Manual de Usuario INACAP - Lync 2013

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1 Manual de Usuario INACAP - Lync 2013

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3 Tabla de Contenido 1. Introducción 5 2. Principales características de Lync Cuál es la apariencia de mi nuevo Lync? Menú rápido de Lync Defina cómo organizar sus Contactos Tenga a mano a sus Favoritos en la lista de Contactos Nuevos íconos en la ventana de conversación Conversaciones en pestañas Nuevas características de video Nuevas características de reunión Lync para clientes móviles Iniciar sesión y comenzar a utilizar Lync Qué significa la opción Restablecer Estado, en el menú de disponibilidad? Descripción de los estados del menú de disponibilidad Encontrar a un usuario INACAP Gestión de la lista de contactos Agregar personas a mi lista de contactos Diferentes vistas de los contactos Crear un nuevo Grupo en la lista de contactos Más sobre la gestión de contactos Mensajería Instantánea Enviar y recibir mensajes instantáneos Invitar a más personas a una conversación Más opciones en una conversación de mensajería instantánea Iniciar una llamada de voz a través de Lync Iniciar una videollamada Compartir actividades Compartir el escritorio de su equipo Conceder el control del escritorio a otra persona Compartir un programa de su equipo Iniciar una reunión en línea no programada Reuniones en línea programadas Programar una reunión en línea Unirse a una reunión programada Grabar conversaciones, llamadas o reuniones en línea 55 3

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5 1. Introducción Los Colaboradores de INACAP, desde ahora estarán más y mejor conectados. La Gerencia de Sistemas y Tecnologías de INACAP ha realizado un gran avance tecnológico para optimizar las comunicaciones y el trabajo colaborativo. A partir de este año los Colaboradores contarán con Microsoft Lync, una evolución de Office Communicator. En este nuevo software convergen las tecnologías de correo electrónico, mensajería instantánea, voz IP y video IP, lo que en el mundo de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) se conoce como Comunicaciones Unificadas. Todo en un mismo lugar. Los Colaboradores de las 25 sedes, desde Arica a Punta Arenas, podrán comunicarse de manera grupal o uno a uno; estando en las dependencias de INACAP o fuera de ellas; desde su computador de escritorio, notebook o incluso desde su teléfono móvil. Algunas de las principales características de Lync son: Fácil de usar: uso intuitivo y con una interfaz amigable Cuenta con un sistema de mensajería tipo chat, para una comunicación rápida y sencilla. Le mantiene informado con actualizaciones automáticas sobre la disponibilidad de los otros usuarios de INACAP. Gracias a la tecnología HD de los videos y la nitidez del audio, sus conversaciones parecerán una auténtica conversación cara a cara. Sistema de comunicación integrado Agrupa en una sola plataforma diversas formas de comunicación: mensajería instantánea, llamadas de voz, video conferencias, entre otros. Puede cambiar de dispositivo entre equipos de escritorio, móviles y tabletas; la experiencia de usuario seguirá siendo familiar y coherente entre ellos. Está sincronizado con Microsoft Outlook, lo que tiene múltiples ventajas para la organización de sus reuniones. 5

6 Siempre conectados: desde cualquier lugar y dispositivo. Los colaboradores INACAP se podrán mantener conectados entre sí, mediante una amplia gama de dispositivos y sin importar el lugar en que se encuentren. Podrá acceder a Lync desde su Smartphone o Tablet. También podrá hacerlo desde su casa o cualquier lugar con conexión a internet. Trabajo Colaborativo Puede realizar reuniones virtuales, utilizando todas las herramientas que dispone Lync para facilitar esta tarea. Tiene la posibilidad de compartir el escritorio de su equipo, un programa o un archivo; además, cuenta con una pizarra virtual donde todos los participantes de una conversación pueden escribir simultáneamente! En esta guía encontrará las principales características de Lync 2013 y orientaciones respecto a su uso. Lo invitamos a descubrir todas las posibilidades que entrega esta nueva herramienta de comunicación a los Colaboradores INACAP. 6

7 2. Principales características de Lync Cuál es la apariencia de mi nuevo Lync? Lync 2013 ofrece una apariencia nueva y organizada que le facilitará la comunicación con los otros usuarios, haciéndola más rápida y fácil. Podrá establecer su ubicación, disponibilidad o agregar notas para que las demás personas obtengan más detalles, si así lo desea. En la parte superior de la ventana principal de Lync se encuentra el cuadro de notas, donde puede escribir un mensaje para informar a los demás usuarios sobre lo que usted desee, por ejemplo: trabajando desde la casa, si necesita ubicarme envíe un mensaje instantáneo, estoy en reunión, entre otros. A continuación del cuadro de notas, se muestra su nombre de usuario y la imagen que lo identifica. Su nombre de usuario Cuadro de Notas Su imagen. El color de la franja del costado izq., indica su estado de disponibilidad. Bajo el nombre de usuario se encuentra el menú de disponibilidad. Lync configura de forma automática esta información, en función de su actividad o del calendario de Microsoft Outlook. Sin embargo, usted también puede seleccionar su estado dentro de las opciones disponibles en el menú: disponible, ocupado, no molestar, vuelvo enseguida, ausente, día libre y desconectado. Más adelante, se presenta una descripción de cada uno de estos estados. 7

8 Note que al costado izquierdo de la imagen que lo identifica, hay una franja de color que varía según su estado de disponibilidad. En este caso, el color verde indica que se encuentra Disponible. Bajo el menú de disponibilidad se muestra el cuadro de ubicación. Usted puede proporcionar más detalles sobre dicha ubicación, cambiándole el nombre a trabajo, casa, etc; así, siempre que trabaje desde ese lugar sus contactos sabrán dónde se encuentra. Menú de disponibilidad Cuadro de ubicación Si seguimos bajando en la ventana principal de Lync, distinguimos estos cuatro íconos: Contactos: se despliega el listado de sus contactos, usted puede visualizarlos organizados de distintas formas: por grupos, por disponibilidad, entre otros. Salones de chat: estos salones permiten establecer debates o trabajar un tema o tarea específica con un grupo de compañeros de trabajo. Desde este ícono tiene un acceso rápido para buscar o supervisar la actividad de algún salón, así como leer y publicar mensajes. Conversaciones: puede revisar todas sus conversaciones, conversaciones perdidas y ver las llamadas. Teléfono: se accede a un teclado telefónico, donde puede marcar el número de algún usuario y llamarlo a través de Lync. 8

9 Por último tenemos el ícono opciones y el cuadro de búsqueda, lo que se muestra más abajo en la ventana principal de Lync dependerá de qué ícono se encuentre seleccionado: contactos, salones de chat persistentes, conversaciones o teléfono. El ícono opciones ( ) permite ajustar algunas configuraciones de nuestro Lync personal: audio, video, desviación de llamadas, entre otros. A través del cuadro de búsqueda, puede buscar a una persona dentro de INACAP por su nombre o teléfono- o una sala de chat. Cuadro de búsqueda Ícono opciones 2.2 Menú rápido de Lync Lync posee un menú rápido, que lo hace más funcional y amigable. Éste se despliega cuando posiciona el mouse sobre la imagen de un contacto. Con un solo clic puede comenzar una sesión de chat, una llamada, una videollamada o ver la tarjeta de un contacto. Mantenga el mouse sobre los tres puntos del lado derecho para ver más opciones ( ). Al posicionar el cursor sobre la imagen del contacto, se despliega el menú rápido de Lync, con diferentes opciones para comunicarse con la persona seleccionada 9

10 2.3 Defina cómo organizar sus Contactos Lync le ofrece diferentes vistas y formas de organizar su lista de Contactos. Podrá agruparlos según área de trabajo o por disponibilidad, podrá definir la información que compartirá con cada uno de ellos y saber quiénes lo han agregado a su lista de contactos. Más adelante se detallan los pasos a seguir para gestionar sus contactos. Diferentes vistas de sus Contactos 10

11 2.4 Tenga a mano a sus Favoritos en la lista de Contactos Existe un grupo llamado Favoritos al comienzo de la lista de contactos, que le permite crear una lista de los usuarios con los que se comunica frecuentemente. Fácilmente puede desplazar sus contactos entre los diferentes grupos. Basta con seleccionar con el mouse el nombre del contacto que desea mover, arrastrarlo hacia el nuevo grupo y soltar; o bien, hacer clic con el botón derecho del mouse en un contacto y luego seleccionar el grupo de destino en el menú desplegable. Grupo Favoritos dentro de la lista de sus contactos 11

12 2.5 Nuevos íconos en la ventana de conversación Los iconos de la parte inferior de la ventana de conversación, le permiten activar las distintas herramientas de comunicación disponibles: Llamada: realizar una llamada de audio. Video: iniciar una videollamada, que incluye audio e imagen. Administrar contenido presentable: tiene la posibilidad de compartir el escritorio de su equipo, un programa o un archivo, además cuenta con una pizarra virtual donde todos los participantes de una conversación pueden escribir simultáneamente. Invitar a más personas: invitar a otros usuarios a unirse a la conversación de mensajería instantánea Si mantiene el mouse posicionado sobre uno de estos íconos, verá las opciones que tiene disponibles. Al hacer clic en el ícono, el mensaje instantáneo pasa al modo de comunicación seleccionado. 12

13 2.6 Conversaciones en pestañas Esta característica le permite mantener las llamadas, los mensajes instantáneos y los salones de chat en una misma ventana de conversación. Las pestañas aparecen en el costado izquierdo de la ventana y usted puede moverse entre las distintas conversaciones que se encuentran activas. Ahora, si usted prefiere una única conversación por ventana, puede configurarlo a través del ícono opciones. Tres pestañas de conversación activas, puede desplazarse fácilmente entre ellas Para extraer una conversación a una ventana nueva, puede utilizar el botón emergente ( ). Luego, puede usar el botón desplegar ( ), para volver a agregar la conversación a la ventana principal. 13

14 2.7 Nuevas características de video Los videos con tecnología HD y la nitidez del audio, permiten que sus conversaciones parezcan una auténtica conversación cara a cara Antes de iniciar o aceptar una videollamada, en la invitación aparecerá una vista previa de su propio video. Puede ver a todos quienes participen de una videoconferencia de forma automática. Si el vídeo no estuviera disponible, aparecerá la imagen de la persona que está hablando. Cuando hay más de cinco participantes en una videoconferencia, las ventanas de video de los cinco más activos aparecen en la fila superior y las imágenes de los demás participantes aparecen abajo. Asimismo, puede seleccionar un participante o más de uno, para que sean visibles durante toda la sesión. 14

15 2.8 Nuevas características de reunión Tanto si se encuentra en la oficina como si está fuera de ella, puede unirse a una reunión a través de Lync. Para ello debe seleccionar la opción Unirse a una reunión de Lync, que aparecerá en un aviso de Outlook de su equipo de escritorio, en el calendario o en el panel de reuniones de cualquier dispositivo Windows Phone, ios o Android. Según el tipo de reunión, puede decidir si desea activar o desactivar el micrófono de los participantes, o si quiere permitir o bloquear el uso compartido de video. Estas opciones son de gran utilidad cuando se trata de reuniones de más de veinte participantes. Los controles de la sala de reuniones virtual, son fáciles de usar y le permiten activar y desactivar su micrófono, cambiar los dispositivos de audio e incluso transferir llamadas a otro número de teléfono. 15

16 Tiene la posibilidad de compartir escritorio, presentaciones de PowerPoint, Pizarra y OneNote. Puede incluso elegir varios programas para compartir, si necesita trabajar con más de uno. Mientras otro participante esté presentando un conjunto de diapositivas de PowerPoint, usted puede revisarlas en privado, volver a la vista del presentador o sumarse a la presentación si necesitan presentarla conjuntamente. Cuando Lync detecta que está realizando una presentación, le asigna automáticamente el estado No molestar: presentando. Así evita que le interrumpan en ese momento, con mensajes instantáneos y otras formas de comunicación. Según el tipo de reunión puede elegir una vista específica del contenido, del moderador o de los participantes de la reunión, con el botón Elija un diseño Vista Galería: muestra las imágenes o videos de todos los participantes. Vista Orador: muestra el contenido de la reunión con el vídeo o imagen del moderador, en la esquina inferior derecha de la ventana. Vista Presentación: sólo muestra el contenido de la reunión. Podrá consultar en detalle el contenido, pero no podrá ver los participantes. Vista Compacta: sólo muestra las imágenes de los participantes; manteniendo el mouse sobre la imagen puede ver la información de contacto. Grabe y mantenga registro de sus reuniones. Al grabar una reunión, la grabación se guarda en un formato (MP4), que puede reproducirse en el reproductor de Windows Media. Además, puede publicar la grabación en una ubicación compartida, para que todos los participantes puedan acceder a ella. En Lync existen nuevas formas de colaborar durante las reuniones. Puede usar notas compartidas y coeditar un documento durante una reunión o tomar notas para uso personal, después de ésta. 16

17 Todos los miembros del grupo pueden tener acceso a las notas compartidas: para aportar información e ideas o para usar las páginas del bloc de notas como pizarra virtual. La ventana de OneNote se acopla a la ventana de reunión, y el nombre de los participantes y el contenido compartido, se agrega automáticamente a las Notas. Los usuarios de PC y de Mac se pueden unir a una reunión de Lync desde un explorador web, utilizando todas las opciones disponibles: Vídeo de alta definición. Conectarse desde cualquier sitio sin tener que pagar costos de llamada. Mensajería instantánea. Uso compartido del escritorio, de las aplicaciones y de PowerPoint. 17

18 2.9 Lync para clientes móviles Puede comunicarse con otros Colaboradores desde cualquier sitio que tenga acceso a Internet, no necesita estar conectado a la red INACAP. Puede cambiar de dispositivo entre equipos de escritorio, móviles y tabletas; la experiencia de usuario seguirá siendo familiar y coherente entre ellos. Lync para clientes móviles le permite conectarse desde Windows Phone, iphone, ipad, o Android. Puede definir su estado de disponibilidad, enviar correos electrónicos, mensajes instantáneos, realizar llamadas o hasta unirse a una videoconferencia. Tiene la posibilidad de consultar el estado de disponibilidad de otros usuarios y elegir la mejor forma de conectarse con ellos. Cuando llama, Lync usa el número de Telefonía IP organizacional para que pueda establecer comunicación sin costos de llamada. 18

19 3. Iniciar sesión y comenzar a utilizar Lync Para iniciar sesión en Lync, debe seguir los siguientes pasos: Paso 1 Paso 2 En el menú Inicio seleccione el link Todos los programas y, a continuación, busque Lync Antes de iniciar sesión usted puede modificar su estado de disponibilidad, de manera que cuando los usuarios lo vean conectado conozcan esta información inmediatamente. A continuación, debe hacer clic en el botón Iniciar sesión. 1.Seleccione su estado de disponibilidad 2. Debe hacer clic en Iniciar sesión 19

20 Paso 3 Ahora ya se encuentra conectado y puede comenzar a comunicarse con otros usuarios a través de Lync. Puede establecer una ubicación para que los demás usuarios sepan desde dónde está trabajando y escribir en el cuadro de notas cuáles son sus actividades para el día de hoy. 20

21 4. Qué significa la opción Restablecer Estado, en el menú de disponibilidad? Al hacer clic en la opción Restablecer Estado del menú de disponibilidad, Lync establecerá su estado automáticamente según su actividad o el calendario de Microsoft Outlook. Así por ejemplo, si su equipo ha estado inactivo durante 15 minutos aparecerá como Ausente. 21

22 5. Descripción de los estados del menú de disponibilidad Disponible Está conectado y disponible para los demás usuarios. Ocupado Está en una llamada de teléfono de Lync o, según su calendario de Outlook, está en una reunión. No molestar No desea que le molesten y solamente verá las alertas de conversación si las envían sus contactos del Grupo de trabajo. Vuelvo enseguida Está brevemente ausente y volverá enseguida. Ausente Su equipo ha estado inactivo durante 15 minutos. No estoy trabajando No trabaja y no está disponible para los demás usuarios. Sin conexión No ha iniciado sesión. Si ha bloqueado a otros usuarios para que no vean su estado de presencia, siempre aparecerá para ellos como desconectado. 22

23 6. Encontrar a un usuario INACAP Escriba el nombre de la persona que desea contactar en el cuadro de búsqueda y los resultados que coincidan aparecerán debajo de éste. Luego, haga doble clic en su nombre para poder enviar un mensaje instantáneo. 1.Digite el nombre de la persona que está buscando 2. Debe hacer doble clic sobre el nombre, para enviar un mensaje instantáneo. A continuación se despliega la ventana de mensajería instantánea y puede comenzar a escribir. 23

24 Si no está seguro de haber encontrado a la persona correcta, la tarjeta de contacto le proporcionará más información. Paso 1 Para mostrar la tarjeta de contacto, seleccione la imagen de la persona. 2. Se levanta la tarjeta de contacto del usuario 1. Posicione el cursor sobre la imagen del usuario Paso 2 Para ver la versión completa, haga clic en la flecha situada en la esquina inferior derecha de la tarjeta de contacto. Debe hacer clic sobre la flecha 24

25 Paso 3 A continuación, se despliega todo el contenido de la tarjeta de contacto de la persona seleccionada. 25

26 7. Gestión de la lista de contactos 7.1 Agregar personas a mi lista de contactos Agregue personas a su lista de contactos si va a comunicarse con ellas frecuentemente. Existen diferentes formas para hacerlo, a continuación se detalla una de ellas: Paso 1 Cerciórese de que se encuentra sobre el ícono Contactos de la ventana principal de Lync. Paso 2 Busque a la persona que desea agregar a su lista de contactos, a través del cuadro de búsqueda. Digite el nombre de la persona que está buscando 26

27 Paso 3 Una vez que encontró al usuario, debe posicionarse sobre su nombre y hacer clic con el botón derecho del mouse. Debe hacer clic con el botón derecho del mouse Paso 4 Aparece un menú desplegable, donde puede seleccionar en qué lugar de su lista de contactos va a agregarlo: favoritos, otros contactos o algún Grupo que usted haya creado. En este ejemplo, lo agregaremos a Otros Contactos. Seleccione la opción Agregar a la lista de contactos y, luego, haga clic en Otros Contactos. Debe hacer clic en Otros Contactos 27

28 Paso 5 Se regresa a la ventana principal de Lync y la persona seleccionada se ha agregado a su lista de contactos, en la ubicación que usted definió. El usuario se encuentra en su lista de contactos, en la ubicación seleccionada: Otros Contactos Nota importante: para ayudarle a organizar la lista de contactos, Lync rellena de forma automática la lista de Contactos frecuentes, en función de los diez contactos con los que más a menudo tiene conversaciones. Usted puede modificar esta lista, siguiendo los pasos antes descritos 28

29 7.2 Diferentes vistas de los contactos Lync 2013 le ofrece diferentes vistas y formas de organizar su lista de Contactos. Grupos para ver los contactos y los salones de chat organizados por los grupos que usted ha definido. En la imagen se observan dos grupos que están definidos por defecto en Lync, Favoritos y Otros Contactos; además, hay dos grupos creados por el usuario, Diseño y Desarrollo. Los números entre paréntesis que se encuentran junto al nombre del grupo, corresponde al número de usuarios disponibles del total de contactos del grupo. En este Grupo llamado Diseño, dos de los tres usuarios están disponibles, tal como lo indican los números entre paréntesis (2/3) 29

30 Estado para ver los contactos organizados por disponibilidad: conectado, ausente, no disponible y desconocido. Relaciones para verlos agrupados según las relaciones de privacidad que estableció para ellos: grupos de trabajos, compañeros, contactos externos, contactos bloqueados, etc. 30

31 Si desea cambiar la relación de privacidad de uno de sus contactos para definir qué información compartirá con él, debe posicionarse sobre el nombre del usuario y hacer clic con el botón derecho del mouse. Luego, seleccionar en el menú desplegable, el link Cambiar relación de privacidad y elegir aquella que estime conveniente. 31

32 Nuevo para ver una lista de los usuarios que solicitaron formar parte de su lista de contactos. En este ejemplo, dos personas lo han agregado a la lista de sus contactos y usted puede decidir si desea agregarlos también a su propia lista de contactos. Si se posiciona sobre la imagen de una de estas personas, se desplegará el menú rápido de Lync con diferentes opciones: enviar un mensaje instantáneo, agregar a contactos, borrar solicitud y ver la tarjeta de contacto. Al seleccionar el botón Agregar a contactos, usted puede escoger a qué grupo de contactos asociarlo y, simultáneamente, se agrega a su lista y desaparece de la categoría Nuevo. Debe hacer clic en Agregar a contactos El usuario se agrega a su lista de contactos y desaparece de la vista Nuevo 32

33 7.3 Crear un nuevo Grupo en la lista de contactos Para crear un nuevo Grupo para organizar sus contactos, puede seguir los siguientes pasos: Paso 1 En la sección Grupos, posiciónese sobre Favoritos y haga clic con el botón derecho del mouse. Posiciónese en Favoritos y haga clic con el botón derecho del mouse Paso 2 Se despliega un menú, seleccione la opción Crear nuevo grupo. Debe hacer clic en Crear nuevo grupo 33

34 Paso 3 Se habilita un espacio para que ingrese el nombre del grupo que desea crear. Digite el nombre del Grupo Paso 4 Usted ya ha creado un nuevo grupo en su lista de contactos. Para comenzar a agregar usuarios puede moverlos desde otro grupo, o bien, buscarlos a través del cuadro de búsqueda. 34

35 7.4 Más sobre la gestión de contactos Para conocer más sobre las posibilidades de gestión de contactos, revise las otras opciones que se encuentran disponibles en el menú contextual, que se despliega al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre de un grupo o el nombre de un contacto. Por ejemplo, si desea ubicar a un usuario en Lync y éste se encuentra momentáneamente ausente, usted podría seleccionar la opción Notificar alertas de cambio de estado. Cuando el usuario esté disponible nuevamente, usted recibirá un aviso y podrá contactarse con él en ese momento. Grupo Contacto 35

36 8. Mensajería Instantánea 8.1 Enviar y recibir mensajes instantáneos Siga los siguientes pasos para enviar y recibir mensajes instantáneos: Paso 1 En la ventana principal de Lync haga doble clic sobre un contacto, o bien seleccione el ícono de mensajería instantánea del menú rápido de Lync que se despliega al posicionarse sobre la imagen del usuario-. Debe hacer doble clic en el nombre del contacto Paso 2 Se levanta la ventana de mensajería instantánea o chat, ya puede comenzar una conversación por este medio. Ingrese el texto y presione enter para enviar. Con los íconos que se encuentran al costado derecho de la ventana, puede dar formato al texto, insertar un emoticono o señalar que su mensaje es de alta importancia 36

37 Nota: cuando alguien quiera comunicarse con usted y le envíe un mensaje instantáneo, aparecerá una alerta en la esquina inferior derecha de su pantalla. Usted podrá ignorar, redirigir la invitación a otra persona o responder. 8.2 Invitar a más personas a una conversación Para incorporar a otras personas a una conversación debe seguir los siguientes pasos: Paso 1 Seleccione el botón Invitar a más personas ( ), que se encuentra en la parte inferior de la ventana de mensajería instantánea. Debe hacer clic en el botón Invitar a más personas 37

38 Paso 2 A continuación, seleccione la opción Invitar a más personas, tal como se muestra en la figura. Debe hacer clic en Invitar a más personas Paso 3 Busque a la persona que desea agregar a la conversación, ya sea en su lista de contactos o a través del cuadro de búsqueda. Luego, selecciónela y haga clic en el botón Aceptar. Si desea agregar a más de una persona a la conversación, puede hacerlo utilizando la tecla CTRL y seleccionando varias a la vez. 1. Seleccione a la persona que desea invitar a la conversación 2. Debe hacer clic en Aceptar 38

39 Paso 4 El usuario seleccionado se ha agregado a la conversación. Note que en este momento hay tres participantes en la ventana de mensajería instantánea. 8.3 Más opciones en una conversación de mensajería instantánea Si está participando en una conversación de mensajería instantánea, puede cambiar rápidamente a otro medio de comunicación seleccionando alguna de las opciones que se encuentran en la parte inferior de la ventana. Podría iniciar una llamada, si desea escuchar a la otra persona; una llamada con video, si desea verla; o bien, compartir algún archivo o su escritorio. Revise y pruebe cada una de estas opciones que le serán de gran utilidad para comunicarse con los Colaboradores INACAP. 39

40 9. Iniciar una llamada de voz a través de Lync Para llamar a un contacto, siga los siguientes pasos: Paso 1 En la ventana principal de Lync, posiciónese sobre la imagen de la persona a la que desea llamar, para que se active el menú rápido de Lync. Posicione el cursor sobre la imagen del contacto Paso 2 En el menú rápido de Lync, seleccione el botón Llamar. Debe hacer clic en el botón Llamar. 40

41 Paso 3 Se inicia el llamado al contacto seleccionado, a continuación usted escuchará el tono de marcado. Una vez que conteste, puede comenzar su conversación. Note que esto también lo puede realizar desde la aplicación Lync instalada en su teléfono móvil, sin costo de llamada para usted. Nota: si el usuario posee varias formas de contacto registradas, usted podrá verlas al seleccionar el menú Llamar; de lo contrario, verá sólo una. Podría revisar el número de la oficina, de su teléfono móvil, entre otros. 41

42 10. Iniciar una videollamada En ocasiones, puede ser útil ver a la persona con la que tiene una conversación. Aunque usted necesita tener una cámara web para realizar una videollamada, no necesita tener una para recibirla. Para comenzar una videollamada, debe seguir los siguientes pasos: Paso 1 En la ventana principal de Lync, posiciónese sobre la imagen de la persona con quién desea contactarse, para que se active el menú rápido de Lync. Posicione el cursor sobre la imagen del contacto 42

43 Paso 2 En el menú rápido de Lync, seleccione el botón Video. Debe hacer clic en el botón Video. Paso 3 Se despliega una vista previa de su video, para cerciorase de que se vea correctamente antes de comenzar la conversación. A continuación, seleccione la opción Iniciar mi video. Debe hacer clic en Iniciar mi Video. 43

44 Paso 4 Una vez que la otra persona acepte su invitación, podrá comenzar la videollamada. Así, puede reunirse con compañeros de trabajo que se encuentren en otras dependencias de INACAP y resolver rápidamente alguna tarea, inquietud, etc. Para poner término a la videollamada, basta con hacer clic en el ícono del teléfono que se encuentra en el costado derecho de la ventana. Para finalizar la llamada debe hacer clic en el ícono Note que esto también lo puede realizar desde la aplicación Lync instalada en su teléfono móvil, sin costo de llamada para usted. 44

45 11. Compartir actividades En Lync usted puede compartir la pantalla de su equipo con un compañero que se encuentre en otra ubicación, realizar una presentación de PowerPoint en línea o compartir ideas en una pizarra virtual Compartir el escritorio de su equipo Para compartir su escritorio con otro usuario de INACAP, debe seguir los siguientes pasos: Paso 1 En la ventana principal de Lync, en la lista de Contactos, haga doble clic en el nombre del usuario con quién desea compartir el escritorio. Debe hacer doble clic sobre el contacto Paso 2 Cuando se abra la ventana de conversación, seleccione el botón Compartir. Debe hacer clic en el botón Compartir. 45

46 Paso 3 A continuación, debe hacer clic sobre la opción Escritorio. Debe hacer clic en Escritorio Paso 4 Se despliega un mensaje que indica que el usuario seleccionado podrá ver todo el contenido de su pantalla. Para compartir el escritorio, debe seleccionar el botón Aceptar. Debe hacer clic en Aceptar Una vez que el otro usuario acepte su invitación a compartir escritorio, éste podrá ver la pantalla de su equipo. Mientras esto suceda, en la parte superior de la ventana se mostrará la barra de uso compartido y en ella el mensaje: Está compartiendo. 46

47 Paso 5 Para dejar de compartir su escritorio, en la barra de uso compartido haga clic en el botón Dejar de Presentar. Debe hacer clic en Dejar de presentar 11.2 Conceder el control del escritorio a otra persona Usted es el único que tiene el control del escritorio de su equipo, incluso mientras lo esté compartiendo. Cuando lo estime conveniente, puede permitir que otros usuarios tomen el control de su equipo y puedan usar su propio mouse y teclado para desplazarse y realizar cambios. Paso 1 En la barra de uso compartido, seleccione el menú Ceder el control y, luego, el nombre de la persona con quien está compartiendo el escritorio de su equipo. 1. Debe hacer clic en Ceder el control 2. Seleccione al usuario a quién cederá el control Si desea que cualquier persona de la reunión tome el control de su equipo, haga clic en Aceptar automáticamente las solicitudes de control. Paso 2 Para recuperar el control de su equipo, debe seleccionar nuevamente el menú Ceder control de la barra de uso compartido que está en la parte superior de su pantalla. A continuación, elija la opción Recuperar control. 1. Debe hacer clic en Ceder el control 2. Seleccione la opción Recuperar el control 47

48 11.3 Compartir un programa de su equipo. En ocasiones, usted puede desear no compartir todo el contenido de su pantalla. En estos casos, tiene la posibilidad de compartir sólo un programa y sus ventanas. Los pasos para hacerlo son los mismos descritos anteriormente para compartir escritorio, la única diferencia es que ahora en la ventana Compartir, debe seleccionar la opción Programa. Al hacerlo, se mostrarán todas las aplicaciones que está usando actualmente, para que pueda escoger cuál de ellas desea compartir con otro usuario. Una vez que el usuario acepte su invitación, éste podrá ver el programa o archivo que usted desea compartir. De este mismo modo, usted podrá compartir una presentación de power point o una pizarra virtual, revise todas las opciones que están disponibles en el menú Compartir. 48

49 12. Iniciar una reunión en línea no programada Puede usar el comando Reunirse ahora para iniciar de forma rápida una reunión en línea e invitar a personas de INACAP y externos. Paso 1 En la ventana principal de Lync seleccione el ícono Opciones Debe hacer clic en el ícono Opciones Paso 2 En el menú desplegable debe hacer clic en la opción Reunirse ahora, tal como se muestra en la imagen. Seleccione la opción Reunirse ahora 49

50 Paso 3 A continuación debe invitar a los usuarios a esta reunión no programada. En la ventana de conversación, seleccione la opción Invitar a más personas. Debe hacer clic en Invitar a más personas Paso 4 Busque a las personas que desea invitar a esta reunión no programada, ya sea en su lista de contactos o a través del cuadro de búsqueda. Puede seleccionar a varios usuarios a la vez, utilizando la tecla CTRL. Finalmente, debe hacer clic en el botón Aceptar. Una vez que los usuarios acepten su invitación, podrá comenzar su reunión. Recuerde que puede utilizar todas las herramientas disponibles: audio, video, etc. 1. Seleccione a las personas que desea invitar a la reunión no programada 2. Haga clic en Aceptar 50

51 Note que también tiene la posibilidad de enviar una convocatoria a través de Microsoft Outlook para aquellos usuarios que no se encuentren conectados. Para ello debe seleccionar la opción Invitar por correo electrónico, disponible en la pestaña ACCIONES. Así, el usuario recibirá un correo electrónico con un vínculo a la reunión. 1. Seleccione la pestaña ACCIONES 2. Debe hacer clic en Invitar por correo electrónico 51

52 13. Reuniones en línea programadas Las reuniones en línea le permiten trabajar con otros Colaboradores de INACAP y/o personas externas a la institución, desde diferentes lugares. Esto puede resultar muy útil cuando necesita reunirse con personas que están en otra ciudad o región. Podrá participar en una sesión de trabajo, editar archivos de manera colaborativa, presentar un documento, entre otros Programar una reunión en línea Para programar una reunión en línea puede hacerlo directamente desde Lync o desde Microsoft Outlook, los pasos a seguir son similares en ambos casos. A continuación se detalla cómo hacerlo desde Outlook. Paso 1 En la ventana principal de Outlook, debe ir al menú Nuevos elementos que se encuentra en la pestaña Inicio y seleccionar la opción Reunión de Lync. 1. Seleccione el botón Nuevos elementos 2. Debe hacer clic en Reunión de Lync Paso 2 Se despliega la ventana para agendar la cita, la invitación se rellenará automáticamente con la información de audio y de la reunión en línea. A continuación, configure la reunión tal como lo hace habitualmente en Outlook: En el cuadro Para, escriba la dirección de correo electrónico de cada persona a la que va a invitar, separadas por punto y coma. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la reunión. 52

53 Seleccione una hora de inicio y una hora de finalización. Si lo desea, puede utilizar el Asistente para programación, para buscar una hora que esté disponible para todos o la mayoría de los asistentes. Paso 3 En el área de reunión, puede escribir la agenda o temas a tratar, siempre teniendo precaución de no cambiar nada de la información respecto a la reunión de Lync. Finalmente seleccione el botón Enviar. Debe hacer clic en Enviar 53

54 13.2 Unirse a una reunión programada Cuando sea invitado a una reunión en línea a través de Lync, recibirá un correo electrónico con toda la información necesaria para tener acceso a ella. En la invitación de Outlook, debe hacer clic en Unirse a la reunión en línea o en el link de la reunión. Debe hacer clic en el link Unirse a la reunión de Lync 54

55 14. Grabar conversaciones, llamadas o reuniones en línea Con Lync usted podrá grabar conversaciones, llamadas y reuniones en línea, para mantener un registro de ellas. En la ventana de conversación, haga clic en el menú Más opciones ( ) que se encuentra al costado inferior derecho y, a continuación, seleccione la opción Iniciar grabación. 2. Debe hacer clic en Iniciar grabación 1. Seleccione el menú Más opciones Usted podrá reproducir y exportar sus grabaciones utilizando el Administrador de grabaciones de Microsoft Lync. Puede guardar la grabación en una carpeta compartida y enviarla como archivo adjunto en un correo electrónico. 55

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