REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE TRANSPORTE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL

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1 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE TRANSPORTE UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL ANEXO No. 1 ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN DIRECTA No ON DE 2014 OBJETO: CONTRATAR EL MANTENIMIENTO AL SOFTWARE DEL SISTEMA DE INFORMACION DE TESORERIA ALFA GL Bogotá D.C., de 2014

2 Tabla de Contenido Objeto CONTRATAR EL MANTENIMIENTO AL SOFTWARE DEL SISTEMA DE INFORMACION DE TESORERIA ALFA GL Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación Descripción del objeto Modalidad de selección del contratista y su justificación Valor estimado del contrato y la justificación del mismo Estudio de Mercado Consulta Ciudadana Requisitos Habilitantes Capacidad Jurídica... 6 Certificado de Registro de Derechos de Exclusividad Capacidad Financiera Garantías que la Entidad contempla exigir en el proceso de contratación

3 Objeto CONTRATAR EL MANTENIMIENTO AL SOFTWARE DEL SISTEMA DE INFORMACION DE TESORERIA ALFA GL 1. Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación. Desde 1999, la Aeronáutica Civil emprendió el proyecto de modernización de los sistemas de Información que soportan todas las aéreas a nivel nacional, es así como entró en la nueva tendencia a nivel mundial de sistemas de información ERP (Enterprise Resource Planning), con la implantación del software Portafolio Financiero de Inversiones PORFIN en sus módulos (Renta Fija y Renta Variable), Registro y Control de Ingresos y Egresos TRUST en sus módulos (Tesorería, Deuda, Banco, Conciliación Bancaria, Flujo de Caja e Interfaces) de Alfa-GL y para las demás áreas de Planeamiento, Administrativa y Financiera el software JDEDWARDS, con el cual se soportan en general todas las áreas de la Entidad que realizan inversión, a este sistema se le denomina PAF. Teniendo en cuenta que como parte de la implementación del Sistema de Información TESORERIA integrado por los productos Porfin y Trust, aplicaciones que apoyan la función y operación de la Dirección Financiera particularmente al Grupo Tesorería y a las cajas de los aeropuertos con sistema y que estas aplicaciones han permitido llevar el seguimiento y control de toda la información de Caja, Bancos e Inversiones de la Entidad a Nivel Central y de todos los recaudos que son realizados en las cajas de los aeropuertos con sistema, de los cuales se tiene interfaz diaria automática con el módulo de cuentas por cobrar de JDE, lo que permite mantener el estado de la cartera actualizado proporcionando además a la Dirección herramientas para la toma de decisiones inmediata sobre clientes morosos. La Dirección de Informática de la Aeronáutica Civil considera importante y necesario mantener estos aplicativos actualizados tecnológicamente y con el soporte técnico necesario que garantice la vida útil del Software, conserve la inversión realizada y permita cumplir en forma oportuna y continua con los diferentes requerimientos de las áreas internas, externas y entes de control relacionados con el tema. 2. Descripción del objeto CONTRATAR EL MANTENIMIENTO AL SOFTWARE DEL SISTEMA DE INFORMACION DE TESORERIA ALFA GL 3. Modalidad de selección del contratista y su justificación De acuerdo con el procedimiento establecido en la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 y las normas concordantes, el presente proceso se adelantará mediante contratación directa por ser el proponente proveedor exclusivo en el territorio colombiano. 3.1 Justificación Que corresponde a la Administración manejar sus sistemas de información presupuestal y contable en el sistema de información SIIF Nación, no obstante, por las funcionalidades y requerimientos actuales para la operación de tesorería, se requiere de soporte tecnológico, hasta tanto se pueda surtir en su totalidad la migración a éste nuevo sistema de información. Que la Dirección de Informática de la Aeronáutica Civil considera importante y necesario mantener estos aplicativos actualizados tecnológicamente y con el soporte técnico necesario que garantice la vida útil del Software y permita cumplir en forma oportuna y continua con los diferentes requerimientos de las áreas internas, externas y entes de control relacionados con el tema. Que la U.A.E.A.C. debe contar con el Software en producción actualizado para: (i) Garantizar la vida útil del Software. (ii) Brindar un soporte adecuado a los usuarios en el Sistema de TESORERIA en la Dirección Financiera. (iii) Preservar la inversión realizada. 2

4 4. Valor estimado del contrato y la justificación del mismo El valor estimado del contrato es de: oo incluido IVA, el cual es el valor estimado previamente en los estudios de mercado. Los recursos para atender el objeto de la presente contratacion directa, provienen del presupuesto de la Aeronáutica Civil, correspondiente a la presente vigencia fiscal de 2014, de conformidad con el certificado de disponibilidad presupuestal No y SIIF Nación No , de fecha 17 de junio de 2014, por la suma de $ Estudio de Mercado Para establecer el valor estimado del proyecto, la Dirección de Informática solicita cotización del servicio a la empresa ALFA GL S.A., quien posee la representación exclusiva en Colombia del software. La cotización presentada corresponde a la suma de $ , que es el valor estimado del proyecto (se anexa la cotización). Cuadro informativo soporte 2013 y 2014 AÑO jul-14 VALOR CONTRATO SOPORTE Y MANTENIMIENTO $ $ SUBTOTAL $ $ IVA 16% $ $ TOTAL $ $ Justificación Estudio de Mercado La Dirección de Informática para establecer el presupuesto de la presente contratación solicito cotización a la firma SISTEMA GESTIÓN Y CONSULTORÍA ALFA GL S.A, quien es el representante exclusivo en Colombia para la prestación de los servicios objeto de la presente contratación. De igual manera se elaboro un cuadro comparativo de los años 2013 y 2014, teniendo en cuenta el precio histórico. 3

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7 5. Requisitos Habilitantes El cumplimiento de los requisitos y de la documentación solicitada se analizará de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, artículo 5, el Decreto 1510 del 17 de julio 2013 y lo señalado en el presente Pliego de condiciones. La verificación jurídica, financiera y técnica, no tienen ponderación alguna, se trata del estudio que debe realizar la Unidad para determinar si la propuesta se ajusta a los requerimientos de Ley y del Pliego de Condiciones. El resultado de dicha verificación será de CUMPLE o NO CUMPLE. La Aeronáutica Civil dentro del plazo de verificación de las propuestas, solicitará al proponente, las aclaraciones, precisiones y documentos que se requieran en relación con el proponente o la futura contratación, sin que con ello se pretenda adicionar, modificar o completar los ofrecimientos inicialmente presentados. FACTORES DE VERIFICACIÓN Capacidad Jurídica Capacidad Financiera y Organizacional Especificaciones Técnicas Precio CUMPLE/NO CUMPLE cumple/no cumple cumple/no cumple cumple/no cumple cumple/no cumple 5.1 Capacidad Jurídica El proponente deberá presentar Carta de Presentación de la Propuesta (Formato No. 1) debidamente suscrita por la persona natural o el representante legal de la persona jurídica, o apoderado según el caso. En particular, la Carta deberá: Ser firmada por el proponente con indicación de su nombre: persona natural, representante legal para personas jurídicas, o apoderado debidamente constituido. En éste último evento, el poder deberá ser anexado con las formalidades legales junto con la carta de presentación de la propuesta so pena de rechazo. 6

8 Certificado de existencia y representación legal o documento legal idóneo Las personas jurídicas deben estar constituidas legalmente, registradas en la Cámara de Comercio y su objeto social comprender el de la presente contratación. El representante debe encontrarse debidamente facultado para representar legalmente a la sociedad y para celebrar todos los actos y contratos que se relacionen con el objeto de la misma. Las personas naturales, que por disposición legal deban inscribirse en el Registro Mercantil, deben allegar certificado de inscripción de éste, expedido por la Cámara de Comercio dentro de los sesenta (60) días anteriores al cierre del presente proceso contractual, en donde conste la determinación de su actividad. Si en la propuesta participa una persona jurídica, se deberá allegar el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio respectiva, con una vigencia de expedición no superior a sesenta (60) días calendario anteriores a la fecha de Cierre, donde conste quién ejerce la representación legal, las facultades del mismo, la duración de la sociedad y el objeto social dentro del cual se debe hallar comprendido el objeto de la presente contratación. Si el proponente es persona jurídica que legalmente no está obligada a registrarse en la Cámara de Comercio, debe allegar el documento legal idóneo que acredite su existencia y representación o reconocimiento de personería jurídica, con una vigencia de expedición no superior a sesenta (60) días calendario, anteriores a la fecha del Cierre del presente proceso. El término de duración de la sociedad deberá ser no inferior al plazo de ejecución del contrato y dos (2) años más. Si del certificado de existencia y representación legal se deriva que el representante legal no dispone de atribuciones suficientes para obligar a la sociedad en los actos o contratos que resultan de este Pliego, y específicamente, presentar Propuesta y suscribir, en caso de resultar Adjudicatario, del Contrato o la promesa de sociedad, según el caso, y de requerirse, delegar libremente en un tercero dichas facultades, se deberá acompañar una copia del acta del órgano social competente como dispone el segundo inciso del artículo 189 del Código de Comercio, donde conste la autorización para obligar a la sociedad en los términos de los actos y contratos que resultan de este Pliego y, específicamente, suscribir, en caso de resultar Adjudicatario, el Contrato o el contrato de sociedad asumiendo la responsabilidad solidaria según corresponda, y de ser el caso, facultad para delegar libremente en un tercero tales encargos. En el evento que del contenido del Certificado expedido por la Cámara de Comercio o la entidad competente se haga la remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del Representante Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos, y si de éstos se desprende que hay limitación para presentar la propuesta en cuanto a su monto, se deberá igualmente allegar con la oferta la correspondiente autorización la cual debe ser impartida por la Junta de socios o el estamento de la sociedad que tenga esa función en forma previa a la presentación de la propuesta. Designación de un Apoderado El proponente podrá designar un apoderado quien podrá tener uno o más suplentes y su encargo o mandato deberá ser irrevocable e incondicional. El apoderado podrá ser persona natural o jurídica y en nombre del proponente deberá realizar las siguientes actividades: Presentar Propuesta hasta por el monto del Presupuesto Oficial; Dar respuesta a los requerimientos y aclaraciones que solicite la Unidad durante el trámite del proceso de selección; Recibir las notificaciones a que haya lugar dentro del presente proceso contractual, 7

9 incluyendo la del acto administrativo de Adjudicación; Suscribir en nombre y representación del Proponente o del Proponente Plural, el Contrato; En general adelantar todos y cada uno de los actos y suscribir todos y cada uno de los documentos necesarios para vincular al Proponente que represente, incluyendo todos los que sean necesarios para la presentación de la Propuesta y para perfeccionar el Contrato en caso de que su representado resulte adjudicatario. El poder otorgado al apoderado no podrá contener limitación alguna respecto de la capacidad requerida para participar en el presente proceso de selección. La no presentación del poder hará que la Propuesta sea evaluada como NO CUMPLE. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, del apoderado o personal natural según el caso. Garantía de Seriedad de la Propuesta El Proponente debe presentar junto con la Oferta una garantía de seriedad de la oferta a favor de la Entidad Contratante por un valor mínimo de10% y con vigencia de dos (2) meses desde la presentación de la Oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato. Acreditación Pago Aportes Parafiscales y Sistemas de Seguridad Social Integral. Formato No. 3 El proponente, persona jurídica de nacionalidad colombiana o extranjera con sucursal en Colombia, deberá acreditar cuando corresponda de conformidad con la ley, que se encuentra al día en los pagos a los sistemas de salud, ARL, pensiones y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, durante los seis (6) meses anteriores al cierre del proceso de contratación. Cuando el proponente sea persona natural, deberá presentar cuando corresponda de conformidad con la ley, una declaración en original, bajo la gravedad de juramento donde acredite que se encuentra al día en el pago de los aportes al sistema de seguridad social (salud, riesgos profesionales y pensiones). Dicho documento debe certificar que, a la fecha de cierre del presente proceso de selección, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a los últimos seis (6) meses. En caso que el proponente, persona jurídica o natural, no tenga personal a cargo y por ende no esté obligado a efectuar el pago de aportes parafiscales y seguridad social, debe también bajo la gravedad de juramento, indicar esta circunstancia en la mencionada certificación. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá presentar esta certificación conforme lo exige la Ley. Se excluyen de esta obligación tanto las personas naturales extranjeras, como las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia. En caso de existir limitaciones estatutarias frente a las facultades del representante legal El proponente debe allegar las respectivas autorizaciones para desarrollar el presente proceso de selección, el contrato y todas las actividades relacionadas directa o indirectamente. Certificado de Registro de Derechos de Exclusividad 8

10 El proponente deberá anexar a su propuesta el Certificado de Registro de Derechos de exclusividad expedido por el Ministerio del Interior, vigente 5.2 Capacidad Financiera FINANCIERA - CAPACIDAD ORGANIZACIONAL Cumple/No Cumple Requisitos: Balance General y Estado de Resultados (Incluido el renglón UTILIDAD OPERACIONAL) con corte a 31 de diciembre de 2013, o el Balance General de apertura si es sociedad nueva que haya iniciado operaciones en el último año, debidamente certificado por representante legal y por contador público y, dictaminado por revisor fiscal si existe la obligación de hacerlo; así mismo, copia de la tarjeta profesional de éstos y de la certificación expedida por la Junta Central de Contadores, sobre su vigencia. El proponente personal natural o persona jurídica extranjera, presentará el último Balance General y el Estado de Resultados (Incluido el renglón UTILIDAD OPERACIONAL) de conformidad con la Legislación del respectivo país de origen. Los Estados Financieros deben estar acompañados de traducción simple al idioma español con los valores reexpresados a la moneda legal colombiana, a la tasa representativa del mercado (TRM) de la fecha de corte de los mismos e indicando la tasa de conversión; igualmente, firmados por el contador público colombiano que los hubiere convertido, adjuntando el certificado de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios de la tarjeta profesional del mismo contador, expedido por la Junta Central de Contadores. Verificación CAPACIDAD FINANCIERA: La Capacidad Financiera del proponente a título de requisito habilitante, es decir si cumple o no cumple, se evaluará teniendo en cuenta los siguientes indicadores: De donde: Indicadores CAPACIDAD FINANCIERA Indicador Requerimiento Índice de Liquidez Mayor o igual a 1,2 Índice de Endeudamiento Menor o igual a 70% Capital de Trabajo (50% PO) Mayor o igual a $ Liquidez = Activo corriente / Pasivo Corriente Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total Capital de Trabajo = Activo Corriente Pasivo Corriente PO= Presupuesto Oficial El proponente CUMPLE con el requisito Capacidad Financiera, cuando iguale o supere el requerimiento de los tres (3) indicadores requeridos; de lo contrario, su propuesta será evaluada como NO CUMPLE Verificación CAPACIDAD ORGANIZACIONAL: Para verificar la Capacidad Organizacional del proponente, el Estado de Resultados anexo a la oferta debe señalar el renglón, UTILIDAD OPERACIONAL. La Capacidad Organizacional del proponente a título de requisito habilitante, es decir si cumple o no cumple, se evaluará teniendo en cuenta los siguientes indicadores: Indicadores CAPACIDAD ORGANIZACIONAL Indicador Requerimiento Rentabilidad del Patrimonio Mayor a 0% Rentabilidad del Activo Mayor a 0% De donde: 9

11 Rentabilidad del Patrimonio = Utilidad Operacional / Patrimonio Rentabilidad del Activo = Utilidad Operacional / Activo Total El proponente CUMPLE con el requisito Capacidad Organizacional, cuando iguale o supere el requerimiento de los dos indicadores antes requeridos; de lo contrario, su propuesta será evaluada como NO CUMPLE. 5.3 Especificaciones Técnicas Este factor se evaluará con base en la matriz de Especificaciones Técnicas del Formato 5 del Anexo Técnico, la cual debe ser diligenciada por el proponente. En la matriz de especificaciones técnicas del formato 5, el proponente deberá dar una respuesta a cada uno de los requerimientos solicitados en las especificaciones técnicas, los cuales hacen parte del pliego de condiciones; estas respuestas permitirán establecer que el proponente conoce las condiciones del servicio y está de acuerdo con lo exigido. Los numerales que en la matriz aparecen como Requisito Indispensable (RI), son de obligatorio cumplimiento para evaluar la propuesta. 6. Garantías que la Entidad contempla exigir en el proceso de contratación. Para garantizar el cumplimiento general de las obligaciones derivadas del contrato de obra, el contratista después de firmado el contrato y dentro de los dos (2) días siguientes, deberá constituir a su costa y a favor de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL NIT como única asegurada y beneficiaria, cualquiera de las siguientes garantías: 1. Contrato de Seguro contenido en una Póliza, 2. Patrimonio Autónomo, 3. Garantía bancaria. Amparos y monto asegurado de las garantías: La Garantía de Cumplimiento deberá contener todos y cada uno de los siguientes amparos: Cumplimiento: Por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la ejecución del contrato y cuatro (4) meses más, en todo caso hasta su liquidación. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a partir del acta de recibo final. Calidad del Servicio: En una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha del acta de recibo final Nota 1: El término de la garantía correrá a partir de la fecha de iniciación de vigencia del amparo y estará sujeta a la aprobación de la AEROCIVIL y no expirará por falta de pago de la prima o revocatoria unilateral. Nota 2: Póliza de seguro. Sí el contratista para amparar los riesgos del contrato, presenta a la Aerocivil una póliza de seguro, deberá tener en cuenta las exclusiones de las cuales trata el Decreto 734 de La Aerocivilsólo aprobará las PÓLIZAS DE SEGURO que sean expedidas por compañías de seguros legalmente constituidas en Colombia, cuyos márgenes de solvencia y patrimonio técnico estén autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia al cierre del año inmediatamente anterior, al cierre de la contratación o a la firma del contrato. Nota 3: Restablecimiento o ampliación de las garantías. El CONTRATISTA deberá restablecer el valor de las garantías cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por la Aerocivil. Dicha reposición deberá hacerse dentro de los treinta (30) Días siguientes a la fecha en que se afectó su valor. De igual manera cuando se aumente o adicione el 10

12 valor del contrato o se prorrogue su término el CONTRATISTA deberá aumentar el valor y/o ampliar su vigencia. Nota 4: Efectividad de las garantías. Cuando se presente alguno de los eventos de incumplimiento cubiertos por la garantía, la AEROCIVIL procederá a hacerlas efectivas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 734 de Nota 5: Será de cargo del contratista el pago oportuno de todas las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de las garantías. Igualmente deberá reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros. 11

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