Manual para la Gestión de Solicitudes de Pago

Transcripción

1 Solicitudes de Pago

2 Página: 2 de 15 ÍNDICE Pág. 1. Objetivo Marco Normativo Ámbito de Aplicación Definiciones Disposiciones Generales Proceso Gestión de Diagrama de Flujo Anexos Transitorios Emisores... 15

3 Página: 3 de Objetivo Definir como gestionar las solicitudes de pago de las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas por la adquisición de bienes o la contratación de servicios relativos al Ejercicio y Pago a Través del Sistema de Compensación de Adeudos; Gasto de Inversión; y Subsidios. 2. Marco Normativo Código Fiscal de la Federación. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Ley del Servicio de Tesorería de la Federación. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. 3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para las Unidades Administrativas de la CDI. 4. Definiciones CDI CLC Gasto de inversión Layout SARG SHCP SIAFF SICOP TESOFE Unidades Administrativas Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Cuenta por Liquidar Certificada. Erogaciones destinadas a la adquisición de bienes muebles, inmuebles e intangibles y a la construcción de la obra pública. En el ámbito de la Informática se utiliza para referirse al orden consecutivo de datos organizados. Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Sistema Integral de Administración Financiera Federal. Sistema de Contabilidad y Presupuesto. Tesorería de la Federación. Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.

4 Página: 4 de Disposiciones Generales 5.1 Sistema de Compensación de Adeudos La Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles es la responsable de verificar que la recepción, captura, registro y validación de los documentos que tramitan las dependencias, entidades y empresas se realice de acuerdo a los tiempos establecidos en el calendario La gestión de cobro deberá realizarse a través de la Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles Al aviso de adeudo se deberá anexar la factura original y los reportes de transacciones que ampare la factura, junto con la Solicitud de Pago capturada en SARG, para su trámite de pago a través de la Subdirección de Tesorería para la elaboración de la Cuenta por Liquidar Certificada correspondiente La Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles, será la responsable de notificar el pago y atender las consultas y aclaraciones que realicen los usuarios con relación a la operación del sistema de compensación La Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles será la responsable de revisar y dar seguimiento a los pagos que se realizan a las Dependencias, Entidades y Empresas Usuarias, para que se apliquen conforme a las fechas establecidas en el calendario de pagos Supervisar que los saldos a favor que resultan del proceso compensatorio se acrediten en las fechas previstas para cada ciclo compensatorio La Subdirección de Tesorería entregará copia de las CLC a la Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles para que genere, informe y elabore los estados de cuenta que muestren los resultados de la compensación de adeudos La Dirección de Servicios Generales y Bienes Muebles e Inmuebles, actualizará y dará mantenimiento al catálogo de usuarios del Sistema de Compensación de Adeudos, así como al registro de funcionarios autorizados para realizar trámites en dicho Sistema La Subdirección de Contabilidad y Finanzas integrará, registrará y contabilizará la información de las operaciones por ciclo compensatorio, en pólizas de diario, para la formulación de estados financieros. 5.2 Subsidios Las Unidades Administrativas elaborarán sus solicitudes de pago en el SARG, para gestionar mediante CLC los recursos del Capítulo 4000 Transferencias, asignaciones, subsidios y otras ayudas.

5 Página: 5 de Las Unidades Administrativas que ejecuten el gasto serán las responsables de integrar y conservar los expedientes técnicos de la comprobación de los recursos. 5.3 Gastos de Inversión Las Unidades Administrativas no deberán iniciar los trámites de solicitudes de pago, si no se cuenta con el Oficio de Liberación de Inversión correspondiente Las solicitudes de pago que envíen las Unidades Administrativas a la Subdirección de Tesorería para trámite de CLC, deberán acompañarse de los Oficios de Liberación de Inversión y, en el caso del Capítulo 6000, de los anexos técnicos de ejecución y calendarios en donde se consignen los montos totales de la obra que corresponda Será responsabilidad de las Unidades Administrativas solicitantes del pago, integrar y conservar el expediente técnico de las obras ejecutadas Para el trámite de solicitud de pago para anticipos de obras o proyectos que se realicen por contrato en las Unidades Administrativas, la Subdirección de Adquisiciones y Obra Pública debe entregar anticipadamente a la Subdirección de Tesorería las Fianzas de anticipo y de cumplimiento, para proceder al pago de factura correspondiente Las Delegaciones Estatales enviarán su solicitud de pago, adjuntando copia de las fianzas de anticipo y cumplimiento de la factura que ampare dicho anticipo, y de los Oficios de Liberación de Inversión, cuando esta sea para el pago directo al contratista o proveedor, así mismo serán responsables de integrar toda la documentación comprobatoria y justificativa la solicitud de pago tramitada Los pagos subsecuentes de los contratos de adquisiciones de los Capítulos 5000 y 6000, se liberarán conforme a los avances físicos y la documentación comprobatoria de la erogación.

6 Página: 6 de Proceso 6.1 Gestión de Objetivo: Definir como gestionar las solicitudes de pago de las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas por la adquisición de bienes o la contratación de servicios relativos al Ejercicio y Pago a Través del Sistema de Compensación de Adeudos; Gasto de Inversión; y Subsidios. No. Descripción de la Actividad Responsable Solicitud y Pago 1. Recibe de las Unidades Administrativas el Oficio de Solicitud de Pago por concepto de: Subdirección de Tesorería Pago a proveedores de bienes o servicios; Ministraciones de subsidios; y Por obligaciones de pago por Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores. Así mismo, recibe la documentación del desglose de las partidas presupuestales y proyectos a afectar y la documentación específica relacionada con el bien o servicio contratado. 2. Entrega el Oficio de Solicitud de Pago y la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, al personal operativo del Revisión y Control. 3. Recibe de la Subdirección de Tesorería el Oficio de Solicitud del Pago de bienes y/o servicios con folio consecutivo y fecha de recepción, para inicio de tramitación de pagos, junto con la documentación justificativa y comprobatoria ya revisada por la Unidad Administrativa. 4. Revisa que la documentación cumpla con la normatividad vigente, así como que cuente con suficiencia presupuestal para iniciar el trámite de pago. Cumple con normatividad y cuenta con presupuesto? No: Ir al paso 5. Sí: Ir al paso Elabora Volante de Rechazo en original y copia suscrito por el fiscalizador respectivo, con el visto bueno del y la rúbrica de la Subdirección de Tesorería, indicando los motivos del rechazo. Subdirección de Tesorería del del del

7 Página: 7 de 15 No. Descripción de la Actividad Responsable 6. Devuelve a la Unidad Administrativa, mediante el Volante de Rechazo, el Oficio de Solicitud de Pago de bienes o servicios, junto con la documentación justificativa y comprobatoria recibida, recaba acuse de recibo en la copia del Volante de Rechazo y lo archiva. Reinicia en el paso Genera Layout, para su registro en el SICOP e imprime la solicitud de pago que emite el mismo sistema, y entrega al Jefe del, para su revisión. 8. Accede al SICOP y genera la Solicitud de Pago que deberá coincidir con la solicitud generada en el SARG, y que será verificada y autorizada por el. del del del 9. Imprime el formato Informe de la Captura de Solicitud de Pago. del 10. Entrega al el Oficio de Solicitud de Pago junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la Solicitud de Pago y el Informe de la Captura de Solicitud de Pago. 11. Recibe el Oficio de Solicitud de Pago de bienes o servicios junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la Solicitud de Pago y el Informe de la Captura de Solicitud de Pago. 12. Revisa y valida las solicitudes de pago de bienes y servicios en el SICOP mediante una clave personalizada de validación, sujetándose, en su caso, a lo dispuesto en las disposiciones del Programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera, S.N.C., e informa a la Subdirección de Tesorería, de las CLC pendientes de autorizar por parte de la TESOFE. 13. Recibe y autoriza las solicitudes de pago de SARG-SICOP, mediante clave personalizada autoriza y genera la CLC respectiva anotando el folio, número de CLC y turna al personal operativo del de Pagos para la impresión de la CLC. 14. Elabora la Relación de Documentos Turnados al Ingresos y Pagos en original y copia. del Subdirección de Tesorería

8 Página: 8 de 15 No. Descripción de la Actividad Responsable 15. Entrega al el Oficio de Solicitud de Pago junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la Solicitud de Pago, el Informe de la Captura de Solicitud de Pago, la CLC y la Relación de Documentos Turnados al, y recaba acuse de recibo en la copia. 16. Archiva la copia de la Relación de Documentos Turnados al en el expediente. 17. Recibe del el Oficio de Solicitud de Pago junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la Solicitud de Pago, el Informe de la Captura de Solicitud de Pago, la CLC y la Relación de Documentos Turnados al. 18. Revisa en el SIAFF la captura correcta de: importe, nombre del beneficiario, RFC y número de cuenta de los datos de las CLC recibidas. Es correcta? No: Ir al paso número 19. Sí: Ir al paso número Informa al y éste informa al si corrige o se suspende el proceso. 20. Firma en el SIAFF, con clave electrónica que asigna la TESOFE y las entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto para que autorice el pago correspondiente. 21. Entrega al del para la impresión del reporte de las CLC y elabora relación de CLC (número, beneficiario y monto) para entregar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para el registro contable correspondiente. 22. Verifica en el SIAFF que las CLC estén pagadas por la TESOFE y procede a registrar en el SARG fecha y número de las CLC y en la base de datos en Excel los datos del beneficiario, importe y concepto, e informa al Ingresos y Pagos. 23. Recibe información del de y, en su caso, le indica proceda a registrar la información para efectuar la transferencia de recursos al banco correspondiente. del

9 Página: 9 de 15 No. Descripción de la Actividad Responsable 24. Captura los datos del banco correspondiente para la transferencia electrónica. del 25. Revisa que la información capturada sea la correcta y autoriza el pago en el sistema bancario correspondiente e instruye al del para continuar la operación. 26. Imprime movimientos y registra información de bancos en controles internos. del 27. Recaba documentación (impresiones de las transferencias) y elabora Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas en el que se detalla la entrega de documentos, suscrito por el Ingresos y Pagos para registro y resguardo de dicha Subdirección. de 28. Recibe el Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, lo firma y entrega a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para su registro. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y lo archiva. Departamento de

10 Página: 10 de Diagrama de Flujo Procedimiento para la Gestión de Subdirección de Tesorería de Pagos del del Inicio Solicitud y Pago 1 Recibe de las Unidades Administrativas el Oficio de Solicitud de Pago 3 Entrega el "Oficio de Solicitud de Pago" y la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, al personal operativo del Revisión y Control. 2 Recibe "Oficio de Solicitud del Pago" de bienes y/o servicios con folio consecutivo y fecha de recepción, para inicio de tramitación de pagos, junto con la documentación justificativa y comprobatoria ya revisada por la Unidad Administrativa. 4 Revisa que la documentación cumpla con la normatividad vigente y cuente con suficiencia presupuestal Si Cumple con normatividad y presupuesto? 7 No Elabora "Volante de Rechazo" en original y copia suscrito por el fiscalizador respectivo, con el visto bueno del Revisión y Control y la rúbrica de la Subdirección de Tesorería, indicando los motivos del rechazo Volante de Rechazo 5 Devuelve a la Unidad Administrativa, mediante el "Volante de Rechazo", el "Oficio de Solicitud de Pago" de bienes o servicios, junto con la documentación justificativa y comprobatoria recibida, recaba acuse de recibo en la copia del "Volante de Rechazo" y lo archiva 6

11 Página: 11 de 15 Procedimiento para la Gestión de Subdirección de Tesorería de Pagos del del 4 7 Genera Layout, para su registro en el SICOP e imprime la solicitud de pago que emite el mismo sistema, y entrega al Revisión y Control, para su revisión. 8 Accede al SICOP y genera la Solicitud de Pago que deberá coincidir con la solicitud generada en el SARG Solicitud de Pago 11 9 Recibe el "Oficio de Solicitud de Pago", la documentación justificativa y comprobatoria, la "Solicitud de Pago" y el "Informe de la Captura de Solicitud de Pago" Imprime el formato Informe de la Captura de Solicitud de Pago Informe de la Captura de Solicitud de Pago 13 Recibe y autoriza las solicitudes de pago de SARG-SICOP, autoriza y genera la CLC respectiva anotando el folio, número de CLC y turna al personal operativo del Revisión y Control para la impresión de la CLC. 12 Revisa y valida las solicitudes de pago en el SICOP, sujetándose, en su caso, a lo dispuesto en las disposiciones del Programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera, S.N.C., e informa a la Subdirección de Tesorería, de las CLC pendientes de autorizar por parte de la TESOFE 10 Entrega al Departamento de de Pagos el "Oficio de Solicitud de Pago" junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la "Solicitud de Pago" y el "Informe de la Captura de Solicitud de Pago" CLC 14 Elabora la "Relación de Documentos Turnados al Ingresos Relación de y Pagos" en original y Documentos copia Turnados al 15

12 Página: 12 de 15 Procedimiento para la Gestión de Subdirección de Tesorería de Pagos del del Entrega al Departamento de el "Oficio de Solicitud de Pago", documentación justificativa y comprobatoria, "Solicitud de Pago", "Informe de la Captura de Solicitud de Pago", la CLC y la "Relación de Documentos Turnados al Departamento de ", y recaba acuse de recibo en la copia 16 Archiva la copia de la "Relación de Documentos Turnados al Departamento de " en el expediente " " Recibe "Oficio de Solicitud de Pago" junto con la documentación justificativa y comprobatoria de los mismos, la "Solicitud de Pago", el "Informe de la Captura de Solicitud de Pago", la CLC y la "Relación de Documentos Turnados al Departamento de " 18 Revisa en el SIAFF la captura correcta del importe, nombre del beneficiario, RFC y número de cuenta de los datos de las CLC recibidas Si Es correcta? No 19 Informa al Departamento de de Pagos y éste informa al Ingresos y Pagos si corrige o se suspende el proceso 20 Firma en el SIAFF, con clave electrónica que asigna la TESOFE y las entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto para que autorice el pago correspondiente Entrega al Personal Operativo del Ingresos y Pagos para la impresión del reporte de las CLC y elabora relación de CLC (número, beneficiario y monto) para entregar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para el registro contable Verifica en el SIAFF que las CLC estén pagadas por la TESOFE y procede a registrar en el SARG fecha y número de las CLC y en la base de datos en Excel los datos del beneficiario, importe y concepto, e informa al Ingresos y Pagos SARG 23 Excel

13 Página: 13 de 15 Procedimiento para la Gestión de Subdirección de Tesorería de Pagos del del Recibe información del de Ingresos y Pagos y, en su caso, le indica proceda a registrar la información para efectuar la transferencia de recursos al banco correspondiente 24 Captura los datos del banco correspondiente para la transferencia electrónica 25 Revisa que la información capturada sea la correcta y autoriza el pago en el sistema bancario correspondiente e instruye al del Ingresos y Pagos para continuar la operación 26 Imprime movimientos y registra información de bancos en controles internos Movimientos Recibe el "Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas", lo firma y entrega a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para su registro. Recaba acuse de recibo en la copia del "Oficio" y lo archiva. Recaba documentación (impresiones de las transferencias) y elabora "Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas" en el que se detalla la entrega de documentos, suscrito por el Ingresos y Pagos para registro y resguardo de dicha Subdirección Fin Oficio de Entrega de Documentos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas

14 Página: 14 de Anexos No Aplica 7. Transitorios Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.

15 Página: 15 de Emisores Autorizó: Visto Bueno: Xavier Abreu Sierra Director General Elaboró: Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración y Finanzas Supervisó: Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y Presupuesto José Antonio Melgoza Camarena Director General Adjunto de Innovación y Mejora Oficio Número: CGAF/ /2012 Fecha de dictaminación por el COMERI: 30 de noviembre de 2012 R e g i s t r o Sello: