Facultad de Ingeniería Informática. Informe de las Prácticas Profesionales

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1 Facultad de Ingeniería Informática CEIS Informe de las Prácticas Profesionales Título: Informatización de los Procesos de Negocio Solicitud de Trabajo Extra laboral en el CITI, a través de la BPMS BizAgi Autora: Indira González Deschapelles Tutor: Ing. Juan Carlos Gras González Centro de trabajo: CITI (Centro de Investigaciones de Tecnologías Integradas) Dirección Electrónica: La Habana 2011

2 Resumen En la actualidad muchas organizaciones, con el objetivo de obtener mayor rendimiento y eficiencia en la gestión de sus actividades, enfocan su diseño empresarial a procesos de negocio, que puedan ser gestionados a través de tecnologías orientadas a este fin. El presente trabajo se desarrolla en el Complejo de Investigaciones Tecnológicas Integradas (CITI). El proceso de Trabajo Extra Laboral ha sido desarrollado con el fin de lograr una mayor eficiencia en la gestión del personal que desee quedarse en el centro después del horario laboral. Los procesos son desplegados mediante herramientas orientadas a la Gestión de Procesos de Negocio, lo que brinda una solución más completa y robusta al facilitar la monitorización de los módulos desarrollados y la integración de estos con otras aplicaciones empresariales, a partir de servicios web.

3 Índice Introducción... 4 Capítulo 1: Fundamentos teóricos Gestión de Procesos de Negocio (BPM) Procesos de Negocio Fases del ciclo de vida de BPM Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) Ventajas de BPM Integración de BPMS con otras aplicaciones Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) El papel de los Servicios Web dentro de una SOA Ventajas de los Servicios Web Combinación de SOA y BPM Capítulo 2: Modelación de los Procesos de Negocio Descripción de los procesos a informatizar Descripción de los participantes Identificación de las Reglas de Negocio Modelos de procesos en BPMN Identificación y descripción de los servicios necesarios Capítulo 3. Solución Propuesta Definición del modelo de datos de los procesos Definición de los formularios de los procesos Definición de indicadores del proceso para la monitorización Diagrama de despliegue Conclusiones Recomendaciones Bibliografía... 21

4 Introducción En la actualidad muchas organizaciones enfocan su diseño empresarial a la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) con el objetivo de obtener mayor rendimiento y eficiencia en la ejecución de sus actividades. En la organización en la cual se desarrolla la siguiente investigación, Centro de Investigaciones Tecnológicas Integradas (CITI), se pretende informatizar el proceso de Solicitud de Trabajo Extra Laboral. Este proceso consiste en registrar los trabajadores o estudiantes que desean quedarse en el centro después del horario laboral. Para esto se tienen en cuenta el día en el cual deseen quedarse y quien será responsable del local ese día. El proceso requiere de la responsabilidad de todos los líderes de proyectos y jefes de programa involucrados, debido a que esta tarea estará activa por un tiempo limitado, por lo cual después de cumplido este plazo la tarea no estará habilitada y no se podrá realizar la solicitud. El proceso se rige por la organización del trabajo, fomentando así la integración de los trabajadores a la organización. En la actualidad resulta engorroso realizar la Solicitud de Trabajo Extra Laboral debido a que el número de trabajadores y estudiantes que laboran en el centro es bastante amplio, y el método utilizado es a través del correo electrónico. Dada la situación problemática se identificó como problema a resolver cómo proveer a la organización de un sistema informatizado, que permita llevar a cabo el proceso de Solicitud de Trabajo Extra Laboral. El objetivo general del trabajo consiste entonces en informatizar el proceso de Solicitud de Trabajo Extra Laboral en el CITI. Los objetivos específicos son los siguientes: 1. Modelar el proceso de negocio: Solicitud de Trabajo Extra Laboral en el CITI 2. Identificar los servicios que son necesarios para lograr el funcionamiento de estos procesos, a través de la integración con otras herramientas existentes en la organización. 3. Desarrollar las funcionalidades y formularios necesarios para el despliegue de estos procesos. 4. Identificar los indicadores que garanticen el control y monitorización de estos procesos a través de reportes.

5 En la entidad se cuenta con la herramienta BizAgi la cual permite en gran medida la flexibilidad en la realización de los diversos procesos de negocio. También se tuvo en cuenta SQL Server 2005, para manejar la persistencia de los datos.

6 Capítulo 1: Fundamentos teóricos 1.1. Gestión de Procesos de Negocio (BPM) La Gestión de Procesos de Negocios constituye un elemento indispensable que proporciona a las organizaciones actuales la agilidad y flexibilidad que necesitan para adaptarse de manera rápida y productiva a los constantes cambios del ambiente empresarial. Esta incluye la combinación correcta de dirección empresarial y tecnologías, que puede verse como guía y base para la obtención de niveles adecuados de rendimiento y eficiencia en una institución. El enfoque BPM permite agilizar las operaciones que se llevan a cabo en una empresa, siendo los Procesos de Negocio (PN) el medio para la mejora y las Tecnologías de Información (TI) las herramientas claves para lograrlo. BPM se define entonces como la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de una organización a través de la gestión sistemática de los PN, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua Procesos de Negocio Un proceso de negocio corresponde a un conjunto de actividades que, como un todo, crean valor para el cliente externo. El proceso de negocio surge cuando una organización orienta sus actividades a satisfacer las necesidades de todos los agentes ligados a dichas organización (proveedores, empleados, clientes, terceros) Fases del ciclo de vida de BPM Durante el desarrollo de los procesos atraviesan por un ciclo de vida, en el cual se identifican varias fases que en su conjunto complementan el trabajo a realizar. Estas fases son las siguientes Modelo y Análisis En esta fase se identifican y analizan los procesos actuales o nuevos, para conocer cómo definirlos creación de tareas, cómo se ejecutan, quiénes lo ejecutan. En esta etapa de análisis es donde se pueden percibir aquellos procesos de negocio que califican para ser automatizados y cuáles no. Es en esta fase donde se logra la integración de las tareas, así como la modelación de los procesos.

7 El modelo de proceso consiste en el conjunto de actividades que conforman el proceso. Este modelo constituye el artefacto principal para la implementación de procesos. Diseño y Despliegue Se diseñan los procesos existentes y nuevos. Obteniéndose un modelo detallado del proceso de negocio, diseñado en la fase anterior con sus reglas, determinando así la relación existente con las tecnologías apropiadas, incluyendo también la colaboración que pudiera existir con otras aplicaciones. Una vez identificadas las tecnologías externas de las cuales se va a nutrir el proceso se pasa a automatizar las actividades que lo requieran ya alinear los procesos con los sistemas. Ejecución e Interacción Se automatizan los procesos con un motor de flujos de trabajo, donde se integran las aplicaciones y datos para que exista una orquestación adecuada. Un factor clave para el éxito de la fase es garantizar que las actividades del proceso estén dirigidas por el personal de más experiencia en su trabajo. Monitoreo y Optimización Se brindan medios para facilitar un seguimiento del comportamiento de los procesos, o lo que es lo mismo, una monitorización. Los procesos de negocio deben ser medibles a través de indicadores que permitan saber el grado de éxito y calidad con que se lleva a cabo su realización. En el caso de la optimización comprende a los procesos que no han cumplido las expectativas, los cuales son mejorados para que puedan elevar su rendimiento y de esta forma también el de la empresa Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) Los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPM Suite) son el conjunto de servicios y herramientas que facilitan la administración de procesos de negocio. Por administración de procesos entendemos: análisis, definición, ejecución, monitoreo, y control de los procesos. Los BPMS proporcionan un nuevo paradigma orientado a procesos para crear aplicaciones que garanticen la gestión de las empresas. Un BPMS permite modelar un proceso de negocio, ejecuta estos modelos y proporciona herramientas para la simulación, monitorización y ajuste de los PN. Con estos sistemas los procesos de

8 negocio pueden ser sometidos a constantes mejoras, lográndose adaptar con facilidad a cambios que se produzcan en los procesos dentro de una organización. Actualmente existen un conjunto variado de BPMS en el mercado, entre ellos se destacan: BizAgi, JBPM, Oracle BPM Suite y Tibco BPMS BizAgi El concepto de automatización de procesos usando el BPMS BizAgi consiste en generar aplicaciones web basadas en diagramas de flujo del proceso. En el contexto del presente proceso de negocio la herramienta utilizada para la realización del proceso ha sido BizAgi, debido a las características que brinda esta suite, lo cual permite que al realizarse cualquier modificación en el diagrama de flujo, la aplicación web correspondiente es capaz de adaptarse automáticamente al cambio realizado lo cual ha permitido la automatización de diversos de procesos en la organización. BizAgi está concebido para lograr la cooperación integrada de determinados servicios, así como permitir un entorno en el cual se puedan relacionar varios usuarios. BizAgi comprende un conjunto de pasos fundamentales en aras de buscar agilidad y flexibilidad en la optimización, automatización y gestión, que demandan las organizaciones actuales en la ejecución continúa de los procesos. Estos pasos son: Modelado del proceso, datos del proceso, creación de formularios, reglas de negocio, asignación de recursos, integración e implementación de los modelos. La Figura muestra los pasos a seguir antes mencionados para lograr la obtención del producto final.

9 Ventajas de BPM Es importante destacar que en los procesos de gestionar información a través de determinados pasos, ya sean: documentos, planos, publicaciones; o relacionados a productos: manuales, especificaciones, prospectos, etc. BPM es un sistema que puede ayudar a modelar diversos procesos. Solo hay que diseñar. Una vez puesto en marcha BPM puede facilitar en gran medida todo el trabajo, permitiendo lo siguiente: Mejorar los sistemas de calidad de la entidad en la cual es puesto en práctica. Mejorar el proceso de producción, reducir tiempos, establecer cuellos de botella. Cumplimiento de legislaciones impuestas por la organización Restringir las acciones sobre la información: Copias controladas, protección de la información, aprobación de documentación por personal autorizado, sistema complejo de revisión y modificación de planos,... Crear nuevos procesos. Automatización de procesos: el realizador de determinada tarea hace su cometido, por ejemplo, aceptando una revisión. Es el sistema el que se encarga de enviar notificaciones a los realizadores sobre la tarea iniciada. Todo lo anteriormente descrito es facilitado por BPM, así como permitir el entendimiento de qué se está haciendo bien o mal a través de la comprensión de los procesos Integración de BPMS con otras aplicaciones Para lograr el éxito, las compañías deben responder rápidamente a los cambios a los cuales se ven sometidos con regularidad debido a diversos factores, lo cual requiere un trabajo ágil por parte de la dirección de la organización lo cual permita satisfacer las exigencias a las cuales se encuentra expuesta la compañía. La integración puede involucrar transformaciones de tipos de datos, formatos o incluso puede ser necesaria para incluir alguna lógica de negocios en el intercambio de mensajes. Los BPMS ofrecen herramientas orientadas a lograr esta integración, una de ellas la posibilidad de interactuar con servicios web y acoplarse a una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA). La implantación de una SOA permite exponer los servicios necesarios para que funcionen los procesos; mientras que los BPMS garantizan que

10 los procesos de negocios se trasformen en los consumidores de los servicios ofrecidos por SOA Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) La arquitectura orientada a servicios (SOA) no se trata de software o de un lenguaje de programación, SOA es un marco de trabajo conceptual que permite a las organizaciones unir los objetivos de negocio con la infraestructura de TI integrando los datos y la lógica de negocio de sus sistemas separados. Con la aplicación de SOA se evita continuos y costosos proyectos "de integración", ya que las mejoras a cualquier aplicación son transparentes a todas las otras. La información de negocio permite mejores decisiones de negocio. SOA consiste en un conjunto de servicios tanto de negocio como tecnológicos que, interactuando entre ellos, proporcionan la lógica necesaria para construir aplicaciones de una manera rápida. Además proporciona una serie de guías y recomendaciones para conseguir los objetivos que se impone una organización a la hora de desarrollar aplicaciones. Permite implementar nuevos servicios de negocio; así como facilita la modificación de los servicios actuales, garantizando un menor tiempo. Además ayuda a rentabilizar la inversión hecha en software al integrar sistemas cerrados, antiguos y servicios de otras áreas de negocio u otras organizaciones El papel de los Servicios Web dentro de una SOA Los Servicios Web se han convertido en el estandarte de SOA, ya que esta tecnología posee un conjunto de características que permiten cubrir todos los principios de la orientación a servicios. Centrándonos en los Servicios Web, podemos decir que con ellos se pueden generar dos tipos de Arquitecturas Orientadas a Servicios: Arquitectura Orientada a Servicios Tradicional. Arquitectura Orientada a Servicios de segunda generación. La SOA Tradicional es aquella que utiliza los principios y tecnologías básicos de los Servicios Web. Esto significa utilizar SOAP como lenguaje de intercambio, WSDL como lenguaje para la descripción de los servicios y UDDI para la publicación o registro de los mismos.

11 Ventajas de los Servicios Web Aportan interoperabilidad entre aplicaciones de software independientemente de sus propiedades o de las plataformas sobre las que se instalen. Los servicios Web fomentan los estándares y protocolos basados en texto, que hacen más fácil acceder a su contenido y entender su funcionamiento. Permiten que servicios y software de diferentes compañías ubicadas en diferentes lugares geográficos puedan ser combinados fácilmente para proveer servicios integrados Combinación de SOA y BPM Con el objetivo de dotar a las organizaciones de mecanismos que permitan adaptarse a los constantes cambios del ambiente empresarial, el desafío actual de la construcción de software consiste en cómo mejorar la capacidad de los sistemas para alcanzar nuevos requerimientos: agregar nuevas interfaces, combinar múltiples fuentes de datos, interactuar con dispositivos móviles y reemplazar viejas aplicaciones por nuevas. BPM y SOA prestan la perfecta combinación para las soluciones empresariales, donde el papel de BPM se desempeña en un nivel alto de abstracción donde se definen los procesos de negocio; mientras que SOA proporciona la plataforma que funciona como puente entre los procesos y los sistemas, al proveer las funcionalidades que estos requieren. La combinación de ambos asegura la participación y colaboración de todo el personal en el proceso de forma continua y ayuda a los directivos a estar preparados para los continuos cambios en los procesos, promoviendo la seguridad en la toma de decisiones importantes. A su vez ayuda a que los arquitectos de software elaboren sistemas empresariales fáciles de adaptar a los repentinos cambios, con un menor costo de desarrollo, fáciles de integrar y con un despliegue rápido. Capítulo 2: Modelación de los Procesos de Negocio 2.1. Descripción de los procesos a informatizar Proceso de Negocio Descripción Solicitar Trabajo Extra Laboral El proceso comienza, cuando un líder de proyecto o jefe de programa, decide realizar la solicitud de trabajo extra laboral.

12 2.2. Descripción de los participantes Nombre del participante Descripción Solicitante Es el encargado de registrar los diferentes trabajadores o estudiantes pertenecientes a un proyecto o determinado programa, que deseen permanecer en la entidad después del horario laboral Identificación de las Reglas de Negocio Las reglas de negocio asociada a la solicitud de trabajo extra laboral son: 1. La solicitud de trabajo extra laboral solo puede ser realizada por los líderes de proyectos y los jefes de programas. 2. La tarea solo estará activa por un tiempo determinado en la bandeja de tareas del usuario Modelos de procesos en BPMN La modelación de procesos es la representación del grupo de actividades que una persona o entidad efectúan para alcanzar una meta, es la representación de un proceso. Cada actividad del modelo puede ser representada en términos de sus entradas (información que necesita), roles (quién hace qué) y salidas (objetivo final de la actividad). Estos modelos deben permitir visualizar el comportamiento de un sistema, donde un proceso puede ser evaluado. Los modelos deben estar expresados de forma que permitan que los procesos sean analizados, automatizados y/o mejorados. También constituye una nueva y mejorada metodología para la documentación de la interacción de los procesos de negocio, aporta a las empresas la capacidad de comprender sus negocios con una notación gráfica y proporciona a las organizaciones la habilidad de difundir de forma estándar los procesos de negocio e incluso los procesos de los sistemas de información. Además, la notación gráfica facilita la comprensión del rendimiento de colaboraciones y negocios. A continuación el modelo de proceso asociado:

13 2.5. Identificación y descripción de los servicios necesarios Nombre del servicio web Propósito Resumen Parámetros de entrada Parámetros de Salida Precondiciones Pos condiciones Obtener Área Obtener el Área a la que pertenece un trabajador El servicio se inicia cuando se procede a buscar al área a la pertenece determinado usuario, para ello el servicio se auxilia de la base de datos en la cual se encuentran registrados todos los trabajadores, con su información correspondiente, posteriormente obtiene el área que es un dato de tipo texto, finalizando así el servicio Correo electrónico (String) Nombre del Área (String) Debe existir al menos un Área en la Base de Datos El nombre del área obtenida deberá visualizarse en el campo previsto. Nombre del servicio web Propósito Resumen Obtener Cargo Obtener el Cargo que ocupa el trabajador que inicia la tarea El servicio se inicia cuando se procede a buscar el cargo que ocupa determinado usuario en la entidad,

14 para ello el servicio se auxilia de la base de datos en la cual se encuentran registrados todos los trabajadores, con su información correspondiente, posteriormente se obtiene el cargo que es un dato de tipo texto, finalizando así el servicio. Parámetros de entrada Parámetros de Salida Precondiciones Pos condiciones Correo electrónico (String) Nombre del Cargo (String) Debe existir al menos un Cargo en la Base de Datos El nombre del cargo obtenido deberá visualizarse en el campo previsto.

15 Capítulo 3. Solución Propuesta 3.1. Definición del modelo de datos de los procesos 3.2. Definición de los formularios de los procesos Los formularios del sistema fueron creados a partir de las actividades definidas, las cuales requieren de estos formularios.

16 3.3. Definición de indicadores del proceso para la monitorización. La herramienta BizAgi permite monitorizar los procesos, lo que garantiza saber cómo se está comportando el flujo de trabajo de determinado proceso en determinado instante de tiempo. Esto es posible definiendo una serie de variables de dimensiones, que se crean a partir de las entidades de los procesos de tipo sistema, con entidades paramétricas y atributos booleanos. Estas variables permiten el monitoreo durante la ejecución del proceso utilizando su registro histórico. Una de las dimensiones que se han tenido en cuenta son las siguientes: Datos Correctos: Esta dimensión se utiliza para saber cuántas solicitudes han sido creadas por los usuarios del sistema. Área de la solicitud: Esta dimensión se utiliza para saber cuántas solicitudes se han realizado de un área determinada. Solicitante: Esta dimensión permite saber cuántas solicitudes han sido realizadas por determinado solicitante.

17 3.4. Diagrama de despliegue En el modelo de despliegue se muestra como queda distribuido el sistema en los diferentes nodos que lo componen; así como las características de cada uno de ellos. A continuación se representaran los nodos de la solución y las conexiones entre ellos. Seguidamente se describen las características de cada uno de los nodos representados en la figura anterior. Nodos PC Cliente: Representan las computadoras de la organización donde los usuarios podrán acceder a la información a través del Portal Corporativo del CITI. Software: Sistema Operativo Windows 98/98SE/2000/XP/Vista/7 Hardware: Procesador: 1.7 GHz o superior RAM: 256 MB como mínimo. Tarjeta de red: 10Mb/s. Nodo Servidor de BizAgi: Este nodo representa una computadora de la organización, en la cual se ejecutan todos los procesos de negocio desarrollados en la organización. Software: Sistemas Operativos para 32 bits: Windows Server 2003 SP1/ Windows XP Professional SP3. Sistemas Operativos para 64 bits: Windows Server 2008/ Windows Vista Ediciones Ultimate, Business, Enterprise Editions of Home Premium / Windows 7 Ediciones Ultimate, Enterprise, Professional o Home Premium.

18 Navegador: Internet Explorer/ Mozilla Firefox Gestor de Base de Datos SQL: Microsoft SQL Server 2005 SP2 o superior/ Microsoft SQL Server 2008 SP1 o superior/ Microsoft SQL Server 2008 R2. Si no se tiene ninguno de estos servidores instalados, durante la instalación de BizAgi se puede instalar SQL Server Express 2005 SP2. Internet Information Services 5.0 o superior.net Framework 2.0 Hardware: Procesador: Core 2 of 1.66GHz - procesador compatible o superior RAM: 2GB o superior Disco Duro: 1GB de espacio libre Pantalla: 1024 x 768 o mayor resolución Tarjeta de red: 10Mb/s. Nodo Servidor Web: Este nodo representa una computadora de la organización que contiene todos los servicios que posibilitan el funcionamiento de todos procesos, que de una forma u otra requieren de estos servicios para su correcto funcionamiento. Software: Puede utilizar cualquiera de los siguientes sistemas operativos Windows XP / Windows Vista con Service Pack 2 / Windows 7 / Windows Server 2003 SP2 / Windows Server 2003 R2 / Windows Server 2008 SP2 / Windows Server 2008 R2. Hardware: Debe contener como mínimo: Pentium 300 MHz - RAM 128M Espacio en el disco duro de 1,5 GB Resolución de monitor 800x600 Lector de CD-ROM para el CD de instalación Tarjeta de red: 10Mb/s. Nodo Servidor de Base de Datos: Este nodo representa una computadora de la organización que posee todas las bases de datos asociadas a los sistemas que se utilizan en la organización.

19 Software: Sistema Operativo Windows 98/98SE/2000/XP\Vista Gestor de base de datos Oracle. Hardware: Procesador: Intel Pentium 1.7 GHz o superior Disco duro: 80GB o superior RAM: 1GB o superior Tarjeta de red: 10Mb/s.

20 Conclusiones A raíz del trabajo realizado se ha cumplido los objetivos propuestos. Proporcionando de esta forma ampliar en gran medida el conocimiento referente a la herramienta BizAgi, para el modelado de procesos de negocio. Las estrategias de BPM cada día adquieren un mayor auge en los entornos empresariales donde prima el dinamismo y la capacidad de adaptación a los cambios. La utilización de un BPMS en la organización, permite la automatización de los procesos de negocio mediante BizAgi que provee estos fines. Cuando son implementados SOA y BPM de forma conjunta, se provee de una mayor flexibilidad a las empresas en cuanto a su capacidad de responder a las variaciones de los procesos de negocio. Recomendaciones Por la importancia que tiene para el CITI la implantación de una solución que permita gestionar sus procesos de negocio se recomienda que el futuro se realice avanzadas versiones que permitan en mayor medida aumentar el número de funcionalidades que este proceso permite.

21 Bibliografía Soluciones de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Disponible en: González, B. SOAP: para que sirve, sus ventajas y la estructura de los mensajes., Disponible en: Lara, R. Gestión de procesos e integración de sistemas: EAI, BPM, SOA y ESB., MSDN. Lo más destacado de Visual Studio 2010, 2010.Disponible en: MSDN..NET Framework 4, Disponible en: BPM documentación. ftp://

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