Preguntas frecuentes sobre la Línea de atención sobre ética de MODEC

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1 Preguntas frecuentes sobre la Línea de atención sobre ética de MODEC Qué es la Línea de atención sobre ética de MODEC? La Línea de atención sobre ética de MODEC es un servicio de información sobre cumplimiento y ética que brinda la compañía a través de un proveedor independiente. Este servicio permite que los empleados, clientes, agentes, vendedores o proveedores de MODEC informen inquietudes a la compañía de buena fe respecto de posibles violaciones legales o éticas de manera anónima. Mediante la Línea de atención sobre ética de MODEC, los usuarios también pueden hacer preguntas, informar inquietudes o realizar el seguimiento de informes presentados anteriormente, siempre en forma anónima. Quién opera la Línea de atención sobre ética de MODEC? EthicsPoint, un contratista externo independiente, es quien opera la Línea de atención sobre ética de MODEC. El sistema se diseñó de manera que EthicsPoint sea independiente de MODEC para que los empleados y agentes tengan un mayor nivel de comodidad y seguridad respecto de que se mantendrá la confidencialidad de sus informes. Por qué contamos con la Línea de atención sobre ética de MODEC? MODEC ha asumido el compromiso de mantener estándares éticos elevados al operar comercialmente. Si cree de buena fe que se han violado los estándares de MODEC, la compañía desea que se lo comunique para poder investigar y, de ser necesario, corregir cualquier problema. Al igual que muchas otras compañías globales, MODEC brinda una Línea de atención sobre ética como servicio opcional para que empleados y agentes puedan informar inquietudes respecto de cuestiones relacionadas con el Código de conducta y las Políticas de cumplimiento anticorrupción de la compañía. Si bien la mayoría de las preguntas e inquietudes se pueden resolver fácil y rápidamente al analizarlas con un gerente, la Línea de atención sobre ética de MODEC brinda una vía adicional para obtener ayuda si no se siente cómodo para hacer preguntas o expresar inquietudes a través de los canales estándares de información. La Línea de atención sobre ética de MODEC no tiene el objetivo de reemplazar las conversaciones entre el personal de MODEC y sus gerentes, sino el de brindar un recurso adicional para que los empleados puedan informar inquietudes ante la gerencia de MODEC. Cuándo debo usar la Línea de atención sobre ética de MODEC? Página 1 / 5

2 Debe usar la Línea de atención sobre ética de MODEC cuando tenga una inquietud de buena fe respecto de cuestiones de ética o cumplimiento que preferiría informar a la gerencia de MODEC a través de EthicsPoint un tercero, en lugar de a su gerente o a otra persona con la que trabaja directamente. Su decisión de usar la Línea de atención sobre ética de MODEC es completamente voluntaria. Cómo puedo usar la Línea de atención sobre ética de MODEC? Puede obtener acceso a la Línea de atención sobre ética de MODEC de dos formas: 1) un número telefónico gratuito, o 2) el portal web de ingreso. 1. Número telefónico gratuito de la Línea de atención sobre ética de MODEC La Línea de atención sobre ética de MODEC tiene personal las 24 horas del día, los 7 días de la semana, todos los días del año. Cuando llame al número telefónico gratuito de la Línea de atención sobre ética de MODEC, un especialista de ingreso con capacitación profesional de EthicsPoint lo guiará a través de una serie de preguntas diseñadas para identificar los detalles relevantes de su informe o pregunta. Si desea brindar su nombre e información de contacto, el especialista de ingreso también tomará nota de esa información. Puede elegir mantenerse anónimo y no revelar su identidad sin temor a sufrir represalias. EthicsPoint no intentará rastrear la llamada ni tomará medidas para descubrir su identidad. Si elige identificarse al ponerse en contacto con la Línea de atención sobre ética de MODEC, MODEC compartirá su identidad únicamente con el personal que sea necesario para evaluar e investigar su informe. Asimismo, hará todo esfuerzo razonable por mantener la confidencialidad de su nombre durante la investigación o el seguimiento. Al finalizar la llamada, el especialista de ingreso resumirá la información que usted proporcionó y hará los cambios que sean necesarios para garantizar que usted esté satisfecho con la precisión de su informe o consulta. Se le pedirá que elija una Contraseña y, cuando presente su informe, se le emitirá una Clave de informe única que le permitirá realizar el seguimiento de su informe con MODEC. MODEC proporciona números gratuitos en todos los países en que la compañía tiene empleados. Hay operadores multilingües disponibles para que quienes llaman puedan informar o hacer preguntas en su lengua materna. 2. Portal web de ingreso a la Línea de atención sobre ética de MODEC La segunda opción disponible es el portal web de ingreso al que podrá ingresar desde cualquier lugar en el que tenga acceso a Internet. El portal de ingreso le solicita los mismos tipos de detalles relevantes acerca de su pregunta o inquietud que el sistema telefónico. De la misma Página 2 / 5

3 manera, puede elegir mantenerse anónimo, y EthicsPoint, nuestro contratista externo, no intentará rastrear su dirección web ni identificarlo de otra forma. El sistema web de ingreso también tiene una función de chat, la cual le permitirá participar en una sesión de chat en vivo, facilitada a través de EthicsPoint, con personal de MODEC, a la vez que mantiene su anonimato. Al igual que el sistema telefónico, el portal web de ingreso está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, todos los días del año. Puedo meterme en problemas por usar la Línea de atención sobre ética de MODEC? No. La Línea de atención sobre ética de MODEC se brinda para su uso y protección. MODEC prohíbe estrictamente las represalias de cualquier tipo contra quienes han elegido usar la Línea de atención sobre ética de MODEC para informar de buena fe acerca de inquietudes relacionadas con cuestiones éticas o posibles violaciones de la ley. Qué sucede si mi inquietud es una emergencia? Las inquietudes acerca de amenazas inmediatas de lesiones físicas o daños a los bienes de la compañía no se deben informar a EthicsPoint. Si requiere ayuda de emergencia, debe comunicarse de inmediato con sus servicios de emergencia locales. Qué sucede cuando presento un informe? Un especialista de ingreso profesional y capacitado de EthicsPoint revisa todos los informes ingresados sin demora, ya sea que hayan sido realizados por teléfono o por Internet. Luego, los informes se envían al Comité de Cumplimiento Corporativo de MODEC o a su representante designado. Se notificará a las partes apropiadas dentro de MODEC para que puedan comenzar a investigar y resolver su problema o inquietud. Se realizará una investigación rápida y exhaustiva. Se tomarán las medidas correctivas apropiadas para abordar violaciones de leyes, normas, el Código de conducta de MODEC y otras políticas de cumplimiento pertinentes. Las personas responsables de realizar el seguimiento de su informe tratarán la cuestión con la mayor discreción posible de acuerdo con las indicaciones del Comité de Cumplimiento Corporativo. Todos los informes se ingresan en una base de datos integral a los fines de registro y gestión de casos. Si tiene documentos, grabaciones, fotografías o video, también puede enviarlos a EthicsPoint, y se incluirán en el expediente del caso. Puedo ingresar un informe parcial y regresar más tarde para completarlo? Página 3 / 5

4 No. Dado que su sesión en el portal web de ingreso de EthicsPoint expira si no realiza ninguna actividad durante varios minutos, debe elegir una hora y un lugar en donde pueda usar el sistema para completar su informe en una sola sesión. Qué sucede si selecciono la opción hacer una pregunta para realizar una consulta? Cuando realiza una consulta es decir, hace una pregunta acerca de una política o un procedimiento, su pregunta se derivará al recurso más apropiado en MODEC para abordar la consulta. Es segura la Línea de atención sobre ética de MODEC? Sí. Los informes se ingresan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint para prevenir cualquier posible violación de seguridad. Únicamente algunos integrantes selectos del personal de MODEC tienen acceso a estos informes. El objetivo de la Línea de atención sobre ética de MODEC es facilitar el flujo libre de información al brindar a los empleados una forma segura de expresar sus preguntas e inquietudes. Puedo mantenerme anónimo? Cuando presenta un informe a través de la Línea de atención sobre ética de MODEC desde cualquier país en el que opera MODEC, puede elegir mantenerse anónimo. También tiene la opción de presentar un informe anónimo a través de la Línea de atención sobre ética de MODEC desde cualquier lugar del mundo, incluso los que están fuera del ámbito de operaciones de MODEC, siempre que dicho lugar no limite ni prohíba de otra forma la presentación de informes de manera anónima por ley. Si bien, en muchos casos, puede ser más fácil resolver su problema si se identifica, no tiene la obligación de hacerlo, y tanto MODEC como EthicsPoint respetarán su anonimato. Si me mantengo anónimo, cómo recibiré información respecto del estado de mi informe? Si elige realizar el informe de manera anónima, se le proporcionará una clave de informe y una contraseña. Asegúrese de recordarlas y guardarlas en un lugar seguro. Luego, podrá usar su clave de informe y su contraseña para comunicarse nuevamente con EthicsPoint a fin de verificar el estado de su informe, brindar más información o responder preguntas de seguimiento realizadas por quienes investigan el tema. Si me mantengo anónimo, cómo pueden los investigadores comunicarse conmigo para realizar el seguimiento? Una vez que reciba su clave de informe y contraseña, podrá realizar el seguimiento con EthicsPoint ya sea por teléfono o a través de la web. Si un investigador desea ponerse en contacto con usted respecto del asunto, el investigador puede dejarle un mensaje o hacerle una pregunta a través del sistema de la Línea de atención sobre ética de MODEC. Por ejemplo, si Página 4 / 5

5 presentó un informe anónimo acerca de prácticas de información de gastos indebidas, pero olvidó nombrar el departamento, el investigador puede dejarle un mensaje para solicitarle más información que lo ayude a realizar la investigación. Página 5 / 5