Integración del Sistema Nómina con Contafiscal Versión Cliente/Servidor

Transcripción

1 Integración del Sistema Nómina con Contafiscal Versión Cliente/Servidor El sistema Nómina 2000 nos permite hacer más rápidamente nuestro trabajo al tener la posibilidad de generar el registro contable, tanto de los sueldos pagados como de las provisiones mensuales de impuestos. Para realizar el proceso de contabilización necesitamos indicar los datos de nuestro catálogo contable en los campos específicamente destinados para ello. La primera parte en que se deben capturar datos es en la ventana Parámetros de la Empresa, a la que vamos a acceder desde el menú Archivo/Parámetros Empresa. Se abrirá una ventana que en la parte superior tiene cuatro pestañas, la Antepenúltima de ellas se llama Contabilidad, en este lugar se deben capturar los datos referentes al sistema de Contafiscal Cliente/Servidor.

2 En primer lugar, se debe marcar la casilla de verificación que indica que va a estar Posterior a ello es necesario activar también la opción Enseguida se anota el directorio del sistema donde se encuentra instalado el sistema de Contabilidad, posteriormente la ruta en donde se encuentran los datos de Contabilidad. Para indicar los directorios anteriores nos podemos auxiliar de los botones correspondientes. El directorio donde se localiza el sistema de Contafiscal Cliente/Servidor normalmente Direccionado de manera local aunque las empresas estén ubicadas en Red. La Ruta es: Una vez colocada la ruta del sistema tiene que dar clic en el botón de la empresa para que le muestre su catálogo de empresas de Contafiscal, desgloce el grupo, después seleccione su empresa y finalmente el ejercicio, una vez seleccionado el ejercicio de su empresa de clic en aceptar. Una vez guardados los cambios de la empresa seleccionada le aparecerá una ruta similar a esta:

3 Una vez registrados los directorios arriba señalados, se procede a capturar los números de cuenta que nos pide el sistema y que son: 1. Cuenta de Redondeo. Es la cuenta que vamos a utilizar para que, en caso necesario, el sistema pueda cuadrar la póliza y se registre sin problemas. Cuando el pago es en efectivo se hace un que genera diferencias de centavos o incluso de pesos en el neto a pagar, por lo que se hace necesario el uso de esta cuenta. 2. Cuentas de Impuestos por Pagar. Se refieren a los números de cuenta que se utilizan para hacer la provisión mensual de los impuestos. En este caso y en el del punto anterior es necesario anotar la clave completa, es decir, incluyendo desde la cuenta de mayor hasta la subcuenta de último nivel o de detalle. 3. Cuentas de Gastos. Esta parte se utiliza para señalar únicamente los números de las subcuentas, de último nivel o de detalle, que corresponden a los diferentes rubros de gastos. No es necesario anotar toda la codificación debido a que, en la Contabilidad, es probable que separemos los gastos por departamento (Administración, Ventas, Producción, etcétera). El sistema enviará el gasto al nivel mayor correspondiente, concatenando (uniendo) el número aquí asignado y el de la cuenta, de mayor o acumulativa, que se indique en el catálogo de trabajadores, como veremos enseguida.

4 Ahora debemos pasar al catálogo de trabajadores, elegir al trabajador y, con el icono de cambio, abrir el detalle de sus datos, nos ubicamos en la pestaña Int. CF/B2. El campo se refiere a la cuenta de gasto con los niveles acumulativos que se van a concatenar con la subcuenta de último nivel o detalle. A continuación se pone un ejemplo para mayor claridad. Ejemplo 1: 5201 Gastos de Administración Sueldos y Salarios Prima vacacional Cuotas IMSS 5202 Gastos de ventas Sueldos y salarios

5 Ejemplo 2: 5201 Gastos de Administración Sueldos y Prestaciones Sueldos y Salarios Prima vacacional Cuotas IMSS Si la estructura de nuestro catálogo es parecida al ejemplo 1, la Cuenta Contable sería 5201, en cambio, si fuera parecida al ejemplo 2, la Cuenta Contable que debemos anotar es En los ejemplos anteriores solo se están manejando dos y tres niveles de subcuentas, por lo que es importante aclarar que si manejamos mas niveles, la regla sigue siendo la misma, anotaremos hasta el último nivel acumulativo, excluyendo el nivel de detalle. En lo que se refiere al, lo que se va a capturar es el número de la cuenta contable completa, o sea, desde el nivel mayor hasta el nivel de detalle de las cuentas de Bancos, Caja, Sueldos por Pagar o cualquier otra en la que se va a contabilizar el pago de los sueldos. Finalmente hay que señalar los números de cuenta contable de los conceptos o afectaciones que estamos utilizando. En esta parte nos vamos a encontrar con la situación de que algunos conceptos requieren del número de cuenta completo, mientras que otros solamente el número de subcuenta de detalle. Importante!!! 1.- En general podemos decir que los conceptos que van a las cuentas de resultados, solo llevan el último nivel, ya que son las que se van a concatenar con la Cuenta Contable señalada en el trabajador; mientras que los conceptos que se contabilizan en cuentas de Balance son las que requieren la clave contable completa.

6 2.- Las cuentas de gastos son: Sueldos, Vacaciones, Prima de Vacaciones, Aguinaldos, Comisiones, etcétera. 3.- Las cuentas que no se concatenan son: Crédito al Salario, Retención de Cuotas IMSS, Retención de ISR, Crédito Infonavit, Préstamos Personales, etc. Ejemplo de concepto de resultados, solo lleva el detalle asignado y SIN activar la casilla de usar como cuenta final.

7 Ejemplo de configuración de cuenta en concepto de impuesto que se contabiliza en balance, debe llevar activada la casilla de usar como cuenta final y seleccionar desde el botón Cta. Contable el número de cuenta donde se enviara la afectación. La casilla de desglosa partida contable se refiere a que activada arrojará en la póliza los conceptos detallados por cada trabajador, esto puede ser activado con fines de que en la póliza únicamente dicho concepto sea desglosado por cada uno de los empleados y que los demás los unifique. En caso de manejar Departamentos en su empresa, también es necesaria la configuración de conceptos y subconceptos si en el sistema de contafsical se configura por centros de costos sus asientos contables

8 Importante!!!Las cuentas, conceptos y subconceptos configurados en nómina, no pueden ser generados desde la integración, es necesario ya tener previamente cargada la información en contafiscal ya que desde nomina únicamente se busca la información y se asigna Ya configurada la empresa completa para generar la póliza es necesario entrar en el menú Procesos/contabilización. Cuando ya se tienen registrados todos los parámetros necesarios, estamos en posibilidades de hacer la integración contable, ésta se va a realizar desde Procesos/Contabilización. Todas. El sistema nos mostrará una ventana en la que hay que elegir entre las opciones: Nómina, Gastos, Anticipos y

9 1.- Si elegimos nómina el sistema va a contabilizar el pago de la nómina de acuerdo con el periodo que le indiquemos. Esta opción se ocupa regularmente en cada periodo. 2.- Al elegir la opción Gastos, el sistema contabilizará la provisión mensual de impuestos. Esta opción se debe elegir solamente en el último periodo del mes. 3.- Cuando se manejan pago anticipado de nómina y el usuario desea realizar el asiento contable por esos pagos entonces se señala dicho apartado, cabe mencionar que para realizar este proceso el anticipo no solo es para unos cuantos trabajadores, si no se aplica cuando es general el anticipo y cada trabajador debe llevar en sus parámetros la cuenta de anticipo de lo contrario enviara error el proceso. Importante!!!La contabilización de los anticipos solo aplica para nóminas de asimilables a salarios y si no se requiere generar el asiento para todos los trabajadores es necesario desde las afectaciones quitar el anticipo de cada uno de ellos para que el proceso solo considere los que cuentan con el monto y los demás los contabilice en ceros 3.- Cuando se elige la opción toda, el sistema hará las tres contabilizaciones, por lo que se deberá elegir en cada periodo, aclarando que la provisión de impuestos la hará en tantas parcialidades como periodos tenga el mes. Los parámetros de integración realizan la siguiente función: Activada el sistema de contafiscal se abrirá como ventana emergente permitiendo ver la generación automática de la póliza para poder generar modificaciones en el momento de la creación de los asientos contables, de no activarla la contabilización se realizará de manera oculta y será necesario abrir el sistema de contafiscal para buscar la póliza y revisar el detalle

10 Al activar la casilla desglosará los movimientos de los conceptos por cada trabajador, en caso contrario el proceso contable acumulará los importes de todos los trabajadores en una sola partida. Este parámetro es utilizado únicamente cuando el usuario contabiliza por manejo de centro de costos para que en la póliza aparezca sobre las cuentas de gastos dicha información que manejan sus departamentos, si no utiliza el módulo o no requiere que aparezca la información de conceptos y subconceptos en la póliza debe dejarse en blanco. Cuando se manejan departamentos y la casilla se deja activada para el proceso contable, el sistema realizara una póliza por cada departamento incluyendo solo a los trabajadores correspondientes a cada uno de ellos, si se desactiva entonces el proceso realiza una póliza general con todos los trabajadores. Una vez que parametriza las opciones para la generación de su póliza de clic en el botón aceptar y le abrirá el sistema de Contafiscal.

11 Una vez que cargue el sistema de Contafiscal es necesario que teclee su contraseña para abrirlo. Al abrir el sistema únicamente da clic en el botón de la palomar verde para entrar en su empresa. Una vez abierta su empresa le mostrará la ventana de la póliza de esta manera, para desglosar partidas en la póliza solo de clic varias veces en el botón Tabulador de su teclado

12 Al término de la generación de la póliza se puede verificar que ya incluye los XML de los recibos timbrados en el periodo, si el proceso se generó sin desglose aparecerán en la partida del gasto de sueldos y salarios con la letra D pero si se realizó con desglose entonces aparecerán cada uno en su cuenta del gasto correspondiente uno por cada partida Importante!! En caso de error en las codificaciones, el sistema no hará la contabilización, sin embargo, nos informará los conceptos y las razones por las que no los está considerando. Importante!!! Si se tiene integrado el Sistema de Contafiscal con Documentos Digitales entonces abrirá el sistema para trasferir los XML de la nómina por lo que el proceso puede tardar un poco más, si se desea agilizar el proceso entonces puede quitarse momentáneamente esa integración. Comuníquese con nosotros! Contáctenos a los teléfonos: soporte@control2000.com.mx Estrategia Empresarial S.A. de C.V