Reference Manager v. 11

Transcripción

1 1 VICERRECTORÍA GENERAL DIRECCIÓN NACIONAL DE BIBLIOTECAS SINAB Reference Manager v. 11 Guía de Usuario

2 2 1. QUÉ ES REFERENCE MANAGER? CREAR, ABRIR, CERRAR Y BORRAR BASES DE DATOS VISUALIZAR, AÑADIR, MODIFICAR, DUPLICAR, CERRAR, BORRAR Y EXPORTAR REFERENCIAS LA VENTANA DE VISUALIZACIÓN DE REFERENCIAS MÉTODOS PARA AÑADIR REFERENCIAS: Manualmente De Bases de Datos Online Importación de Referencias MODIFICAR REFERENCIAS DUPLICAR REFERENCIAS BORRAR REFERENCIAS EXPORTACIÓN DE REFERENCIAS GESTIÓN DE REFERENCIAS BÚSQUEDA DE REFERENCIAS EN LA O LAS BASES DE DATOS QUE HAYAMOS CREADO Localizar Una Referencia Específica Recuperación Rápida Recuperación De Una O Múltiples Referencias GUARDAR, RECUPERAR Y BORRAR ESTRATEGIAS DE BÚSQUEDA CREAR, AÑADIR, RECUPERAR Y BORRAR, CREANDO UN ÍNDICE, LOS RESULTADOS DE UNA BÚSQUEDA REFERENCIAS DUPLICADAS: CÓMO SE BUSCAN, BORRAN Y COMBINAN? Búsqueda Automática De Duplicados En La Entrada De Datos Detección De Duplicados En El Proceso De Importación Búsqueda De Duplicados En Una Referencia Individual Búsqueda De Todos Los Posibles Duplicados (En Una O Varias B/D) Borrado De Referencias Duplicadas Combinación De Referencias Duplicadas COMANDOS DE EDICIÓN GLOBAL Buscar Y Reemplazar Texto En Múltiples Referencias Buscar Y Reemplazar Texto En Los Campos No Indexados Buscar Y Reemplazar Texto En Los Campos Indexados Copiar Campos Entre Referencias Mover Información De Un Campo A Otro En Múltiples Referencias ORDENACIÓN DE LA BASE DE DATOS FUSIÓN DE BASES DE DATOS ENLAZAR REFERENCIAS CON ARCHIVOS O PÁGINAS WEB PERSONALIZACIÓN DE DIFERENTES ASPECTOS DENTRO DE NUESTRA BASE DE DATOS PERSONALIZAR UNA B/D (INFORMACIÓN SOBRE TIPOS DE REFERENCIAS Y SOBRE CAMPOS) PERSONALIZAR LA LISTA DE CAMPOS Y SU ORDENACIÓN EN LA COLUMNA FIELD, EN LA VENTANA DE BÚSQUEDA DE REFERENCIAS (SEARCH)...31

3 3 6. LAS LISTAS DE TÉRMINOS QUÉ SON? PARA QUÉ SIRVEN? QUÉ SE PUEDE HACER CON ELLAS? Añadir Manualmente Términos A Las Listas Copia De Listas De Nombres De Revistas Modificación Y Eliminación De Términos De La Lista Adición de sinónimos a los términos existentes Referencias Cruzadas De Palabras Clave O Nombres De Autor Imprimir La Lista De Términos ELABORACIÓN DE CITAS Y BIBLIOGRAFÍAS EN WORD COMANDOS DE CITE WHILE YOU WRITE PRESENTES EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS CITAR FUENTES MIENTRAS SE ESCRIBE Cómo pueden aparecer las citas? Cómo Se Insertan Citas En Un Texto De Word? Modificar, Mover O Copiar, Eliminar Y Revertir Citas Existentes ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS Generación Automática (Instant Formatting) Generación Manual (Generate Bibliography) Creación De Una Bibliografía A Partir De Múltiples Documentos Crear Una Base De Datos Con Las Citas Contenidas En Un Documento De Word CREACIÓN DE UNA BIBLIOGRAFÍA INDEPENDIENTE Arrastrar Texto Para Crear Una Bibliografía Instantánea Copiar Y Pegar Referencias Impresión de Bibliografías BIBLIOGRAFÍAS DE MATERIAS Y LISTAS DE MATERIA Impresión de Bibliografías de Materias Impresión de Listas de Materias...62

4 4 1. QUÉ ES REFERENCE MANAGER? Es un gestor de citas bibliográficas que permiten crear bases de datos bibliográficas en las que se pueden importar citas bibliográficas desde diversas fuentes y diversos formatos para tratarlas, editarlas y producir nuevas bibliografías que luego pueden ser exportadas con el formato deseado a otros documentos: Word, Excel, archivos de texto. Permite: - la creación y gestión de bases de datos personales - la inserción de citas bibliográficas y la elaboración de bibliografías de forma automática en Word. 2. CREAR, ABRIR, CERRAR Y BORRAR BASES DE DATOS Para crear una base de datos (a partir de ahora b/d) nueva hay que seleccionar: File New Database (Si fuera necesario, úsese el botón Advanced para copiar la definición y los criterios de ordenación de una b/d personalizada previamente) Para abrir una b/d existente: File Open Database y en la ventana que aparece localizar el archivo con la extensión *.rmd que queramos. Habrá que elegir, antes de abrirla, los derechos de acceso, que pueden ser de 3 tipos: 1. Read Write Share: proporciona acceso a todas las funciones salvo a las de personalización de los criterios de ordenación de la b/d y a las de cambios globales en los campos de la b/d. 2. Read Only Share: permite el acceso simultaneo a la misma b/d de múltiples usuarios. No permite añadir, eliminar o modificar referencias. 3. Read Write Exclusive: impide el acceso a la b/d a otros usuarios mientras esté abierta. Permite todo. Se pueden abrir hasta 15 b/d simultáneamente. El nombre de cada una de estas b/d aparecerá en una pestaña diferente sobre la línea de estado Para cerrar una b/d: File Close Database o hacer clic en el botón: 2.4. Para borrar una b/d: File Delete Database

5 5 3. VISUALIZAR, AÑADIR, MODIFICAR, DUPLICAR, CERRAR, BORRAR Y EXPORTAR REFERENCIAS La ventana de visualización de referencias Se abre cada vez que se abre una b/d. Muestra la lista de referencias en el panel inferior y el contenido de la referencia en el panel superior. Cada una de las líneas del panel inferior corresponde a una referencia distinta. Cada columna contiene la información de un campo de referencia. La información que se visualiza por defecto para cada referencia en la lista es: el identificador de referencia, el primer apellido del primer autor y el título. Contenido de una Referencia Lista de Referencias

6 Métodos Para añadir referencias: Manualmente Varias posibilidades: - Seleccionar, References New, ó - Con el cursor en la lista de referencias, clic con el botón derecho del ratón, opción New, ó - Tecla Insert. Posteriormente, introducir los datos en los correspondientes campos. Los nombres de campo seguidos de un asterisco son obligatorios. Para salvar una nueva referencia o guardar los cambios realizados hay varias posibilidades: - File Save, ó - CTRL+S, ó - Aceptar al cerrar la ventana de contenido con el botón: En Reference Manager hay 37 campos disponibles y hay que tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de introducir la información de los diversos campos:.- Ref Type: 1 hay que escoger el tipo de documento al cual corresponde la referencia que se va a introducir, ya que la plantilla contiene campos diferentes según el tipo de documento. Existen 35 tipos (Journal Article, Book, etc.).- Ref ID: número de referencia que el programa asigna automáticamente por defecto. Se emplean para identificar las referencias citadas al dar formato a las citas y al generar una bibliografía. Existen dos modos de asignación que pueden seleccionarse en Tools Options pestaña Reference Edit : - Numeric: asignación numérica secuencial. Es la opción seleccionada por defecto. - Authors, primary + Date, primary: combinación del apellido del autor y el año. En caso de coincidir en varias referencias estos datos, se añade una letra al final. (p.e. SMITH2002A y SMITH2002B 1 Para la personalización de los Tipos de Referencia, consultar el apartado 5.2.

7 7 Se puede realizar una asignación manual deshabilitando la opción Assing Reference ID. Al introducir una nueva referencia en la b/d, habrá que escribir un identificador manualmente teniendo en cuenta que cada identificador debe ser único..- Title, primary; Title, secondary; Title, series: para introducir el título, que dependiendo del tipo de referencia será de un artículo, de un capítulo, de un acta de congreso, etc. Se recomienda no introducir signos de puntuación al final de cada título, no introducir saltos de línea y escribir el título con el formato con que se pretende mostrar la bibliografía..- Authors, primary; Authors, secondary; Authors, series: deben introducirse indicando Apellido, Nombre Segundo Nombre. Cada nombre puede tener un máximo de 255 caracteres. Cuando existen múltiples autores deben separarse por ; Los nombres corporativos, de entidades, deben ir precedidos por el signo =. Al introducir los datos del autor nos saldrá de forma automática una lista de términos 2 de autores ya introducidos. Si aparece se selecciona haciendo doble clic y se incorpora de manera automática a la plantilla, si no aparece en la lista, se escribe y la lista se actualiza automáticamente..- Date, primary; Date, secondary: Hay dos formatos de fecha posibles, cuatro dígitos para representar el año o usar MM/DD/YYYY. Para cambiar el formato hacer clic en el icono que aparece junto al nombre del campo. Para añadir fechas distintas que puedan ser empleadas para ordenar la b/d se recomienda introducirlas en otros campos, como por ejemplo el campo Notes o cualquiera de los campos User Defined..- Notes: para añadir cualquier anotación que no tenga cabida en el resto de los campos..- Keywords: incluye las palabras claves que sirven para recuperar las referencias relacionadas de la b/d. Como en el campo de autores al introducir una palabra clave nos saldrá de forma automática una lista de términos ya introducidos. Si aparece se selecciona haciendo doble clic y se incorpora de manera automática a la plantilla, si no aparece en la lista, se escribe y la lista se actualiza automáticamente. Para separar múltiples palabras clave se emplea el ; 2 Todo lo referente a las Listas de Términos se explica en el apartado 6.1.

8 8.- Reprint: fecha automática que indica cuándo fue consultado o modificado dicho registro. Puede tener tres posibles valores: - In File: indica que existe una reimpresión en el archivo. - Not in File: no existe reimpresión y no se espera tener ninguna. - On Request: cuando se espera obtener una reimpresión. Proporciona un campo de fecha en el que se indica cuándo se realizó la reimpresión..- Start Page; End Page: para indicar, respectivamente, la página de inicio y de fin. El estilo empleado para crear una bibliografía puede cambiar el formato de la numeración. Señalar además: - Cuando una referencia aparece en una sola página se introducirá en Start Page y se dejará vacío End Page. - Cuando existan múltiples páginas o rangos de páginas se empleará Start Page (p. e.: 20, 22-24, 32 ). - Se emplearán las comas, para separar números de páginas no consecutivos y el guión, -, para indicar un rango de páginas..- Magazine; Journal Name; Newspaper: Nombres de revistas y periódicos. Se rellenan, como en el campo de Authors y Keywords, mediante las listas de términos..- Web/URL; Link to PDF; Link to Full-text; Related Links; Images: estos campos sirven para crear enlaces a páginas Web o ficheros. Pinchando en el icono situado en dichos campos se accede directamente a la página o archivo vinculado..- Volume; Issue; Chapter Num: datos concretos de un artículo de una revista o del capítulo de un libro..- Abstract: breve resumen del contenido del documento referenciado..- User Def: son campos en los que se pueden añadir los datos e informaciones que consideremos oportunos.

9 De Bases de Datos Online. A través de la interface de Reference Manager es posible acceder a bases de datos online. El programa almacena la información necesaria para establecer las conexiones, realiza las búsquedas e importa referencias (si se quiere) a la b/d. Son 3 las posibilidades de consulta a bases de datos online que el programa nos ofrece: 1. A un catálogo Z El Z39.50 es un protocolo de comunicación estándar internacional que puede ser implementado en cualquier plataforma y que permite comunicar dos ordenadores con el propósito de recuperar información. 2. A ISI Web of Science Es un interfaz Web que permite acceder a las bases de datos de ISI, con más de revistas científicas, relacionadas con los ámbitos científicos de ciencias, sociales, arte y humanidades. Si se tiene suscripción ofrece enlaces a los textos completos de los artículos. 3. A PubMed Es una base de datos que permite el acceso a los catálogos públicos de la National Library of Medicine. Incluye todos los artículos de las b/d MEDLINE y PREMEDLINE. También proporciona un acceso a las b/d de biología molecular incluidas en el sistema NCBI s Entrez retrieval system. Contiene aproximadamente 9 millones de registros desde Para poder realizar búsquedas en b/d disponibles en Internet utilizaremos la opción Tools Internet search (otra opción posible sería References Serch References, o también con F4, y marcar el cuadradito que indica Internet Search).

10 10 Posteriormente, para realizar la búsqueda los pasos que seguiríamos serían: 1. Elegir del desplegable donde queremos hacer las búsquedas, en Z39.50, ISI Web of Science o PubMed. 2. Proceder a realizar la consulta, teniendo en cuenta: - En la columna Field hay un menú desplegable que permite elegir el campo por el cual se va a hacer la búsqueda. - En la columna Parameter introduciremos el término que se desea localizar. En los campos indexados se asume que el término a buscar es una palabra completa. - Será en la columna Connector donde se podrán introducir los operadores lógicos para poder realizar una búsqueda por varios campos. - AND: busca referencias que contengan los términos de la línea de búsqueda anterior y la siguiente. - OR: busca referencias que contengan los términos de la línea de búsqueda anterior o de la siguiente. - NOT: busca todas las referencias que contienen los términos de todas las líneas excepto los de la siguiente. 3. Iniciar la búsqueda haciendo clic en el botón Start Search (icono de los prismáticos) o F12. El programa realiza la búsqueda e indica en una ventana el estado de la transferencia y el de la comunicación. 4. Las referencias descargadas se mostrarán en una lista de referencias en la pestaña Search1. Si se realiza una nueva búsqueda, los resultados se mostrarían en la pestaña Search 2 y así sucesivamente. Es decir, cada nueva búsqueda que se inicia abre una nueva pestaña Search. Las referencias que aparecen en la pestaña se listan en el orden en el que se descargan de la b/d online, pero pueden ordenarse haciendo un clic en la cabecera correspondiente.

11 11 El proceso finalizaría guardando aquellas referencias que nos interesen en la b/d. Hay que tener en cuenta que las referencias descargadas se almacenan en una b/d temporal y por lo tanto para mantener los resultados de la búsqueda es absolutamente imprescindible guardarlas. Hay tres métodos diferentes: 1. En la pestaña Search, resaltar o marcar las referencias a copiar y la opción References Copy Between Databases Si la b/d destino está abierta puede arrastrarse la selección de referencias que queremos salvar. 3. Una vez seleccionadas las referencias a copiar, pinchar con el botón derecho del ratón y en el menú emergente pinchar Close Search Database y guardar las referencias en una base de datos nueva aceptando en el cuadro de diálogo que se muestra. 3 Consultar el punto 4.7, apartado 2.

12 Importación de Referencias. Cabe la posibilidad de descargarse archivos de diversas b/d online, en CD-ROM, etc. Estos archivos se deberán descargar en ficheros de texto en un formato estructurado. También pueden importarse referencias salvadas en formato XML. Hay que tener en cuenta, que el proceso de exportación desde una b/d online o en CD-ROM, desde una revista electrónica, etc. variará en función de la b/d que se trate, por ese motivo es mejor que los interesados se dirijan al personal de la Biblioteca para recabar la información precisa sobre como exportar registros desde b/d bibliográficas concretas. Una vez que ya tengamos el archivo de texto descargado de la b/d correspondiente, el proceso que hay que seguir para importar ese archivo a Reference Manager es el siguiente: Seleccionar la opción File Import Text File. Base de Datos destino. Elección del filtro de importación adecuado. Archivo de texto a importar. Asociar palabras clave a las referencias. Definir opciones para la importación En la pantalla resultante habrá que:

13 13 1. Del desplegable Database elegir la b/d destino, es decir, lugar donde se va a importar el archivo. 2. En Filter, en el botón con los puntos suspensivos, (...), habrá que elegir el filtro de importación adecuado. 4 Los filtros de importación determinan cómo son legibles dentro de Reference Manager archivos de texto. Un filtro permite extraer información de dichos archivos de texto e introducirla en los campos correspondientes de la b/d de Reference Manager. Los campos del filtro deben corresponderse con los campos del archivo que se pretende importar. El nombre de cada filtro indica el servicio para el que está configurado. 3. En Text file, seleccionar el archivo de texto del que se van a importar las referencias. 4. En Additional keywords, se pueden asociar palabras clave a las referencias. Aquellos términos que se incluyan en este apartado aparecerán en todas las referencias importadas en ese momento. Puede ser útil para realizar búsquedas posteriores. 5. En el botón Options, nos envía a una figura en la que: Nos permitirá elegir si queremos que nos pida confirmación de cada referencia o no. La acción a realizar con las referencias importadas previamente: consultar qué hacer, añadir o limpiar. La acción a realizar si existen duplicados Para iniciar la transferencia, hacer clic en el botón Import. Si la importación se ha realizado de forma correcta se mostrarán dos ventanas, en la primera nos anunciará que la importación se ha completado con éxito (Import successfully completed); y en la segunda, podremos observar si las referencias se han importado correctamente al aparecer un mensaje, por ejemplo así: 1 reference(s) imported out of 1. Las referencias correctamente importadas se almacenan temporalmente en una b/d virtual que se muestra en la pestaña Import. Las referencias presentes en esta pestaña se añaden automáticamente a la b/d durante el proceso de importación, de forma que al cerrar la pestaña, se mantienen las referencias. 4 Aunque Reference Manager incluye 428 filtros, si fuera necesario alguno más, están disponibles en: 5 Consultar el apartado

14 Modificar referencias. Se deben resaltar 6 en la lista de referencias y, a continuación: - hacer doble clic, ó - presionar la tecla intro, ó - References Edit y se mostrará la ventana de contenido en la que se puede introducir y editar o modificar información. Posteriormente habrá que cerrar la referencia: - cerrar la ventana de contenido con el botón:, ó - CTRL+F4 Si se hubieran realizado cambios el programa preguntará si se desea conservarlos Duplicar referencias. O copiar referencias completas dentro de la misma b/d o entre b/d distintas: 1. Copiar referencias entre b/d. distintas - Abrir las b/d. - En la lista de referencias seleccionar las referencias que se pretenden copiar resaltándolas o marcándolas 7, pero nunca abriéndolas. - Seleccionar References Copy Between Databases - Elegir los registros que se quieren copiar: los seleccionados, los marcados, los no marcados o todos. - Botón Copy para aceptar. 6 Para RESALTAR una referencia basta con hacer un clic sobre ella en la lista de referencias. Para resaltar múltiples referencias no correlativas, presionar la tecla CTRL mientras se hace clic sobre cada referencia de la lista. Si se quieren resaltar múltiples referencias correlativas, se hace clic en la primera y pulsando la tecla SHIFT ó MAYÚSCULAS hacer clic en la última. 7 Para MARCAR una referencia hacer clic en el recuadro que aparece en la primera columna de la lista de referencia junto a la columna Ref ID. Para marcar todas las referencias de la lista, seleccionar Edit Mark All

15 15 2. Duplicar referencias en la misma b/d - Resaltar la referencia de la lista. - Seleccionar References Duplicate o CTRL.+D. - Confirmar los campos que se pretenden duplicar. - Aceptar, completar el resto de campos si conviene y guardar la nueva referencia. Para introducir en una b/d múltiples referencias que contienen información común lo lógico sería crear una nueva referencia ( References New Reference ) y rellenar los campos comunes. Posteriormente realizar tantos duplicados como referencias haya con la información común y, finalmente, completar el resto de campos Borrar referencias: - Resaltar o marcar previamente las referencias. - Seleccionar References Delete ó la tecla SUPR. - Habrá qué indicar que grupo de referencias se desea eliminar: las resaltadas, las marcadas, las no marcadas o todas. El programa solicitará la confirmación del proceso de eliminación debido a que es una operación que no puede deshacerse Exportación de referencias. Exportar referencias desde Reference Manager permite copiar las referencias de una b/d para crear un archivo de texto en función del formato de salida seleccionado. Las referencias pueden exportarse en cualquiera de estos formatos: - RIS: es un formato de intercambio que mantiene los estilos (como la negrita, la cursiva, etc.) - MEDLARS: es un formato de archivos de texto que exporta campos de información a la National Library of Medicine. - COMMA DELIMITED: es un formato que permite separar los campos mediante comas. - TAB DELIMITED: es un formato que separa los campos de información mediante tabulaciones (para cuando alguno de los campos contiene comas). - XML: es un formato que exporta referencias desde Reference Manager a una gran cantidad de aplicaciones en Internet. El comando a utilizar es File Export.

16 16 4. GESTIÓN DE REFERENCIAS. El programa permite buscar referencias en la b/d que hemos creado y también en bases de datos on-line Búsqueda de referencias en la o las bases de datos que hayamos creado. Ventana de Búsqueda Operadores lógicos: and, not, or. Acceso a la consulta de Bases de Datos Online. Clear All Entries Go To Word Processor Term Manager [F5] Reference List [F2] Browse Last Searches Strategy Files Delete Parameter Insert Parameter Search [F4] Start Search [F12] Hay varias formas de buscar una referencia: Localizar Una Referencia Específica. Se emplea la barra de desplazamiento, que muestra en un recuadro el término que en cada momento se active. Si se suelta el ratón en ese momento, se visualizará en primer lugar de la lista de registros, el registro al que hace referencia el término que en ese momento se visualiza en el recuadro.

17 Recuperación Rápida. Emplea la listas de términos 8 para buscar en los campos indexados: palabras claves, nombres de revistas y nombres de autor. Para realizar la búsqueda rápida: - Seleccionar Tools Term Manager Activate o F5. - Elegir la pestaña en la que estarán los términos que pretendemos localizar: palabras clave, revistas, autores. - Resaltar el término o términos deseados. - Seleccionar References Quick Retrieval. Para seleccionar Quick Retrieval hay otras tres posibilidades diferentes: - Icono de los prismáticos. - CRTL+Q. - Botón derecho del ratón y elegir Quick Retrieval. Si se han seleccionado dos o más términos, se muestra un cuadro de diálogo con operadores lógicos (AND u OR) para insertar entre los términos. Las referencias que contengan los términos buscados se listarán en la pestaña Retrieved Recuperación De Una O Múltiples Referencias. Seleccionar References Search References (o F4, o botón derecho del ratón, Search References). En el desplegable que aparece encima de la columna Conector se elegirá la base de datos en la que se quiere realizar la búsqueda. Tener en cuenta que la casilla Internet search debe de estar sin seleccionar. Es posible hacer búsquedas en todas las b/d abiertas, con la opción All Databases, pero todas ellas deben estar creadas bajo el mismo sistema operativo, tener aplicados los mismos juegos de caracteres y debe emplearse el mismo criterio de ordenación en todas ellas. La búsqueda puede realizarse en toda la b/d o puede limitarse a campos específicos. Pueden emplearse los operadores lógicos: AND, OR NOT. 8 Todo lo referente a las Listas de Términos esta desarrollado en el apartado 6.1.

18 18 En la columna Field hay un menú desplegable que permite elegir el campo por el cual se va a hacer la búsqueda. En la columna Parameter introduciremos el término que se desea localizar. En los campos indexados se asume que el término a buscar es una palabra completa. Será en la columna Connector donde se podrán introducir los operadores lógicos para poder realizar una búsqueda por varios campos. - AND: busca referencias que contengan los términos de la línea de búsqueda anterior y la siguiente. - OR: busca referencias que contengan los términos de la línea de búsqueda anterior o de la siguiente. - NOT: busca todas las referencias que contienen los términos de todas las líneas excepto los de la siguiente. Finalmente, una vez introducidos todos los términos a buscar haremos clic en el botón Start Search (icono de los prismáticos) o F12 o botón derecho del ratón y Start Search, y en la columna Results se mostrará el número de referencias que se ajustan a los criterios de búsqueda introducidos. Si el resultado es una sola referencia se mostrará directamente en la pestaña de Retrieved. Si contiene más de una habrá que hacer clic sobre la columna Results. El asterisco (*) sirve como comodín para poder buscar partes de palabras (p.e. psicolog*, buscará: psicólogo, psicóloga, psicológico, psicológica, etc.) Si se quieren localizar campos vacíos, seleccionar el campo Ref Id en la columna Fields e introducir un asterisco (*) en la columna Parameter. En la siguiente línea, seleccionar el operador NOT en la columna Conector, buscar en el desplegable Field el campo en el que se quiere buscar si esta vacío (p.e. Author) e introducir un asterisco en la columna Parameter.

19 Guardar, recuperar y borrar estrategias de búsqueda Una vez hemos realizado una búsqueda con una serie de parámetros concretos, nos puede interesar guardar esa estrategia de búsqueda para poder volver a utilizarla con posterioridad. Para ello es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Lógicamente, configurar la ventana de búsqueda con los parámetros deseados. 2. Presionar el botón Strategy Files (empezando por la izquierda, el botón situado en tercer lugar en la barra de herramientas de búsquedas, y que tiene los iconos de un prismático y un disquete). Se mostrará una imagen en la que aparecerán, si las hubiera, las estrategias de búsqueda salvadas previamente. 3. Presionaremos el botón Save, procediéndose a grabar la estrategia, indicando un nombre para poder identificarla posteriormente. Para poder recuperar una estrategia de búsqueda guardada previamente, presionar el botón Strategy Files, seleccionar en la ventana la estrategia pertinente y presionar el botón Load. Finalmente, si queremos borrar una estrategia guardada, haremos clic en el botón Strategy Files, seleccionaremos en la ventana la estrategia pertinente y presionaremos el botón Delete Crear, añadir, recuperar y borrar, creando un índice, los resultados de una búsqueda Nos puede interesar crear un índice de referencias dentro de una b/d para guardar un conjunto de referencias. Esto permitiría la rápida localización del grupo posteriormente o la aplicación de determinadas operaciones sobre dicho grupo. Se puede crear un índice de referencias marcadas, resaltadas, no marcadas o de todo el conjunto de referencias de la lista.

20 20 Para crear un nuevo índice de referencias: 1. Marcar las referencias deseadas. 2. Seleccionar References Reference Index (o botón derecho del ratón, opción Reference Index). 3. En el desplegable seleccionar la b/d que contiene las referencias que se quieren añadir al índice (p.e. Retrieved). 4. Elegir las referencias que se van a crear (marcadas, resaltadas, no marcadas o todas) 5. Presionar el botón New, introducir un nombre para el índice y presionar el botón Add para incluir las referencias seleccionadas en el índice creado. Para añadir referencias a un índice ya existente: 1. Marcar las referencias deseadas. 2. Seleccionar References Reference Index (o botón derecho del ratón, opción Reference Index). 3. En el desplegable seleccionar la b/d que contiene las referencias que se quieren añadir al índice (p.e. Retrieved). 4. Elegir las referencias que se van a añadir al índice anteriormente creado (marcadas, resaltadas, no marcadas o todas). 5. Seleccionar entre los existentes el grupo que nos interese y presionar el botón Add. Para recuperar las referencias de un índice: 1. Seleccionar References Search Reference (o botón derecho del ratón, opción Reference Index). 2. Buscar en el desplegable Fields el campo Reference Index y en la columna Parameter, presionar el botón Browse. Finalmente, hacer doble clic sobre el nombre del índice correspondiente para insertarlo e iniciar una búsqueda. Las referencias encontradas se listan en la pestaña Retrieved. Para borrar un índice: 1. Seleccionar References Reference Index 2. Seleccionar el índice de la lista que se quiere eliminar y presionar el botón Delete.

21 Referencias Duplicadas: cómo se buscan, borran y combinan? Cuando se importan referencias de varias fuentes es muy fácil insertar referencias duplicadas en la b/d. Hay dos aspectos principales a tener en cuenta antes de realizar una búsqueda de duplicados: 1. En qué base de datos o bases de datos se desea realizar la búsqueda. 2. Qué campos deben compararse entre registros. La definición de estas opciones puede realizarse seleccionando Tools Options Duplicate search. Las formas de buscar duplicados son: Búsqueda Automática De Duplicados En La Entrada De Datos. Se pueden buscar automáticamente referencias duplicadas cada vez que se guarda una nueva o se edita. Para establecer la búsqueda automática: 1. Seleccionar Tools Options Reference edit. 2. En la sección Automatic Settins, verificar la opción Check for Duplicate References. 3. Decidir si se desea aplicar esas opciones sólo a la b/d seleccionada o a todas las bases de datos abiertas. A partir de entonces, cada vez que se edite y se salve una referencia el programa avisará si existe un posible duplicado Detección De Duplicados En El Proceso De Importación 1. Seleccionar Tools Options Import. 2. En la sección Duplicate Reference seleccionaremos alguna de éstas posibilidades: a. Import: se importan todas las referencias a la pestaña Imported. Requiere una revisión manual de duplicados. b. Do not import: las referencias identificadas como duplicadas no se importan en la pestaña Imported. c. Put in duplicate database: los posibles duplicados se importan a una nueva b/d denominada ImportDup y no aparecen en la pestaña Imported.

22 Búsqueda De Duplicados En Una Referencia Individual Se puede comparar una referencia con todas las referencias de una o varias b/d. 1. Abrir la b/d en la que se desea buscar los duplicados. 2. Localizar y resaltar la referencia a comparar. 3. Seleccionar References Check for Duplicates. 4. Si se encuentran duplicados nos preguntará si desea visualizar los resultados. Si la respuesta es afirmativa: a. si encontró sólo un duplicado, se mostrará en una ventana de contenido para su edición. b. si encuentra múltiples duplicados, se mostrarán todos en una lista de referencias en la pestaña Duplicates (que al igual que Imported, Retrieved y Search, son pestañas temporales). Si se ha realizado una búsqueda en varias b/d, las referencias duplicadas pueden estar en b/d distintas. Haciendo clic sobre cualquier referencia, el nombre de la b/d a la que pertenece se muestra en la barra de título. Para comparar las referencias duplicadas en la pantalla, resaltar el conjunto de referencias duplicadas en la lista y seleccionar References Open and Tile para abrir y visualizarlas conjuntamente Búsqueda De Todos Los Posibles Duplicados (En Una O Varias B/D). 1. Abrir la base o bases de datos que se pretenden analizar. 2. Seleccionar Tools Batch Operations Duplicate search. 3. En la sección Reference List to Compare, localizar en el desplegable la base o bases de datos en la que se pretende realizar la comparación. 4. Para buscar todas las referencias duplicadas encontradas en la base o bases de datos seleccionadas, dejar la configuración por defecto en la sección Reference Range. Para limitar la búsqueda a un rango de referencias indicar sus ID. 5. Si queremos cambiar o verificar las opciones de búsqueda de duplicados haremos clic en Options (Se mostrarán las mismas opciones que cuando seleccionamos Tools Options Duplicate search ). 6. Para iniciar la búsqueda presionar el botón Search. La búsqueda se puede interrumpir con el botón Cancel. Completado el proceso de búsqueda los resultados se visualizan en la pestaña Duplicates.

23 Borrado De Referencias Duplicadas. Una vez marcadas las referencias a suprimir, seleccionar References Delete (o situado el cursor en la Lista de Referencias, botón derecho del ratón y opción Delete; o, con la tecla SUPR.). Pedirá la correspondiente confirmación del borrado, indicando que sí para terminar con el proceso. Es muy importante recordar que en la lista de referencias duplicadas se muestra también la original Combinación De Referencias Duplicadas. Puede ocurrir que se encuentren dos referencias duplicadas que contengan distinta información e interese unirlas en una sola referencia para copiar los campos que difieren de una referencia a la otra. Los pasos a seguir son: 1. Determinar que referencia se quiere conservar y los campos que se pretenden copiar de la referencia que se va a eliminar. 2. Resaltar la referencia duplicada cuyos campos se van a copiar. 3. Seleccionar Edit Copy (o CTRL+C) 4. Resaltar la referencia duplicada que se quiere conservar. 5. Seleccionar Edit Paste Special (o CTRL.+V). 6. Elegir la casilla de los campos que se pretenden copiar de la primera a la segunda referencia y presionar el botón Paste. 7. Finalmente, eliminar la referencia a descartar con la opción References Delete (o tecla SUPR.) Comandos De Edición Global Son comandos u órdenes que permiten actuar de forma general en toda la b/d o bases de datos, teniendo en cuenta que la b/d debe haber sido abierta con derechos Read-Write Exclusive. Permitirán: - buscar y reemplazar texto en múltiples referencias. - copiar campos entre referencias. - mover información de un campo a otro en múltiples referencias.

24 Buscar Y Reemplazar Texto En Múltiples Referencias. Antes que nada, es recomendable tener en cuenta dos cuestiones: 1. Los resultados de buscar y reemplazar no se pueden deshacer por lo que es recomendable realizar una copia de seguridad antes de aplicar los cambios. 2. El texto se puede reemplazar en: a. una o varias bases de datos. b. en las listas de referencias de las pestañas Retrieved, Imported y Duplicates Buscar Y Reemplazar Texto En Los Campos No Indexados. 1. Seleccionar la lista apropiada de referencias en la que realizar la búsqueda. 2. Seleccionar Edit Find and Replace. 3. En el primer cuadro introducir el texto a localizar y en el segundo el texto por el que se va a sustituir. 4. En el desplegable Reference List seleccionar la lista de referencias en la que se pretende efectuar el reemplazo. 5. En el cuadro Non Indexed Fields to Search, deben seleccionarse los campos en los que se realizará la búsqueda. 6. Al aceptar, visualizaremos una ventana de solicitud de confirmación. Si estamos de acuerdo, clic en el botón Replace Buscar Y Reemplazar Texto En Los Campos Indexados Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar el término (por ejemplo, una palabra clave) a modificar. Este proceso permitirá que automáticamente se actualicen todas las referencias que contengan este término. 3. Resaltarlo y pulsar con el botón derecho del ratón. 4. Seleccionar Global Edit (segundo botón empezando por la izquierda, junto al de los prismáticos). 5. En el campo Source viene el nombre actual del término. 6. En el campo Destination se introduce el nuevo nombre del término. 7. Clic en el botón Replace si estamos de acuerdo. 9 Los campos indexados son Keywords (palabras claves), Periodicals (título de la revistas) y Authors (autores)

25 Copiar Campos Entre Referencias. Para copiar el texto de un campo de una referencia al mismo campo de un grupo de referencias deberemos actuar: 1. Determinar en qué referencias se va a incluir el texto. Para ello, las visualizaremos en la lista de referencias y las resaltaremos o marcaremos. 2. En un registro, resaltar el texto a copiar o copiar el campo completo. 3. Seleccionar Edit Copy Field. En la sección Copy Field Data aparecerá el texto que se resaltó o el contenido del campo seleccionado. 4. Seleccionar las referencias destino en la sección References options (resaltadas, marcadas, no marcadas, todas) Mover Información De Un Campo A Otro En Múltiples Referencias. Para mover los contenidos completos de un campo a otro en un grupo de referencias: 1. Determinar las referencias que se van a modificar. Para ello, las visualizaremos en la lista de referencias y las resaltaremos o marcaremos. 2. Seleccionar Edit Move Field. 3. En la sección Move field data, seleccionar los campos origen y destino. Tener en cuenta que sólo se puede mover información entre campos con características similares. Cuando se elige el campo origen, el programa te presentará en el apartado de campo destino el listado de los campos que se pueden elegir. 4. Seleccionar la lista de referencias que contiene los registros a modificar (en la sección Reference list). 5. Determinar el conjunto de referencias en las que se va a mover el texto. Hacerlo en la sección Reference options, eligiendo entre resaltadas, marcadas, no marcadas o todas. 6. Seleccionar la sobreescritura del texto (Overwrite existing data) o la adición al final del campo (Append to existing data). 7. Para finalizar el proceso hacer clic en el botón Move.

26 Ordenación de la Base de Datos Cuando se quieran realizar operaciones globales sobre varias bases de datos se requiere que todas tengan el mismo criterio de ordenación aplicado. Hay dos posibilidades: 1. En la pestaña Retrieved 10 el orden por defecto se establece en Tools Options Retrieval, seleccionando el desplegable de los campos que se pretenden emplear para ordenar la b/d. No es necesario especificar los tres campos disponibles, ya que se puede indicar la opción None. También se podrá especificar junto a cada desplegable el orden ascendente o descendente. Para cambiar temporalmente el criterio de ordenación, puede hacerse un clic sobre la cabecera de la columna correspondiente en la lista de registros. Haciendo dos clics se invierte el orden ascendente o descendente. 2. Para poder cambiar el criterio de ordenación de una b/d existente, en primer lugar hay que tener en cuenta que debe abrirse con derechos Read-Write Exclusive. El proceso sería el siguiente: 1. Seleccionar Tools Change Database Sort Order. 2. En la sección Database to Change elegiremos el nombre de la b/d a ordenar. Si se desea establecer un criterio para todas las b/d que se creen a continuación seleccionar Default settins for new databases. 3. En la sección Default Reference Sort, seleccionaremos los campos y el orden ascendente o descendente. 4. En la sección Text Sort, seleccionaremos una de las opciones existentes para ordenar el texto que contiene cada campo. Se recomienda elegir la que viene por defecto (Character Set Sort). 5. Presionar botón Sort Fusión de Bases de Datos Antes de unir dos b/d es recomendable realizar una copia de seguridad de cada una de ellas. Hay dos formas de unir dos b/d.: 1. Arrastrando las referencias de una a otra. Basta con resaltar las referencias y arrastrarlas sin soltar el botón izquierdo del ratón de una base de datos a la pestaña que contiene el nombre de la otra b/d. Este proceso elimina las referencias de la b/d origen. 10 Recordar que la pestaña Retrieved es aquella en la que se listan las referencias resultantes de una búsqueda.

27 27 2. Copiando las referencias de una a otra. 1. Seleccionar References Copy Between Databases. 2. Indicaremos en la sección Source Reference List las referencias que se quieren copiar (marcadas, resaltadas, no marcadas o todas). 3. De los desplegables correspondientes elegiremos las bases de datos origen y destino. 4. Presionar botón Copy Enlazar Referencias Con Archivos O Páginas Web Los campos que permiten enlazar con direcciones URL, archivos PDF, documentos completos y archivos de imágenes son: - Web/URL: basta con introducir la dirección URL. Para introducir varias hay que separarlas por punto y coma (;). - Link to PDF - Link to Full-text - Related links - Image(s) Para realizar el enlace con un archivo hay que seleccionar el archivo apropiado mediante References Link to. A continuación, seleccionar el archivo a vincular y hacer clic en Open. Si la ruta introducida es correcta, en ambos casos, el enlace se mostrará subrayado y en color azul.

28 28 5. PERSONALIZACIÓN DE DIFERENTES ASPECTOS DENTRO DE NUESTRA BASE DE DATOS Personalizar los campos que aparecerán en la Lista de Referencias (qué campos, en qué posición, etc.) Los campos que se muestran en la lista de referencia 11 pueden personalizarse con Tools Reference List Display (o botón derecho del ratón, Reference List Display). En la ventana que aparece puede seleccionarse: - El número de columnas a mostrar (Number of Columns). - La primera fila de la ventana, Field Order, permite establecer el orden en que aparece cada columna. - La segunda fila, Header, puede modificarse escribiendo directamente el texto que queramos mostrar. Este texto será el que identificará cada una de las columnas. - El tipo de campo (de los 37 que hay) asociado a cada columna se seleccionará del desplegable que aparece al pinchar en Field Type. - También se puede cambiar la posición de las columnas, para ello, en primer lugar se marca la columna que se quiere mover y posteriormente se arrastra con el ratón a la posición deseada. En el desplegable Current List se indicará dónde se han de aplicar los cambios realizados en la ventana Reference List Display, si en todas las bases de datos o sólo en alguna en concreto. 11 Recordemos que la Lista de Referencia es el panel inferior que aparece en la ventana de visualización de referencias, explicado en el apartado 3.1.

29 Personalizar Una B/D (Información Sobre Tipos De Referencias Y Sobre Campos) La b/d de Reference Manager puede contener referencias de una gran variedad de fuentes como libros, artículos de revistas, artículos de periódicos, etc. Cada una de estas fuentes reciben el nombre de Tipos de Referencia. Reference Manager proporciona 35 tipos distintos y cada uno de ellos contiene hasta 37 campos. Todos los tipos de referencia pueden modificarse salvo el Generic (que engloba todos los tipos e referencia). Además, hay que tener en cuenta que se almacena una tabla de tipos de referencia para cada b/d. Los cambios realizados en una tabla sólo afectan a la b/d para la que está creada. La definición de los tipos de referencia puede copiarse entre b/d. El tipo de referencia seleccionado especifica qué campos aparecen y en qué orden en la ventana de edición de referencias. Para poder acceder a la Tabla de Tipos de Referencia y cambiar lo que creamos necesario hay que actuar de la siguiente forma: 1. Abrir la b/d con derechos Read Write Exclusive. 2. Visualizar los números asociados a cada campo para distinguir los campos cuando se modifiquen los nombres asociados. Para ello, emplear la opción View Field Numbers. 3. Seleccionamos Tools Field and Type Edit para visualizar la tabla. El tipo de referencia se selecciona en el desplegable de la parte superior de la ventana (Field Label for Type).

30 30 La lista de los tipos de referencia disponibles en la b/d en la que estemos se muestra en la parte izquierda de la ventana (Reference Type Edit). 4. Una vez aquí, podemos: añadir un campo: en la sección Field Label Edit, marcar la casilla que aparece en la columna I (Include). Si se quiere que el campo sea obligatorio, marcar también la casilla de la columna M (Mandatory). Aceptar para guardar. eliminar un campo: en la sección Field Label Edit, eliminar la selección de la casilla correspondiente a la columna I (Include). Los campos Reference Type y Reference ID siempre se incluyen y son obligatorios aunque se deshabiliten las casillas. 1. Aceptar para terminar el proceso. 2. Los campos suprimidos no aparecen en ninguna referencia que emplee este tipo. Si existe información en el campo eliminado, sigue apareciendo en la referencia, pero el campo se visualiza con su nombre genérico. renombrar un campo: el nuevo nombre se puede escribir en la columna Current Labels. Si después de cambiado el nombre se clickea en el botón Update Field For All Types, realizará la modificación del nombre de dicho campo en todos los Tipos de Referencia. reordenar los campos: arrastrar con el ratón cada una de las filas a la posición deseada. eliminar tipos de referencia: los tipos de referencia que no se usen pueden ocultarse para acortar la lista y facilitar y estandarizar la entrada de datos. Para ello basta con deseleccionar las casillas de los tipos que se pretendan ocultar en la sección Reference Type Edit. Cuando se elimina un tipo de referencia, sólo deja de estar disponible en la lista de selección para entrada de datos y para búsqueda, pero no desaparece de la base de datos. renombrar un tipo de referencia: se resalta el nombre de la columna Reference Types y se reemplaza por el nombre deseado. Cuando se renombra un tipo de referencia, todas las referencias que empleaban el tipo antiguo lo reemplazarán por el nuevo. Por último, hay que tener en cuenta que las opciones de los tipos de referencias se almacenan para cada b/d y que pueden:

31 31 - emplearse los cambios realizados en la tabla como las opciones por defecto para todas las nuevas b/d.: con Tools Field and Type Edit y pinchando en el botón Set Default. - que se recarguen las opciones por defecto: con Tools Field and Type Edit y pinchando el botón Get Default. (Tener en cuenta que estas opciones pueden ser las definidas por el usuario, si anteriormente se utilizó el Set Default, o las definidas por defecto en Reference Manager. - copiarse las definiciones de una b/d a otra: con Tools Field and Type Edit y pinchando el botón Copy. De esta forma se copian los tipos de referencia y los campos Personalizar La Lista De Campos Y Su Ordenación En La Columna Field, En La Ventana De Búsqueda De Referencias (Search) Recordemos que cuando queramos realizar una búsqueda debemos acceder con References Search reference a la ventana de búsqueda de referencias (Search) 12, en la que aparecen 3 columnas: 1. Conector (donde podemos utilizar los operadores lógicos). 2. Field (donde elegiremos el campo en el que queremos realizar la búsqueda). 3. Parameter (donde introduciremos el texto que queremos buscar). Por defecto, en la columna Fields se muestran todos los campos de Reference Manager. Esta lista se puede personalizar: - limitando el número de campos listados. - asignando nombres a los campos genéricos (por ejemplo poner los campos en castellano). - determinando el orden de los campos. - asignando teclas de acceso rápido a los campos. 12 Cómo realizar búsquedas de referencias se explica en al apartado

32 32 Para ello, seleccionar Tools Options y luego en la columna Retrieval, de la sección Field Search List elegir el botón Customize. Añadir Subir y bajar Eliminar De la figura resultante, en la columna Generic label, aparecerán los campos genéricos que existen en Reference Manager y que no se pueden cambiar. En la columna de al lado, Custom Label, es donde podremos limitar el número de campos listados, poner el nombre que queramos a cada campo y determinar el orden de los mismos. Para ello utilizar los botones que aparecen encima de las columnas En la columna Shortout se podrá asignar una tecla para acceder al campo.

33 33 6. LAS LISTAS DE TÉRMINOS Qué son? Son listas que permiten almacenar palabras clave, nombres de autor y nombres de revista. Existe una lista vinculada a cada campo correspondiente: las palabras clave al campo Keywords, los nombres de autor al campo Authors y los nombres de revistas al campo Periodicals. Estas listas se gestionan de forma automática. Cuando se crea una nueva b/d, las listas de términos están vacías. Conforme se introducen las referencias, se van añadiendo automáticamente los nuevos términos Para Qué Sirven? Se utilizan para: - introducir consistentemente las referencias en la b/d. Cuando se comienza a introducir un término en una nueva referencia, Reference Manager intenta completar el texo sugiriendo la palabra más cercana de la lista de términos correspondiente. Si se introduce un nuevo término, que no está presente en alguna de las listas actuales, se resalta en color azul. Al cerrar y guardar la referencia el término se añade automáticamente a la lista correspondiente. - realizar búsquedas más rápidas sobre un campo indexado. 13 Se puede buscar en una lista de términos para introducir el texto exactamente tal y como aparece en la b/d. 13 Explicado con detalle en el apartado

34 Qué Se Puede Hacer Con Ellas? Es absolutamente necesario abrir la b/d con derechos Read Write Exclusive para poder trabajar con la Lista de Términos. Los botones de la barra de herramientas de Term Manager son los que aparecen en la figura adjunta y se irán utilizando para una serie de utilidades que veremos posteriormente. Save Synonyms Cancel Synonym Editing Add Term Combine Global Edit Quick Retrieval Añadir Manualmente Términos A Las Listas. 1. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar la pestaña de la lista que se desea editar: Keywords, Authors o Periodicals. 3. Clic con botón derecho del ratón y, en el menú emergente, opción Add Term (o de la barra de herramientas de Term Manager, el 4.º botón por la izquierda). Se resaltará una línea en blanco al final de la lista actual. 4. En la columna Synonimus, introducir el nuevo término. Para nombres de revistas, introducir el término en la fila Full.

35 35 5. Introducir los sinónimos convenientes bajo el término primario. Para palabras clave y nombres de autor, cualquier sinónimo listado aparecerá en la lista de términos vinculado al resto de sinónimos. Para nombres de revista, hay que tener especial cuidado con la introducción de las abreviaturas. 6. Botón Save Synonyms (el que representa un disquete, o botón derecho del ratón Save Synonyms, o CTRL.+S) para finalizar el proceso. Si el término ya estuviera en la lista, Reference Manager preguntará si se desea eliminar el término existente Copia De Listas De Nombres De Revistas. Reference Manager dispone de listados que incluyen los nombres de las principales revistas de Humanidades, Medicina y Química y sus correspondientes abreviaturas. 14 Los nuevos nombres que se añadan a las listas no reemplazarán a los existentes en la b/d. El procedimiento para copiarlas es: 1. Abrir la b/d que recibirá la lista. 2. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 3. Seleccionar pestaña Periodicals. 4. En la barra de herramientas de la ventana principal de Term Manager seleccionar Tools Term Manager Copy Periodicals. 5. En el cuadro Copy From, seleccionar: Database, para localizar y seleccionar la b/d de la que se va a copiar la lista, o, Chemical, Medical o Humanities, para seleccionar las listas proporcionadas por Reference Manager. 6. Aceptar. 14 Para visualizar estas listas puede emplearse un procesador de texto. Pueden encontrarse en la ruta: C:/Archivos de programa/reference Manager 11/ y son: Chemical.pst, Humanity.pst y Medical.pst

36 Modificación Y Eliminación De Términos De La Lista. Cuando se modifica o elimina un término de la lista, se modificarán o eliminarán también de las referencias. Por ello, se recomienda realizar una copia de seguridad de la b/d antes de editar las listas de términos. Para modificar: o Seleccionar la pestaña pertinente y resaltar el término a modificar. o Clic botón derecho del ratón y, en el menú emergente, Global Edit (o de la barra de herramientas de Term Manager el segundo botón por la izquierda). El término resaltado, aparecerá en el cuadro Source. El término editado se ha de introducir en Destination. o Presionar el botón Replace para finalizar el proceso. Para borrar: o Seleccionar la pestaña pertinente y resaltar el término a modificar. o Clic botón derecho del ratón y, en el menú emergente, Global Edit. o Botón Delete Adición de sinónimos a los términos existentes. Para añadir sinónimos a un término existente: 1. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar la pestaña de la lista que se desea modificar. 3. Resaltar el término que se pretende modificar. Si existiera algún sinónimo aparecería en la lista Synonyms. 4. Escribir en la siguiente línea de la columna Synonyms el nuevo sinónimo. Si se va a introducir un sinónimo para un nombre de revista, introducirlo en la fila correspondiente a las abreviaturas. 5. Botón Save Synonyms para finalizar el proceso.

37 Referencias Cruzadas De Palabras Clave O Nombres De Autor. Es posible combinar dos términos que representan la misma expresión, pero que emplean palabras distintas o se escriben de forma diferente. Cuando se combinan dos términos con referencias cruzadas, ambos aparecen en la lista de términos y cada uno de ellos lista al otro en la lista de sinónimos. Este procedimiento no puede utilizarse en la lista de revistas. Para combinar términos y crear referencias cruzadas entre ellos: 1. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar la pestaña Keywors o Authors. 3. Resaltar los términos a combinar. 4. Presionar el botón Combine terms de la barra de herramientas. (tercero empezando por la izquierda) Cada término resaltado y sus correspondientes sinónimos se añaden a los otros términos de la lista y se guardan. Se pueden cruzar términos manualmente añadiendo los sinónimos a un término directamente. Cuando se elimina un sinónimo de un término de palabra clave o nombre de autor, se elimina el sinónimo para ese término, pero permanece en la lista como término primario. Para suprimir los términos que no se han utilizado, seleccionar la opción del menú Tools Term Manager Purge. Es posible también suprimir un término de una lista y borrar junto con él los sinónimos asociados en cada referencia en que se encuentren. Para ello, resaltar un término de cualquier pestaña y seleccionar Tools Term Manager Global Edit. A continuación, vaciar el cuadro de texto presionando el botón Delete.

38 Imprimir La Lista De Términos. 1. Seleccionar Tools Term Manager Activate. 2. Seleccionar la pestña que contiene la lista a imprimir. 3. Seleccionar la opción Flie Print. Mostrará el cuadro de diálogo Print Term List. 4. Seleccionar la fuente, los términos a imprimir y habilitar la opción Include Reference Count si queremos imprimir el número de referencias que contiene cada término. 5. Finalmente, imprimir: - Print, a la impresora. - Print to File, a un archivo. - Print Setup, para cambiar las propiedades de impresión. Por defecto siempre imprime la lista en orden alfabético.

39 39 7. ELABORACIÓN DE CITAS Y BIBLIOGRAFÍAS EN WORD. Reference Manager dispone de una herramienta que permite citar, desde Microsoft Word, referencias de un modo rápido y sencillo y crear un documento con las citas formateadas y su correspondiente bibliografía. Esta herramienta es Cite While You Write. Cuando se instala el Reference Manager, en Microsoft Word aparece una barra de herramientas, con una serie de comandos, que son los que nos permitirán insertar citas y elaborar bibliografías en los documentos de Word a partir de las referencias de las b/d personales creadas en Reference Manager. A las opciones de la barra de herramientas también se puede acceder mediante la opción: Herramientas Reference manager 11 de Microsoft Word. Tener en cuenta que sólo se puede abrir un documento de texto mientras se estén insertando citas y formateando documentos. Una librería compartida permite dar formato a las referencias en el documento de Word incluso cuando la b/d de Reference Manager no esté disponible. Insert Note Edit Cite While You Write Generate Bibliography Instant Formating Export Travelling Library Go to Reference Manager Insert Citation Insert Marked Reference(s) Removed Field Codes Revert to Original Text Edit Database Reference(s)