INSTRUCTIVO: REGISTRAR MODIFICACIONES

Transcripción

1 Página: 1 de 10 INSTRUCTIVO: REGISTRAR MODIFICACIONES PRESUPUESTALES DE UN PROYECTO EN EL SGF-QUIPU

2 Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Registrar en el SGF- QUIPU las modificaciones presupuestales autorizadas. ALCANCE: Inicia con la recepción del acto administrativo y/o documento mediante el cual se modifica el presupuesto del proyecto y finaliza con el registro en el SGF- QUIPU. Aplica para las dependencias encargadas del manejo presupuestal de la Gestión General en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad, Editorial y Unimedios. DEFINICIONES: 1. Adición presupuestal: Montos que incrementan las apropiaciones presupuestales inicialmente asignadas en una vigencia fiscal. 2. Apropiaciones presupuestales: Autorizaciones máximas de gastos aprobadas por autoridad competente, para ser ejecutadas o comprometidas durante una vigencia fiscal. 3. Reducción presupuestal: Montos en que se disminuyen las apropiaciones presupuestales inicialmente asignadas en una vigencia fiscal. 4. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 5. Traslado de apropiación presupuestal: Es la modificación que disminuye el monto una apropiación para aumentar el de otra, en la misma cuantía. 6. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Las modificaciones presupuestales de los Fondos Especiales que correspondan a proyectos específicos con financiación externa deben contar con la resolución que modifica el presupuesto y se procede a registrarla en el SGF-QUIPU. 3. Las modificaciones presupuestales de los proyectos del Banco de Proyectos- BPUN debe contar con la solicitud de modificación presupuestal con visto bueno de la Dirección Nacional de Planeación y Estadística, Oficinas de Planeación o dependencias que hagan sus veces, documento con el cual se procede a realizar la modificación en el SGF-QUIPU. Las solicitudes de modificaciones presupuestales asociadas a convocatorias internas se registran en SGF-QUIPU, con el documento generado por el sistema Hermes. 4. En todos los casos de solicitud de traslado entre rubros presupuestales, reducción o aplazamiento presupuestal, se debe revisar la disponibilidad presupuestal que lo soporte. Se podrá expedir certificado de disponibilidad presupuestal que ampare dicha solicitud. 5. En el caso de que se expida el certificado de disponibilidad de ampare el traslado presupuestal se debe anular para registrar la modificación presupuestal correspondiente.

3 Página: 3 de INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO En este instructivo se relaciona cada una de las modificaciones presupuestales de un proyecto. (Para ir a revisar cada unas de las tareas a efectuar según el tipo de modificación, se debe poner el cursor del mouse sobre el tipo de la legalización y oprimir la tecla control (Ctrl) + clic). Adicionar o reducir el presupuesto de un proyecto en el SGF - QUIPU Trasladar el presupuesto de un proyecto o entre proyectos en el SGF - QUIPU 1 Adicionar o reducir el presupuesto de un proyecto en el SGF - QUIPU 1.1 Adicionar o reducir un proyecto del banco de proyectos - BPUN Para adicionar o reducir las apropiaciones de un proyecto de inversión registrado en el Banco de Proyectos- BPUN de la Universidad Nacional de Colombia se debe tener la Resolución de Rectoría mediante la cual se le modifica la apropiación global al proyecto y la solicitud de modificaciones presupuestales autorizada por la Dirección Nacional de Planeación y Estadística, Oficinas de Planeación o dependencias que hagan sus veces en las sedes, mediante el cual se distribuye por niveles rentísticos y rubros presupuestales del gasto, el valor modificado del proyecto. 1.2 Adicionar o reducir un proyecto del fondo especial con recursos de financiación externa. Para adicionar o reducir las apropiaciones de un proyecto del fondo especial se debe tener la resolución firmada por el ordenador del gasto mediante la cual se le modifica la apropiación inicial del proyecto y la distribuye por niveles rentísticos y rubros presupuestales del gasto, el valor modificado del proyecto. A continuación se muestra el paso a paso para registrar la adición o reducción del presupuesto de un proyecto del banco de proyectos - BPUN (financiación Interna) y del fondo especial (financiación externa) en el SGF-QUIPU.

4 Página: 4 de 10 Para adicionar o reducir las apropiaciones del presupuesto del proyecto, el responsable designado por el área de Presupuesto debe ingresar al módulo de Proyectos en el Sistema de Información Financiera SGF QUIPU. Esta es la ruta que debe seguir en el SGF-QUIPU para adicionar o reducir apropiaciones: SGF QUIPU: Proyecto > Operativo > Gestión Ficha Proyec > Ficha financiera Al ingresar a FICHA FINANCIERA se deben tener presente las siguientes pautas para diligenciar en los campos determinados en el Sistema de Gestión Financiero SGF- QUIPU:

5 Página: 5 de 10 a. Empresa: El código de la empresa se encuentra digitando F9 para seleccionar la unidad ejecutora. b. Tipo Mov: correspondiente a tipo de movimiento que afectará las apropiaciones del proyecto, si se van a reducir las apropiaciones del proyecto, se selecciona el movimiento 3 y si se van a adicionar se selecciona el movimiento 4. c. Imputación: Digitar F9 y seleccionar los niveles rentísticos del ingreso o los rubros presupuestales del gasto en los cuales se distribuirá las apropiaciones adicionadas, o en los cuales se efectuará la reducción presupuestal respectiva. d. Recurso: Digitar F9 y seleccionar el código del recurso que respalda la modificación presupuestal. En caso de que se tenga claro, se puede digitar directamente. e. Valor Ingresos Valor Gastos: Digitar el valor de la modificación presupuestal tanto en el ingreso como en el gasto. f. Digitar la tecla GRABA Posteriormente se autoriza la adición o reducción efectuada al presupuesto del proyecto, el responsable designado por el área de Presupuesto debe ingresar al módulo de Proyectos en el Sistema de Información Financiera SGF QUIPU. Esta es la ruta que debe seguir en el SGF-QUIPU para autorizar la adición o reducción de apropiaciones en el SGF- QUIPU:

6 Página: 6 de 10 SGF QUIPU: Proyecto > Operativo > Gestión Ficha Proyec > Autoriza Ficha financiera Al ingresar a AUTORIZA FICHA FINANCIERA se deben tener presente las siguientes pautas para diligenciar en los campos determinados en el Sistema de Gestión Financiero SGF- QUIPU: a. Empresa: Digitar el código de la Empresa que se digitó en la Ficha Financiera. b. Proyectos: Digitar el código del proyecto que se adicionó o redujo. Si no se conoce se puede digitar F9 y se busca con el nombre del proyecto. c. Casilla de Autorización (Aut): Se da un click en el campo que aparece frente al proyecto. Al activar la casilla de autorización (Aut) se genera la pantalla Distribución de rubros donde se observará el resumen de los movimientos a autorizar de la ficha financiera.

7 Página: 7 de 10 Afecta el valor del proyecto? Si: Se modifica el valor del proyecto y se aprueba la autorización. No: Se mantiene el valor del proyecto y se aprueba la autorización. 2. Trasladar el presupuesto de un proyecto o entre proyectos en el SGF - QUIPU Los traslados presupuestales podrán efectuarse cuando se requiera trasladar apropiación de un rubro presupuestal a otro, previo análisis de las necesidades del solicitante. 2.1 Trasladar apropiaciones de un proyecto del Banco de proyecto- BPUN Para trasladar las apropiaciones de un proyecto de inversión registrado en el Banco de Proyectos- BPUN de la Universidad Nacional de Colombia se debe contar con la solicitud de modificación presupuestal autorizado por la Dirección Nacional de Planeación y Estadística o quien haga sus veces en las sedes, mediante el cual se modifican las apropiaciones iniciales del proyecto.

8 Página: 8 de Trasladar apropiaciones de un proyecto del Fondo Especial con recursos de financiación externa. Para trasladar las apropiaciones de un proyecto de destinación específica del fondo especial se debe tener la resolución firmada por el ordenador del gasto mediante la cual se le modifica la apropiación inicial del proyecto. Ingresar al módulo de Proyectos en el SGF- QUIPU Para registrar traslados internos en un proyecto, es decir modificaciones presupuestales internas de un proyecto sin afectar el valor total asignado, el responsable designado por el área de Presupuesto debe ingresar al módulo de Proyectos en el Sistema de Información Financiera SGF QUIPU. Esta es la ruta que debe seguir en el SGF-QUIPU para trasladar apropiaciones en el SGF- QUIPU: SGF QUIPU: Proyecto > Operativo > Traslados

9 Página: 9 de 10 Al ingresar a TRASLADOS se deben tener presente las siguientes pautas para diligenciar en los campos determinados en el Sistema de Gestión Financiero SGF- QUIPU: a. Tipo de Movimiento: Corresponde al código del movimiento que afecta el proyecto, para lo cual debe digitar F9, seleccionando el tipo de movimiento correspondiente. b. Vigencia: Se debe digitar el año en curso. c. Fecha de Traslado: Corresponde a la fecha en la cual se está efectuando el traslado presupuestal interno del proyecto. d. Observación: Se debe digitar de manera general el objeto del traslado presupuestal que se está realizando en el proyecto. e. Tp: Corresponde al tipo de movimiento que afectará el proyecto. Por ser traslado interno cuando se contracredita o disminuyen valores se digita O de origen para el rubro del cual se van a disminuir los recursos y se digita D de destino para el rubro que recibirá los recursos o al cual se le acreditan las partidas correspondientes. f. Emp Lid: Corresponde al código de la empresa a la cual pertenece el proyecto. g. Proyecto: Se digita el código del proyecto que se está modificando. Si no se conoce se puede digitar F9 y se busca con el nombre. h. Área: Corresponde al área específica del proyecto al cual se le está efectuando el traslado presupuestal interno

10 Página: 10 de 10 i. Imputación: Digitar el código del nivel rentístico o rubro presupuestal que se va a contracreditar o a acreditar según corresponda. j. Recurso: Digitar el código del recurso que financiará el traslado presupuestal. Si no se conoce se debe digitar F9 y seleccionar el código correspondiente. k. Vr Operación: Digitar el valor del traslado presupuestal que afectará el nivel rentístico o rubro correspondiente l. Graba Traslado: Digitar S con lo cual quedará registrado el traslado presupuestal. Fin del instructivo ELABORÓ CARGO Socorro Cardozo Miranda, Amanda Almanza Angela Avendaño Jefe, Asistente Administrativo y Profesional Especializado de la División Nacional de Gestión Presupuestal REVISÓ CARGO Áreas de Presupuesto de sedes, Direcciones Administrativas de Sedes Unidades Especiales, Unidades Administrativas de Fondos Especiales, María Fernanda Forero, Cielo Murcia Moreno Directores Administrativos de sedes, Jefes de Oficinas de Presupuesto de Sede, Jefes financieros de Unidades Especiales, Jefes de las Unidades Administrativas de los Fondos Especiales, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa APROBÓ CARGO Gerardo Mejía Alfaro Gerente Nacional Financiero y Administrativo. FECHA Julio 13 de 2015 FECHA Julio 27 de 2015 FECHA Julio 27 de 2015