UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA DIRECCION CENTRO DE PROGRAMACION COORDINACION DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Transcripción

1 DIRECCION CENTRO DE PROGRAMACION COORDINACION DE DESARROLLO (Aprobado según Resolución Nº CD-2554 del ) OCTUBRE,

2 DIRECCION CENTRO DE PROGRAMACION COORDINACION DE DESARROLLO BIBLIOTECA DIGITAL DE TESIS OCTUBRE, ELABORADO POR : DIRECCIÓN CENTRO DE PROGRAMACIÓN ECON. FRANCISCO GONZÁLEZ COOR. DESARROLLO LIC. BENJAMÍN MIZRACHI ANALISTA RESPONSABLE CECILIA FERNÁNDEZ ISEA REVISADO POR : - DIRECCIÓN CENTRO DE RECURSOS MÚLTIPLES - SECRETARIA APROBADO POR: CONSEJO DIRECTIVO RESOLUCIÓN N : ACTA N : NYP BILIOTECA DIGITAL (TE).DOC /

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4 INTRODUCCIÓN 4 de 29 La Dirección del Centro de Recursos Múltiples (CRM) como dependencia adscrita a la Secretaría, es la responsable del desarrollo de la infraestructura e infoestructura de información bibliográfica y documental, requerida por los programas de docencia, investigación y extensión de la Universidad Nacional Abierta (UNA). Con el fin de facilitar el acceso electrónico y texto completo de la información bibliográfica y documental, esta Dirección se ha planteado la necesidad de desarrollar el Servicio de Biblioteca Digital, con el propósito de aprovechar las bondades y fortalezas que ofrecen las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), para el almacenamiento, acceso y recuperación de los diversos recursos bibliográficos y documentales disponibles en la Institución. Uno de estos servicios es el Servicio de Biblioteca Digital de Tesis Electrónicas (TE), el cual permitirá difundir a través de medios electrónicos, el contenido de los Trabajos de Grado y Trabajos de Ascenso de los estudiantes y personal académico de la Universidad, potenciar el Sistema Bibliotecario UNA e incorporar nuevas y mayores facilidades de acceso y difusión de estos recursos a los estudiantes y profesores de la Institución.

5 INTRODUCCIÓN 5 de 29 El Consejo Directivo de la Universidad Nacional Abierta, en fecha , giró instrucciones a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples (CRM), para que se gestione la digitalización de las Tesis de Grado y/o Trabajos de Ascenso de la Institución. En consecuencia, esta Dirección elaboró y presentó a la consideración de ese cuerpo, el Proyecto Servicio de Biblioteca Digital de Tesis Electrónicas (TE), el cual fue aprobado según Resolución No. CD 0768, de fecha El presente documento contiene la propuesta de Normas, Procedimientos y Formularios del Servicio de Biblioteca Digital de Tesis Electrónicas (TE) de la Universidad Nacional Abierta, los cuales, una vez aprobados por el Consejo Directivo, permitirán la implantación y desarrollo de dicho servicio en la Universidad. Para la elaboración de estas normas y procedimientos se consideró la normativa relacionada con el servicio de Tesis Electrónicas (TE) de la Universidad de los Andes (ULA), Universidad de Carabobo (UC) y la Universidad Central de Venezuela (UCV); así como las experiencias en esta área de Latinoamérica, Estados Unidos y Europa, las cuales pueden ser consultadas en: y De igual forma, se prestó especial atención a la Guía internacional para la elaboración de ETDs, publicada por la UNESCO

6 OBJETIVO 6 de 29 OBJETIVO Servir de herramienta para simplificar y estandarizar la presentación, entrega, procesamiento y difusión de los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso, a fin de permitir la implantación y desarrollo del Servicio de Biblioteca Digital de Tesis Electrónicas (TE), a través de la aplicación de las normas y el procedimiento descrito en este manual.

7 NORMAS GENERALES 7 de 29 CAPÍTULO I Disposiciones Generales 1. El Servicio de Biblioteca Digital de Tesis Electrónicas (TE) de la Universidad Nacional Abierta, es el sistema automatizado que ofrece la posibilidad de almacenar, recuperar, consultar y difundir en formato electrónico, el contenido de los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso de la Universidad, para ofrecerlos como información digital, con el fin de difundir y compartir la producción intelectual de la Universidad. 2. El ingreso y procesamiento de los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso en formato electrónico, se realizará mediante el Sistema de Gestión de Bibliotecas utilizado por el Centro de Recursos Múltiples (CRM) de la Universidad, incorporando el texto completo al registro bibliográfico referencial. 3. La búsqueda, recuperación y consulta de los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso en formato electrónico, podrá realizarse a través del catálogo automatizado del Sistema Bibliotecario UNA.

8 NORMAS GENERALES 8 de El Servicio de Biblioteca Digital de Tesis Electrónicas (TE), formará parte del Proyecto Red Nacional de Bibliotecas Digitales Académicas Venezolanas, impulsado por la Asociación Nacional de Directores de Bibliotecas, Redes y Servicios de Información del Sector Académico y de Investigación (ANABISAI), en el cual participan diversas universidades e instituciones de investigación del país. CAPÍTULO II De los Estudiantes de Pregrado, Postgrado y Personal Académico 5. Los estudiantes de pregrado y post-grado, así como el personal académico de la Universidad, una vez presentado y defendido el Trabajo, deberán hacer llegar a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples (CRM), a través de la instancia académica correspondiente, un (1) ejemplar impreso y un (1) ejemplar en electrónico (CD-ROM) en formato Word, de la versión definitiva del Trabajo de Grado y/o Trabajo de Ascenso, según corresponda. Así mismo, debe consignar, junto con el Trabajo, la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado y/o Ascenso (anexo n 1 del Procedimiento). 6. La versión electrónica del Trabajo de Grado deberá ser grabada en formato Word.

9 NORMAS GENERALES 9 de La responsabilidad del contenido, redacción y ortografía será competencia exclusiva del autor del Trabajo. 8. Los estudiantes de pregrado, postgrado y personal académico de la Universidad, deberán llenar y entregar a la Coordinación del Centro Local, Dirección de Investigaciones y Postgrado y Secretaría de la Universidad, según el caso, el Trabajo en formato impreso y electrónico, junto con la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado y/o Ascenso (anexo n 1 del Procedimiento). Capítulo III De las Áreas Académicas, Dirección de Investigaciones y Postgrado y Secretaría de la Universidad 9. El Coordinador de cada Centro Local recibirá y enviará a la Coordinación del Área Académica correspondiente (Administración, Educación, Ingeniería o Matemática), el Trabajo de Grado defendido y aprobado por el estudiante, en formato impreso y electrónico, junto con el Formulario Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado y/o Ascenso (anexo n 1 del Procedimiento).

10 NORMAS GENERALES 10 de El Coordinador de cada Área Académica deberá cotejar y certificar que el formato impreso del Trabajo de Grado, presentado y aprobado por el estudiante UNA, se corresponde con el formato electrónico, según Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico del Trabajo de Grado (anexo n 2 del Procedimiento). 11. Los Coordinadores de las Áreas Académicas deberán enviar a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples (CRM), el Trabajo de Grado en formato impreso y electrónico, junto con la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado y/o Ascenso (anexo n 1 del Procedimiento) y la Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico del Trabajo (anexo n 2 del Procedimiento). 12. Los Trabajos de Grado presentados por los estudiantes de postgrado serán enviados a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples (CRM), por la Dirección de Investigaciones y Postgrado de la Universidad, Unidad que certificará que el formato impreso del Trabajo de Grado, presentado y aprobado por el estudiante UNA, se corresponde con el formato electrónico del Trabajo, según Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico del Trabajo de Grado (anexo n 2 del Procedimiento).

11 NORMAS GENERALES 11 de El Director de Investigaciones y Postgrado deberá enviar al Centro de Recursos Múltiples (CRM), el Trabajo de Grado impreso y en formato electrónico, junto con la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado y/o Ascenso (anexo n 1 del Procedimiento), la Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico (anexo n 2 del Procedimiento) y una copia de la Resolución del Consejo Directivo, donde hace constar que el Trabajo fue aprobado. 14. La Secretaría de la Universidad enviará a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples (CRM), los Trabajos de Ascenso en formato impreso y electrónico, presentados por el personal académico de la Universidad, junto con la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Ascenso (anexo n 1 del Procedimiento), la Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico del Trabajo de Ascenso (anexo n 2 del Procedimiento) y la copia de la Resolución del Consejo Directivo que haga constar su aprobación.

12 NORMAS GENERALES 12 de 29 Capítulo IV Del Centro de Recursos de Múltiples 15. El Centro de Recursos Múltiples (CRM), adscrito a la Secretaría, será la Unidad responsable del desarrollo del Servicio de Biblioteca Digital de Tesis Electrónicas (TE) de la Universidad Nacional Abierta (UNA), así como de la administración y facilitación del servicio, a través del Sistema Bibliotecario UNA (SIBIUNA). 16. El Centro de Recursos Múltiples (CRM), recibirá los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso de las Áreas Académicas, Investigaciones y Postgrado y Secretaría de la Universidad, en formato impreso y electrónico. No se recibirán Trabajos de unidades distintas a las citadas, ello con el fin de asegurar la originalidad de la información. 17. El Centro de Recursos Múltiples (CRM) llevará un control de los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso recibidos. 18. El Centro de Recursos Múltiples (CRM), procesará e ingresará al Sistema de Gestión de Bibliotecas, los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso de la Universidad, los cuales estarán disponibles de manera referencial y a texto completo.

13 NORMAS GENERALES 13 de El Centro de Recursos Múltiples (CRM), realizará las conversiones a todos los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso que se reciban, de acuerdo a la plataforma tecnológica a utilizar, respetando la totalidad del contenido, redacción y ortografía, previamente certificada por la unidad correspondiente, colocándole una marca de agua que identifique la Institución y la nota Sólo para fines académicos y educativos. 20. El Centro de Recursos Múltiples (CRM), emitirá Constancia de Entrega del Trabajo de Grado UNA al estudiante (anexo n 3 del Procedimiento), la cual será enviada a la Dirección de Registro y Control de Estudios de la Universidad, a fin de ser incorporada al expediente del estudiante, para los trámites de graduación. 21. La constancia de Entrega del Trabajo de Grado será requisito obligatorio, para la obtención del título. 22. El acceso al texto completo de los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso, será de manera restringida, hasta tanto el estudiante o personal académico autorice su difusión electrónica.

14 NORMAS GENERALES 14 de Si el estudiante o personal académico no autoriza la difusión electrónica del Trabajo, el usuario podrá recuperar sólo información referencial de la base de datos, consultar el impreso en la biblioteca donde esté ubicada físicamente la obra y el formato electrónico (CD), en la Sala de Tesis. 24. El Centro de Recursos Múltiples (CRM), considerará la posibilidad de digitalizar aquellos Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso, en función de su relevancia histórica, documental, científica, consulta por parte de los usuarios e investigadores, u otro factor que considere conveniente, previa autorización del autor. Capítulo V Del Servicio de Biblioteca Digital de Tesis Electrónicas (TE) UNA 25. El Servicio de Biblioteca Digital de Tesis Electrónicas (TE), comenzará a desarrollarse con los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso en formato electrónico que ingresen al Centro de Recursos Múltiples (CRM). 26. El ingreso y procesamiento de los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso en formato electrónico, se realizará mediante el Sistema de Gestión de Bibliotecas utilizado por el Centro de Recursos Múltiples (CRM) de la Universidad, incorporando el texto completo al registro bibliográfico referencial.

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16 PROCEDIMIENTO SERVICIO DE BIBLIOTECA DIGITAL DE TESIS

17 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 17 de ESTUDIANTE UNA Y PERSONAL ACADÉMICO UNA 1.1 Una vez presentado y defendido el Trabajo de Grado y/o Ascenso de acuerdo a lo establecido, aprobado y vigente por la Universidad y el Área Académica correspondiente, procede de acuerdo a: Estudiante de pregrado: Entrega a la Coordinación del Centro Local al cual pertenece, la siguiente documentación: a. Un ejemplar de la versión definitiva del Trabajo de Grado en formato impreso. b. Un ejemplar de la versión definitiva del Trabajo de Grado en electrónico (CD-ROM), en formato Word. c. Original firmada de la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado (anexo n 1) Estudiante de post grado: Entrega a la Dirección de Investigaciones y Postgrado, la siguiente documentación: a. Un ejemplar de la versión definitiva del Trabajo de Grado en formato impreso.

18 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 18 de ESTUDIANTE UNA Y PERSONAL ACADÉMICO UNA b. Un ejemplar de la versión definitiva del Trabajo de Grado en electrónico (CD-ROM), en formato Word. c. Original firmada de la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado (anexo n 1) Personal Académico: Entrega a la Secretaría de la Universidad: a. Un ejemplar de la versión definitiva del Trabajo de Ascenso en formato impreso. b. Un ejemplar de la versión definitiva del Trabajo de Ascenso en electrónico (CD-ROM), en formato Word. c. Original firmada de la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Ascenso 1.2. (anexo n 1). El estudiante y personal académico debe asegurarse que el archivo grabado en el CD- ROM puede cargarse correctamente en la aplicación correspondiente, antes de su entrega a la Coordinación del Centro Local o Área Académica respectiva, según el caso y cumplir las

19 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 19 de ESTUDIANTE UNA Y PERSONAL ACADÉMICO UNA siguientes acciones y requisitos: a. Aplicar la revisión ortográfica de Word al 2.- COORDINACIÓN DEL CENTRO LOCAL 2.1. documento. b. Descartar posibles virus en el documento (CD ROM o diskette) c. Utilizar la operación insertar de Word para incorporar los gráficos, imágenes, barras, etc. d. Utilizar los formatos gif o jpg para las imágenes. e. El contenido del formato electrónico deberá coincidir exactamente con el impreso. f. El contenido definitivo del Trabajo en formato electrónico deberá ser grabado en un solo archivo. g. Minimizar el tamaño de los archivos. Envía a la Coordinación Académica respectiva, el ejemplar impreso, el electrónico (CD-ROM) y el original firmado de la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado (anexo n 1).

20 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 20 de COORDINACIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y POST-GRADO Valida el Trabajo de Grado mediante la aplicación del formulario Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico del Trabajo de Grado (anexo n 2). En caso que ambos formatos (impreso y electrónico) no coincidan, el Trabajo será devuelto por el Área Académica al Centro Local correspondiente y/o estudiante de postgrado, si es el caso, con las respectivas observaciones, a los fines que se solicite al estudiante los ajustes que sean necesarios. Envía a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples, el ejemplar impreso y electrónico (CD- ROM) del Trabajo de Grado, el original firmado de la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo (anexo n 1) y el formulario Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico (anexo n 2). 4.- SECRETARÍA 4.1. Recibe del personal académico, el Trabajo de Ascenso en formato impreso y electrónico, junto con el original firmado de la Autorización para la

21 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 21 de SECRETARÍA Difusión Electrónica del Trabajo de Ascenso (anexo n 1) Valida el Trabajo de Ascenso mediante la aplicación del formulario Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico (anexo n 2) En caso que ambos formatos (impreso y electrónico) no coincidan, el Trabajo será devuelto al autor con las respectivas observaciones, a los fines que se realicen los ajustes que sean necesarios. Gestiona la aprobación del Trabajo de Ascenso ante el Consejo Directivo. Una vez aprobado el Trabajo de Ascenso, envía a la Dirección del Centro de Recursos Múltiples la versión impresa y el formato electrónico del Trabajo, junto con el original firmado de la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Ascenso (anexo n 1), el formulario Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico (anexo n 2) y la copia de la Resolución del Consejo Directivo donde se aprueba el mismo.

22 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 22 de DIRECCIÓN DEL CENTRO DE RECURSOS MÙLTIPLES (División de Procesos (Técnicos) Recibe la versión impresa y electrónica del Trabajo de Grado y/o Ascenso, de la Coordinación Académica, Dirección de Investigaciones y Post-Grado y Secretaría, junto con el original firmado de la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado y/o Ascenso (anexo n 1), el formulario Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico del Trabajo de Grado y/o Ascenso (anexo n 2) y la copia de la Resolución del Consejo Directivo donde se aprueba el Trabajo de Ascenso. Elabora Constancia de Entrega del Trabajo de Grado UNA (anexo n 3). y la envía a la Dirección de Registro y Control de Estudios. Archiva los formularios: Original firmado de la Autorización para la Difusión Electrónica del Trabajo de Grado y/o Ascenso (anexo n 1) y Validación de la Versión Impresa con el Formato Electrónico del Trabajo de Grado y/o Ascenso (anexo n 2) y la copia de la Resolución del Consejo Directivo donde hace constar la aprobación del Trabajo de Ascenso.

23 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 23 de DIRECCIÓN DEL CENTRO DE RECURSOS MÙLTIPLES (División de Procesos Técnicos) Procesa los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso, según el Instructivo Interno de Ingreso de los Trabajos de Grado y Trabajos de Ascenso en formato electrónico, previsto por la Dirección del Centro de Recursos Múltiples (CRM), en el cual se considera: a. Investigar la existencia del título en la Base de Datos Bibliográfica Consolidada UNA. b. Ingresar los Datos Bibliográficos y existencias del título. c. Catalogar y clasificar la obra. Realiza la conversión del documento en función de los Lineamientos Internos para la Conversión de los Trabajos de Grado y Trabajos de Ascenso en Formato Electrónico a Formato PDF, previsto por la Dirección del Centro de Recursos Múltiples (CRM), en el cual se establece: a. Revisión y despistaje de virus. b. Apertura y carga del archivo c. Inserción de marca de agua y nota adicional. d. Conversión del archivo.

24 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 24 de DIRECCIÓN DEL CENTRO DE RECURSOS MÚLTIPLES (División de Procesos Técnicos) e. Asignar restricciones de acceso. f. Guardar el archivo en el servidor. g. Asociar el archivo al registro de la Base de Datos. h. Realizar control de calidad Distribuye y envía los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso en formato impreso y electrónico (CD-ROM), de acuerdo a: - Formato impreso del Trabajo de Grado y/o Trabajo de Ascenso de los estudiantes y personal académico de los Centros Locales, a la Biblioteca del Centro Local al cual pertenece el autor. - Formato Impreso de los Trabajos de Ascenso del personal académico del Nivel Central, a la Sala de Tesis de la Biblioteca Central. - Formato Electrónico de los Trabajos de Grado y Trabajos de Ascenso de los estudiantes y personal académico UNA, a la Sala de Tesis de la Biblioteca Central.

25 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 25 de DIRECCIÓN DEL CENTRO DE RECURSOS MÙLTIPLES (División de Servicios Bibliotecarios) Los Trabajos de Grado y/o Trabajos de Ascenso en formato electrónico (TE), podrán ser consultados mediante el uso del catálogo automatizado del Sistema Bibliotecario UNA. La versión electrónica disponible para la consulta será la que se encuentra en formato PDF, asociada al registro correspondiente en el catálogo automatizado. Las claves de acceso al texto completo serán administradas por el responsable del servicio de biblioteca del Sistema Bibliotecario UNA. La versión impresa del Trabajo de Grado y/o Trabajo de Ascenso UNA, podrá ser consultada en la Biblioteca del Centro Local donde esté ubicada físicamente; así mismo, podrá ser solicitada y facilitada en calidad de préstamo interbibliotecario por la Biblioteca Central.

26 FORMULARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO SERVICIO DE

27 Anexo n 1 AUTORIZACIÓN PARA LA DIFUSIÓN ELECTRÓNICA DE LOS TRABAJOS DE GRADO Y/O TRABAJOS DE ASCENSO UNA Yo,, cédula de identidad N, autor del trabajo: presentado para obtener: Autorizo a la Universidad Nacional Abierta (UNA), para que difunda la versión electrónica de dicho Trabajo, a través de los servicios de información que ofrece el Centro de Recursos Múltiples de la institución. Como autor cedo a la Universidad Nacional Abierta (UNA), sólo con fines de docencia e investigación, los derechos de mi Trabajo, de acuerdo a lo previsto en la Ley sobre Derecho de Autor, Artículo 18, 23 y 42 (Gaceta Oficial No Extraordinaria, ). Firma del autor C.I. No En, a los días del mes de de

28 Anexo n 2 VALIDACIÓN DE LA VERSIÓN IMPRESA CON EL FORMATO ELECTRÓNICO DEL TRABAJO DE GRADO Y/O ASCENSO UNA Yo, Coordinador del Área Académica Director de Investigaciones y Postgrado Secretaría certifico que el Trabajo de Grado y o Ascenso, con el título:, presentado por el ciudadano(a), para obtener:, entregado en versión impresa se corresponde, en su totalidad, con el formato impreso. Firma Sello En Caracas, a los días del mes de

29 Anexo n 3 CONSTANCIA DE ENTREGA DE TRABAJO DE GRADO UNA Por medio de la presente se hace constar, que la Dirección del Centro de Recursos Múltiples recibió un (1) ejemplar impreso y otro en formato electrónico, del Trabajo de Grado, cuyo título es:, correspondiente al ciudadano (a):, cédula de identidad No., estudiante del Centro Local. En Caracas, a los días del mes de de Dirección del Centro de Recursos Múltiples