SECCION I: MERCADO, NATURALEZA Y ACTIVIDADES DE LA BOLSA NACIONAL DE VALORES

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1 SECCION I: MERCADO, NATURALEZA Y ACTIVIDADES DE LA BOLSA NACIONAL DE VALORES Con el objetivo de crear e implementar un sistema para la Bolsa Nacional de Valores que será aplicado en el cumplimiento de su labor en la prevención, control y denuncia de todas aquellas actividades que pretendan utilizar los productos y servicios por esta ofrecidos, con el objetivo de ocultar el origen de los dineros que son producto de actividades ilícitas. LA BOLSA NACIONAL DE VALORES (BOLSA) 1.1 Naturaleza de la Bolsa La BOLSA es una sociedad anónima cuyo único objeto es organizar un mercado secundario de títulos valores. Ello implica el desarrollo de sistemas de negociación de esos mercados, así como ejercer las funciones de autorización, fiscalización y regulación sobre Puestos de Bolsa (Puestos) y Agentes de Bolsa (Agentes) previstas en la Ley Reguladora del Mercado de Valores (7732) y la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, legitimación de capitales y actividades conexas (8204). 1.2 Funciones de la BOLSA (i) (ii) (iii) (iv) (v) Autorizar el funcionamiento de los Puestos de Bolsa y Agentes Establecer medios y procedimientos para facilitar las transacciones de valores Velar por la corrección y transparencia en la formación de los precios en su seno Ofrecer al público información acerca de los valores inscritos en ella, sus emisores y las operaciones que en ella se realicen Operar el ICAF Todo en el marco de la transparencia y legalidad de los recursos tanto en dinero como en valores que se transfieran entre las partes contratantes 1.3 Forma del mercado El mercado de valores organizado por la BOLSA es el mecanismo que permite la emisión, colocación y distribución de valores en el territorio nacional, por tanto, en él se incluyen las relaciones de financiamiento entre una entidad demandante de recursos y una cantidad determinada de ahorrantes o inversionistas finales a través de valores negociables. 1.4 Clientes directos Serán clientes de la BOLSA, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto que pretenda facilitar la intermediación bursátil. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 1

2 Dado lo anterior, y a pesar de que uno de los objetivos de la BOLSA se centra en velar por la protección al inversionista final, estos realizan sus operaciones por intermediación de un Puesto, mismo que es a su vez quien gira las instrucciones a la BOLSA para realizar las negociaciones deseadas y solicitadas por los primeros. La BOLSA, en ningún momento recibe órdenes directas de los inversionistas, sino más bien a través de sus intermediarios, llámense estos Puestos o Emisores, según corresponda. En el caso de los clientes domésticos, los mismos se encuentran regulados y fiscalizados por su respectiva Superintendencia, razón por la cual se sobreentiende el cumplimiento satisfactorio de la ley, mismo que vuelve improcedente la aplicación y duplicación de controles por parte de esta BOLSA, debido a que cada ente fiscalizador lo realiza de buena forma. Para el caso de los clientes internacionales, debido a que se encuentran fuera del campo de acción fiscalizador de la Superintendencia, se procederá a solicitar el nombre del ente regulador al cual reportan, además se llevará un record proporcionado por Sugeval donde se resuman los organismos homólogos a ella, en las diferentes plazas de donde procedan estos clientes. 1.5 El papel de la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL) Todas las personas físicas y/o jurídicas que actúan en el mercado de valores son regulados por la SUGEVAL, lo cual quiere decir que todas tienen que someterse a sus regulaciones en aquello que aplique. Sin embargo, sólo son supervisadas aquellas entidades que están llamadas a cumplir una función en el mercado de valores, tales como las bolsas de valores, los Puestos, las sociedades calificadoras de riesgo y los emisores. Dado lo anterior, la ubicación de la BOLSA en materia de obligaciones está en un nivel de sujeto fiscalizado, con deberes en cuanto a la Ley 8204 similares a las que pueden tener los Puestos, entendiéndose a su vez el hecho de que por la naturaleza de su negocio, existirán para la BOLSA una serie de excepciones que la eximen de cumplir con uno o varios de los requerimientos que la ley establece. 1.6 Actuación únicamente por instrucciones de Puestos y Emisores Los procesos con los que cuenta la BOLSA para lograr el desarrollo del mercado secundario, son llevados a cabo únicamente por el intermedio de una orden girada directamente ya sea por un Puesto o un Emisor, según corresponda. Dadas estas circunstancias, se entiende que no se cuenta con una relación directa entre la BOLSA y los inversionistas finales del mercado de valores. 1.7 Cuentas en bancos regulados por SUGEF Tanto las entradas como salidas del dinero que se moviliza en los flujos de la BOLSA y la CEVAL, se realizan utilizando cuentas que se mantienen abiertas en bancos que son regulados por Sugef, por tal motivo no se hace necesario establecer procedimientos de Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 2

3 control dado que estos se encargan de hacer toda la verificación del origen de los fondos. 1.8 Requisitos para ser Puesto Domésticos Todos los Puestos de Bolsa son entidades fiscalizados por la Superintendencia General de Valores Internacionales En el futuro, si la BOLSA acepta un Puesto que no es doméstico y regulado por SUGEVAL, el proceso de aceptación incluirá lo siguientes pasos relevantes: (i) (ii) (iii) (iv) Pedir el nombre del regulador local de AML Pedir el nombre de las leyes y regulaciones relevantes Confirmar con SUGEVAL que el nivel de regulación relevante es semejante al de Costa Rica o aceptable para el mercado Confirmar con el regulador que el Puesto internacional actúa bajo las leyes y regulaciones estipuladas. 1.9 Funciones de la CEVAL La CEVAL puede realizar las siguientes actividades: Recibir títulos y valores en depósito de los puestos de bolsa, instituciones de crédito y otros intermediarios financieros. Prestar los servicios de custodia, cobro, compensación, transferencia y liquidación de los títulos y valores depositados Certificar los actos que realice en ejercicio de sus funciones. El depósito, registro y administración centralizada de macrotítulos y certificados accionarios. Además podrá realizar todas aquellas actividades que la Ley Reguladora del Mercado de Valores o su reglamento le asigne Clientes Directos Los clientes directos de la CEVAL son instituciones financieras que son admitidas como depositantes y que pueden usar sus servicios. La cuenta del depositante es identificada bajo un número único en la CEVAL y por medio de este número único, los depositantes tendrán acceso a sus registros en la Central de Valores. La BOLSA, en ningún momento recibe órdenes directas de los inversionistas, sino que todas las instrucciones se canalizan a través de los depositantes. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 3

4 En el caso de los depositantes domésticos, los mismos se encuentran regulados y fiscalizados por la Superintendencia, razón por la cual se sobreentiende el cumplimiento satisfactorio de la ley, mismo que hace improcedente la duplicación de controles debido a que un ente fiscalizador lo realiza de buena forma. Para el caso de los clientes internacionales, debido a que se encuentran fuera del campo de acción fiscalizadora de las superintendencias, se procede a solicitar el nombre del ente regulador al cual reportan. Además se llevará un record proporcionado por la Superintendencia donde se resuman los organismos homólogos a ella, en las diferentes plazas de donde procedan estos clientes Requisitos para admisión de Depositantes Domésticos Los depositantes locales son entidades fiscalizadas por la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL), por la Superintendencia de Pensiones (SUPEN) o por la Superintendencia de Bancos (SUGEF) Internacionales Para aceptar a un depositante internacional se considera en el procedimiento de admisión: (i) (ii) (iii) (iv) Identificación del regulador local que fiscaliza el lavado de dinero. Identificación de las leyes y regulaciones relevantes. Confirmar con el regulador que el nivel de regulación relevante es semejante al de Costa Rica o aceptable para ellos. Confirmar con el regulador que el Depositante internacional actúa bajo las leyes y regulaciones estipuladas. SECCION II. PROCESOS DE LA BOLSA 2.1 Operaciones de Compra y Venta de valores Para generar estas operaciones, la BOLSA únicamente ejecuta las órdenes que le giran los Puestos, por lo que no hay internamente trasiego de dinero sino más bien de instrucciones. Tal y como lo establece el punto 1.8, las transacciones de los Puestos domésticos son reguladas y fiscalizadas directamente por SUGEVAL y las transacciones de los Puestos internacionales son reguladas y fiscalizadas por su regulador directo bajo un régimen semejante y aceptable para SUGEVAL. 2.2 Operaciones con pacto de cumplimiento diferido Ver punto 2.1 Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 4

5 2.3 Operaciones de Mercado de Liquidez Ver punto Operaciones de Mercado Primario Ver punto BNV Clearing / Hoja de Liquidación La hoja de liquidación es un reporte de compensación de posiciones (por el sistemas de BNV Clearing), la cual al final de la sesión mostrará un saldo neto según el cual los Puestos realizan un débito o crédito a la cuenta de la BNV en el BCCR. Para este procedimiento no se hace necesario la implementación de controles, dado que los recursos transferidos a la cuenta en el BCCR son girados directamente por los Puestos, estos ya han atravesado los controles establecidos por SUGEVAL. 2.6 Administración de FOGABONA Este procedimiento no tiene relación con el tema de Lavado de Dinero por una gama de razones: La BNV solo va a hacer pagos o recibir fondos bajo las instrucciones de SUGEVAL. FOGABONA existe para recompensar participantes en el mercado después una quiebra de otro participante. No existe para transferir fondos de un participante a un otro. 2.7 Administración de Garantías Este procedimiento consiste en trasladar de forma electrónica la custodia de los títulos valores que garantizan operaciones con cumplimiento diferido, por tanto lo que se produce internamente en BNV es la inmovilización electrónica de estos durante el plazo del pacto acordado entre las partes contratantes, quienes son Puestos de Bolsa, regulados por SUGEVAL. Debido a esto, no se hace necesaria la existencia de procedimientos de control contra el Lavado de Dinero ya que únicamente lo que se giran son instrucciones y no recursos ni valores en sí. 2.8 Traspasos no onerosos Este procedimiento consiste en trasladar el derecho de custodia de uno o varios títulos valores a un beneficiario, a solicitud de un Puesto o un Emisor según sea el caso. Debido a que lo que la BNV ejecuta son únicamente instrucciones electrónicas en las cuales cambia de cuenta la custodia del o los títulos de Puestos de Bolsa y Emisores, entidades reguladas directamente por SUGEVAL, no se hace necesaria la implementación de procesos de control de la legitimidad de los fondos, labor que recaería directamente en los depositantes y sus controles propios. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 5

6 2.9 ICAF Este servicio se ofrece solamente a bancos domésticos regulados por Sugef, con movimientos de efectivo por cuentas fiscalizadas bajo las reglas de SUGEF. Así, las transacciones en ICAF, tanto como transacciones en el mercado secundario son fiscalizados por SUGEF Registro de clientes directos La BNV establece los mecanismos adecuados para que se pueda dar el intercambio de dinero por valores entre inversionistas que son a su vez clientes de Puestos de Bolsa regulados y fiscalizados por SUGEVAL. Por tal motivo, la relación de facilitador que BNV establece se orienta únicamente hacia los Puestos de Bolsa inscritos, activos y que son regulados por SUGEVAL, los cuales cuentan a su vez con todos los mecanismos de control necesarios para asegurar la transparencia y legalidad de los fondos en dinero o valores que sus clientes negocian Archivo, custodia, y destrucción de información Información física Todos los documentos generados producto del normal giro del negocio, serán archivados en cada una de las unidades de trabajo que los confeccionan por un periodo de un mes (treinta días). Posterior al mes, cada unidad de trabajo procederá, en coordinación con el departamento de proveeduría al envío de los documentos mencionados a la entidad de custodia contratada para tales efectos, en las condiciones de calidad que esta determine. Los mismos se enviarán en cajas debidamente rotuladas, las cuales permanecerán custodiadas por un espacio mínimo de cinco años contados a partir del momento en que finalice la relación contractual con el Puesto de Bolsa relacionado. El departamento de proveeduría de la BOLSA contará con un listado en el cual se detallará claramente: Fecha de envío Número consecutivo de caja Departamento generador Contenido Firma responsable del departamento generador Para la destrucción de documentos, se cuenta con un listado que detallará: Fecha de envío Número consecutivo de caja Departamento generador Documento a destruir Firma de autorización del Jefe del departamento generador Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 6

7 La política de Archivo, Custodia y Destrucción de documentos sená aprobada formalmente por la Gerencia General de la BOLSA y el Oficial de Cumplimiento de turno Cobro por servicios En el cobro por los servicios no bursátiles prestados por la BOLSA, tales como el vector de precios y el acceso a sistemas se realiza mediante los siguientes mecanismos: depósito, transferencia o débito a la hoja de liquidación, para los cuales se manejan cuentas que han sido habilitadas en bancos que son regulados y fiscalizados por la respectiva Superintendencia Gestiones de Tesorería Ver punto Liquidación coactiva Consiste en la ejecución forzosa por la liquidación o cancelación de una operación en la cual una de las partes ha incumplido, no se produce entrada ni salida de dinero del flujo de fondos manejados por la BOLSA sino más bien, una instrucción electrónica para el cambio de titularidad de los títulos involucrados que son propiedad de clientes de intermediarios regulados y fiscalizados por la respectiva Superintendencia Liquidación financiera Dado que este procedimiento está estrechamente relacionado con el manejo de FOGABONA y teniendo en cuenta que el mencionado fondo únicamente va a recibir y girar pagos por instrucción de Sugeval para recompensar participantes en el mercado después del incumplimiento de otro participante, no se relaciona con el tema de AML Internacional Tesorería La cancelación de vencimientos y cupones internacionales, al igual que todo proceso relacionado con entidades de este tipo, requiere de una inscripción previa en la cual ya se ha solicitado información que se consigna en el punto Mercado Organizado de Negociación Electrónica de Divisas Este procedimiento se realiza mediante la red del SINPE, que es un servicio provisto por el BCCR, en el cual participan entidades reguladas y fiscalizadas por las respectivas Superintendencias, en el cual el papel desarrollado por la BOLSA es de organizador, para lo cual esta no realiza un trasiego de dinero que atraviese directamente por sus sistemas, siendo únicamente instrucciones lo que se procesa en los mismos Registro de emisiones por Underwriting Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 7

8 Es un proceso meramente de inscripción, en el cual el emisor es quien va a girar la instrucción y es quien finalmente tiene relación con la BOLSA, por tanto lo que procede es asegurar que se cuenta con todos los datos relacionados con la identidad del emisor Registro de emisiones Este proceso se da por la necesidad de tener inscritas los diferentes tipos de emisiones que luego van a ser objeto de negociación en el mercado organizado por la BOLSA. Por tal motivo lo que se realiza es una verificación de características de los títulos que van a ser inscritos, así como la recepción de la custodia en la CEVAL. En ningún momento se realiza algún trasiego de fondos, más que en el momento de efectuar la gestión de cobro Vencimientos internacionales Ver punto Contratos públicos y privados Este proceso se da cuando un potencial cliente necesita de algún servicio proveído por la BOLSA. Tal situación amerita la confección y remisión de uno o varios contratos según el tipo de servicio requerido. Tal procedimiento no requiere de la manipulación de fondos y en cuanto a la identidad de los clientes, los datos concernientes al conocimiento de los mismos son parte de la materia prima para la elaboración de los contratos, además de tratarse de entidades reguladas y fiscalizadas por la respectiva Superintendencia Contratos clientes internacionales Al igual que en el punto 2.21, este proceso se da cuando un potencial cliente internacional necesita de algún servicio proveído por la BOLSA. Tal situación amerita la confección y remisión de uno o varios contratos según el tipo de servicio requerido. Tal procedimiento no requiere de la manipulación de fondos y en cuanto a la identidad de los clientes, la información concerniente a la identidad se maneja de la forma detallada en el punto Elaboración de normativa y evacuación de consultas Los colaboradores de la Dirección de Asesoría Legal de la BOLSA, se mantienen actualizados en relación a la existencia de la normativa aplicada a la Ley 8204 con el fin de que la entidad realice los cambios pertinentes en los productos, contratos, políticas, procedimientos y otros que se relacionen con AML en el momento oportuno, minimizando con ello el riesgo de incumplimiento de la regulación relacionada con el tema Operaciones únicas en efectivo Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 8

9 Por la naturaleza del negocio, actualmente la BOLSA no realiza trasiego de dinero en efectivo, siendo nula la probabilidad de que se registren entradas de efectivo por cifras iguales o mayores a los US$10, o su equivalente en cualquier otra moneda Operaciones múltiples en efectivo Ver punto Remisión de información a la Superintendencia Dado que este punto en la ley se refiere específicamente a la forma de remitir tanto el formulario de Reporte de Operaciones en Efectivo, por las razones que se manifiestan en el punto 2.24 no procede realizar algún procedimiento al respecto. SECCION III. PROCESOS DE LA CENTRAL DE VALORES Registro de Depositantes Los depositantes locales de la CEVAL son instituciones reguladas y fiscalizadas por las superintendencias de valores, pensiones y de bancos, quienes tienen un código único de identificación que les da acceso a los sistemas de la CEVAL. A su vez, los depositantes tienen la obligación de identificar en los sistemas de la CEVAL a través de códigos a sus clientes y los depositantes son los que registran siempre las transacciones para sus clientes a través de las facilidades que brinda la CEVAL. Por tal motivo, la relación de facilitador que CEVAL establece se orienta únicamente hacia los depositantes inscritos, activos y debidamente regulados por su respectiva Superintendencia, los cuales cuentan a su vez con todos los mecanismos de control necesarios para asegurar la transparencia y legalidad de los fondos en dinero o valores que sus clientes negocian Instrucciones de valores Todas las instrucciones de valores se registran en los sistemas de la CEVAL y la realizan los depositantes en representación de sus clientes. Los depositantes son los que mantienen una relación directa con los clientes y son entidades fiscalizadas por las superintendencias locales Vencimientos Locales Diariamente la CEVAL recibe de los emisores los fondos de los valores que se encuentran depositados en dicha Central de Valores y transfiere éstos fondos a los depositantes. Los depósitos de los emisores y los pagos a los depositantes se realizan a través de bancos regulados por la SUGEF. Los depositantes son los responsables de transferir los recursos a sus clientes, de manera que la CEVAL no realiza ningún pago directamente a los inversionistas. Todas las transacciones de vencimientos se hacen a través de sujetos fiscalizados por las superintendencias locales. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 9

10 3.4. Instrucciones Internacionales CEVAL mantiene una cuenta ómnibus en Clearstream (un depósito centralizado de valores internacional) a través del cual se facilita el registro y administración de valores internacionales a los depositantes de la CEVAL. Las instrucciones de valores y efectivo de los depositantes para Clearstream son registradas en los sistemas de la CEVAL. Las transferencias de efectivo resultantes de las instrucciones internacionales pueden ser realizadas directamente por los depositantes a la cuenta de Clearstream en el Chase Manhattan Bank (New York) o bien, los fondos pueden ser transferidos a través de la CEVAL mediante cuentas de reserva en el Banco Central de Costa Rica de los bancos de los depositantes. Para este último caso, el efectivo se transfiere o se recibe al/del Chase Manhattan Bank por medio del Banco Central. Todas las instrucciones internacionales se reciben directamente de los depositantes fiscalizados por las superintendencias locales o cumplen con los requisitos establecidos para depositantes internacionales y son los depositantes los que mantienen relación directa con los clientes. SECCION IV. OBLIGACIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA Y EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Esta sección explica como el grupo cumple con la lista de obligaciones que se da en la Normativa de CONASSIF de Julio 2004 (Anexo 1). Las obligaciones están fraccionadas separando las que se siguen y otras que no se siguen. OBLIGACIONES ESPECÍFICAMENTE CUMPLIDAS 4.1 Designación del Oficial de Cumplimiento La Junta Directiva de la BOLSA, nombrará, de manera formal y escrita, un Oficial de Cumplimiento y su suplente por periodo indefinido. El mismo deberá contar con los requisitos y realizará las funciones que le exigen los artículos 11 y 12 de la normativa correspondiente. 4.2 Implementación del Manual de Cumplimiento El Oficial de Cumplimiento y el suplente son responsables de establecer una serie de políticas y procedimientos que en materia de prevención corresponda para la estructura de la BOLSA a fin de minimizar el riesgo de ser utilizados como herramienta para cometer el delito de Lavado de Dinero. 4.3 Enlace con la entidad supervisora Si durante la ejecución de una revisión, la Dirección de Regulación advierte la posibilidad de estar en presencia de alguna práctica que pudiera tener relación con el delito de Lavado de Dinero, el inspector a cargo comunicará al Director de Regulación, el cual, una vez evaluada la situación se comunicará al Oficial de Cumplimiento la Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 10

11 situación detectada, para que éste haga la evaluación del caso con el fin de determinar la necesidad y oportunidad de comunicar tal situación a la SUGEVAL. Asimismo, cada funcionario de la entidad, que tenga relación con clientes y/o con entradas y salidas de efectivo, reportará al Director de Regulación cada vez que tenga sospecha fundada de alguna actividad que pudiese estar relacionada con la intención de utilizar los servicios que presta la BOLSA en pro de ocultar el posible origen ilícito de los dineros entrantes. 4.4 Capacitación para los funcionarios Es la responsabilidad del Oficial de Cumplimiento programar como mínimo una capacitación anual para los funcionarios de las áreas relacionadas con Manejo de Fondos (ejemplo Central de Valores, Dirección de Regulación, Auditoría Interna, Personal a Cargo de Inspecciones, Oficial de Cumplimiento y el Suplente). 4.5 Actualización en materia de capacitación. El Oficial de Cumplimiento y su respectivo Suplente se mantendrán al pendiente de capacitaciones que se impartan tanto en el país como fuera de el mismo, con el fin de contar con los últimos conocimientos en materia de prevención de manera que se beneficie a la entidad con la labor desarrollada por ambos. 4.6 Recomendación de políticas para prevenir riesgos Durante la revisión anual del Manual, el Oficial de Cumplimiento hará una valoración en la estructura de la BOLSA acerca de la existencia de nuevos procesos o cambios en los ya existentes, de manera que esta herramienta se mantenga actualizada según la evolución tanto de las leyes y reglamentos, como del giro del negocio. 4.7 Presentación de los informes establecidos en la normativa y los que solicite la Superintendencia o alguna autoridad competente Cuando la Superintendencia o alguna autoridad competente así lo solicite formalmente, el Oficial de Cumplimiento y/o el Suplente estarán colaborando en la presentación de informes relacionados con la normativa y el mercado de valores en general a fin de cumplir con la ley 8204 y a su vez brindar un adecuado soporte en la cualquier investigación oficial, en la cual la BOLSA pudiese aportar elementos valiosos para los efectos requeridos en cada caso. 4.8 Preparación de informe para la Gerencia semestralmente El Oficial de Cumplimiento o el Suplente presentará a la Gerencia General un informe semestral indicando los resultados de la valoración del riesgo con que cuenta la entidad para el periodo concluido. Dicho informe detallará los puntos vulnerables que han sido valorados durante el semestre, así como las recomendaciones del caso para cada uno de los puntos mencionados. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 11

12 OTRAS OBLIGACIONES 4.9 Controles sobre los ROEs / Vigilancia de la existencia de los registros transaccionales / Comunicación de operaciones sospechosas Debido a que la BOLSA no realiza negociaciones en las cuales se vea involucrado dinero en efectivo, no proceden estas obligaciones - la confección, análisis y posterior remisión y a la Superintendencia de los Reportes de Operaciones en Efectivo (ROE) ni informes de operaciones sospechas (aunque, si durante la ejecución de una revisión, la Dirección de Regulación advierte la posibilidad de estar en presencia de alguna práctica que pudiera tener relación con el delito de Lavado de Dinero, se lo comunicará a la SUGEVAL) Convocatoria al Comité de Cumplimiento trimestralmente Ver sección Participación en la elaboración de nuevos procesos Dada la constante transformación del mercado bursátil y por ende, la aparición constante de nuevas oportunidades ofrecer productos y servicios a nuestros clientes, será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento y/o su Suplente, el participar activamente en la elaboración de cada nuevo producto y proceso, con el fin de que se cuente en los mismos con una visión orientada hacia lograr minimizar el riesgo/reputación de ser utilizado como vía para la realización del delito de Lavado de Dinero. SECCION V. COMITÉ DE CUMPLIMIENTO 5.1 Excepción para la creación del comité. Por la naturaleza del grupo y las vulnerabilidades directas limitadas, la BNV esta solicitando con estos argumentos, una excepción a este requisito, tal como lo posibilita el Articulo 37 de la Reglamento General de la ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de uso no Autorizado, Legitimación de Capitales y Actividades Conexas, Ley SECCION VI. AUDITORÍA INTERNA 6.1 Realización de Auditorías. Durante la preparación de su planificación, el Director de Auditoría Interna de la BOLSA y la CEVAL, considerará la realización oportuna de auditorias de cumplimiento basadas en este Manual y los procesos descritos en él. 6.2 Revisión anual de la situación de la organización. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 12

13 Adicionalmente, una vez por año, el Oficial de Cumplimiento y el Suplente se reunirán con el Director de Auditoria para examinar los riesgos de AML para la BOLSA y sus empresas relacionadas, así como la eficacia en la realización de los procesos que han sido incluidos como parte de este Manual. SECCION VII. RECURSOS HUMANOS Reclutamiento y Selección del Personal. El departamento de Recursos Humanos contará con una política de reclutamiento y selección del personal, de tal forma que se asegure la idoneidad de cualquier funcionario en cuanto a sus conocimientos y habilidades relacionadas con el puesto a desempeñar, así como cualidades personales que le brinden un alto nivel de integridad minimizando el riesgo para la BOLSA en cuanto al tema de Lavado de Dinero y otros. Se deben definir perfiles, los cuales están entre: Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 13

14 Ejecutivo Profesional Operativo Asimismo, cada uno de los perfiles cuenta con una serie de competencias para el buen desempeño del trabajo: Comunicación Conocimientos técnicos profesionales Iniciativa Adaptabilidad Análisis y solución de problemas Liderazgo estratégico Delegación de autoridad y responsabilidad Diseño de cargos con Empowerment Habilidad para persuadir y vender ideas Control de la información Negociación 7.2. Integridad del Personal Las diferentes jefaturas de la BOLSA realizarán un monitoreo y observación constante acerca de elementos relacionados con la integridad del personal, especialmente de las áreas de riesgo, de manera que se pueda contar con un nivel razonable de certeza positiva en cuanto a aspectos tales como la concordancia del nivel de ingresos respecto al estilo de vida aparente, aceptación de regalías de cualquier tipo, anuencia para el disfrute de vacaciones, otros elementos que pudiesen sugerir la posibilidad de que el funcionario se encuentre comprometido de manera desleal hacia la empresa y las sanas costumbres, en afiliación con intereses y personas de dudosa reputación Código de Ética La BOLSA contará con un código de principios éticos, que brinde una adecuada guía que le permita al funcionario establecer sus deberes y derechos en materia de comportamiento, con el fin de maximizar la calidad humana del personal tanto de nuevo ingreso como antiguo. ANEXO 1 Normativa para el cumplimiento de la Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de uso no Autorizado, Legitimación de Capitales y Actividades Conexas, Ley Artículo 1. Ámbito de aplicación La presente Normativa regula los requisitos mínimos que deberán cumplir los sujetos fiscalizados por la Superintendencia General de Entidades Financieras, la Superintendencia de Pensiones y la Superintendencia General de Valores con el objeto de prevenir las operaciones de ocultación y movilización de capitales de procedencia dudosa y otras transacciones encaminadas a legitimar capitales provenientes de delitos graves. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 16

15 Dichos requisitos consideran los siguientes aspectos: a) Manual de Cumplimiento. b) Conocimiento del cliente y del personal. c) Registro y notificación de transacciones. d) Oficial y Comité de Cumplimiento. Artículo 2. Definiciones Comité de cumplimiento Órgano de apoyo y vigilancia al Oficial de Cumplimiento, que las entidades supervisadas deberán nombrar en forma permanente, por acuerdo de la junta directiva u órgano colegiado equivalente. Efectivo Billetes y/o monedas iguales o superiores a los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en otra moneda. Información resumen sobre las operaciones únicas y múltiples ocurridas durante el mes Cuadro resumen de las operaciones únicas y múltiples ocurridas durante el mes inmediato anterior que deberá ser remitido en el plazo y la forma que determine cada Superintendencia. Legitimación de capitales Proceso por medio del cual el legitimador transforma las ganancias monetarias derivadas de una actividad ilícita, en fondos provenientes de una simulada fuente legítima. Manual de Cumplimiento Programa elaborado por la entidad financiera fiscalizada y aprobado por su autoridad máxima, que contiene las políticas y procedimientos para la debida diligencia en la prevención y detección de la legitimación de capitales, de conformidad con el ordenamiento jurídico. Oficial de cumplimiento Funcionario que la institución financiera deberá designar con el objetivo de vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos en materia de legitimación de capitales quien a su vez servirá de enlace con las autoridades competentes. Operaciones múltiples en efectivo Aquellas operaciones en efectivo que están por debajo de los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en otra moneda, que sumadas superen esa cifra durante un mes calendario (de 28 a 31 días según corresponda). Política Conozca a su cliente Conjunto de medidas que aplican las entidades financieras con el fin de identificar de la mejor manera posible, a las personas físicas y jurídicas que mantienen una relación de negocios. Política conozca a su empleado Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 17

16 Conjunto de procedimientos y políticas tendientes a procurar un alto nivel de integridad personal del propietario, directivo, administrador o empleado de las entidades financieras, así como de sistemas para evaluar sus antecedentes personales, laborales y patrimoniales. Programa de capacitación y adiestramiento Cursos de inducción, seminarios, charlas, talleres, foros o cualquier otro medio que implemente la entidad financiera con el fin de alcanzar el objetivo de capacitar a su personal en el conocimiento y prevención de la legitimación de capitales, así como el conocimiento de la Ley y normativa que sobre esta materia se emita. Reporte de operaciones únicas en efectivo Formulario diseñado por el órgano de supervisión y fiscalización competente, que registra el ingreso o egreso de las transacciones en efectivo, en moneda nacional o extranjera, iguales o superiores a los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en colones u otras monedas. Reporte de operaciones múltiples Formulario diseñado por el órgano de supervisión y fiscalización competente, que registra el ingreso o egreso de las transacciones en efectivo, en moneda nacional o extranjera que en conjunto igualen o superen los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en colones u otras monedas, si son realizadas por una misma persona o en beneficio de ella durante 30 días, mes calendario. Transacción inusual Aquella que no se ajusta a los patrones de transacción habitual definidos por la entidad. Transferencias enviadas y recibidas Son las transferencias depositadas o retiradas en efectivo, desde el exterior o hacia él, en moneda nacional o extranjera, iguales o superiores a los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en colones u otras monedas extranjeras. Transacción sospechosa Aquella transacción efectuada o realizada en forma periódica o aislada, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual, sin justificación material, económica o legal evidente, o de complejidad inusitada o injustificada. CAPITULO I MANUAL DE CUMPLIMIENTO Artículo 3. Desarrollo del Manual de Cumplimiento Las entidades fiscalizadas y empresas integrantes de grupos financieros y conglomerados sujetos a la fiscalización de la Superintendencia General de Entidades Financieras, la Superintendencia General de Valores y la Superintendencia de Pensiones, deberán desarrollar un Manual de Cumplimiento, el cual debe ser aprobado por la Junta Directiva o el Consejo de Administración, según corresponda. Dicho Manual deberá ser revisado anualmente, y estar a disposición de la respectiva Superintendencia. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 18

17 El Manual de Cumplimiento tiene como propósito orientar a los funcionarios de la entidad en el acatamiento del ordenamiento jurídico y de las disposiciones legales y regulatorias, y de las políticas internas. Dicho Manual de Cumplimiento deberá contener, como mínimo, los siguientes aspectos: a) Políticas y procedimientos para la debida identificación del cliente (persona física o jurídica que realiza directamente la transacción, así como la persona a favor de quien la realiza)1 y el origen de los recursos del cliente (incluso si se trata de menores de edad), así como políticas, procedimientos, y controles para el registro y mantenimiento de la información y documentación de respaldo, los archivos de cuentas, la correspondencia comercial y las operaciones financieras que permitan reconstruir o concluir las transacciones. b) Procedimiento para la aplicación de la política Conozca a su cliente. c) Procedimientos para el registro y control del ingreso y/o egreso de las transacciones en efectivo (incluidas las transferencias depositadas o retiradas en efectivo, desde el exterior o hacia él) en moneda nacional o extranjera, iguales o superiores a los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en otra moneda. d) Procedimientos para el registro y control de las denominadas operaciones múltiples en efectivo, tanto en moneda nacional como extranjera, que en conjunto igualen o superen los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en otra moneda, si son realizadas por una persona determinada o en beneficio de ella durante el período que se indica en el Artículo 6 de la presente normativa. e) Políticas, procedimientos y controles para la detección, control y reporte al Oficial de Cumplimiento y a los órganos de supervisión de las operaciones sospechosas, tales como las que se efectúen fuera de los patrones de transacciones habituales y las que no sean significativas (según el monto que establezca la entidad) pero sí periódicas sin fundamento económico o legal evidente. Para ello se anexa como documento de consulta las denominadas Señales de Alerta (Ver Anexo 2). f) Programas de Capacitación permanente y adiestramiento a todo el personal de la entidad (incluyendo al personal de nuevo ingreso), que considere entre otras, las responsabilidades fijadas en la Ley g) Procedimientos para asegurar permanentemente un alto nivel de integridad personal de: propietarios, directivos, administradores y empleados de la entidad financiera, que contemplen un sistema para evaluar los antecedentes personales, laborales y patrimoniales de esas personas. h) Funciones, responsabilidades y obligaciones del Oficial de Cumplimiento y del suplente, así como perfil del puesto y requisitos mínimos que deben cumplir para ocupar el puesto. Si el Oficial es corporativo y cuenta con auxiliares en cada empresa del Grupo o Conglomerado Financiero, también deberá indicar sus requisitos y perfil. i) Funciones, responsabilidades y obligaciones del Comité de Cumplimiento. j) Sanciones disciplinarias internas aplicables por incumplimiento de la Ley 8204 y la presente normativa. k) Procedimiento para la entrega de informes a jueces de la República en relación con investigaciones y procesos por delitos tipificados en la Ley 8204, en el plazo que dicten éstos. 1 Para el caso de los entes fiscalizados por SUPEN, el cliente jurídico responde únicamente al cotizante de un plan de pensiones a favor de uno o varios afiliados individuales. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 19

18 l) Procedimientos para atender solicitudes de autoridades competentes de decomiso, secuestro u otra medida cautelar, sobre bases utilizadas o relacionadas con la comisión de los delitos previstos en la Ley 8204, en el plazo que dicten éstos. m) El código de ética emitido por la entidad de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 41 del Reglamento a la Ley 8204, en adelante el Reglamento. CAPITULO II IDENTIFICACION DEL CLIENTE Artículo 4. Política Conozca a su cliente Las entidades deben adoptar la política Conozca a su Cliente como un instrumento que permita identificar y administrar los riesgos relacionados con la legitimación de capitales tipificados en la Ley 8204, y con ello minimizar la presencia de clientes que podrían utilizarlas para propósitos ilícitos. La identificación debe realizarse sobre todos los clientes. Para efectos de esta normativa, se entenderá como cliente lo siguiente: a) Una persona o entidad que mantiene una cuenta. b) Una persona o entidad en cuyo nombre se mantiene una cuenta (beneficiarios). c) Beneficiarios de transacciones realizadas por intermediarios profesionales (por ejemplo: contadores y abogados). d) Una persona o entidad vinculada con una transacción financiera que puede representar un riesgo importante para la entidad. No se considerarán clientes quienes utilizan los servicios de la entidad financiera únicamente para cancelación de servicios públicos e impuestos. Se debe disponer como mínimo de la información que se indica a continuación: 1. Para personas físicas Identificación satisfactoria del cliente mediante cédula de identidad para nacionales, pasaporte para extranjeros no residentes y cédula de residencia para extranjeros residentes en el país. En el expediente respectivo debe adjuntarse una copia de dicho documento de identificación. Asimismo, requerir como mínimo: a) Nombre completo. b) Fecha y lugar de nacimiento, estado civil y profesión. c) Nacionalidad. d) Sexo (M) o (F). e) Dirección exacta de la residencia permanente (indicada con puntos cardinales, incluyendo provincia, cantón, distrito y otras señas específicas). f) Dirección electrónica si aplica. g) Número de teléfono y de fax (si aplica). h) Ocupación y nombre del patrono (en cuyo caso debe adjuntar la orden patronal), o si trabaja en lo propio, la naturaleza de sus negocios. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 20

19 i) Razones por las cuales establece la relación comercial y la naturaleza de los negocios a realizar. j) Nivel estimado mensual de las operaciones que efectúa, tomando en cuenta el total transado de egresos e ingresos. k) Fuente u origen de los fondos: En los casos que la entidad lo considere necesario, se efectuará una verificación fehaciente de la actividad que genera los recursos. 2. Para personas jurídicas En el caso de cuentas o transacciones financieras realizadas por personas jurídicas, debe verificarse la identidad de las personas (ya sean socios o representantes legales) que actúan como responsable (s) de la cuenta o transacción financiera, información que debe ser actualizada. La información puede verificarse mediante certificaciones de la personería, emitida por el Registro Público o con vista en el Libro de Accionistas extendida por un notario público, según corresponda. Para ello se debe disponer como mínimo de información de los siguientes aspectos: a) Situación legal de la entidad cuando se da la apertura de una cuenta (por ejemplo: tipo de persona jurídica, nombre de los accionistas y porcentaje de participación para aquellos que posean más del 10% de las acciones o en su defecto, el accionista mayoritario, vigencia, cédula jurídica, o cualquier otro documento que la entidad considere pertinente). b) Dirección exacta del domicilio social, con identificación del teléfono, fax, correo electrónico y cualquier otro medio para comunicarse. c) Representación judicial y extrajudicial de la persona jurídica, así como fotocopia de la cédula de identidad y dirección exacta del lugar de habitación permanente, con indicación del teléfono, fax, y cualquier otro medio de localización del representante(s) legal(es) y del agente residente. De este último, únicamente cuando los representantes legales de la compañía no tengan su domicilio en el país. d) Fuente u origen de los fondos: En los casos en que la entidad lo considere necesario, hará una verificación fehaciente de la actividad que genera los recursos. e) Información financiera o contable, o de otro tipo que permita evaluar razonablemente el nivel estimado de las operaciones del cliente. Tanto para las personas físicas y jurídicas, la entidad deberá verificar los datos del domicilio del cliente. Esta verificación se realizará por medio de recibos de servicios públicos, visitas al domicilio, constancias de alguna entidad oficial gubernamental o cualquier otro método que le permita a la entidad cumplir con este requisito. Se deberá dejar constancia en el expediente del cliente del resultado de la verificación efectuada mediante copia de los documentos o a través de memorandos o bitácoras de visitas. Por otra parte, como información complementaria podrá solicitar referencias comerciales o bancarias. Finalmente, si la entidad financiera determina que un cliente se desempeña entre otras actividades, las citadas en el Artículo 15 de la Ley 8204, deberá requerirle la autorización de inscripción emitida por la Superintendencia General de Entidades Financieras. CAPITULO III Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 21

20 REGISTRO Y NOTIFICACION DE TRANSACCIONES Artículo 5. Operaciones únicas en efectivo Se entenderá por operaciones únicas aquellas transacciones individuales en efectivo (entendiéndose por efectivo billetes y/o monedas) iguales o superiores a los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en otra moneda. Las personas físicas o jurídicas sujetas al cumplimiento de la Ley 8204, deberán registrar en el Formulario 1 adjunto, el ingreso o egreso de las transacciones en efectivo (incluidas las transferencias depositadas o retiradas en efectivo, desde el exterior o hacia él) en moneda nacional o extranjera, iguales o superiores a los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en colones u otras monedas extranjeras. Artículo 6. Operaciones múltiples en efectivo Se entenderán por operaciones múltiples aquellas operaciones en efectivo que están por debajo de los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en otra moneda, si son realizadas por una persona determinada o en beneficio de ella pero que sumadas superen esa cifra durante el período determinado en el presente Artículo. Las operaciones múltiples en efectivo (incluidas las transferencias depositadas o retiradas en efectivo, desde el exterior o hacia él, serán consideradas transacciones únicas, cuando en conjunto igualen o superen los diez mil dólares estadounidenses (US$10.000,00) o su equivalente en otra moneda, durante un mes calendario (de 28 a 31 días según corresponda). Estas deberán reportarse a la Superintendencia que corresponda, por el Oficial de Cumplimiento. El reporte al supervisor respectivo debe ser confeccionado por el Oficial de Cumplimiento al cierre de cada mes. Para el control de las operaciones múltiples, el Oficial de Cumplimiento deberá completar el Formulario 2. También podrá realizar el registro de la información en otro formato generado directamente de los sistemas de la entidad, siempre y cuando contenga todos los datos requeridos en dicho formulario. Artículo 7. Remisión de información a las Superintendencias La información resumen sobre las operaciones únicas y múltiples ocurridas durante el mes, deberá ser enviada a la respectiva Superintendencia según donde se originó la transacción dentro de los quince días naturales posteriores al cierre de cada mes, bajo el formato que se muestra en el Formulario 4. Cada Superintendencia definirá la forma de envío de este Formulario 4. Si la Superintendencia correspondiente no recibe la información indicada anteriormente, se asumirá que la entidad no registró movimientos de esa naturaleza durante el período establecido. Si el Oficial de Cumplimiento labora para un grupo o conglomerado financiero conformado por entidades supervisadas por varias Superintendencias, cuando confeccione este Cuadro Resumen, debe clasificar los formularios únicos y múltiples por Superintendencia, para lo cual tomará en cuenta la entidad donde se originó la transacción. Así por ejemplo, si un formulario fue confeccionado por un cajero de un Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 22

21 banco que presta los servicios a un Puesto de Bolsa, este formulario debe ser considerado en el resumen que se enviará a la Superintendencia General de Valores. Si una entidad no tuvo movimientos de operaciones en efectivo por sumas iguales o superiores a los US$10.000,00 o su equivalente en otras monedas (tanto únicas como múltiples) deberá remitir una nota a la Superintendencia que corresponda, informando de tal situación. En el caso de las entidades no bancarias fiscalizadas por la Superintendencia General de Valores -SUGEVAL- y por la Superintendencia de Pensiones -SUPEN-, que utilizan sus cuentas corrientes del sistema bancario nacional para recibir recursos de sus clientes, podrán, en coordinación con el Oficial de Cumplimiento de la entidad recaudadora (el Banco), compartir información respecto de aquellas transacciones realizadas en efectivo por sumas iguales o superiores a los US$10.000,00 o su equivalente en otras monedas, a efectos de que pueda cumplir con las obligaciones de reporte que le impone el ordenamiento jurídico. CAPITULO IV COMUNICACIÓN DE TRANSACCIONES SOSPECHOSAS Artículo 8. Tratamiento y contenido de los reportes de las operaciones inusuales y sospechosas Se definen como operaciones inusuales aquellas que no se ajustan a los patrones de transacción habituales. Dentro de estas operaciones se podrían considerar, pero no limitadas a estas, las que se indican en el Anexo 2 de la presente normativa. Se definen como operaciones sospechosas aquellas transacciones efectuadas o realizadas en forma periódica o aislada, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulten inusuales, sin justificación material, económica o legal evidente, o de complejidad inusitada o injustificada. Cuando la entidad determine una operación inusual, deberá iniciar un estudio con una relación de hechos pormenorizada que contenga al menos los siguientes datos: a) Identificación del cliente. b) Actividad económica. c) Antecedentes de la operación. d) Descripción detallada de los movimientos o transacciones estudiadas o analizadas. e) Documentación soporte (copia de estados de cuenta, cheques, transferencias, entre otros). f) De ser necesario, adjuntar gráficos, cuadros y/o procedimientos utilizados. Si del estudio anterior se concluye que la operación inusual es sospechosa, se deberá remitir en forma inmediata a la Superintendencia correspondiente el Formulario 3 Reporte de Operación Sospechosa (ROS) y copia del estudio efectuado por el Oficial de Cumplimiento incluyendo la documentación que da origen al reporte y una descripción precisa sobre la actividad atípica, en un sobre cerrado con la leyenda Confidencial. Compendio de Normativa de la Bolsa Nacional de Valores, S.A.- 23