Reingeniería de Procesos Municipales

Transcripción

1 MEJORA REGULATORIA MUNICIPAL Reingeniería de Procesos Municipales

2 OBJETIVO Dotar a las funcionarios municipales con los elementos NECESARIOS de reingeniería a fin de que estos puedan crear procesos administrativos integrales y eficientes

3 QUE ES LA REINGENIERÍA DE PROCESOS? Es la revisión y rediseño fundamental de los procesos administrativos

4 CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA REINGENIERÍA? Tiempo Costo Procesos administrativos integrales y eficientes Calidad

5 CUÁLES SON LAS ETAPAS DE LA REINGENIERÍA? Iniciación Fotografía Definición de soluciones Rediseño y/o diseño Implanta -ción Medición y control Retroalimentación

6 INICIACIÓN Objetivo:Iniciar el trabajo y determinar el alcance de la reingeniería municipal Identificar los procesos administrativos municipales Priorizar los procesos administrativos identificados Frecuencia Impacto Catálogo de trámites Otros procesos no incluidos Formación de equipos de reingeniería Integrantes Reglas de operación

7 INICIACIÓN Las personas apoyan las cosas que ellas mismas crean Margaret Wheatley

8 FOTOGRAFÍA Objetivo:Elaborar una descripción precisa de los procesos actuales, identificar su problemática y costos de no calidad Definir el objetivo general del proceso Esquematizar el proceso Definir y medir variables críticas Determinar problemática Costos de no-calidad y objetivos específicos

9 FOTOGRAFÍA Definir objetivo general del proceso Se refiere a identificar la finalidad o intento al cual se dirige o encamina un proceso Cuál es la función del proceso? A qué aplicamos esa función? Qué alcances se quieren obtener? Para qué? Agilizar Los trámites A todas las dependencias municipales Para lograr la satisfacción de los clientes Agilizar los trámites en todas las dependencias municipales, para lograr la satisfacción de los clientes

10 FOTOGRAFÍA Esquematizar el proceso Se refiere a elaborar, de manera detallada, el diagrama de flujo del proceso actual Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Conector Conector fuera de página Dirección Datos

11 FOTOGRAFÍA Ejemplo de un diagrama de flujo Proceso de Mantenimiento de Alumbrado Público 1 er día 2 o día Inicio Intendente Realiza la ronda correspondiente para revisar que las luminarias funcionen. Todas las luminarias funcionan correctamente? Sí 1 Llena en su Bitácora la información de la inspección y la entrega al final del mes al Área de Validación. No La Bitácora contiene: nombre y firma del Intendente, zona, fecha, hora y diagnóstico, materiales utilizados y observaciones. Revisa en qué consiste la falla. Es necesario cambiar refacciones? Sí Realiza el cambio necesario. 1 No Le da mantenimiento y repara la falla para que funcione correctamente. 1 Área de Validación Recibe la Bitácora y la revisa. Evalúa la cantidad de materiales utilizados y proveé al Intendente de refacciones. Fin

12 FOTOGRAFÍA Definir y medir variables críticas Se refiere a identificar las variables críticas del proceso actual Variable crítica: Es aquella que causa el descontrol del proceso y se manifiesta directamente en la insatisfacción del cliente interno o externo Cualitativas: Capacitación y adiestramiento Comunicación Trabajo en equipo Calidad de la información Servicio Cuantitativas: Tiempo Costo Errores humanos Traslados Documentos emitidos Requisitos

13 FOTOGRAFÍA Determinación de las variables críticas Encuestas a clientes Encuestas a funcionarios Benchmarking Estudio de tiempos y movimientos Estudios de frecuencias Estudios de costos Cualitativas Cuantitativas

14 FOTOGRAFÍA Determinar problemática 1. Diagrama de Ishikawa: Problema Causa1 Causa 2 Causa 3 P R O C E S O S Nombre del proceso

15 FOTOGRAFÍA Determinar problemática 2. Determinación del tipo de actividad en el proceso actual: Operación Demora Actividad que agrega valor y hace que el proceso camine Retraso no programado Mantener Eliminar Inspección Revisiones y autorizaciones Reducir Almacenaje Traslado Retraso programado Desplazamiento de información o personas Eliminar / reducir Eliminar Retrabajo Actividad repetida Reducir

16 FOTOGRAFÍA Determinar costos de no-calidad y definir objetivos específicos Costos de nocalidad Representan todo aquello que los municipios pierden o dejan de ganar por deficiencia en los procesos. Ejemplos: mala imagen, poca credibilidad, baja competitividad, etc. Objetivos específicos Representan los elementos insdispensables que deberán existir en las alternativas de solución. Se deriva del objetivo del proceso y de la problemática

17 FOTOGRAFÍA Ejemplos de objetivos específicos? Capacitar y actualizar al personal del área? Establecer sistemas de integración del personal? Reducir el tiempo de respuesta a 1 día? Eliminar inspecciones del área B

18 DEFINICIÓN DE SOLUCIONES Al final del día, una empresa es los procesos mediante los cuales crea valor Michael Hammer

19 DEFINICIÓN DE SOLUCIONES Objetivo: Generar, evaluar y seleccionar soluciones factibles para mejorar los procesos Generar alternativas Lluvia de ideas Creatividad grupal e individual Evaluar alternativas Costo-beneficio Factibilidad técnica Análisis FODA Seleccionar la mejor alternativas

20 REDISEÑO Y/O DISEÑO Objetivo: Crear nuevos procesos administrativos que cumplan con las garantías establecidas? Esquematizar las actividades que componen cada proceso rediseñado.? Verificar las variables críticas de cada proceso y determinar sus garantías? Validar el rediseño de los procesos municipales

21 IMPLANTACIÓN Objetivo: Aplicar los procesos rediseñados en la administración pública municipal Informar y negociar la aplicación de los nuevos procesos con las áreas involucradas Establecer compromisos para asegurar la aplicación de los nuevos procesos Seguimiento del cumplimiento de los compromisos

22 MEDICIÓN Y CONTROL Objetivo: Monitorear los resultados obtenidos de la aplicación de los procesos rediseñados Medir el comportamiento de las variables críticas de los procesos Comparar los resultados de los procesos antiguos con los resultados de los procesos rediseñados

23 MEDICIÓN Y CONTROL La única razón para recolectar datos consiste en emprender acciones William W. Sherkenbach

24 RETROALIMENTACIÓN Objetivo:Evaluar los resultados obtenidos de la reingeniería de los procesos municipales para mejorarlos continuamente Consultar periódicamente el grado de satisfacción de los clientes Revisar constantemente el desempeño de las garantías establecidas Entregar formalmente la documentación de los trabajos de reingeniería Presentar y publicar los resultados

25 ADECUACIÓN A LA NORMATIVA Reingeniería Rediseño/diseño del proceso Normativa Adecuar disposiciones jurídicas (metodología del catálogo de trámites) Mejora Regulatoria

26 PRECAUCIONES Herramienta del sector privado (Normatividad) ISO9000