Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información. Gestión de los costos del proyecto

Transcripción

1 Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información Gestión de los costos del proyecto Bogotá D.C., agosto de 2016

2 Gestión de los costos La gestión de los costos del proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado (PMBoK, 2013:193)

3 Gestión de los costos Planificar la gestión de los costos Establecer políticas, procedimiento y documentación necesaria para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto. Estimar los costos Desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. Determinar el presupuesto Sumar los costos de cada actividad de trabajo a fin de establecer una línea base de costos. Controlar el presupuesto Monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

4 Gestión de los costos La estimación de costos y la preparación del presupuesto de costos están tan estrechamente ligadas que se consideran un solo proceso, espacialmente en los proyectos pequeños. La predicción y el análisis del rendimiento financiero potencial del producto del proyecto se realizan fuera del proyecto.

5 1. Planificar la gestión de los costos Es el proceso que estable las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto (PMBoK, 2013: 193)

6 1. Planificar la gestión de los costos Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan para la dirección del proyecto 2. Acta de constitución del proyecto 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organización 1. Juicio de expertos 2. Técnicas analíticas 3. Reuniones 1. Plan de gestión de los costos

7 1. Planificar la gestión de los costos Se debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la obtención de los costos. Los diversos interesados medirán los costos del proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes.

8 1. Planificar la gestión de los costos Se puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión como el retorno de la inversión, el flujo de caja descontado y el análisis de la recuperación de la inversión.

9 1. Planificar la gestión de los costos Nivel de exactitud Las estimaciones de costos de las actividades se ajustarán a un redondeo de datos según una precisión establecida dependiendo del alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto. Pueden incluir una cantidad para contingencias.

10 1. Planificar la gestión de los costos Unidades de medida Todas las unidades que se utilizan en las mediciones tales como: Las horas laborables. Los días laborables. La semana laboral. Se definen para cada uno de los recursos utilizados en el proyecto.

11 1. Planificar la gestión de los costos Enlaces con los procedimiento de la organización El componente de la EDT usado para la contabilidad del costo del proyecto se denomina cuenta de control (CA, por sus siglas en inglés) A cada cuenta de control se le asigna un código o número de cuenta, asociado a la contabilidad de la organización.

12 1. Planificar la gestión de los costos Umbrales de control Se pueden definir umbrales de variación para los costos u otros indicadores (días por persona, volumen de producto) en puntos de tiempo designados durante el proyecto para indicar la cantidad acordada de variación permitida. Se expresan habitualmente como porcentaje de la desviación con respecto a la línea base del plan.

13 1. Planificar la gestión de los costos Reglas para la medición del desempeño Definir la EDT y los puntos donde se realizará la medición de las cuentas de control. Establecer las técnicas que se emplearán para medir el valor ganado. Especificar las fórmulas de cómputo de gestión del valor ganado (EVM) para determinar la estimación a la conclusión (EAC) proyectada.

14 1. Planificar la gestión de los costos Formatos de los informes Se definen los formatos para los diferentes informes de costos.

15 1. Planificar la gestión de los costos Descripciones de los procesos Se documentan las descripciones de cada uno de los cuatro procesos de la gestión de costos.

16 2. Estimar los costos Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto (PMBoK, 2013: 193)

17 2. Estimar los costos Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan de gestión de los costos 2. Plan de gestión de los recursos humanos 3. Línea base del alcance 4. Cronograma del proyecto 5. Registro de riesgos 6. Factores ambientales de la empresa 7. Activos de los procesos de la organización 1. Juicio de expertos 2. Estimación análoga 3. Estimación paramétrica 4. Estimación ascendente 5. Estimación por tres valores 6. Análisis de reservas 7. Costo de la calidad 8. Software de gestión de proyectos 9. Análisis de ofertas de proveedores 10. Técnicas grupales de toma de decisiones 1. Estimación de costos de las actividades 2. Base de las estimaciones 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

18 2. Estimar los costo Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos. Aporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la información procedentes de proyectos anteriores similares. Puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.

19 2. Estimar los costo Herramientas y técnicas 2. Estimación Análoga. Costos reales de proyectos anteriores. Información detallada del proyecto es limitada. Juicio de expertos. Menos costosa que otras técnicas. Menos exacta que otras técnicas. Fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no sólo en apariencia. Las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

20 2. Estimar los costo Herramientas y técnicas 3. Estimación paramétrica. Utiliza una relación estadística entre datos históricos y otras variables. Calcula una estimación de parámetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duración. Puede lograrse niveles superiores de exactitud. Puede aplicarse a una parte del proyecto o a su totalidad. Si no se conocen las tarifas de costos reales entonces las propias tarifas tendrán que estimarse.

21 2. Estimar los costo Herramientas y técnicas 4. Estimación ascendente. Estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con mayor nivel de detalle. El costo detallado luego se resume o acumula en niveles superiores. Esta determinada por la complejidad de la actividad del cronograma. Las actividades con un esfuerzo asociado menor aumentan la exactitud de las estimaciones de costos de las actividades del cronograma.

22 2. Estimar los costo Herramientas y técnicas 4. Estimación ascendente. El proceso consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Es una predicción basada en la información disponible en un momento dado. Incluye la identificación y consideración de diversas alternativas de cómputo de costos para iniciar y completar el proyecto. La exactitud de la estimación del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. Los costos se estiman para todos los recursos que se asignarán al proyecto, trabajo, materiales, el equipo, los servicios y las instalaciones, así como inflación o costo por contingencia.

23 2. Estimar los costo Herramientas y técnicas 5. Estimación por tres valores. La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad única puede mejorarse tomando en consideración la incertidumbre y el riesgo. PERT Más probable Optimista Pesimista Ce = (Co + 4Cm + Cp) / 6

24 2. Estimar los costo Herramientas y técnicas 6. Análisis de reserva. Se incluyen reservas para contingencias. Se considera la incertidumbre del costo. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos. A medida que se dispone de más información del proyecto la reserva de contingencias puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Esta contingencia debe estar claramente en la documentación del cronograma.

25 2. Estimar los costo Herramientas y técnicas 7. Costo de la calidad. Puede utilizarse para preparar la estimación de los costos de la calidad. 8. Software de estimación de costos para la dirección de proyectos. Aplicaciones de software para la estimación de costos. Hojas de calculo computarizadas. Herramientas de simulación y estadísticas. 9. Análisis de propuestas para licitaciones. Propuestas vendedores calificados. Examinar precios de los entregables y costo final del proyecto.

26 2. Estimar los costo Ejemplo estimar los costos Actividad Co Cm Cp Costo A B C D E F G H I J Costo = Costo Optimista (To) + 4 (Costo más probable) + Costo pesimista (Tp) 6

27 2. Estimar los costo Ejemplo estimar los costos Nombre Trabajo real Costo real Tasa estándar Recurso 1 0 horas 0,00 $ 8,00 $/día Recurso 2 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día Recurso 3 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día Recurso 4 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día Recurso 5 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día Recurso 6 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día Recurso 7 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día Recurso 8 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día Recurso 9 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día Reccurso 10 0 horas 0,00 $ 10,00 $/día

28 2. Estimar los costo Ejemplo estimar los costos

29 2. Estimar los costo Ejemplo estimar los costos

30 3. Determinar el presupuesto Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada (PMBoK, 2013: 193)

31 3. Determinar el presupuesto Implica sumar los costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo total. Medir el rendimiento del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen. Las estimaciones de los costos de las actividades del cronograma, se preparan con anterioridad a las solicitudes de presupuesto detallado y autorización de trabajo.

32 3. Determinar el presupuesto Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan de gestión de los costos 2. Línea base del alcance 3. Estimación de costos de las actividades 4. Base de estimaciones 5. Cronograma del proyecto 6. Calendarios de recursos 7. Registro de riesgos 8. Acuerdos 9. Activos procesos de la organización 1. Agregación de costos 2.Análisis de reservas 3. Juicio de expertos 4. Relaciones históricas 5. Conciliación del límite de financiamiento 1. Línea base de costos 2. Registro de financiamiento del proyecto 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

33 3. Determinar el presupuesto Ejemplo de presupuesto

34 3. Determinar el presupuesto Ejemplo flujo de caja

35 3. Determinar el presupuesto Herramientas y técnicas Suma de costos. Análisis de reserva. Juicio de expertos. Otras unidades dentro de la organización ejecutante. Consultores. Interesados, incluyendo clientes. Asociaciones profesionales y técnicas. Grupos industriales. Relaciones históricas. Conciliación del límite de financiamiento.

36 4. Controlar los costos Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos (PMBoK, 2013: 193)

37 4. Controlar los costos Es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. Gran parte del esfuerzo del control de costos implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos.

38 4. Controlar los costos Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan para la dirección del proyecto 2. Requisitos de financiamiento del proyecto 3. Datos de desempeño del trabajo 4. Activos de los procesos de la organización 1. Gestión del valor ganado Pronósticos 3. Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) 4. Revisiones de desempeño 5. Software de gestión de proyectos 6. Análisis de reservas 1. Información de desempeño del trabajo 2. Pronósticos de costos 3. Solicitudes de cambio 4. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 5. Actualizaciones a los documentos del proyecto 6. Actualizaciones a los activos procesos de la organización

39 4. Controlar los costos El control de costos incluye: Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo. Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna. Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden. Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por periodo como total. Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo. Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los fondos en los que se ha incurrido. Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o de recursos. Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociados. Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables.

40 4. Controlar los costos Herramientas y técnicas 1. Gestión del valor ganado (EVM) Se utiliza para la medición del desempeño. Integra el alcance del proyecto, costo y cronograma. Puede aplicarse a todos los proyectos. Valor planificado (PV): Es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse. El valor planificado total para el proyecto también se conoce como presupuesto hasta la conclusión (BAC) Valor ganado (EV): Es el valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad.

41 4. Controlar los costos Herramientas y técnicas Costo real (AC): Es el costo total en el que se ha incurrido realmente y que se ha registrado durante la ejecución del trabajo. Es el costo total en que se ha incurrido para llevar a cabo el trabajo medido por el valor ganado (EV) Variación del cronograma (SV): Es una medida del desempeño del cronograma. Es igual al valor ganado (EV) menos el valor planificado (PV). Variación del costo (CV): Es igual al valor ganado (EV) menos los costos reales (AC). La variación del costo final del proyecto será la diferencia entre el presupuesto hasta la conclusión (BAC) y la cantidad realmente gastada.

42 4. Controlar los costos Herramientas y técnicas Índice de desempeño del costo (CPI): Es una medida del valor del trabajo completado. Se considera la métrica más importante de la EVM y mide la eficacia de la gestión del costo para el trabajo completado. CPI < 1.0 Indica un sobrecosto con respecto al trabajo completado. CPI > 1.0 Indica un costo inferior con respecto al desempeño a la fecha. CPI = EV / AC

43 4. Controlar los costos Herramientas y técnicas 2. Proyecciones El equipo del proyecto puede desarrollar una proyección de la estimación a la conclusión (EAC) que puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC) La proyección de una EAC implica hacer estimaciones o predicciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto. Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se han incurrido para completar el trabajo más una estimación hasta la conclusión (ETC) para el trabajo restante. El método de la EVM funciona bien junto con las proyecciones manuales de los costos requeridos según la EAC. EAC = AC + ETC

44 4. Controlar los costos Herramientas y técnicas 2. Proyecciones Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizando según la proporción presupuestada. EAC = AC + BAC EV Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado según el CPI actual. EAC = BAC / CPI acumulativo Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizando considerando ambos factores (SPI y CPI) AC + [(BAC + EV) / CPI acumulativo * SPI acumulativo)]

45 4. Controlar los costos Herramientas y técnicas 3. Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) Es la proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante con el propósito de cumplir con una meta de gestión especificada, tal como el BAC o la EAC. TCPI = (BAC EV) / (BAC AC) 4. Revisiones de desempeño Análisis de variación Análisis de tendencias Desempeño del valor ganado 5. Análisis de variación (CV, CPI) 6. Software de gestión de proyectos

46 Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información GRACIAS POR SU ATENCIÓN Este material se basa en la Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBok) Quinta Edición Del PMI