PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE BOLETINES

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1 Página 1 de 6 Revisó: Directora de Comunicaciones Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la realización de Boletines de Prensa utilizados como medio de apoyo para mantener informada a la Comunidad Universitaria y al Público en general del acontecer de la Universidad. Aplica desde la investigación, generación y recepción de información hasta la entrega de los Boletines a la Comunidad Universitaria y Público en general a través de los diferentes medios de comunicación. NORMATIVIDAD Manual de Calidad Ediciones UIS: DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS BOLETÍN DE PRENSA: producto comunicativo de divulgación del acontecer institucional con destino a los periodistas y medios de comunicación externos. BOLETÍN INFORMATIVO: producto comunicativo de divulgación del acontecer institucional con destino a los la comunidad universitaria. PROTOTIPO: Es una representación limitada de un producto MONTAJE: Es la diagramación de los archivos textuales y fotográficos que se han recibido. MATERIAL GRÁFICO: fotografías y gráficos que se utilizan para ilustrar los artículos y demás desarrollos informativos. ARTÍCULO: Texto periodístico de corta extensión en el cual se informa sobre algún tópico atinente a la vida universitaria o de la sociedad. EDICIÓN: Proceso de corrección lingüística y de estilo que se realiza sobre los textos que integran los informativos de la UIS EJEMPLARES: Es el número de boletines de prensa que se imprimen para ser distribuidos.

2 Página 2 de 6 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS COLABORADORES: Son las personas de la comunidad (estudiantes y docentes) que envían artículos para la publicación en Cátedra Libre y en los Boletines de prensa. DISTRIBUCIÓN: proceso de entrega del producto final al lector. UAA: Unidades Académicas y/o Administrativas CI: Comunicación Institucional. CONSIDERACIONES Los medios utilizados para realizar la divulgación de los Boletines son: correo electrónico y el portal Web. El boletín de prensa en algunos momentos puede servir de base para iniciar otros procesos de producción con destino a radio. NOTA: Las Sedes Regionales emitirán el boletín con periodicidad mensual y las actividades se presentarán en orden cronológico. Cuando las sedes regionales envíen el boletín de forma directa a la División de Servicios de Información para su publicación en el portal WEB, se sigue el procedimiento PSI.05- Procedimiento para la publicación de información en la página Web institucional

3 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Inicio 1. Recepciona, Investiga y revisa la información. 2. Elabora las noticias 1. Recepciona, investiga, revisa y evalúa la pertinencia de la información suministrada por la Comunidad Universitaria. 2. Elabora la noticia de la información suministrada por la Comunidad Universitaria y/o redacta el contenido de los temas investigados. Coordinador del coordinador del 1 3. Organiza la emisión de noticias 3. Organiza la emisión de las noticias de acuerdo a la importancia y vigencia de la información. Nota: Para las sedes regionales, el coordinador de sede revisa y aprueba su divulgación. coordinador del Coordinadores de Sedes. No La noticia se divulga en el boletín informativo? Si 4. Difusión vía 2/pág.4 4. Si la noticia se divulga en el boletín informativo, se envía por correo electrónico a los registros de la comunidad universitaria, bases de datos de UAA, a los periodistas externos y al público en general. Nota: Las Sedes Regionales envían el boletín a la comunidad universitaria a través del correo electrónico y perfiles institucionales en redes sociales. Coordinador del 1

4 Página 4 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 1/pag. 3 No No La noticia se divulga en el boletín de prensa? 5. Si la noticia no se divulga en el boletín informativo se envía a los medios de comunicación externos. Coordinador del Si 5. Medios de comunicación externos 6. Difusión en el portal Web 2 6. Envía el boletín a la División de Servicios de Información para que sea publicado en el portal Web. Nota: La solicitud de publicación del boletín de las Sedes Regionales en el portal WEB, la realiza el profesional de CI con aprobación del Coordinador de Sede. Coordinador del regionales PSI.05. Procedimiento para la publicación de información en la página Web institucional Fin

5 Página 5 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01 FECHA DE APROBACIÓN Diciembre 05 de 2007 Creación del documento DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 02 Octubre 31 de 2008 Eliminación del formato FCI.01-Solicitud de Servicio Inclusión del formato FCI.22- Reporte Semanal de Noticias para Medios Impresos 03 Abril 23 de 2009 Se realizó precisión de lo planteado en el punto 13 del Procedimiento 04 Octubre 1 de 2009 Se eliminó la definición de Pasante y se precisó la definición de corrector de estilo. Se replantearon las actividades y se eliminaron las actividades 11 y 12. Se incluyó en los Responsables a las Sedes Regionales 05 Abril 22 de 2010 Se modifica la definición de Boletín de Prensa. En las consideraciones se cambia la forma de distribución del Boletín y se elimina la divulgación. Se cambia el responsable en las actividades 1,8 y 9. Se replantearon las actividades 2,3,4,5,6,7 y 10. Se eliminó la actividad 11. Se cambió el documento de referencia 06 Julio 26 de 2011 Se cambia la definición y redacción de las actividades 4 y 10. Se modifica el responsable de la actividad 4 y el documento de referencia en la actividad 10. Se hizo la respectiva corrección de formato FCI.02 a formato FCI.22.

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 07 Febrero 22 de 2013 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Se agrega la descripción de la normatividad En las definiciones y/o abreviaturas se eliminan: Coordinador del grupo de prensa, Comité de Prensa, Corrector de Estilo, Diseñador Gráfico, Público objetivo. Además se agrega Prototipo y UAA. Se ajustan las actividades del procedimiento teniendo en cuenta la producción de boletines de prensa en las sedes regionales Se eliminó Profesionales de Prensa y Grupo de Prensa. Cambio en el nombre del procedimiento. 08 Abril 23 de 2015 Se modifica la nota del numeral 3. Para las sedes regionales, el coordinador de sede revisa y aprueba su divulgación. Se modifica la nota del Numeral 4. Las Sedes Regionales envían el boletín a la comunidad universitaria a través de correo electrónico y perfiles institucionales en redes sociales. Modificación de la nota del numeral 6: La solicitud de publicación del boletín de las Sedes Regionales en el portal WEB, la realiza el profesional de CI, con aprobación del Coordinador de Sede.