Creación de comprobantes fiscales digitales utilizando Ekomercio como medio de envío (a Walmart y Chedraui)

Transcripción

1 Creación de comprobantes fiscales digitales utilizando Ekomercio como medio de envío (a Walmart y Chedraui) 1. Instalación del sistema Aspel-SAE 4.0 a. Instalar la versión 4.0 de Aspel-SAE y corroborar el acceso al sistema. b. Actualizar al último re-instalable 3.0, esto se corrobora desde la opción Ayuda/Servicio de actualización en línea. 2. Respaldo de Información a. Realizar un respaldo de su base de datos que se encuentra en producción y copiarla a una carpeta de prueba. 3. Ubicando el certificado digital a. Se deberá contar con los certificados de prueba que otorga el SAT, para obtenerlos, se pueden descargar en la siguiente dirección: b. Descompactar el archivo descargado en el punto anterior y copiar los archivos del certificado de sello digital de prueba en un directorio del disco duro. Sugerencia, crear la carpeta: Certif en C:\Archivos de programa\archivos comunes\aspel\comprobantes\ y ahí depositar los archivos del certificado, los cuales son: Llave privada (*.key ) Certificado (*.cer) Archivo de texto con la contraseña (*.txt) 4. Configuración de Aspel-SAE Ruta de Acceso: Utilerías/Configuración En la sección de facturas Para que el sistema, pueda emitir comprobantes fiscales, hay que definir los siguientes parámetros: a. Sellos digitales: se deberá de indicar la ruta donde se almacenaron los archivos del certificado de sello digital y su contraseña. Vigencia de los certificados Archivo del certificado *.cer Archivo de la llave privada *.cer Contraseña Anotar la dirección fiscal detallada RFC de la empresa Figura 4-1. Configuración del sello digital 27/06/2006 1

2 b. Dirección fiscal detallada: Definir los datos fiscales de la empresa y del lugar de expedición. Figura 4-2. Datos fiscales de la empresa. c. Definición de folios digitales: En la sección de Por documento, definir los folios que se van a utilizar, pulsando el botón de e indicar la serie que se utilizará como digital, Aspel-SAE permite convivir las dos formas de facturación, la digital con la tradicional: Serie Tipo de comprobante digital (al pulsar esta opción, mostrará una ventana en donde se definirán los siguientes puntos). o Formato de impresión o Número de aprobación o Año de aprobación o Número de folios solicitados Figura 4-3. Definición de folios. 27/06/2006 2

3 Figura 4-4. Definición de datos para folios digitales. En la sección de Inventarios: Se deben eliminar las etiquetas de los impuestos que no se manejen, por ejemplo, si los productos que comercializa sólo manejan IVA, esta ventana se debe observar como: Figura 4-5. Quitando impuestos que no se van a utilizar. 5. Definición de datos comerciales Existen ciertos datos que se deben incluir en las addendas de los diferentes clientes, a continuación se indican los datos que se deben identificar y capturar: Datos de clientes Ruta de Acceso: Módulos/Clientes y CxC y/o el icono Identificar en el catálogo de clientes, la clave que corresponde al cliente que está solicitando una addenda en específico, como Chedraui o Walmart. En dicho registro se debe verificar en la carpeta de Generales se tengan capturados los datos de: Nombre RFC Colonia CP 27/06/2006 3

4 En la carpeta Ventas: Días de crédito En la carpeta Adicionales: En el segundo campo que equivale al campo libre 2, se debe capturar el GLN del cliente, también llamada código EAN de la tienda (por ejemplo, el ), dicho valor se tiene que verificar con el cliente. Se activa la carpeta de Adicionales GLN del Cliente Figura 5-1. Escribiendo el GLN del cliente en el campo libre 2. Datos del consignatario En algunos casos, el cliente requiere para su addenda datos del lugar de entrega (centro de distribución o tienda), a estos datos se les conoce como DATOS DEL CONSIGNATARIO, en Aspel-SAE cada lugar donde se entrega mercancía se debe agregar como un cliente más, (este cliente sólo se utilizará para indicar el lugar de entrega), para cada uno de estos consignatarios se debe, En dicho registro se debe verificar en la carpeta de Generales se tengan capturados los datos de: Nombre RFC Colonia CP En la carpeta Adicionales: En el segundo campo que equivale al campo libre 2, se debe capturar el GLN de la tienda o lugar de entrega, también llamada código EAN de la tienda (por ejemplo, el ), dicho valor se tiene que verificar con el cliente. 27/06/2006 4

5 Datos de Inventarios Ruta de Acceso: Módulos/Inventarios y/o el icono. En los productos que se venden al cliente que tiene requisitos de una addenda en específico ( Walmart, Chedraui, por ejemplo), se debe: a) Identificar los productos que se comercializan a estos clientes. b) Verificar que se tenga capturados los datos que solicita, por ejemplo: Walmart solicita dos claves de producto: o Código EAN/UPC o Número del artículo del comprador Chedraui solicita tres claves de producto: o Código EAN/UPC (pe ) o Código Dun 14 (pe ) o Número interno de producto del Comprador Estos datos se deben capturar en los campos indicados en la siguiente tabla (Ver figura 5-2): Campo SAE Código EAN/UPC: Clave alterna código de barras Número del artículo del comprador Código Dun 14 Campo libre alfanumérico 2 Campo libre alfanumérico 3 Nota: Si el mismo producto se le vende a los dos clientes, uno de los campos llamados: Número del artículo del comprador se deberá capturar en el Campo libre alfanumérico 1. Ejemplo de un Código EAN/UPC Ejemplo de una clave del art. comprador Figura 5-2. Escribiendo el código EAN/UPC y la clave del artículo comprador. 27/06/2006 5

6 c) Se debe verificar que la unidad de medida indicada en el campo Unidad de salida coincida con la unidad de medida en la que se le vende el cliente, por ejemplo, a Chadraui le vendemos en cajas, se debe indicar CT= Caja de cartón en dicho campo. Es importante mencionar que el precio del producto debe corresponder a esta unidad de venta. 6. Personalización de la plantilla Aspel-SAE genera las addendas a través de plantillas, la plantilla actualizada puede descargarla desde: (también se envía anexo a estas instrucciones) cuando se tiene a Ekomercio como medio de envío, la plantilla a utilizar se llama Addenda_Ekomercio.xml. Después de haber descargado el archivo anterior, éste se debe: a. copiar al directorio donde se tenga la base de datos, por ejemplo: C:\Archivos de programa\archivos comunes\aspel\sistemas Aspel\SAE4.00\Datos. b. renombrar a la clave del cliente identificada en el punto 5. Por ejemplo, supongamos que el cliente es NUEVA WAL MART DE MEXICO, S. DE R.L. DE C.V. y en nuestro catálogo de SAE tiene la clave W-10, entonces, el archivo se deberá llamar W-10.xml. Figura 6-1. Renombrando la plantilla con el nombre de la clave del cliente. Modificando la plantilla El siguiente paso, es editar la plantilla, esto se puede hacer con el block de notas y capturando directamente en ella la información de los siguientes campos: Campo en la plantilla Ejemplo Indicar_Tel_Emisor Indicar_Código de t.p. del proveedor (este dato lo asigna SEC123 Ekomercio) Indicar_Código EAN del proveedor (Se los asigna la AMECE, para Walmart es opcional) /06/2006 6

7 Normalmente los datos anteriores no varían, por ello, se pueden anotar directamente en la plantilla. Sustituyendo el código de proveedor para Ekomercio 7. Elaboración del pedido Figura 6-2. Ejemplo de la modificación de la plantilla. Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y vendedores y el icono. Para poder hacer la factura electrónica, el proceso debe iniciar por la elaboración de un pedido, ya que en la addenda se solicitan datos que aparecen en dicho documento, para ello, vamos a darlo de alta como normalmente lo haríamos, cuidando de capturar debidamente los siguientes campos: a. Fecha Pedido: Se debe anotar la fecha en que se está solicitando la mercancía por parte del cliente. Es decir, esta fecha debe coincidir con la fecha de la orden de compra. b. Condición: En este campo, se debe anotar el número orden de compra que el cliente nos hizo llegar. c. Enviar a: En el campo con este nombre se debe hacer clic en y en el primer campo (corresponde a Enviar a nombre) se debe capturar la clave de Proveedor asignada a su empresa por el cliente. d. Desc. Fin.: Anotar el descuento respectivo para ese cliente. e. Posteriormente, se deberá de anotar el resto de la información ya conocida El pedido anterior, se puede imprimir para control interno, para entregar la mercancía a algunos clientes, requiere la remisión, por lo que se debe hacer una remisión enlazándola al pedido, con lo cual ya no se debe capturar más información más que la Fecha de entrega de mercancía. NOTA: En un momento dado, se puede evitar la elaboración de la remisión, pero no la del pedido, ya que contiene información indispensable para la addenda. 27/06/2006 7

8 Núm. De Pedido Clave del Proveedor Figura 7-1. Ejemplo de un pedido. 8. Facturando el pedido Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y vendedores y el icono. Para la elaboración de la factura: a. se debe enlazar el pedido o la remisión generada, evitando así la doble captura. b. si el folio que se utiliza para la generación de facturas digitales no es el predefinido, se puede seleccionar el tipo de folio con la tecla F9 ó pulsando el ícono. (La definición de un folio como predefinido se realiza en la opción de Utilerías/Perfiles de Usuario). c. se debe revisar la información que aparece en los campos de la factura y agregar el dato correspondiente (siempre y cuando así se lo requiera el cliente) al número de contra-recibo o de confirmación de recepción de mercancía (número del documento que asigna el cliente al momento de recibir la mercancía), dicho valor se anotará en el campo Enviar a. 27/06/2006 8

9 Figura 8-1. Enlace de documentos. Num. De contrarecibo Figura 8-2. Ejemplo de una factura. Al guardar la factura, el sistema muestra una ventana en donde permite verificar la información fiscal del cliente, ésta deberá de ser revisada, para verificar que está en el campo correcto (con el botón Modificar puede corregirse alguna diferencia), al momento de pulsar el botón grabar, los cambios quedarán almacenados en los campos correspondientes. 27/06/2006 9

10 Figura 8-3. Verificando la información del cliente. 9. Visualización del CFD con el visor de Aspel. Al finalizar, podemos ver el resultado de la factura con el visor de Aspel, seleccionando la factura y pulsando el botón. Figura 9-1. Resultado del CFD con el visor de Aspel. 10. Visualización del CFD desde el archivo xml. Los archivos de la factura electrónica, se generan con la extensión xml y se almacenan generalmente en la ruta del DAC en: \Comprobantes\SAE\Empresa nn\aaaa\mm\dd (en donde: nn=número de empresa, aaaa=año, mm=mes y dd=día), desde ahí los toma EDIX que es la aplicación de Ekomercio, para hacer la entrega a los clientes. 27/06/

11 Figura Ejemplo de la ruta en donde generalmente se almacena el archivo xml. Cabe destacar, que la factura electrónica se puede imprimir y entregar a los clientes que no soliciten el archivo, como una factura tradicional, la cual, cumple con todas las disposiciones que marca el SAT. CFD regulado por el SAT Addenda Figura Detalle del archivo xml. En caso de estar en proceso de prueba, al finalizar el procedimiento, sólo basta enviar el archivo xml generado por al contacto que se tiene en Ekomercio y esperar sus comentarios, así como los del cliente, cuando se obtenga el visto bueno, el mismo procedimiento se debe realizar en el servidor con los datos reales y la base que se maneja en producción. 27/06/