Guía Actualizada para Procesos de Entrega-Recepción en ER2012. Tabla de contenido

Transcripción

1 Guía Actualizada para Procesos de Entrega-Recepción en ER2012. Tabla de contenido Cómo comenzar un acta de entrega Quienes pueden ver mi acta de entrega una vez creada Como seleccionar los anexos que voy a incluir en mí entrega personal Como actualizar mi información al momento de la entrega Como generar todos los reportes completos de mi información Como se debe concluir una entrega... 8 Como volver a modificar mi acta si ya fue terminada... 8 Como crear un usuario especial para entregar una plaza extinta o en regularización Como asignar el encargo de una plaza a otra persona Como verificar y/o desactivar algún encargo activo en el sistema... 13

2 Cómo comenzar un acta de entrega. Para iniciar con un proceso de Entrega-Recepción dentro del sistema ER2012, es necesario ingresar al módulo de Actas de Entrega-Recepción ubicado en el menú principal del sistema al momento de ingresar. Una vez aquí, mediante la opción de Agregar, se genera una nueva acta de entrega, donde el primer y el mas importante paso es la selección de la plaza o el puesto que se esta entregando. Será mostrado de entrada el árbol jerárquico de su dependencia o entidad, iniciando con el Secretario o Director General según sea el caso, donde a su vez se van desplegando todas las áreas adscritas a la misma. Existen casos en que dentro de la estructura, algunos puestos no coinciden con el nombre de la persona en cuestión para la entrega, o inclusive podrían presentarse como vacantes, esto es debido a movimientos o actualizaciones realizados por el depto. de Recursos Humanos, sin embargo cabe resaltar que esto NO IMPLICA UN PROBLEMA PARA REALIZAR LA ENTREGA, YA QUE SIEMPRE Y CUANDO LA PLAZA CONTINUE ACTIVA EN LA ESTRUCTURA ES TODO LO QUE SE REQUIERE PARA CONTINUAR.

3 Lo siguiente es simplemente buscar la plaza requerida para la entrega dentro del árbol de la dependencia como se muestra: Ahora bien, en dado caso que esta entrega se trate de una Plaza Extinta será necesario seleccionar esta opción que puede verse aquí mismo en la pantalla anterior, donde será mostrada una tabla listando los usuarios especiales que fueron creados previamente para este propósito (véase sección dedicada a este tema). Posteriormente, se debe seleccionar el usuario adecuado de esta tabla mencionada para confirmar el puesto que se esta entregando.

4 Una vez seleccionada la plaza o puesto de la entrega, solo hay que elegir el tipo de acta que se desea realizar (ordinaria, simplificada, extraordinaria) y llenar los datos mostrados en el formulario normalmente. Quienes pueden ver mi acta de entrega una vez creada. En resumen, todas las personas incluidas dentro de los participantes de un acta son capaces de verla usando su propio usuario y contraseña para el sistema, cabe resaltar que esto solo es posible cuando todos los participantes fueron obtenidos a partir de la Lista de Sugerencias que es mostrada por el sistema al momento de su creación. Por otra parte, también existe una regla la cual dicta que cualquiera de los superiores de la persona que esta entregando, teniendo un usuario de tipo Administrador (master, completo o básico), con capaces de visualizar las actas donde han intervenido gente que se encuentra a su cargo, en cualquiera de los roles como puede ser supervisor, testigos, etc. Por último, es importante aclarar, en los casos donde se esta entregando un puesto que se tenia por encargo, si la persona que figura como encargada, misma que se encuentra realizando este proceso, accedió al sistema usando sus claves normales, no será capaz de visualizar esta acta, ya que al no ser su puesto oficial, lo que se necesita es acceder directamente a la cuenta del puesto en cuestión mediante el uso de la Asignación de Encargos Provisionales (véase sección dedicada a este tema).

5 Como seleccionar los anexos que voy a incluir en mí entrega personal. Un paso posterior a la captura de toda la información del acta, el sistema nos muestra una sección de edición donde es posible modificar el texto de la misma, para poder hacer las adecuaciones que se crean pertinentes, sin embargo otra de las funciones mas importantes de esta sección es la Selección de Anexos. Usando el botón mostrado en la imagen anterior, llamado Anexos el sistema despliega la lista completa de anexos asignados al puesto que se esta entregando, dando la opción de seleccionar solo aquellos que corresponden propiamente a la entrega personal de la persona en cuestión.

6 Como actualizar mi información al momento de la entrega. Una vez que ha sido guardada el acta, dentro de la tabla donde se listan, la siguiente columna denominada Info de Entrega contiene una función que muestra la siguiente ventana emergente: El sistema pregunta que operación desea efectuar, dando las opciones de: Actualizar Información desde Sistemas Rectores Generar Reporte Completo de Anexos Seleccionando la primera de estas opciones se puede llevar a cabo una actualización en ese momento de la información referente a los anexos que son de tipo INTERCONEXION.

7 A continuación se muestra una lista agrupada por el rubro al que pertenecen aquellos anexos que pueden actualizarse, indicando el estatus de actualización en que se encuentra cada uno de ellos para informar al usuario el momento en que comienza y termina su proceso. Como generar todos los reportes completos de mi información. Usando la segunda opción mencionada en el tema anterior (Generar Reporte Completo de Anexos) es posible enviar una petición el sistema para reunir y empaquetar la información contenida en cada uno de los anexos incluidos en la entrega en cuestión para poder descargarla posteriormente desde aquí.

8 Como se debe concluir una entrega. La manera correcta de dar por terminada un proceso de entrega, es seleccionando al final el tipo de FIRMA que se llevara a cabo para finalizar la misma. Usando la función en la ultima columna de la tabla de Actas el sistema muestra las dos opciones disponibles que son: Autógrafa Electrónica Una vez seleccionando una de las opciones disponibles el sistema interpreta que el proceso de entrega se encuentra en su etapa final o concluido. Como volver a modificar mi acta si ya fue terminada Una vez que se ha determinado al forma de firma del acta, el sistema deshabilita las opciones de edición de la misma, para poder volver a visualizar estas funciones solo hay que seguir los siguientes pasos dependiendo de la firma seleccionada:

9 Autógrafa: Haciendo un click sobre el ícono de color naranja que indica que nuestro proceso se encuentra concluido se muestra la ventana anterior, dando la opción de REVERTIR con la cual el sistema habilita nuevamente la edición del acta e información generada en la misma. Electrónica: Si la firma seleccionada fue de tipo electrónica y sobre todo aclarando que aun no se haya iniciado este proceso (PAM), es posible regresar al modo de edición del acta haciendo click en la función CANCELAR PROCESO mostrada en la pantalla anterior.

10 Como crear un usuario especial para entregar una plaza extinta o en regularización. Esta al igual que otras opciones descritas mas adelante están solo disponibles para los usuarios de tipo: ADMINISTRADOR MASTER Y COMPLETO, debido a la naturaleza y responsabilidad de este privilegio. Un usuario con este tipo de perfil, al entrar en el módulo de Actas de Entrega-Recepción podrá ver una opción extra en la parte superior derecha con el nombre de OPCIONES DE ENTREGA, con la cual desplegará un menú como el siguiente ofreciendo la opción: Crear Usuario Temporal para Entrega. Con esta función podrá crear el usuario que requiere introduciendo algunos datos comunes como el nombre, puesto etc.

11 Una vez que ha ingresado esta información para la creación del usuario el siguiente y ultimo paso será la asignación de anexos para el momento de la entrega que se tiene planeada, por lo que a continuación se mostrara la siguiente venata para completar este proceso.

12 Como asignar el encargo de una plaza a otra persona. En muchas ocasiones es necesario asignar el encargo de una plaza o puesto a una persona diferente a la que le pertenece oficialmente, o también en casos donde esta plaza se encuentra vacante o en proceso de regularización. Para lograr esto se hará uso del mismo menú de OPCIONES DE ENTREGA mencionado en el tema anterior (disponible solo para ADMINISTRADORES MASTER Y COMPLETO), usando la segunda opción que ofrece este menú, llamada: ASIGNAR ENCARGOS. Como se muestra en la imagen anterior, el sistema despliega el árbol organizacional de la Dependencia o Entidad que se trate, con el objetivo de que el usuario navegue a través de el buscando primero la plaza o puesto que se requiere asignar, posteriormente cuando se ha seleccionado el puesto, el siguiente paso es buscar dentro del mismo árbol a la persona que se hará cargo de este ultimo. Al finalizar este movimiento, la persona seleccionada podrá entrar nuevamente al sistema con sus claves normales y a partir de ahora vera una nueva opción en el MENU LATERAL, dentro del apartado de USUARIOS, denominado PUESTOS POR ENCARGO, desde donde podrá acceder a la cuenta, o las cuentas que le haya sido asignadas como encargos.

13 Como verificar y/o desactivar algún encargo activo en el sistema. Ahora bien, como se ha visto en los dos temas anteriores, la ultima opción del menú OPCIONES DE ENTREGA es precisamente VER ENCARGOS ACTIVOS, con la cual se muestra una lista con todos los encargos asignados y activos actualmente dentro de la Dependencia o Entidad en cuestión, indicando el nombre de la persona responsable, así como su puesto oficial y el encargo que tiene asignado. Con la función ELIMINAR, mostrada en la primer columna se puede DESHABILITAR, el encargo de la lista seleccionado y a partir de este momento la persona que se encontraba como responsable ya no dispondrá del acceso a la cuenta que venia manejando.