Riesgos Laborales. Metodología práctica. de las AUDITORÍAS de Prevención de FICHA TÉCNICA

Transcripción

1 FICHA TÉCNICA AUTOR: DE SALAS, Carmen. TÍTULO: Metodología práctica de las Auditorías de Prevención de Riesgos Laborales. FUENTE: Gestión práctica de Riesgos Laborales, nº 2, pág 14, Febrero RESUMEN: Además de ser una obligación legal, establecida por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y su Reglamento de desarrollo, las auditorias son una importante ayuda para la implantación, desarrollo, rentabilidad y optimización de los Planes de Prevención en las empresas, ya que constituyen un instrumento de valoración que permite reflejar las condiciones de trabajo existentes en las mismas, y que servirán de orientación y guía al programa de seguridad y salud laboral de las empresas para mejorarlo en su efectividad concreta. DESCRIPTORES: Auditoria Prevención Gestión. Metodología práctica de las AUDITORÍAS de Prevención de Riesgos Laborales Tanto la Ley de Prevención de Riesgos Laborales como el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, introdujeron como novedad el concepto de Auditoría y lo presentaron con carácter obligatorio y no voluntario. Sin embargo, éste concepto, al dejar un gran margen de interpretación, ha generado fuertes discrepancias en materia de acreditación de los auditores y de las empresas auditoras, así como del contenido auditable y de su metodología de desarrollo. Carmen de Salas Nestares. Auditora de Prevención de Riesgos Laborales, Directora de BDO Audiberia Indatec y Directora de la Revista Riesgos Laborales. Riesgos Laborales 14

2 Una de las novedades que introdujo la normativa de prevención de riesgos laborales fue la inclusión del concepto de auditoria dentro de un campo en el que no era habitual, presentándose con carácter obligatorio y no voluntario, tanto en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales como en el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, y concibiéndose como uno de los instrumentos adecuados para garantizar la idoneidad de la actividad preventiva que, como resultado de la evaluación de riesgos, necesita adoptar el empresario cuando dicha actividad es asumida, total o parcialmente, por él mismo o con los medios internos de la empresa. Un segundo requisito introducido en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y en el Reglamento de los Servicios de Prevención, para garantizar la idoneidad de la actividad preventiva, consistió en la necesidad de acreditación por parte de la autoridad laboral competente de las Entidades Especializadas encargadas de actuar como servicios de prevención ajenos o externos a las empresas y de las personas físicas o jurídicas capaces de llevar a cabo auditorias del sistema de prevención de riesgos laborales, como medio de garantizar la adecuación de sus medios a las actividades que se vayan a desarrollar. Asimismo, en dicha normativa, se manifiesta claramente que la auditoria del sistema de prevención de riesgos laborales implica la intervención de personas físicas o jurídicas que no mantengan con la empresa auditada ningún otro tipo de vinculación. Sin embargo, tanto en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, como el Reglamento de los Servicios de Prevención, la auditoria es uno de los aspectos que deja un gran margen de interpretación. Por este motivo se han producido fuertes discusiones interpretativas, fundamentalmente en materia de acreditación de los auditores y de las empresas auditoras, así como del contenido auditable y de su metodología de desarrollo. El artículo 30 del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, Reglamento de los Servicios de Prevención define la auditoría como «... instrumento de gestión que ha de incluir una evaluación sistemática, documentada y objetiva de la eficacia del sistema de prevención...» El mismo precepto establece los objetivos de la auditoría de prevención de riesgos laborales: Además de ser una obligación legal, las auditoras son una importante ayuda para la implantación, desarrollo, rentabilidad y optimización de los Planes de Prevención en las empresas. Comprobar como se ha realizado la evaluación inicial periódica de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda. Comprobar que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, así como en la normativa sobre riesgos específicos que sea de aplicación, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación. Analizar la adecuación de los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas. Analizar los recursos propios y concertados, su organización y coordinación. Además de ser una obligación legal cuyo incumplimiento constituye una infracción grave, las auditorias son una importante ayuda para la implantación, desarrollo, rentabilidad y optimización de los Planes de Prevención de las empresas, ya que constituyen un instrumento de valoración que permite reflejar las condiciones de trabajo existentes en las empresas, y expresarlas en puntos fuertes y débiles, que servirán de orientación y guía al programa de seguridad y salud laboral de las mismas para mejorarlo en su efectividad concreta. Su obligatoriedad se recoge en el apartado 6 del artículo 30 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, que fija el deber de someter su sistema de prevención al control de una auditoria o evaluación externa, para todos los empresarios que no hubieran concertado el Servicio de Prevención con una entidad especializada ajena a la empresa y deban desarrollar actividades preventivas como consecuencia de la evaluación de riesgos. Esta obligación tiene una a excepción: «Las empresas de hasta 6 trabajadores cuyas actividades no estén incluidas en el anexo I del Reglamento, en las que el empresario hubiera asumido personalmente las funciones de prevención o hubiera designado a uno o más trabajadores para llevarlas a cabo y en las que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente sin necesidad de recurrir a una auditoria... se considerará que han cumplido su obligación cuando cumplimenten y remitan a la autoridad laboral una notificación sobre la concurrencia de las condiciones que no hacen necesario recurrir a la misma y la autoridad laboral no haya aplicado lo previsto en el apartado 4 de este artículo» 15 Riesgos Laborales

3 La primera auditoría legal se debería realizar una vez constituido el servicio de prevención, realizada la evaluación de riesgos inicial y la planificación de las actividades preventivas, y transcurrido un periodo de tiempo para que la empresa implante el sistema de prevención. En cuanto a su temporalidad, el citado Reglamento no define claramente cuándo ha de realizarse la primera auditoria, es decir, cuando debe perfeccionarse la obligación. Tan sólo establece en su artículo 29 que las auditorias se repetirán cada 5 años como mínimo, salvo que sea requerida por la autoridad laboral o que los convenios colectivos acuerden un plazo inferior. Mucho se ha escrito sobre este aspecto por personas con un gran conocimiento sobre esta y otras materias. En mi opinión, si se hace la debida concordancia con los objetivos definidos en el artículo 30 del Reglamento de los Servicios de Prevención, la primera auditoria legal se debería realizar una vez constituido el servicio de prevención (propio o designación de trabajadores), realizada la evaluación de riesgos inicial y la planificación de las actividades preventivas, y transcurrido un periodo de tiempo (mas o menos entre uno y dos años) para que la empresa implante el sistema de prevención actuando en materia preventiva, de tal forma que ella misma vaya desarrollando un sistema de prevención adecuado a sus características y necesidades. Así, la auditoria podrá analizar un periodo de tiempo, en el que además de la comprobación de cómo se ha realizado la evaluación de riesgos, el análisis de sus resultados, y la conformidad legal de la planificación de la actividad preventiva, se podrá analizar la adecuación de los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas y los recursos propios y concertados, su organización y coordinación. En definitiva se podrá comprobar la eficacia del sistema de prevención implantado en la empresa. Dejar pasar 5 años para realizar la primera auditoria parece, por el contrario, un plazo excesivamente largo puesto que, si el sistema de prevención implantado en la empresa tiene lagunas o errores con respecto a la normativa vigente aplicable o a su eficacia y operatividad, conviene corregirlo lo antes posible. Los requisitos de las auditorias están delimitados en los artículos 31, 32 y 33 del Reglamento de los Servicios de Prevención: Deberá ser realizada por personas físicas o jurídicas que: Es materia ampliamente debatida el contenido de lo que se puede o no se puede auditar sin que hasta la fecha exista un criterio que satisfaga a todas las partes implicadas. Estén acreditadas por la autoridad laboral. No tengan con la empresa auditada vinculación financiera, comercial o de cualquier otro tipo, distintas a las propias de su actuación como auditoras, que puedan afectar a su independencia o influir en el resultado de sus actividades. No podrán realizar para la misma o distinta empresa actividades en calidad de entidad especializada para actuar como servicio de prevención. No podrán mantener con las entidades especializadas para actuar como servicio de prevención vinculaciones comerciales, financieras, o de cualquier otro tipo distintas de las que concierte la propia auditora como empresa para desarrollar las actividades de prevención en el seno de la misma. Por último la auditoria deberá estar documentada en un Informe y a disposición de la autoridad laboral y de los representantes de los trabajadores. «... no someter el sistema de prevención de la empresa al control de una auditoria o evaluación externa...» está contemplado como infracción grave en el artículo 12 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Las sanciones para las infracciones graves y su graduación están fijadas en los artículos 39 y 40 de dicha Ley. Conviene recordar que el Reglamento de los Servicios de Prevención establece la necesidad de autorización previa por parte de la autoridad laboral para las personas físicas o jurídicas que vayan a desarrollar actividades de auditoria. La competencia para conocer de las solicitudes de acreditación, ha sido transferida a las Comunidades Autónomas. La norma que desarrolla el Reglamento de los Servicios de Prevención con relación a las condiciones de autorización de las personas o entidades especializadas que pretendan desarrollar la actividad de auditoria del sistema de prevención de las empresas es la Orden de 27 de junio de Es materia ampliamente debatida el contenido de lo que se puede o no se puede auditar, o lo que se debe y no se debe auditar, sin que hasta la fecha exista un criterio que satisfaga a todas las partes implicadas (auditados, auditores, y servicios de prevención ajenos). En este tema considero que el apartado 6 del artículo 30 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales no tiene problema alguno en cuanto a su interpretación: Riesgos Laborales 16

4 Cuando la empresa contrate el servicio de prevención con una empresa especializada y acreditada como servicio de prevención ajeno, no existirá obligación de realizar auditoria o evaluación externa. No obstante, cabe solo matizar, que la decisión de contratar o no el servicio de prevención con una entidad acreditada no siempre es voluntario por parte de la empresa, tal y como se prescribe en los artículos 14, 15, 16 y 17 del Reglamento de los Servicios de Prevención. El problema se plantea cuando, según posibilitan el apartado 4 del artículo 15 y las letras a) y c) del artículo 16 de dicho Reglamento, se ha producido una asunción parcial por el empresario de la actividad preventiva. Es decir con la entidad especializada y acreditada como Servicio de Prevención no ha contratado el Servicio de Prevención, sino solamente aquellas actividades preventivas que el empresario ha decidido no asumir internamente. Hasta donde debe llegar la auditoria entonces?. Respecto a las actividades externalizadas por el empresario, desde mi punto de vista, la auditoria ha de abarcar a todo lo asumido por el empresario; por consiguiente, con respecto a lo externalizado sólo se deberá auditar: La adecuación de la decisión del empresario de externalizar determinadas actividades preventivas. El cumplimiento de la obligación de consultar a los trabajadores previamente dicha decisión. La existencia y adecuación legal del concierto con la entidad especializada. La verificación de la acreditación de la entidad especializada para realizar la actividad preventiva concertada, en cuanto a medios humanos y técnicos y zona geográfica. La verificación de que el contenido de la actividad o actividades preventivas se ha desarrollado de conformidad a lo especificado en el concierto. Por lo que respecta a la metodología de desarrollo de la auditoria de prevención de riesgos laborales, hay que señalar que es una actividad fundamentada en la profesionalidad de los auditores. Sin embargo ésta no puede depender única y exclusivamente del auditor, sino que debe apoyarse en el ejercicio de una técnica especializada en la que se siguen una serie de etapas lógicas, cada una de las cuales se constituye como previa y necesaria para la siguiente y, a su vez, independientes entre sí de tal forma que garantice su eficacia y objetividad. Por tanto, el auditor deberá realizar su trabajo conforme a una metodología que no deje ningún aspecto al azar. En esta línea de actuación metodológica para el desarrollo de la auditoria, en BDO Audiberia Indatec distinguimos diversas fases que se describen a continuación: a) Preparación y Planificación de la auditoria En esta fase el auditor se pondrá en contacto con los responsables de la empresa capacitados para facilitar la información necesaria para la auditoria. Se definirá el propósito (objeto o finalidad de la auditoria) y el alcance (límites de la auditoria que identifican los centros de trabajo, áreas, procesos y actividades a examinar). Se realizará un análisis general de la empresa y de su entorno (actividades productivas y económicas, relación de procesos, materias primas y equipos utilizados, centros de trabajo y dispersión geográfica, número de trabajadores y su distribución en cada centro, organización de la prevención, actividades preventivas concertadas etc.) En base al resultado de este análisis se definirá la estrategia, programación y cronograma de actuación de la auditoria. Aspecto esencial de esta fase es la determinación de la muestra en empresas con múltiples emplazamientos. Como norma general la auditoria del Sistema de Prevención debe realizarse en todos los emplazamientos cuyo alcance cubre la auditoria. Sin embargo cuando las actividades de la empresa sujeta a auditoria se realizan en diferentes emplazamientos de manera muy similar y estando todos ellos bajo la dirección y el control de dicha empresa, el auditor puede establecer procedimientos de muestreo, de manera que se asegure, por una parte la confianza necesaria en la conformidad del Sistema de Prevención, y por otra parte se consiga que la auditoria sea económica y operativamente factible. Dejar pasar cinco años para realizar la primera auditoría parece un plazo excesivamente largo puesto que, si el sistema de prevención implantado tiene lagunas o errores conviene corregirlos lo antes posible. El procedimiento para la determinación de la muestra en empresas con multiemplazamientos, se basa en la norma establecida por la Empresa Nacional de Acreditación y Certificación. En esquema es el siguiente: El centro principal de la empresa siempre se visita. Raíz cuadrada de los centros de trabajo con igualdad de actividad productiva, redondeado al alza. Riesgos Laborales 18

5 En cuanto a la dispersión geográfica se tratará de cubrir el máximo número de comunidades autónomas, pudiéndose incrementar el número de centros de trabajo a visitar por motivo de la siniestralidad, por la existencia de legislación específica de la comunidad, o por los planes de actuación de la autoridad laboral. También de gran importancia en esta fase es la definición del equipo auditor que ejecutará la auditoría. El número y áreas de especialización que formará el equipo auditor dependerá de las características de la empresa auditada. Tras la aceptación de la propuesta se elaborará el Plan de actuación. b) Ejecución de la Auditoria Una vez aprobado el Plan, el equipo auditor procederá a auditar el Sistema de Prevención, desarrollando las siguientes actividades: Reunión inicial en la que estando presentes auditores y auditados se confirmarán todos los aspectos, medios disponibles recogidos en la Preparación y en la Planificación, estableciendo los canales de comunicación entre auditores y auditados. Visita General a las instalaciones: En función de las características de la empresa y con independencia de las visitas específicas que cada auditor realice para la búsqueda de evidencias, puede considerarse necesario realizar una visita general que facilite una percepción global de los procesos productivos y de las distintas áreas que se integran en la empresa. La realización o no de la visita general a la empresa se especificará en el Plan de auditoria. Búsqueda de evidencias objetivas, cuyo objetivo es la recogida de datos para verificar el funcionamiento del Sistema de Prevención, y que se realiza a través de entrevistas; observación directa de las operaciones, procesos e instalaciones; examen de documentos y registros, de materiales utilizados, de equipos y maquinaria; y de la obtención de datos sobre formación y experiencia del personal. En la determinación de la muestra para la búsqueda de evidencias en BDO Audiberia Indatec utilizamos como base los Procedimientos de muestreo para la inspección por atributos definidos en la norma UNE Para facilitar la sistemática de actuación en la Búsqueda de evidencias objetivas, cuyo objetivo es la recogida de datos para verificar el funcionamiento del Sistema de Prevención, y que se realiza a través de entrevistas. búsqueda de evidencias, tanto a los auditores como a los auditados, se divide el Sistema de Prevención de Riesgos Laborales en la empresa en distintas áreas: > Política de Prevención e Integración de la actividad preventiva: funciones y responsabilidades de todos los niveles jerárquicos y áreas de actividad. > Organización de la Prevención. > Plan de Prevención y Memoria anual. > Consulta y participación de los trabajadores. > Organización del Trabajo (jornadas, turnos, descansos, jornadas especiales, trabajo nocturno...) > Evaluación de Riesgos y Planificación de la actividad preventiva. > Riesgo grave e inminente. > Normas y procedimientos de seguridad y salud. Instrucciones operativas. > Lugares de Trabajo. Señalización. > Equipos de trabajo. > Equipos de protección individual. > Principios de la acción preventiva. > Medidas de Emergencia y Evacuación. Equipos humanos y técnicos. > Coordinación de actividades empresariales. > Trabajadores temporales y ETT. > Protección a los trabajadores especialmente sensibles, menores de edad y mujeres embarazadas. > Formación e información de los trabajadores. > Controles reactivos. > Vigilancia de la Salud. > Construcción (RD 1627/1997). Estudios y Planes de Seguridad. 19 Riesgos Laborales

6 el Reglamento de los Servicios de Prevención establece la necesidad de autorización previa por parte de la autoridad laboral para las personas físicas o jurídicas que vayan a desarrollar actividades de auditoría. EN CADA ÁREA SE COMPRUEBA: > La definición del método o procedimiento de actuación. > La implantación, la difusión y la formación a los trabajadores. > Los controles activos. > Los registros y la documentación que deben estar a disposición de la autoridad laboral. Evaluación de las evidencias: Una vez finalizada la búsqueda de evidencias, los auditores valorarán las evidencias objetivas inmediatas (obtenidas de la observación directa, los documentos y registros del sistema) y corroborativas (obtenidas de la información que asegura la veracidad y la exactitud de la evidencia inmediata), elaborando informes de evaluación y el borrador del informe final. Cuando las dimensiones o la complejidad de la organización lo aconsejan, se realizan reuniones de valoración diarias. Reunión final, cuya finalidad es informar a la empresa sobre el resultado y conclusiones de la auditoría, orientando sobre las medidas preventivas a adoptar para la corrección de las No Conformidades y de los Incumplimientos No Sistemáticos. b) Informe de la Auditoría El resultado de la auditoría se recoge en un Informe en el que se indican las conclusiones obtenidas y las recomendaciones de las medidas preventivas correctoras. Todos los hallazgos que sean un incumplimiento legal y un riesgo para el buen funcionamiento del sistema serán reflejados como No Conformidades. Las No Conformidades siempre reflejarán fallos sistemáticos, si bien en los informes también se ponen de manifiesto aquellos fallos no sistemáticos que deban corregirse, llamados Inclumplimientos No Sistemáticos). El resultado de la auditoría se recoge en un Informe en el que se indican las conclusiones obtenidas y las recomendaciones de las medidas preventivas. Riesgos Laborales 20