MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA ASAMBLEA

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA ASAMBLEA Fecha: 2007 Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 1 de 19

2 Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 2 de 19

3 TABLA DE CONTENIDOS INTRODUCCIÓN... 4 I. RESPONSABILIDAD DE LA UNIVERSIDAD ANFITRIONA Tareas del grup: Patrcinadres cmerciales e institucinales Tareas del grup: Sede de la Asmablea Tareas del grup: Asistentes y dcumentación Tareas del grup: Hteles, restaurantes, pausas-cafés y autbuses Tareas del grup: Actividades, regals e infrmación turística tareas del grup: Lgs, impresión (carteles trítics, credenciales), difusión prensa y universidad Página web Crngrama Respnsabilidad del cmité ejecutiv: previ a la asamblea Respnsabilidad del cmité ejecutiv: durante la asamblea Índice de enlaces Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 3 de 19

4 INTRODUCCIÓN El plenari de REBIUN se reúne anualmente cn el fin de aprbar las actividades del añ en curs y preparar las del siguiente añ. Así pues, en este Plenari Asamblea General, se estudian y se smeten a vtación, al mens, ls siguientes asunts: El infrme de actividades del Cmité Ejecutiv, incluyend la ejecución del presupuest y la prpuesta de presupuest para el siguiente ejercici. El infrme de actividades crrespndientes a cada línea estratégica del Plan estratégic vigente y las prpuestas de actividades para el siguiente ejercici. El infrme de actividades crrespndientes a cada un de ls grups estables y las prpuestas para el siguiente ejercici. La sede de la próxima Asamblea. Además, es cstumbre que la Asamblea se inaugure cn una Cnferencia a carg de un destacad biblitecari, elegid pr el Cmité Ejecutiv. Es habitual que la duración de la mencinada Asamblea General sea de ds jrnadas cmpleta, distribuidas de la siguiente frma: Cmienz de la jrnada: tarde del miércles Jrnada cmpleta: mañana y tarde del jueves Final de la Jrnada: mañana del viernes Pdems dividir el prcedimient para la rganización de la Asamblea en ds apartads claramente diferenciads: Tareas cuya respnsabilidad recae en la Universidad que ns acge. Tareas cuya respnsabilidad recae en el Cmité Ejecutiv y en el Crdinadr de Rebiun. Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 4 de 19

5 I. RESPONSABILIDAD DE LA UNIVERSIDAD ANFITRIONA Sn tareas de la Bibliteca de la Universidad Sede de la asamblea las siguientes, rganizadas pr temas que cnvendría asignar a grups de trabaj diferentes. 1. Patrcinadres Cmerciales e Institucinales 2. Lcales para Sede de la Asamblea 3. Invitación de Asistentes, Preparación de Dcumentación 4. Organización de cmidas y actividades de ci 5. Traslads desde hteles a sede y Actividades de Oci Se recmienda slicitar a ls biblitecaris uns meses antes, quizá desde el inici de la preparación de la asamblea, clabración para participar en la rganización recmendándse la creación de grups de trabaj cn repart de tareas. Aquí presentams un psible mdel de repart así cm una previsión de calendari. 1. TAREAS DEL GRUPO: PATROCINADORES COMERCIALES E INSTITUCIONALES Cntact inicial y cntinuad cn ls patrcinadres (tda la gestión) antes y durante la Asamblea. Cntact cn el Dt. de Cntabilidad de la Universidad para facturación. Cmunicación de la frma de facturación a las empresas. Búsqueda de patrcini: Se incluye el enlace a la base de dats de psibles patrcinadres: (ver mdel: Patrcinadres) Enví de Carta a ls patrcinadres invitándles a participar (juni/juli) 1 cn cndicines de patrcini y frmulari de aceptación de patrcini (ver mdels: Cndicines patrcini; Carta patrcinadres) Enví de frmulari de aceptación de patrcini en dnde se incluyan las cndicines de patrcini y la slicitud de 1 Entre paréntesis figuran las fechas sugeridas para realizar esta tarea. Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 5 de 19

6 actividad a patrcinar (agst) (ver mdel: Patrcini asamblea) Realización de un cuadr cn cantidad y actividad que va a sufragar cada patrcinadr (ver mdel: Cuadr patrcini) Enví de carta de agradecimient de clabración y cmunicación de la actividad que va a sufragar (septiembre). Petición de ingres bancari antes de 15/30 septiembre (ver mdel: Cmunicación definitiva patrcini) Cntact cn ls patrcinadres para enví de publicidad, blígrafs, etc. Recrdatri psterir si fuera necesari. Pner fecha tpe de enví (ver mdel: Recrdatri enví material) Elabración de etiquetas de patrcinadres (ver mdel: Etiquetas patrcinadres) Preparación de un espaci para patrcinadres tras cncerse su interés y necesidad. Preparación de mesa de acreditación de patrcinadres. En el listad de patrcinadres se cnsignará la asistencia. En dicha mesa se entregará a cada patrcinadr: Carta de bienvenida (ver mdel: Carta bienvenida patrcinadres) Infrmación turística. Regal institucinal (si l hubiera) 2. TAREAS DEL GRUPO: SEDE DE LA ASAMBLEA Primers cntacts en primavera para asegurar la sede óptima. Siguientes cntacts a mitad de ctubre; gestión desde entnces hasta el últim día de la Asamblea. Si la asamblea se va a celebrar en la Universidad, ha de slicitarse al Decan/Directr de celebración en su Facultad de la Asamblea La capacidad mínima deberá ser de 75 persnas. Se tendrá en cuenta las necesidades de espaci de ls patrcinadres, si necesitan stands, etc. Asegurar la existencia y el buen funcinamient de la infraestructura de la sede: equip infrmátic y audivisual, micrófns, equip de traducción (si fuera necesari) ftgrafía, Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 6 de 19

7 aire acndicinad /calefacción, limpieza, cntrl de luces, mesas de acreditación para asistentes y para patrcinadres, material para las mesas, mesa presidencial, identificadres de participantes en cada sesión, pancartas, carteles, etc. (ver mdel: Preparación infraestructura; Miembrs mesa presidencial). Realizar el Panel de anuncis: prgrama detallad, infrmación de última hra, etc. Preparar espaci para patrcinadres cn carteles identificadres de cada un. 3. TAREAS DEL GRUPO: ASISTENTES Y DOCUMENTACIÓN Cntact cn el Cmité Ejecutiv (desde septiembre hasta día anterir al principi de Asamblea) El Cmité Ejecutiv enviará la planificación de las jrnadas de trabaj cn el hrari. Listad de directres de biblitecas (debe ser slicitad a Rebiun) (ver mdel: Directri Rebiun) Enví carta de invitación persnal (3ª semana de ctubre) cn el prgrama de la Asamblea. (ver mdel: Invitación directres) Especificar frma de inscripción: web fax Mantenimient actualizad de ls listads y bases de dats de asistentes y las etiquetas cn y sin dirección (a partir de la recepción de inscripcines) Cnfirmación de inscripcines (final de ctubre hasta día anterir Asamblea) (ver mdel: Cnfirmación inscripción) Enví pr crre electrónic carta recrdatri de celebración Asamblea (4/5 nviembre) (ver mdel: Recrdatri Directres) Listad definitiv de asistentes (últim día antes de la Asamblea) Elabración de ls certificads de asistencia firmads pr el directr de la Universidad anfitrina (se mandan a psteriri) (ver mdel: Mdel certificad asistencia) Ftcpiad de la dcumentación que vaya enviand el Cmité Ejecutiv (hasta el día anterir de la Asamblea). Ftcpiad de la dcumentación que se slicite en el desarrll de la Asamblea Redacción de la dcumentación que se dará a cada miembr del cmité rganizadr (1ª semana de nviembre). Ds días antes de la Asamblea se entregará una carpeta cn: Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 7 de 19

8 Listad de asistentes. Prgrama detallad cn hraris de autbuses. Desarrll prmenrizad de cada actividad: qué se hace en cada mment y qué se necesita para cada actividad. Tareas detalladas encmendadas a cada un de ls participantes. Móviles útiles (rganizadres, crdinadra Rebiun, hteles, restaurantes, autbuses, etc.) Enví de cartas de agradecimient a ls patrcinadres: institucinales y a tds ls que, en algún md, han participad. 3. TAREAS DEL GRUPO: HOTELES, RESTAURANTES, PAUSAS-CAFÉS Y AUTOBUSES Cntact cn hteles (septiembre). Petición de precis especiales Reservas de habitacines. Listad de aljads en cada htel (día anterir a la celebración de la Asamblea) Entrega en cada habitación, el día anterir al inici de la Asamblea: Carta de bienvenida cn prgrama detallad Regals Infrmación turística Petición de presupuests en restaurantes (septiembre) Cierre de menús (final ctubre) Establecimient de la frma de facturación Enví a cada restaurante de ls lgs de ls patrcinadres de cada cmida/cena para las minutas (final ctubre) Infrmación a ls restaurantes del nº de cmensales (4/5 días antes Asamblea) (El nº de cmensales incluye: asistentes, rganizadres y patrcinadres) Petición de presupuests a las empresas de autbuses (septiembre) Elección de empresa, rutas y fijar frma de facturación (ctubre) Organización del nº de persnas que irán en cada autbús a cada actividad (2 días antes Asamblea) Preparación de una planilla cn la asistencia a ls participantes: hras de recgida para traslad a cada htel, Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 8 de 19

9 acmpañantes, listads de asistentes, etc. (ver mdel: Atención asistentes) 3. TAREAS DEL GRUPO: ACTIVIDADES, REGALOS E INFORMACIÓN TURÍSTICA Preparación de psibles actividades culturales y de ci aparte del prgrama enviad pr el Cmité Ejecutiv (principis de ctubre) Cntact y seguimient cn ls respnsables de estas actividades: principis de ctubre y hasta inici y desarrll de la Asamblea. La 3ª semana de ctubre debe estar ultimad (las actividades se incluyen en el tríptic que se manda cn la invitación a participar y en la página Web) Petición a empresas de prducts de regal (principis de ctubre); recrdatri a final de ctubre si n l han mandad. Cmpra de prducts si n sn suficientes ls que manden las empresas (final ctubre) Cmpra de papel y blsas de regal (principis nviembre) Cntact cn entidades de turism para slicitar infrmación (principis ctubre) Recgida de infrmación turística (final ctubre) Preparación de blsas (2/3 días antes Asamblea): 1 blsa cn infrmación turística 1 blsa cn regals 1 blsa cn prpaganda de ls patrcinadres Petición de presupuests para carteras (septiembre): Enví de carteras a la rganización (2 semanas antes de inici) Preparación de carteras Blígrafs, prgrama, flis, etc. (una semana antes del inici) Inclusión de dcumentación y listad de asistentes en las carteras (día anterir al inici) (ver mdel: Dcuments carteras) Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 9 de 19

10 4. TAREAS DEL GRUPO: LOGOS, IMPRESIÓN (CARTELES TRÍOTICOS, CREDENCIALES), DIFUSIÓN PRENSA Y UNIVERSIDAD Diseñ de lg de la Asamblea: final septiembre (ver mdel: Etiqueta Rebiun) Cnseguir ls lgs de REBIUN y de la Universidad, y de tds ls patrcinadres cmerciales e institucinales (en frmat gif jpg). (ver mdel: Lgs patrcinadres; Lg Rebiun) Ls lgs se incluyen en: Página web, sbres y papel para cartas, tríptic del prgrama, carteles de la Asamblea, minutas de restaurantes (ls que patrcinan cada cmida/cena/cafés) Cntact y gestión cn imprenta: desde final de septiembre. Encargar: Sbres y papel de cartas cn lgs (2ª semana ctubre) Tríptic díptic prgrama (2ª semana ctubre) (ver mdel: (Prgrama) Carteles (3ª/4ª semana ctubre) Etiquetas para regals (3ª/4ª semana ctubre) Credenciales (final ctubre): se encargan las de tds ls psibles asistentes y las de ls rganizadres y patrcinadres (distint clr) (ver mdel: Credenciales; Credenciales rganización) Carcasa y cinta para credenciales: Preparar 2/3 días antes inici Asamblea Diferentes clres, un para asistentes y trs ds clres para rganizadres y patrcinadres Cinta cn lgs serigrafiads Encargar a principis de ctubre; recepción a final de ctubre Inclusión en Web Universidad y enví nticia a news de la web de la Universidad anfitrina (principis nviembre) Cntact cn prensa lcal para que recja el event (principis nviembre; recrdatri 2/3 días antes) Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 10 de 19

11 5. PÁGINA WEB Diseñ en ctubre (tiene que estar preparada la 3ª semana de ctubre, cuand se mandan las cartas de invitación a ls directres) Presentación Frmulari de inscripción (ver mdel: Frmulari inscripción) Prgrama (aunque n sea detallad) Cmité Ejecutiv Rebiun y Cmité Organizadr Infrmación sbre la Sede de la Asamblea Dcumentación de trabaj Patrcinadres Infrmación útil: Infrmación de hteles y frmulari de aljamient Cóm llegar a la ciudad anfitrina y a la sede (autbuses, trenes, avión) Teléfns de interés Turism y ci Cntact Mantenimient hasta finalización de Asamblea (n incluir la dcumentación pner sl enlace en la intranet de Rebiun; la dcumentación n es pública, sl tiene acces ls directres de Rebiun) Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 11 de 19

12 6. CRONOGRAMA ACTIVIDADES Frmación de grups de trabaj: Grup de Asistentes y dcumentación Grup de hteles, restaurantes, pausas-café y autbuses Grup de actividades, regals e inf. turística Grup de sede Grup de patrcini y financiación Grup de lgs, impresión, difusión y página Web. Elabración del brradr del Prgrama de actividades Slicitar presupuests de hteles, restaurantes, transprte, etc. Gestión administrativa: mdels de cartas, base de dats de patrcinadres, asistentes, rganizadres, etc. (carpeta cmún) Mantener actualizadas las bases de dats. Slicitar financiación de psibles patrcinadres: cmerciales e institucinales Frmulari de aceptación de patrcini Cndicines de patrcini Recger infrmación turística de la prvincia y tra de interés para selección de actividades culturales y de ci. Slicitar línea de financiación y nº de cuenta bancaria Slicitar buzón cmpartid (mail prpi): rebiun2005@... Regal institucinal (Ej. libr de mapas) Respnsables (grup persna) May/Juni Fechas de inici y finalización Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 12 de 19

13 Reservar salas Juli/Agst Slicitar identificadres y carteras Reservar hteles: establecer prcedimient de reserva y pag Reservar restaurantes Elabrar página Web Elabrar Hja de Oci: actividades culturales y de ci Cntrl y previsión de gasts/ingress Cntratar música para amenizar la cena de gala (ptativ) Gestión de patrcinadres (cntestar cartas) Cntactar Pnente elegid pr el Cmité Ejecutiv Cntenid Prgrama Slicitud asistencia Rectr a Inauguración Slicitar: diseñ cartel, prgrama, pancarta exterir y mesa, display patrcinadres, credenciales, cartnes mesa y trs (libreta, marcadr pagina, blígrafs, etc) Recpilar lgs de las empresas patrcinadras Pner lgs patrcinadres en tdas las actividades: Página web, sbres y papel para cartas, tríptic del prgrama, carteles de la Asamblea, minutas de restaurantes (ls que patrcinan cada cmida/cena/cafés) Redactar y enviar cartas de invitación a Rectres, Septiembre Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 13 de 19

14 Directres Diseñar Hja de inscripción Hacer etiquetas direccines Directres Biblitecas Cncretar la representación institucinal en cada actividad Organizar visita: lugar a visitar, pr ej. Muse Organizar visita: tr lugar a visitar Organizar visita: lugar Organizar visita: lugar Preparar actividades de apy (decración salas, preparación material e infraestructura: equip infrmátic y audivisual, micrófns, equip de traducción, ftgrafía, aire acndicinad /calefacción, limpieza, cntrl de luces, mesas de acreditación para asistentes y para patrcinadres, material para las mesas, mesa presidencial: identificadres de participantes en cada sesión, pancartas, carteles) Octubre Preparar mesas Preparar dcumentación de las mesas de acreditación Enviar carta a patrcinadres cn prgrama Enviar mail a ls patrcinadres de cnfirmación de recepción de material Psibles Patrcinadres: Prquest,Dc6, Diaz de Sants, Eun, Greendata, MundiPrensa Ovid, Infrma, Casa del Libr, Springer, Elsevier. Librería J. Bsch y trs Enviar mail a ls asistentes de cnfirmación de inscripción Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 14 de 19

15 Preparar atención asistentes Pedir tarjetas taxi Avisar servici médic Avisar servici de seguridad Reservar htel y transprte pnentes Pedir a ls restaurantes que hagan minuta cn el lg del patrcinadr Telf. a restaurantes para cncretar nº plazas y revisar minuta Preparar cartnes en la mesa café de ls patrcinadres (imprimir en clr cn cartulina) Credenciales: clres diferentes (rganizadres/patrcinadres ) carcasas y cintas Cmprar carpetas para material publicitari Relación de asistentes Nviembre Listad de ls miembrs de la mesa presidencial en cada act Diseñar e imprimir Carta de Bienvenida Diseñar e imprimir Certificad asistencia Grabar las sesines para realizar después el Acta Prensa y ftgrafía Imprimir etiquetas REBIUN y patrcinadres para carpeta publicidad Preparar carpetas cn material publicitari y pner en blsa Bibliteca Preparar carteras cn Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 15 de 19

16 infrmación Asamblea, CRUE, libretas y blígrafs Preparar blsas cn infrmación turística Hacer listads de ls asistentes a cada actividad (asistentes e invitads) Hacer listad de actividades de cada día para ls hteles Preparar carpeta para ls del autbús: listad de persnas en cada htel, actividades del día, tríptic, plan ciudad Dejar en el htel: carta bienvenida, regal institucinal, infrmación turística. Actividades de cada día Cmprar papel regal En la entrega dcumentación, preguntar quien asistirá cmida viernes Hacer póster de REBIUN Infrmar a tda la Bibliteca del inici de la Asamblea Pedir a ls grups de trabaj REBIUN su dcumentación para incluirla en la web y las carteras Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 16 de 19

17 7. RESPONSABILIDAD DEL COMITÉ EJECUTIVO: PREVIO A LA ASAMBLEA Buscar y prpner la sede de la próxima asamblea, Fijar cn el Presidente de Rebiun asamblea (ener) las fechas de la Seleccinar cnferenciante/s y cntactar cn él/ells (marz) Enviar ls dats del cnferenciante a la universidad anfitrina para que pague pnencia, htel, billete, etc. (abril) Elabrar el Prgrama de la Asamblea (Juni) (Ver mdel Prgrama Asamblea) Enviar mdel de carta al presidente de Rebiun para que cnvque la Asamblea (septiembre) Invitar a la Asamblea a ls centrs asciads, cnsrcis y demás persnas que n sean miembrs del plen de Rebiun, además de a ls miembrs del cmité ejecutiv nmbrad pr la CRUE, mediante carta firmada pr el Secretari ejecutiv(septiembre) Facilitar a ls crdinadres de ls grups de trabaj un mdel de presentación, para frecer una imagen crprativa cmún (septiembre) Pner fecha tpe de enví de la dcumentación que se presentará en la asamblea a tds ls crdinadres de grups de trabaj (una semana antes de la inauguración de la Asamblea) Recpilar la dcumentación a entregar en la Asamblea, incluirla en la web de REBIN y enviársela a ls rganizadres de la Asamblea para su ftcpiad, así cm también a ls directres de REBIUN, cn la debida antelación para que les permita acudir a la Asamblea cn la dcumentación estudiada (nviembre, 2 3 días antes) Organizar la mesa durante tdas las sesines de la asamblea para que ls anfitrines puedas elabrar ls cartelnes Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 17 de 19

18 8. RESPONSABILIDAD DEL COMITÉ EJECUTIVO: DURANTE LA ASAMBLEA Recibir a ls asistentes. Infrmar de la rganización de la Asamblea REBIUN (desarrll, asistentes permitids, cm ejercer el derech a vt) y de las demás actividades a realizar. Slicitar presentación de nuevs scis cambis de respnsables desde la anterir asamblea. Presentar a tds ls pnentes. Crdinar las vtacines, cn explicación de mdel de vtación (a man alzada, un vt pr bibliteca miembr de plen derech, n tienen derech a vt ls centrs asciads, cnsrcis n pueden estar presentes ls patrcinadres ni ningún tr que n sea miembr de Rebiun de plen derech). El cmité ejecutiv ha de prpner en la asamblea La cuta para el próxim añ Las tarifas para préstam interbiblitecari La renvación de cargs La renvación en ls grups de trabaj estables y estratégics La aprbación de liquidación de Presupuest La aprbación de prpuesta de presupuest para el añ entrante Presentar las cnclusines de Asamblea. Realizar el brradr del acta de la Asamblea (se slicitará a la sede anfitrina) Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 18 de 19

19 9. ÍNDICE DE ENLACES Organización: Atención asistentes Cnfirmación inscripción Credenciales Credenciales rganización Directri Rebiun Dcuments carteras Frmulari inscripción Etiqueta Rebiun Invitación directres Lg Rebiun Lgs patrcinadres Miembrs mesa presidencial Mdel certificad asistencia Preparación infraestructura Prgrama Asamblea Recrdatri Directres Tríptic prgrama Patrcinadres: Carta bienvenida patrcinadres Carta patrcinadres Cmunicación definitiva patrcini Cndicines patrcini Cuadr patrcini Etiquetas patrcinadres Patrcinadres Patrcini asamblea Recrdatri enví material Prgrama: Prgrama Asamblea Manual de prcedimient para la rganización de la Asamblea Página 19 de 19