PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES

Transcripción

1 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: APROBADO POR: Coordinación de Admisiones y promoción escolar Coordinadora de Calidad Rector Director Administrativo Fecha de Aprobación:

2 Página 2 de 8 1. OBJETIVO Realizar el proceso de admisión de estudiantes nuevos a la Educación Pre-Escolar, Básica Primaria, Básica Secundaria y Media Académica en el Colegio Británico de Cartagena de manera eficiente y eficaz. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca desde la organización del proceso de admisiones hasta la aceptación del aspirante. 3. DEFINICIONES Admisión: proceso mediante el cual el Colegio Británico de Cartagena selecciona a sus aspirantes, quienes cumplen con los requisitos establecidos por la institución. Aspirante: todo aquel que se inscribe para cursar alguno de los niveles ofrecidos en la institución. Formulario de inscripción: Formato que contiene una serie de campos mediante el cual se solicita información del aspirante y su familia. Informe Institucional: documento donde se recopila información del aspirante de su colegio inmediatamente anterior, el cual permite explorar áreas de desarrollo (psicológica, académica y familiar) para determinar actividades de intervención. Carpeta: Folder con los documentos del aspirante. CBC: Colegio Británico de Cartagena. Plataforma Virtual: Página virtual o página web institucional. Contenido de la misma descrito en el procedimiento de comunicaciones. CAPI: Coordinadora de Admisiones y Promoción Institucional Comité de Admisiones: Ente escolar que se encarga de determinar el ingreso del estudiante 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001:2008

3 Página 3 de 8 Guía CT 200 Manual de Políticas Internas CBC PEI Manual de Políticas 5. CONTENIDO ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE 1. Solicitud de información Solicitud admisión de en La solitud de información puede ser brindada por cualquier medio de comunicación o personalmente; puede incluir información general del colegio: estructura académica, horarios calendario, costos, entre otros y del proceso de admisiones. línea. Así mismo, se solicita a la familia interesada diligenciar el formulario disponible en la página web del colegio, lo cual permite alimentar en el sistema el registro de solicitudes para su control y seguimiento. En primera instancia el Admisiones, pudiéndose encargar también el Rector, Secretaria Académica y/o Nivel y/o Consejeros y/o Jefe de Recursos Humanos o Secretarias de Nivel. 2. Diligenciamiento de solicitud Diligenciado el formulario en línea, el sistema envía automáticamente a la dirección de correo electrónico de la persona que lo tramita: Formato de Informe Institucional de Ingreso, el cual debe ser diligenciado por el colegio anterior del aspirante. Formato de recomendación de la familia, diligenciado por un padre de la comunidad CBC. Documento de Información General del CBC. En caso de la familia no poder diligenciar en línea la solicitud de admisión, se le pedirá hacerlo en físico. Una vez recibida esta solicitud, la Secretaria del Pre- Solicitud de Admisión en físico, Reporte electrónico a Secretaría Académica, Informe Institucional de Ingreso, Modelo de Carta de Recomendación, Información General CBC Coordinación de Admisiones, Secretaría Académica, Padre o acudiente del aspirante

4 Página 4 de 8 ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE escolar o la coordinación de admisiones la registrará en línea. 3. Impresión y aprobación de la solicitud de ingreso La coordinación de admisiones imprime la solicitud de ingreso y solicita mediante correo electrónico la aprobación de la misma por parte de las Directivasdirección administrativa y Rectoría. Una vez aprobada, contacta telefónicamente o vía electrónica a los padres o acudientes del aspirante para confirmar el recibo de la solicitud y recordarles que quedamos en espera de los requisitos para continuar con el trámite de la admisión. Además hace seguimiento de la solicitud en la plataforma virtual. Documentos requisitos que ser presentados: 1. Solicitud de admisión 2. Aprobación de la solicitud de admisión por parte de la rectoría y dirección administrativa. 3. Copia de Cedula de ciudadanía de ambos padres. 4. Registro Civil de Nacimiento para colombianos. Visa de estudiante para extranjeros. 5. Tarjeta de Identidad, si aplica. 6. Calificación Preescolar: si el aspirante ha estado escolarizado presentará constancia de aprobación de grado y/o reporte cualitativo de progreso. Primaria y Secundaria: presentarán certificado de Registro de Valoración de los últimos tres (3) años escolares, firmados por Rector y Secretario Académico. Si son de un colegio fuera del país, las calificaciones a partir de 7 Grado deben apostillarse (sellar) en el consulado o embajada. 7. Informe Institucional de Ingreso diligenciado por el colegio anterior, formato que será enviado Solicitud de Admisión, Registro de seguimiento virtual, Lista de Chequeo de Solicitud de Admisión, Cedula de ciudadanía de ambos padres, Registro Civil de Nacimiento, Visa de estudiante para extranjeros, Tarjeta de Identidad, Calificaciones o evaluaciones, Informe Institucional de Ingreso diligenciado, Paz y Salvo del colegio anterior, Carta de recomendación, Una Foto tamaño carnet. Coordinación de Admisiones

5 Página 5 de 8 ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE a los correos electrónicos de los padres. (A partir de 1 Grado) 8. Paz y Salvo del colegio anterior. Sólo aplica para colegios nacionales. 9. Una carta de recomendación de padres de familia que tengan hijos en el Colegio Británico de Cartagena. El formato es enviado a los correos electrónicos de los padres. 10. Una Foto tamaño carnet 11. Evaluación del aspirante por parte del nivel y/o Departamento de Consejería. 12. Entrega de resultados de la admisión. 4. Exámenes de admisión y entrevista La Coordinación de Admisiones acuerda con el Nivel, de Primaria o Secundaria, la entrevista con las familias nuevas. Las familias son citadas telefónicamente o por correo electrónico. En el Pre-escolar, esta cita es organizada por la Secretaria de ese nivel junto con su Coordinador. El día de la cita de la familia, el Nivel realiza la evaluación académica y entrevista a Padres, tomando como base la carpeta del aspirante con su documentación. El Consejero de Nivel y/o el Nivel realizan la evaluación psicosocial del aspirante. 5. Resultados de admisión El Coordinador y/o Consejero de Nivel emiten un informe escrito donde se consignan estos resultados. Así mismo, se dan recomendaciones de acuerdo con los resultados de las evaluaciones realizadas. Además consignarán el grado y grupo al que ingresa el estudiante. Carpeta de aspirante, Registro de seguimiento Plataforma Virtual, Exámenes de admisión y formato de entrevista a padres de familia, Formato de Anamnesis, Cuestionario de Datos Personales para Adolescentes Formato de Informe final de admisión. Coordinador Admisiones, Secretaria de Pre- Escolar, Nivel, Consejero de Nivel. Consejero de Nivel, Nivel, Rector, Nivel, Comité de Admisiones

6 Página 6 de 8 ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE Los informes finales de admisión y carpeta de los aspirantes son entregados por el Nivel a coordinación de admisiones. El CAPI cita al Comité de Admisiones para determinar el ingreso del aspirante. En caso de que el aspirante no apruebe la admisión, el Rector y Nivel determinan si se deben repetir las pruebas. Nota: Para la emisión de los resultados del proceso de admisión se deben presentar los requisitos de los numerales: 1, 2, 3, 5 y Comunicación de resultados La Coordinación de Admisiones contacta a la familia aspirante: De ser positiva la admisión, se le entregará carta de aceptación con el procedimiento a seguir. Esta carta es diligenciada por la coordinación de admisiones. En caso de ser aceptado el estudiante, se continúa con el procedimiento de matrícula. Si la recomendación definitiva es la no aceptación del aspirante, se informa al Director Administrativo y Rector antes de hacerlo al padre o acudiente de éste. La Coordinación de Admisiones informará esta decisión por medio de una llamada telefónica. 7. Bienvenida por parte de rectoría El Rector se presenta y conoce a la familia en día de la matrícula. Carta de aceptación con instrucciones Coordinador Admisiones, Director Administrativo, Rector Rector

7 Página 7 de 8 6. ANEXOS Solicitud de Admisión en línea Solicitud de Admisión en físico Reporte electrónico a Secretaría Académica Informe Institucional de Ingreso Carta de Recomendación Información General CBC Registro de seguimiento virtual Lista de Chequeo de Solicitud de Admisión Documentos de ingreso del aspirante Carta de recomendación Carpeta de aspirante Exámenes de admisión Formato de entrevista a padres de familia Anamnesis Cuestionario de Datos Personales para Adolescentes Informe final de admisión. Carta de aceptación 7. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA NUMERO DE VERSION MODIFICACIONES 17/05/2011 Aprobación del 01 No aplica proceso 20/06/2011 Se agregó una 02 Se dividió la actividad una en dos actividad más 20/06/2011 Actividad 2 02 Agregó la solicitud en físico. 20/06/2011 Actividad 3 02 Corrección de requisitos 20/06/2011 Actividad 6 02 En el Pre-escolar, la comunicación de resultados la hace Coordinador de Nivel. 20/06/2011 Entrevista de Rectoría con Padres del Preescolar 20/06/2011 Formato Lista de Chequeo de Admisión 20/05/2011 Formato de entrevista con padres 02 Se agregó esta parte. 02 Se agregó este formato. 02 Se agregó dos campos: nombre del papá y nombre de la mamá.

8 Página 8 de 8 FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA 20/12/2011 Encabezado de Registros y formatos. 20/12/2011 Reubicación de formatos 20/12/2011 Reubicación de formatos NUMERO DE VERSION MODIFICACIONES 03 Se identificó el procedimiento al que pertenecen los registros. 03 Se reubicaron los formatos de Anamnesis de Pre-escolar, Anamnesis de Primaria y Cuestionario de Datos Personales para Adolescentes en el Procedimiento de Seguimiento al Estudiante 03 Se reubicaron los formatos de Asignación de Houses en el Procedimiento de Bienestar Estudiantil. Cambio de 04 El responsable de este proceso responsable del pasa a ser la Coordinación proceso académica Actividad Se solicita aprobación a director general y rectoría. Cambio de 04 El responsable de este proceso responsable de la pasa a ser la Coordinación actividad 3, 6, 7 académica Actividad 3 04 Se anuló la presentación del rector Actividad 5 04 Se agrega el Comité de Admisiones Cambio de actividad 8 04 Bienvenida del Rector Secretaria Académica Representante de la Dirección y/o Calidad Rector y/o Director Administrativo