MANUALES DE OPERACIÓN PARA MANTENIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ASEGURAMIENTO INTEGRAL Página 1

Transcripción

1 MANUALES DE OPERACIÓN PARA MANTENIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ASEGURAMIENTO INTEGRAL 2012 Página 1

2 CONTENIDO 1. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE SINIESTRO PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN A SINIESTROS DE BIENES MUEBLES PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN A SINIESTROS DEL PARQUE VEHICULAR. 2. PROCEDIMIENTO PARA ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIONES EN PÓLIZA. 3. PROGRAMA DE REPORTES. 4. PROGRAMAS DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD INTEGRAL PROGRAMA DE VISITAS DE CAMPO ESTABLECIMIENTO DE UN MODELO GUÍA PARA CONFORMAR UN SISTEMA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS PROGRAMA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL RESPONSABLE Página 2

3 INTRODUCCIÓN EL PRESENTE DOCUMENTO CONTIENE MANUALES DE OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL DE ASEGURAMIENTO INTEGRAL DE ASEGURAMIENTO, SE ELABORA DE CONFORMIDAD AL INCISO III DEL NUMERAL 44 DEL ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, PUBLICADO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, EL 16 DE JULIO DE 2010 EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN. EL PRESENTE DOCUMENTO APLICA A LOS PROCEDIMIENTOS REFERENTES AL ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DE LA CONSAR, ASÍ COMO, A LA ATENCIÓN DE SINIESTROS QUE SUFRAN LOS ORGANISMOS Y DEPENDENCIA DE LA MISMA. I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, PUBLICADO EL 16 DE JULIO DE 2010 EN EL D.O.F., POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Página 3

4 1. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE SINIESTRO 2012 Página 4

5 1.1 PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE SINIESTRO DE BIENES MUEBLES 2012 Página 5

6 Atención a siniestros de Bienes inmuebles, muebles y dinero y/o valores Tiempo máximo de respuesta: días Responsable No. Actividades Documento de trabajo Unidad Administrativa 1 Reporta a la aseguradora y al área responsable de bienes patrimoniales y/o seguros, el siniestro, indicando el número de póliza e inciso, lugar de los hechos y descripción de afectación que sufrió el bien Reporte 2 Recibe de la U.A. usuaria, el reporte del siniestro ocurrido, asigna número de expediente y registra en bitácora de siniestros. Registro en base de datos. 3 Reporta a la aseguradora el siniestro indicando el número de póliza, lugar de los hechos y descripción de la afectación Reporte 4 Recibe de la aseguradora número de siniestro y solicitad apoyo al área Jurídica. Cuál es tipo de siniestro a atender? Bines Inmuebles: pasa a la actividad 5 Bienes Muebles: pasa al procedimiento "Atención de siniestros de muebles" Valores y dinero en efectivo: pasa al Solicitud de apoyo al área Jurídica procedimiento "Atención de siniestros de valores" 2012 Página 6

7 Responsable No. Actividades Documento de trabajo 5 Realiza las visitas de inspección e inicia la cuantificación de los daños del bien Inmueble. Presenta reclamación anexando sustento documental Visitas de Inspección 6 Recibe el reporte de ajuste de daños, abre expediente. Se requiere acudir al M.P.? SI: pasa a la actividad 7. Reporte de ajuste daños. NO: pasa a la actividad 9. Unidad Administrativa usuaria y Área Jurídica 7 Acude a la agencia del M.P. a levantar el acta correspondiente Unidad Administrativa usuaria 8 Obtiene el acta ministerial y remite al área Jurídica, y al área de responsable de bienes patrimoniales y/o seguros, para que ésta integre el reclamo a la aseguradora Acta ministerial 9 Verifica el daño al inmueble, con base al reporte de daños o pérdidas 10 Solicita por oficio o correo electrónico, el presupuesto de reparación al área responsable. Solicitud de presupuesto 11 Reunión con el ajustador, ajustador de la aseguradora para revisar el dictamen de valuación, comparándolo con el presupuesto. El dictamen de valuación es aceptado? SI: pasa a la actividad n13 Reunión con ajustador y aseguradora NO: pasa a la actividad Página 7

8 Responsable No. Actividades Documento de trabajo 12 Solicita mediante oficio la intervención del área Jurídica, remitiendo los documentos para iniciar las acciones correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO Oficio 13 Solicita a la aseguradora los documentos requeridos para tramitar el acuerdo pago Solicitud 14 Recopila los documentos comprobatorios y los integra al expediente. Documentos comprobatorios 15 Solicita pago de reclamación a la aseguradora con la documentación requerida Solicitud 16 Recibe acuerdo de pago. El acuerdo cumple con los términos de la póliza de seguro? SI: pasa a la actividad 18 Acuerdo de pago NO: pasa a la actividad Solicita a la aseguradora el ajuste del acuerdo de pago. Acepta el ajuste? SI: pasa a la actividad 16 Solicitud NO: pasa a la actividad 12. Oficial Mayor o equivalente 18 Aprueba el convenio de finiquito firmándolo y remite a la aseguradora para su indemnización Acuerdo de pago 19 Tramita pago de deducible en su caso, estipulado en el contrato de seguro. Pago de deducible Oficialía Mayor o equivalente 20 Recibe pago Comprobante Página 8

9 Responsable No. Actividades Documento de trabajo BIENES MUEBLES Responsable de bienes 1 Solicita al ajustador realice visita de inspección y genera reporte de daños. Reporte del ajustador Área Administrativa usuaria 2 Recibe reporte de daños o pérdidas de la aseguradora. Requiere acudir al M.P.? SI: pasa a la actividad 3 Reporte de daños NO: pasa a la actividad 5. Unidad Administrativa usuaria y Área Jurídica 3 Acude a la agencia del M.P. a levantar el acta correspondiente y solicita el apoyo Jurídico Unidad Administrativa usuaria 4 Obtiene el acta certificada correspondiente Acta Ministerial Unidad Administrativa 5 Envía documentación del siniestro al responsable de bienes patrimoniales y/o seguros. Documentación del siniestro 6 Recibe documentación del siniestro para tramitar la indemnización, reparación y/o reposición del bien Solicitud 7 Recopila los documentos comprobatorios y abre expediente. Cuál es el tipo de atención de siniestro? Indemnización : pasa a la actividad 8 Reparación: pasa a la actividad 16 Expediente Sustitución: pasa a la actividad 20 8 Remite a la aseguradora la documentación requerida para el pago de la indemnización Documentación para pago de indemnización 2012 Página 9

10 Responsable No. Actividades Documento de trabajo 9 Recibe convenio de finiquito. El convenio cumple con los términos de la póliza de seguro? SI: pasa a la actividad 12 Convenio de finiquito NO: pasa a la actividad Solicita a la aseguradora el ajuste de convenio del finiquito. Acepta el ajuste? SI: pasa a la actividad 12 Solicitud NO: pasa a la actividad Solicita mediante oficio la intervención del área Jurídica, remitiendo los documentos para iniciar las acciones correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO Oficio Oficialía Mayor o equivalente 12 Aprueba convenio de finiquito y se remite a la aseguradora Convenio de finiquito Área de inventarios 13 Tramita la baja del inventario del bien siniestrado, una vez que se haya cubierto el pago por la aseguradora 14 Tramita en su caso, el pago del deducible por indemnización a la aseguradora Solicitud de pago 15 Recibe indemnización FIN DEL PROCEDIMIENTO Comprobante. 16 Solicita a la aseguradora la orden de reparación del bien afectado Reporte de daños 2012 Página 10

11 Responsable No. Actividades Documento de trabajo 17 Verifica que se traslade el bien siniestrado al lugar de reparación Orden de reparación del daño 18 Informa al área de tesorería que deberá realizar pago del deducible correspondiente a la póliza vigente Oficio 19 Recibe el bien reparado y lo entrega a la unidad administrativa FIN DEL PROCEDIMIENTO Comprobante. 20 Solicita a la aseguradora, con base en el reporte de daños, la sustitución del bien afectado Reporte de daños 21 Tramita, en su caso pago del deducible Pago de deducible 22 Recibe el bien sustituto con la documentación correspondiente Comprobante. 23 Entrega bien sustituto al área administrativausuario y recaba firma para resguardo Comprobante. 24 Envía copia de la factura del bien sustituto, al área responsable de inventarios, para tramitar alta en los bienes patrimoniales Copia de la factura 25 Tramita alta en la póliza de seguro y archiva. FIN DE PROCEDIMIENTO Alta VALORES Y DINERO EN EFECTIVO 2012 Página 11

12 Responsable No. Actividades Documento de trabajo 1 Solicita el apoyo del ajustador para que emita su reporte de hechos, tome declaración y estime valuación preliminar de las pérdidas y/o robo Valuación de pérdidas y/o robo Unidad Administrativa usuaria y Área Jurídica 2 Acude a la agencia del M.P. a levantar acta Unidad Administrativa usuaria y Área Jurídica 3 Obtiene el acta correspondiente Acta ministerial 4 Solicita a la aseguradora la documentación requerida para tramitar la indemnización Solicitud 5 Solicita a la U.A. mediante oficio la documentación para iniciar el trámite de pago de indemnización ante la aseguradora Oficio de solicitud de documentación Área Administrativa usuaria 6 Recaba la documentación y envía al responsable de bienes patrimoniales y/o seguros Documentación diversa 7 Recibe la documentación recabada Esta completa la documentación solicitada? SI: pasa a la actividad 8. NO: pasa a la actividad 5. Documentación recabada 8 Remite a la aseguradora mediante oficio la documentación soporte para pago de indemnización Remisión de documentos 9 Revisa convenio de finiquito El convenio cumple con los términos de la póliza de seguro? SI: pasa a la actividad 12. NO: pasa a la actividad 10. Convenio de finiquito 2012 Página 12

13 Responsable No. Actividades Documento de trabajo 10 Solicita a la aseguradora el ajuste del convenio de finiquito Acepta el ajuste? SI: pasa a la actividad 12. Solicitud NO: pasa a la actividad Solicita mediante oficio la intervención del área Jurídica, remitiendo los documentos para iniciar las acciones correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO Oficio 12 Tramita en su caso, el pago del deducible Solicitud de pago 13 Recibe indemnización. Comprobante. 14 Genera los registros correspondientes Comprobante. 15 Notifica a la U.A. Correspondiente mediante oficio, que la aseguradora cubrió la indemnización y/o robo ocurrido. Oficio FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 13

14 1.2 PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE SINIESTRO DE VEHICULOS 2012 Página 14

15 PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE SINIESTROS DEL PARQUE VEHICULAR. DESCRIPCIÓN Atención a siniestros del Parque Vehicular terrestre Tiempo máximo de respuesta: días Responsable No. Actividades Documento de trabajo Unidad Administrativa usuaria 1 Reporta a la aseguradora y al área responsable de bienes patrimoniales y/o seguros, el siniestro, indicando el número de póliza e inciso, lugar de los hechos y descripción de afectación que sufrió el bien Reporte 2 Asigna número de expediente en bitácora de registro de siniestros ocurridos Registro bitácora de siniestros. Unidad Administrativa usuaria 3 En su caso, solicita el apoyo del área Jurídica Solicitud de apoyo. Unidad Administrativa usuaria 4 Emite la declaración de los hechos y proporciona a la aseguradora la información relacionada con el siniestro Declaración preliminar de los hechos y presentación del reclamo. Unidad Administrativa usuaria 5 Consulta a la aseguradora al área Jurídica si se requiere acudir al M.P. Se requiere acudir al M.P.? SI : pasa a la actividad 6 NO: pasa a la actividad Página 15

16 Responsable No. Actividades Documento de trabajo Unidad Administrativa- Jurídica y área Jurídica 6 Acude a la agencia del M.P. competente a levantar el acta correspondiente Unidad administrativa usuaria 7 Obtiene el acta correspondiente y remite al área jurídica y al área responsable de bienes patrimoniales y/o seguros para que ésta integre el reclamo a la aseguradora Acta Ministerial Área Jurídica de la Entidad 8 Recibe acta y apertura expediente para seguimiento. Documentación del siniestro Usuario, área Jurídica y responsable de bienes Patrimoniales y seguros 9 Elabora acta administrativa haciendo constar los hechos Documentación del siniestro 10 Solicita a la aseguradora que especifique los documentos requeridos para tramitar la indemnización, reparación o sustitución Documentación del siniestro 11 Verifica que la documentación esté completa La documentación está completa? SI : pasa a la actividad 13 NO: pasa a la actividad Recopila los documentos comprobatorios faltantes y abre expediente para entregar a la aseguradora. Expediente 13 Pasa según sea el caso:."indemnización"."reaparición" Reclamación."Sustitución" 2012 Página 16

17 Responsable No. Actividades Documento de trabajo INDEMNIZACIÓN Responsable de bienes 1 Remite a la aseguradora la documentación requerida para pago de indemnización Documentación requerida para pago de indemnización Aseguradora 2 Tramita pago de indemnización Pago de indemnización Aseguradora 3 Elabora convenio de finiquito sobre la determinación de la pérdida correspondiente y determina el pago del deducible respectivo Convenio de finiquito 4 Recibe y revisa el convenio de finiquito para la firma de dicho documento. El convenio cumple con los términos de la póliza de seguro? SI: pasa a la actividad 5 Convenio de finiquito NO: pasa a la actividad 3 5 Aprueba convenio de finiquito y firma de conformidad y remite a la aseguradora. Envía copia de dicho documento al área de Inventarios, para dar de baja dicho bien siniestrado Convenio de finiquito Oficial Mayor o equivalente 6 Emite acuerdo de desincorporación Acuerdo de desincorporación Responsable de bienes 7 Solicita al área competente, en su caso, el pago del deducible establecido en la póliza de seguro correspondiente Pago de deducible por indemnización 8 Recibe pago por concepto de indemnización Cheque o transferencia 2012 Página 17

18 Responsable No. Actividades Documento de trabajo Área de Tesorería/Finanzas/Presupuesto 9 Notifica mediante oficio al área administrativa/usuario que la aseguradora cubrió la indemnización del siniestro ocurrido Oficio 10 Tramita la baja del inventario Baja de Inventario REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Unidad Administrativa Usuaria 1 Solicita a la aseguradora, la autorización de reparación del bien siniestrado. Reporte de daños Aseguradora 2 Entrega autorización de reparación del daño y, en su caso, especifica el monto del deducible de acuerdo a póliza Autorización de reparación del daño y/o usuario o aseguradora 3 Traslada el bien siniestrado al lugar de reparación Bitácora y/o usuario o aseguradora 4 Tramita en su caso el pago de deducible que corresponda de acuerdo a póliza Forma de pago Responsable de bienes patrimoniales y/o seguros 5 Acude por la unidad reparada y entrega al área administrativa/usuario correspondiente Unidad reparada SUSTITUTO 2012 Página 18

19 Responsable No. Actividades Documento de trabajo Responsable de bienes patrimoniales y/o seguros 1 Tramita en su caso, pago por el monto del deducible que corresponda marcado por la aseguradora Formato de pago Responsable de bienes patrimoniales y/o seguros 2 Recibe el bien sustituto con documentos, procediendo de acuerdo con el procedimiento de ingreso respectivo Bien con documentos correspondientes al mismo. Responsable de bienes patrimoniales y/ o seguros 3 Entrega bien sustituto al área administrativa/usuario y recaba la firma de ésta para resguardo correspondiente Firma de entrega del bien sustituto Responsable de bienes patrimoniales y/ seguros 4 Envía copia de la factura del bien sustituto al área responsable de inventarios, para que tramite alta en el inventario de bienes patrimoniales de la Institución Copia de la factura del bien sustituto Responsable de bienes 5 Tramita alta de seguro y archiva documentación Alta de seguro. Fin del procedimiento 2012 Página 19

20 2.0 PROCEDIMIENTO PARA ALTAS,BAJAS Y MODIFICACIONES A POLIZA 2012 Página 20

21 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 3 2. OBJETIVO DEL MANUAL 4 3. MISIÓN 5 4. ORGANIGRAMAS 6 5. DISPOSICIONES 5.1. ALCANCE 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 9 7. FLUJOGRAMA 7.1. PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES 7.3. PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN A PÓLIZAS DE ASEGURAMIENTO 8. GLOSARIO FORMATOS Página 21

22 INTRODUCCIÓN CON FECHA 16 DE JULIO DE 2010, FUE PUBLICADO EN EL D.O.F., EL ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, EN EL CUAL EL ARTÍCULO SEGUNDO, INCISO 56 EN EL CAPÍTULO IV DE ASEGURAMIENTO, ESTABLECE QUE ES RESPONSABILIDAD DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS USUARIAS QUE TENGAN A SU RESGUARDO BIENES PROPIEDAD LA DEPENDENCIA O ENTIDAD, AVISAR FORMALMENTE DENTRO DE LOS 15 DÍAS NATURALES AL ÁREA RESPONSABLE DE BIENES PATRIMONIALES Y/O SEGUROS CUALQUIERA DE LOS SIGUIENTES MOVIMIENTOS PARA SU ASEGURAMIENTO: I. BAJA DE BIENES: POR INUTILIDAD, INCOSTEABILIDAD DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO O CORRECTIVO, POR ROBO, ENTRE OTROS. EN EL CASO DE INMUEBLES, POR DESOCUPACIÓN, TRASLADO DE DOMINIO Y CASOS ANÁLOGOS; II. ALTA DE BIENES: POR NUEVA ADQUISICIÓN, ASIGNACIÓN DE EQUIPO NUEVO RECIBIDO POR LA INSTITUCIÓN COMO PAGO EN ESPECIE DE LA ASEGURADORA; EN EL CASO DE INMUEBLES POR LA ADQUISICIÓN U OCUPACIÓN Y OPERACIONES SEMEJANTES, Y III. MODIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE BIENES EN PÓLIZA DE SEGUROS: AL DETECTARSE UN ERROR EN PÓLIZAS VIGENTES SERÁ RESPONSABILIDAD DEL ÁREA ADMINISTRATIVA USUARIA INFORMAR AL ÁREA RESPONSABLE DE BIENES PATRIMONIALES Y/O SEGUROS CUALQUIER ERROR, INCONSISTENCIA Y/O DESCRIPCIÓN EQUIVOCADA, PARA SU OPORTUNA CORRECCIÓN EN LA PÓLIZA DE SEGURO. PARA TAL EFECTO, LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES ADOPTARÁN EL PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIONES DE PÓLIZAS BAJO EL ESQUEMA DE BIEN NOMBRADO PREVISTO EN EL MANUAL Página 22

23 1. OBJETIVO INTEGRAR UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO QUE DEFINA CLARAMENTE LAS ACTIVIDADES, RESPONSABILIDADES Y NORMATIVIDAD ESTABLECIDA EN LA OPERACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ALTA Y BAJA DE DE BIENES PATRIMONIALES CON LA FINALIDAD DE INTEGRAR EN TIEMPO Y FORMA LA DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE PARA MANTENER ACTUALIZADA LA PÓLIZA DE ASEGURAMIENTO DE LA EMPRESA PRESTADORA DE ESTOS SERVICIOS. PROPORCIONAR AL PERSONAL DE LAS UNIDADES OPERADORAS DEL SERVICIO, DIRECTRICES UNIFORMES QUE APOYEN SU DESEMPEÑO EN LA EJECUCIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SERVICIO CONTRATADO. 2. MISIÓN PROTEGER LOS AHORROS PARA EL RETIRO DE LOS TRABAJADORES, DESARROLLANDO UN ENTORNO DE COMPETENCIA QUE PERMITA EL EJERCICIO INFORMADO DE SUS DERECHOS, PARA QUE OBTENGAN PENSIONES DIGNAS Página 23

24 3. ORGANIGRAMA 2012 Página 24

25 4. DISPOSICIONES 4.1. ALCANCE LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIFUNDE LOS PRESENTES LINEAMIENTOS A TRAVÉS DE DIFERENTES MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE LA PROPIA COMISIÓN NACIONAL, APEGÁNDOSE A LAS LEYES Y REGLAMENTOS VIGENTES POLÍTICAS DE OPERACIÓN LAS UNIDADES DEPENDIENTES DE LA CONSAR, SON RESPONSABLES DE: VIGILAR QUE SU ÁREA ENCARGADA DEL CONTROL DE LOS ACTIVOS CUMPLAN CON EL PRESENTE PROCEDIMIENTO SOLICITAR MEDIANTE OFICIO LOS MOVIMIENTOS DE ALTA O BAJA DE BIENES AL RESPONSABLE DEL CONTROL DE BIENES ENVIAR LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE SOLICITADA PARA REALIZAR LOS MOVIMIENTOS DE ALTA O BAJA A LAS PÓLIZAS RESPECTIVAS. TRAMITAR BAJA DEL INVENTARIO DEL BIEN REPUESTO Y ALTA AL INVENTARIO DEL NUEVO BIEN A LA DISPOSICIONES EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES ES RESPONSABLE DE: SOLICITAR LA BAJA Y ALTA DE BIENES ANTE LA ASEGURADORA SOLICITAR REEMBOLSO DE LOS BIENES NOTIFICAR A LAS UNIDADES USUARIAS LA CONCLUSIÓN DEL TRÁMITE DE BAJA O ALTA DEL BIEN ANTE LA ASEGURADORA GESTIONAR EL PAGO DEDUCIBLE EN SU CASO. RECIBIR BIENES Y FACTURAS. INTEGRAR LOS EXPEDIENTE CON LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN DE LOS BIENES, ENTRE OTROS: o AVALÚOS ACTUALIZADOS o FACTURAS o RESGUARDOS o PLANOS 2012 Página 25

26 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable No. Actividad Documento de trabajo Remite oficio y documentación soporte Oficio y documentación Unidad administrativa usuaria 1 (expedientes completos, avalúos actualizados, facturas, resguardos, planos y demás documentos que den referencia del movimiento), al área responsable de bienes patrimoniales y/o seguros, solicitando realizar los movimientos correspondientes para altas, soporte. bajas y modificaciones a las pólizas. Recibe y Analiza la documentación enviada por Documentación soporte. la unidad administrativa-usuario. Departamento de Servicios Generales 2 Está completa la información? Sí: pasa a la actividad 3. No: pasa a la actividad 1. Departamento de Servicios Generales 3 Elabora solicitud de movimientos respectivos sobre el alta, baja o modificación de las pólizas y envía a la Formato de movimientos, oficio o correo. Aseguradora. Aseguradora 4 Realiza movimientos ye mite endoso y/o póliza Endoso y/o Póliza 2012 Página 26

27 Responsable No. Actividad Documento de trabajo Recibe documentación de la aseguradora (póliza y/o endosos y factura) y verifica los datos de los bienes y/o valores asegurados. Los datos son correctos? Póliza y/o endosos y factura. Oficio o correo electrónico. Departamento de Servicios Generales 5 Sí: pasa a la actividad 6 No: pasa a la actividad 3. Lleva a cabo las actividades de acuerdo con la solicitud de movimientos. Formato de movimientos. Departamento de Servicios Generales 6 Cuál es el movimiento a realizar? Altas: pasa a la actividad 7. Bajas: pasa a la actividad 13. Modificaciones: pasa a la actividad 21. Departamento de Servicios Generales 7 Tramita el pago de primas correspondiente. Solicitud de pago y recibos de pago de prima. Área finanzas/contabilidad 8 Recibe solicitud y realiza pago de prima Solicitud, comprobante de pago 2012 Página 27

28 Responsable No. Actividad Documento de trabajo Comprobante Departamento de Servicios Generales 9 Recibe comprobante de pago Departamento de Servicios Generales 10 Envía el endoso y notifica mediante oficio o archivo electrónico, a la unidad administrativa usuaria que se procedió al alta del bien y/o valor en la póliza de seguro realizo movimiento solicitado. Archiva documentación correspondiente y envía comprobante de pago al aseguradora Oficio. Unidad administrativa Usuaria 11 Recibe oficio de confirmación de movimiento y actualiza registros. FIN DE PROCESO Oficio, registros Aseguradora 12 Recibe comprobante de pago de prima FIN DE PROCESO Comprobante Departamento de Servicios Generales 13 Solicita a la Aseguradora el endoso o baja del bien asegurado y/o el reembolso de prima. Oficio. Aseguradora 14 Recibe solicitud, emite endoso y gestiona rembolso de prima Solicitud, endoso, cheque o transf. de reembolso de prima Departamento de Servicios Generales 15 Recibe endoso y/o reembolso de prima de la aseguradora derivado de la baja del bien en las pólizas de seguro. Endoso, y reembolso de prima Página 28

29 Responsable No. Actividad Documento de trabajo Departamento de Servicios Generales 16 Envía reembolso de prima y/o nota de baja al área de tesorería/finanzas/presupuesto, para su registro. Reembolso de prima y/o nota de Baja. Área finanzas/contabilidad 17 Recibe endoso y cheque reembolso/transferencia Endoso, cheque/transferencia Área finanzas/contabilidad 18 Registra e ingresa cheque Registros, Cheque Notifica al área administrativa/usuario que se Oficio Departamento de Servicios Generales 19 procedió a la baja del bien. Continúa en el procedimiento Baja y disposición final. Unidad administrativa usuaria 20 Recibe oficio de confirmación de movimiento y actualiza registros. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Oficio Departamento de Servicios Generales 21 Solicita a la aseguradora la modificación a la póliza del seguro. Solicitud de modificación Aseguradora 22 Recibe solicitud y según el caso emite y envía : Endoso 2012 Página 29

30 Responsable No. Actividad Documento de trabajo Endoso A y recibo para pago de prima. Recibo Endoso D y cheque por devolución de prima Cheque Endoso B con datos corregidos o adicionados. Recibe documentación y determina según el Endoso Departamento de Servicios Generales 23 tipo de endoso: Endoso A. pasa actividad 7 Endoso B, pasa actividad 21 Endoso D pasa actividad 13. Recibo Cheque Departamento de Servicios Generales 24 Notifica a la unidad administrativa usuaria que se procedió a la modificación de la póliza de seguro correspondiente. Oficio. Recibe endoso y verifica que las Modificaciones estén correctas. Área administrativa usuaria 25 La modificación es correcta? No: pasa a la actividad 21. Sí: FIN DEL PROCEDIMIENTO. FIN DEL PROCEDIMIENTO 2012 Página 30

31 6. FLUJOGRAMA 6.1. ALTAS PROCEDIMIENTO MOVIMIENTOS DE ALTA DE BIENES A PÓLIZAS DE ASEGURAMIENTO UNIDAD USUARIA CONTROL DE BIENES ASEGURADORA AREA FINANZAS/ TESORERIA/PPTO 1. OFICIO SOL. DE ALTA DE BIEN O VALOR DOC. SOPORTE NO 2. RECIBE/ ANALIZA DOCUMENTACIÓN NO COMPLETA? SI 3. ELABORA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN 4.RECIBE SOLICTUD Y EMITE ENDOSO Y/ O POLIZA POLIZA/ 5.RECIBE ENDOSO POLIZA/ENDOSO 2 BAJA 6. MOVIMIENTO ALTA A 7.SOLICITA PAGO PRIMA 8. RECIBE SOLICITUD Y GESTIONA PAGO DE PRIMA 9 RECIBE COMPROBANTE DE PAGO 11. RECIBE OFICIO APLICACIÓN DE ALTA 10. COMUNICA UNIDAD USUARIA Y ENTREGA COMPROBANTE 12.RECIBE COMPROBANTE DE PAGO PRIMA FIN FIN 2012 Página 31

32 6.2. BAJAS PROCEDIMIENTO MOVIMIENTOS DE BAJA DE BIENES A PÓLIZAS DE ASEGURAMIENTO UNIDAD USUARIA CONTROL DE BIENES ASEGURADORA AREA FINANZAS/ TESORERIA/PPTO 1 OFICIO SOL DE BAJA DE BIEN O VALOR 2. ANALIZA INFORMACION DOC. SOPORTE NO CORRECTA? SI 13. ELABORA SOLICITUD DE MOVIMIENTO D POLIZA/ 15. ENDOSO RECIBE POLIZA/ENDOSO CHEQUE REEMBOLSO DE PRIMA 14. EMITE ENDOSO Y TRAMITA REEMBOLSO DE PRIMA 16. ENVIA REEMBOLSO Y ENDOSO PARA REGISTRO 17. RECIBE ENDOSO Y CHEQUE REEMBOLSO DE PRIMA 20 RECIBE OFICIO/ CORREO ELECT. DE APLICACIÓN DE BAJA 19 ARCH. Y ENVIA OFICIO/CORREO A UNIDAD INF. BAJA REALIZADA 18. REGISTRA E INGRESA REEMBOLSO NOTIFICA SCI FIN 2012 Página 32

33 6.3. MODIFICACIONES PROCEDIMIENTO MOVIMIENTOS DE MODIFICACION A POLIZAS DE ASEGURAMIENTO UNIDAD USUARIA CONTROL DE BIENES ASEGURADORA AREA FINANZAS/ TESORERIA/PPTO 1. OF. SOL. DE MODIF. A POLIZA ASEGURAMIENTO 2. ANALIZA INFORMACION DOC. SOPORTE NO CORRECTA? SI 21. ELABORA SOLICITUD DE MOVIMIENTO A 23. RECIBE DOCUMENTACION TIPO DE ENDOSO 22 REALIZA MODIFICACION Y. ENTREGA POLIZA/ENDOSO RECIBO PARA PAGO DE PRIMA CHEQUE/ COMPROBANTE DE TRANSF. ENDOSO B D 25 RECIBE OFICIO DE APLICACIÓN DE MODIF. 24. REGISTRA, MODIFICACION ARCHIVA E INF. A LA UNIDAD USUARIA FIN 2012 Página 33

34 7. GLOSARIO ACCIDENTE.- ES TODA ACCIÓN IMPREVISTA, FORTUITA SÚBITA, VIOLENTA Y EXTERNA QUE PRODUCE UN DAÑO FÍSICO O MATERIAL, SOBRE UN BIEN O UNA PERSONA. ASEGURADORA.- LA EMPRESA QUE MEDIANTE UN CONTRATO DE SEGURO Y EL PAGO DE UNA PRIMA SE OBLIGA A RESARCIR EL DAÑO O A PAGAR UNA SUMA DE DINERO AL VERIFICARSE LA EVENTUALIDAD PREVISTA EN DICHO CONTRATO. AJUSTADOR.- ES LA PERSONA FÍSICA O MORAL QUE EN BASE A SUS CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIA, ES CONTRATADA POR LA ASEGURADORA PARA DETERMINAR EL MONTO Y VALOR DE LOS DAÑOS QUE SEAN CAUSADOS A BIENES O PERSONAS A CONSECUENCIA DE UN SINIESTRO. ASESOR EXTERNO DE SEGUROS: LA PERSONA FÍSICA O MORAL, CONTRATADA CON LA FINALIDAD DE OBTENER ASESORÍA EN CUANTO A LA ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS BAJA: LA CANCELACIÓN DEL REGISTRO DE UN BIEN EN EL INVENTARIO DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD, UNA VEZ CONSUMADA SU DISPOSICIÓN FINAL O CUANDO EL BIEN SE HUBIERE EXTRAVIADO, ROBADO O SINIESTRADO. BIENES PATRIMONIALES: EDIFICIOS, MOBILIARIO Y EQUIPO, PROPIEDAD DE LA FEDERACIÓN. COBERTURAS: SON LAS PROTECCIONES QUE OTORGA LA ASEGURADORA EN LA PÓLIZA Y QUE GENERALMENTE SE ESTABLECEN EN LAS CLÁUSULAS DEL CONTRATO DE SEGUROS, DENOMINADO PÓLIZA. COASEGURO.- PARTICIPACIÓN DEL ASEGURADO EN UNA FRACCIÓN DE LAS PÉRDIDAS, SIN IMPORTAR SU MAGNITUD. DEDUCIBLE: PRIMERA PARTE DEL IMPORTE DE UNA PÉRDIDA QUE DEBE SER ABSORBIDA POR EL ASEGURADO. DOCUMENTACIÓN SOPORTE: (EXPEDIENTES COMPLETOS, AVALÚOS ACTUALIZADOS, FACTURAS, RESGUARDOS, PLANOS Y DEMÁS DOCUMENTOS QUE DEN REFERENCIA DEL MOVIMIENTO). FAM.- FUERZA AÉREA MEXICANA FORMATO DE BIENES PATRIMONIALES: FORMATO QUE DIFUNDE EL ÁREA REQUIRENTE PARA IDENTIFICAR LOS BIENES PATRIMONIALES DE LAS UNIDADES DE LA SECRETARÍA. INDEMNIZACIÓN.- ES LA CANTIDAD QUE ESTÁ OBLIGADA A PAGAR LA ASEGURADORA A CONSECUENCIA DE UN SINIESTRO, DESPUÉS DE RESTARLE EL DEDUCIBLE Y COASEGURO, SI LOS HUBIERA. LA INDEMNIZACIÓN PUEDE SER PAGADA EN ESPECIE, EN DINERO, REPONIENDO EL BIEN DAÑADO O REPARÁNDOLO. NOTA DE BAJA: EL DOCUMENTO SOPORTE NECESARIO PARA LLEVAR A CABO LA BAJA DE UN BIEN MUEBLE, EN CUAL SE DESCRIBEN SUS CARACTERÍSTICAS Y SU COSTO DE ADQUISICIÓN O INVENTARIO Página 34

35 PLAN INTEGRAL DE ASEGURAMIENTO: DOCUMENTO QUE CONTIENE LAS PÓLIZAS DE SEGURO CLASIFICADAS POR BIENES Y RIESGOS ASEGURADOS. PÓLIZA DE SEGURO: DOCUMENTO CONTRACTUAL QUE FORMALIZA Y REGULA LAS CONDICIONES DE ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES PATRIMONIALES, ASÍ COMO LAS OBLIGACIONES ENTRE LAS PARTES CONTRATANTES. PRIMA: LA REMUNERACIÓN ECONÓMICA QUE RECIBE LA ASEGURADORA PARA HACERLE FRENTE A LOS RIESGOS QUE ESTÁ AMPARANDO EN LA PÓLIZA. PRIMA NO DEVENGADA: LA PARTE PROPORCIONAL DEL ASEGURAMIENTO NO EJERCIDO QUE REINTEGRARÁ LA ASEGURADORA AL CONTRATANTE. PRIMA NETA: COSTO NETO DEL SEGURO, ANTES DE GASTOS E IMPUESTOS. REPOSICIÓN EN ESPECIE: REPOSICIÓN DE UN BIEN DAÑADO O ROBADO POR OTRO DE CARACTERÍSTICAS IGUALES. RIESGO: CONTINGENCIA DE DAÑO RIESGOS NO ASEGURABLES.- SON AQUELLOS QUE QUEDAN FUERA DE LA COBERTURA GENERAL POR PARTE DE LAS ASEGURADORAS. SINIESTRO: SUCESO QUE CAUSA DAÑOS, PÉRDIDAS MATERIALES Y HUMANAS SEGURO: EL CONTRATO POR EL CUAL LA COMPAÑÍA ASEGURADORA SE OBLIGA, MEDIANTE UNA PRIMA, A RESARCIR UN DAÑO O PAGAR UNA SUMA DE DINERO, AL VERIFICARSE LA EVENTUALIDAD PREVISTA EN EL CONTRATO. SHCP.- SECRETARIA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO SALVAMENTO: ES LA RECUPERACIÓN QUE OBTIENE LA ASEGURADORA EN UN SINIESTRO. SINIESTRALIDAD: ES EL PORCENTAJE ENTRE LA PRIMA PAGADA Y LOS SINIESTROS PAGADOS POR LA ASEGURADORA. SINIESTRO.- ES EL ACONTECIMIENTO O HECHO PREVISTO EN EL CONTRATO, CUYO ACAECIMIENTO GENERA LA OBLIGACIÓN DE INDEMNIZAR AL ASEGURADO. SUMA ASEGURADA.- EL VALOR MONETARIO ESTABLECIDO EN LA PÓLIZA COMO LA RESPONSABILIDAD MÁXIMA QUE DEBE PAGAR LA ASEGURADORA A LOS BENEFICIARIOS EN CASO DE UN SINIESTRO Página 35