa) diseñando estructuras y definiendo adecuados procesos de control. El sistema administrativo es el eje para la toma de decisiones, por esta razón requiere de altos niveles de información que minimicen la incertidumbre que se tiene frente al medio ambiente. Sistemas de información que controlen la operación de la empresa, pero también que exploren al interior de esta Página 23 de 32

24 información operativa y generen conocimiento para pronosticar tendencias, encontrar nuevas necesidades, proyectar resultados, etc. El sistema de administración requiere de información para contextualizar sus acciones frente a los resultados logrados con el medio ambiente y tomar acciones de control que alineen a la empresa de acuerdo con el mercado Funciones de la Gestión Empresarial El propósito de este apartado es aclarar el concepto de funciones de la gestión empresarial, elemento que ha estado inmerso en los anteriores numerales y que es fundamental para el éxito del desempeño organizacional. La pertinencia en el contexto de este curso, es que el estudioso en la medida que va analizando estos conceptos piense en la clase de información que se desprende del concepto, de esta manera podrá identificar posibles usos y necesidades de los sistemas de información. Por ejemplo, la gestión empresarial involucra el principio de unidad de mando, en donde un empleado tiene identificado plenamente su jefe directo. La información que una empresa podría derivar de este principio puede ser, por ejemplo, sobre la estructura jerárquica de la empresa. Es información puede ser base para sistematizar otros procesos. Piense que se tiene una organización multinacional con empleados en diferentes partes del mundo, entonces la estructura de mando de la empresa es muy compleja y puede ser objeto de sistematización. Al mantener esta estructura en un sistema de información, otros sistemas pueden utilizarla, por ejemplo, un sistema de evaluación del desempeño que Página 24 de 32

25 se fundamente en la evaluación del jefe y en la autoevaluación del empleado. Con la estructura de mando sistematizada, el sistema sabrá para cada empleado quién debe evaluarlo. De esta manera un proceso simple, aunque complejo por su tamaño puede ser apoyado por un sistema de información. Ahora si, lo o la invito a que retome estos aspectos de administración, pero con el propósito del ejemplo presentado. La definición de las funciones de la gestión empresarial es un problema clásico de la administración. De hecho, el principal autor que abordó este problema fue Fayol. Para él el principal problema para la administración es la creación de departamentos y la función de coordinación. El punto de partida es la misión de la empresa y a partir de esta se organiza en campos funcionales o departamentos, que están directamente relacionados con los subsistemas empresariales. Fayol identificó los siguientes campos funcionales relacionados entre sí (enfoque sistémico) independientes del tipo y complejidad de la empresa: Funciones técnicas relacionadas con la fabricación u obtención del producto, funciones comerciales para la venta y distribución de productos, funciones financieras (adquisición de capital), funciones de seguridad para garantizar la seguridad de las personas y los bienes materiales, funciones de cálculo contable y funciones administrativas para la planeación, organización, dirección, coordinación y control de las demás funciones. Obsérvese que los subsistemas empresariales abordan igualmente el planteamiento definido por Fayol. También se reconocía que algunas de estas funciones eran más importantes o relevantes que otras, afirmando incluso que las funciones de dirección eran más importantes que la función técnica, sin embargo esta Página 25 de 32

26 importancia relativa bajo el enfoque sistémico no es cierta porque todos los elementos del sistema cumplen un propósito particular. De acuerdo con este paradigma de la administración, los principales elementos para administrar una organización son: 1) Planificación. Las personas en su cargo tienen autonomía para el desarrollo de sus funciones pero deben estar enmarcadas en la planificación del departamento y de la planificación general de la empresa ya que ésta última ha sido orientada al largo plazo (planeación estratégica) y a partir de ésta se materializa en acciones inmediatas mediante planeación al mediano plazo (planeación táctica) y al corto plazo (planeación contingente). 2) Organización: Este aspecto se refiere a dos aspectos: la organización del proceso de trabajo que involucra el proceso de división del trabajo y de unidad de mando y la coordinación que se refiere a la gestión de cada departamento de la empresa de acuerdo con la rentabilidad. La organización definida en este numeral contempla que la persona misma tenga autonomía y planee algunas actividades dentro del cargo y la coordinación es determinante para el cierre de unidades improductivas y fortalecimiento de las rentables. 3) Dirección (mando): Este aspecto independiza la administración de la empresa de la propiedad de ésta. Es decir, se reconoce la necesidad de una administración especializada independiente y autónoma que garantice el bienestar no solo de los propietarios, sino de los clientes y empleados. Esta administración está unida con el principio de unidad de mando, como elemento fundamental de la autoridad en la empresa para garantizar el funcionamiento de esta. Página 26 de 32

27 4) Control: Con este principio de control se busca realizar seguimiento de las actividades, contrastarlas con el plan definido y definir e implantar acciones correctivas a tiempo. Finalmente, para definir completamente las funciones de la administración, es importante mencionar los 14 principios fayolistas, que permiten comprender la verdadera dimensión de la gestión empresarial (estos principios también fueron abordados en el curso de modelos administrativos): 1) Principio de la división del trabajo. Se pretende dividir el trabajo en funciones específicas para de esta manera aumentar la productividad y obtener mejores resultados con la misma cantidad de esfuerzos. 2) Principio de autoridad. Reconoce dos elementos de la autoridad, la que se instaura con el cargo (institucional) y la que se obtiene por méritos, cualidades y capacidades propias (personal). Son necesarias ambas para poder ejercer la autoridad y que ésta sea aceptada, respetada y reconocida por los subalternos. 3) Principio de disciplina. Por disciplina se entiende el conjunto de comportamientos deseables por parte de los empleados de una empresa, como obediencia, diligencia, energía, actitud correcta y respeto dentro del los límites del contrato. 4) Principio de unidad de mando. Todo empleado depende de un jefe capacitado para impartir instrucciones. 5) Principio de unidad de dirección. Este principio expresa la necesidad de tener un plan y un responsable o gestor de su ejecución de todas las operaciones que tengan el mismo objeto. 6) Principio de subordinación de intereses particulares bajo el interés común. Hace referencia a la primacía de los intereses empresariales (en su conjunto) sobre los de los empleados. Página 27 de 32

28 7) Principio de la remuneración justa del personal. El carácter de justicia debe entenderse como satisfacción tanto para el empleado como para el patrono. 8) Principio de centralización. Se refiere a la necesidad de centralizar las decisiones en algún grado. 9) Principio de ordenación jerárquica. Este principio es la base para una estructura organizacional piramidal que define la configuración de los cargos y los canales formales de comunicación al interior de la empresa. Sin embargo se contemplan relaciones horizontales entre los Departamentos para propiciar un flujo más rápido de la información. Claro está que no todas las organizaciones son jerárquicas, pero si tiene una estructura plenamente definida que define los canales de comunicación y de mando. 10) Principio de orden en el conjunto administrado. Busca que cada empleado ocupe su sitio o responsabilidad asignada y que cada sitio o responsabilidad tenga asignado el empleado adecuado. 11) Principio de la justicia equitativa. Se refiere al trato amistoso al empleado para estimular su colaboración y diligencia en el efectivo ejercicio de sus funciones, sin excluir la firmeza y energía cuando estas sean necesarias. 12) Principio de estabilidad y fidelidad de los colaboradores a la firma. Para que un empleado llegue a su punto ideal de productividad en el cargo asignado, necesita, además de tener las aptitudes necesarias, mantenerse durante un tiempo en el cargo hasta que logre estabilizarse y adaptarse a él. 13) Principio de la iniciativa de todos los responsables. 14) Principio del espíritu de solidaridad. La armonía y unión entre los empleados de una empresa propician el desarrollo de la empresa, por lo que lo que se debe procurar desarrollarlas. Página 28 de 32

29 Estos catorce principios definen completamente lo que involucra la gestión empresarial. Pero retomando el ejercicio planteado durante el módulo. Trate de identificar cómo aplicaría o utilizaría estos principios en sistemas de información de una empresa real Fases de la Gestión Empresarial La gestión empresarial básicamente requiere de la articulación permanente de cuatro elementos: la planeación, el hacer lo planeado, la verificación de los resultados y la actuación frente a lo logrado para optimizar o corregir lo planeado. Estos elementos definen un ciclo permanente conocido como ciclo de Deming. Este ciclo es la base fundamental para el desempeño de un administrador en la empresa. Ahora bien, en el contexto de este curso, los sistemas de información para la gestión empresarial deberían estar en la capacidad de apoyar al administrador en cada fase del ciclo e integrar y mantener la información del ciclo completo para que pueda ser utilizada para futuros problemas. Página 29 de 32

30 Por ejemplo, pensemos en la labor de un gerente de un proyecto de desarrollo de software. Esta persona requiere organizar el trabajo de varios ingenieros a cargo. Para esto requiere un sistema o herramienta de software que le ayude con la planificación, por ejemplo Project de Microsoft, a través de esta herramienta podrá definir el calendario de trabajo del equipo, podrá definir las actividades de cada ingeniero y establecer el cronograma de trabajo. Después de planear empezará la fase del ciclo de ejecución de lo planeado. De acuerdo con esto, los ingenieros empezarán el desarrollo del software y podrían, por ejemplo, ir reportando los avances a través de un medio tan simple como el correo electrónico. Qué hace el gerente? Va determinando en Project cada porcentaje de avance por actividad / ingeniero. Esto se haría de manera permanente. La fase de verificación en nuestro caso, le permite al gerente comparar los porcentajes de avance reales, frente a los esperados e identificar desviaciones utilizando la misma herramienta Project. Por ejemplo, esta herramienta le permite al gerente calcular la ruta crítica del cronograma e identificar actividades que puede poner en riesgo al proyecto. Finalmente en la fase de actuación el gerente podrá decidir qué hacer con aquellas actividades críticas que identificó, por ejemplo, dividir más el problema y asignar más ingenieros, negociar con el cliente del software plazos de entrega progresivos, comprar una pieza de software que pueda integrar rápidamente para cumplir con la actividad crítica, etc, etc. Este ejemplo muy sencillo busca que usted se sensibilice sobre lo que es importante para este curso. Los conceptos de administración son importantes, Página 30 de 32

31 pero lo que nos interesa es que, como especialistas en nuevas tecnologías, veamos que cada fase de la gestión puede tener una necesidad de información que podemos identificar y proponer soluciones a nivel de sistemas de información. De hecho en el segundo módulo del curso se abordarán diversos sistemas que apoyan diferentes áreas de la empresa. Página 31 de 32

32 BIBLIOGRAFÍA CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. El Capital Humano de las Organizaciones. Quinta Edición. Editorial MacGraw Hill. Capítulo CHIAVENATO, Idalberto. Administración Proceso Administrativo. Tercera Edición. Editorial MacGraw Hill. Capítulo 2. KAST, Fremont y ROSENZWEIG, James. Administración en las organizaciones. Enfoque de Sistemas y de Contingencias. Editorial MacGraw Hill. México, Página 32 de 32

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