LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO EN LA ADMINISTRACION PUBLICA COLOMBIANA. Ing Ind Gilberto Alvarez Mejia

Transcripción

1 LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO EN LA ADMINISTRACION PUBLICA COLOMBIANA Ing Ind Gilberto Alvarez Mejia

2 LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO AGENDA TEMATICA OBJETIVOS Y PRINCIPIOS ERRORES Y FRACASOS AREAS Y FACTORES METODOS INSTRUMENTOS OBJETIVOS MEJORAR EL DESEMPEÑO ERRORES *EFECTO HALO *TENDENCIA CENTRAL *PREJUICIO PERSONAL AREAS *PRODUCTIVIDAD *MANEJO DE PERSONAL *CONDUCTA LABORAL METODOS *ESCALAS *LISTAS CHEQUEABLES *DISTRIBUCION FORZADA *ADM POR OBJ FORMULARIOS MODELOS PRINCIPIOS *PERMANENTE *PARTICIPATIVA *PRODUCTIVA *OBJETIVA FRACASOS *FALTA DE INTERES *PRESIÓN SINDICAL *DEFIC. P FACTORES *CANTIDAD *OPORTUNIDAD *SUPERVISIÓN *CALIDAD *CALIFICACIÓN CONDUCTUAL *VERIFICACIÓN DE CAMPO *EVALUACIÓN 360º *EVALUACIÓN EN GRUPOS ENTREVISTA *PREPARACIÓN *DESARROLLO *CIERRE

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4 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia 1. ANTECEDENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COLOMBIANA

5 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Evaluación basada en el desempeño durante el pasado Rendimiento Calidad del trabajo Comportamiento laboral Niveles: - Asesor, Ejecutivo, Profesional, Técnico, Administrativo con y sin funciones de coordinación - Operativo Escala: Excelente, Muy Bueno, Bueno, Regular y Malo Puntaje Minimo: 100 Puntaje Maximo:500

6 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Concertación de Objetivos Segumiento Evaluación Definitva Areas de Evaluación: Productividad Conducta Laboral Administración de Personal Grupo A: Ejecutivos y Profesionales con Personal a Cargo. Grupo B: Profesionales sin Personal a Cargo Grupo C:Técnico y Asistencial con Personal a Cargo Grupo D: Técnico y Asistencial sin Personal a Cargo Escala: Discreta Grados de Valoración: Excelente, Bueno, Regular y Puntaje Minimo: 100 Deficiente Puntaje Maximo:1000

7 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Concertación de Objetivos Segumiento Evaluació Definitva (Acuerdo 55/99) Concertación de Objetivos: 65% - F. Desempeño: 35% Factores de Desempeño: Productividad Conducta Laboral Administración de Personal Grupo A: Ejecutivos y Profesionales con Personal a Cargo. Grupo B: Profesionales sin Personal a Cargo Grupo C:Técnico y Asistencial con Personal a Cargo Grupo D: Técnico y Asistencial sin Personal a Cargo Puntaje Minimo: 100 Escala: Continua Puntaje Maximo:1000

8 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia 2. PAPEL DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN LA GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO UN MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

9 GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBSISTEMAS- ESTRATEGIA PLANIFICACIÓN Organización del trabajo. Gestión del empleo. Gestión del rendimiento. Gestión de la compensación. Diseño de puestos. Definición de Incorporación. Movilidad Desvinculación. Planificación. Evaluación. Retribución monetaria y no monetaria. Gestión del desarrollo. perfiles Promoción y carrera. Aprendizaje individual y colectivo GESTIÓN DE LAS RELACIONES HUMANAS Y SOCIALES Clima laboral Relaciones laborales Políticas sociales

10 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Evaluación del Desempeño Subsistema de Gestión del Rendimiento RELACION CON LOS SUBSISTEMAS: Gestión del Empleo Gestión del la Compensación Gestión del Desarrollo

11 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia GESTION DEL RENDIMIENTO PLANEACIÓN SEGUMIENTO RETROALIMENTACIÓN EVALUACIÓN Su propósito básico es el de influir sobre el desempeño de las personas en el trabajo, para sincronizarlo con las prioridades de la entidad y mantenerlo en el nivel más alto posible.

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13 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia 3. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Determina el rendimiento de un empleado a través de la medición de unos criterios de valoración previamente definidos BASE PARA EL MEJORAMIENTO Y DESARROLLO CONTINUO DE LOS SERVIDORES.

14 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Objetivo... Proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera como el servidor cumple con las responsabilidades y funciones del cargo. Directamente relacionado con el puesto de trabajo Niveles de medición o estándares verificables Comprensión por parte de evaluadores y evaluados

15 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL VINCULACION DESARROLLO COMPENSACION EVALUACION

16 DESEMPEÑO Conjunto de acciones de una persona, dirigidas a la obtención de un resultado específico, que tiene lugar en un momento particular y está condicionada por un conjunto de factores que conforman su contexto.

17 CONDICIONES PARA UN BUEN DESEMPEÑO Eficiencia en la tarea Suficiencia Comunicación oral y escrita Esfuerzo Disciplina personal Apoyo a los colegas Supervisión Administración y gerencia

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19 LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO COMO SISTEMA INSUMOS EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO OBJETIVOS

20 EL PROCESO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO DESEMPEÑO EVALUACION DEL DESEMPEÑO MEDIDA DEL DESEMPEÑO INFORMACION AL EMPLEADO CRITERIO DEL DESEMPEÑO TOMA DE DECISIONES HOJA DE VIDA DEL EMPLEADO

21 Acompañamiento Incentivos Entrevista Formal Ayudas DESEMPEÑO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INFORMACION INSTRUMENTOS CRITERIO TOMA DE DECISIONES OFICINA DE PERSONAL Promociones Retiros Ascensos

22 ASPECTOS BÁSICOS DE LA EVALUACIÓN CONCEPTUALES ORGANIZACIONALES NORMATIVOS

23 OBJETIVOS DE LA EVALUACION

24 Necesidades de entrenamiento y desarrollo

25 Ubicación del empleado

26 Mejora del desempeño

27 Diseño de los cargos

28 Mejorar la moral del empleado

29 Bases para realizar ajustes salariales

30 ANALISTA DE SALARIOS DIRECTOR DE PERSONAL ANALISTA DE DESARROLLO ANALISTA OCUPACIONAL ANALISTA DE BIENESTAR AUXILIAR DE SELECCIÓN AUXILIAR DE CAPACITACIÓN AUXILIAR DE NOMINA AUXILIAR ADMINISTRATIVO

31 Evaluar las deficiencias del proceso de evaluación

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33 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

34 PARTICIPATIVA PROCESO DE AMBIENTE LIBRE QUE PROMUEVA UNA ACTIVA PARTICIPACIÓN

35 OBJETIVA JUSTA EQUITATIVA CON BASE EN HECHOS CONCRETOS

36 PERMANENTE

37 PRODUCTIVA

38 FACTORES QUE INCIDEN EN EL DESEMPEÑO Competencia laboral. Incentivos apropiados. Ambiente confortable. Motivación.

39 OBSTACULOS

40 POSIBLES ERRORES DE LOS EVALUADORES

41 TENDENCIA CENTRAL RAZONES: Temores del evaluador Evitar que sus colaboradores se vean afectados negativa o positivamente por evaluaciones deficientes. Evitar que se generen contratiempos en los trabajos que se propicien un ambiente hostil. El pensar que si a uno de los colaboradores se le sitúa en un lugar distinguido corre el riesgo de ser solicitado en otra dependencia.

42 ESTIMACIÓN TEMPORALMENTE PARCIAL RENDIMIENTO ALTO BAJO INICIAL INTERMEDIO FINAL PERIODO

43 IMPORTANCIA DEL CARGO DIRECTOR GENERAL JEFE FINANCIERO JEFE DE PERSONAL CONTADOR JEFE GRUPO NOMINA

44 EFECTO HALO CUANDO LA OPINIÓN PERSONAL DEL CALIFICADOR ACERCA DEL EMPLEADO ARRASTRA LA EVALUACIÓN TOTAL DEL DESEMPEÑO

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46 CONFIAR SOLO EN LA MEMORIA QUE DECIAN LOS DOCUMENTOS QUE BOTE? EN LA MAÑANA EN LA TARDE

47 BENEVOLENCIA O DUREZA

48 SISTEMAS DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO

49 ESCALAS GRAFICAS Basadas en una escala numérica o alfabética Un extremo representa lo máximo o mejor y el otro lo mínimo o peor. Se clasifica en: Numérica Percentil Adjetivos Descriptiva

50 Escala numérica Característica: Cooperación ESCALA MÍNIMO MÁXIMO

51 Escala Percentil Característica: Iniciativa ESCALA

52 Escala de adjetivos Característica Adaptación ESCALA Mediocre Normal Bueno Excelente

53 Escala descriptiva Característica: Cooperación ESCALA Pobre Mediocre Normal Bueno Excelente No quiere colaborar Elude hacer labores de equipo Generalmente ayuda Siempre esta dispuesto a ayudar Es colaborador y entusiasta

54 LISTAS CHEQUEABLES AREA SOCIAL 1. Espíritu de colaboración Máxima colaboración Coopera en forma normal ( ) Coopera mucho ( ) ( ) Difícil de manejar, no acepta órdenes ( ) Obstructivo ( ) Conflictivo ( ) AREA LABORAL Rinde mucho, da calidad ( ) Buena eficiencia ( ) 1. Eficiencia y calidad Mala calidad ( ) Rinde poco, mala calidad ( ) Raramente comete errores ( ) Frecuentes errores ( )

55 SISTEMAS DE COMPARACIÓN A B C D E A B C D E

56 DISTRIBUCION FORZADA CLASIFICACIÓN GLOBAL DEL DESEMPEÑO EL MEJOR 10% DE LOS SUBORDINADOS EL SIGUIENTE 20% DE LOS SUBORDINADOS EL 40% DE LOS SUBORDINADOS UBICADOS EN LA MITAD EL SIGUIENTE 20% DE LOS SUBORDINADOS EL PEOR 10% DE LOS SUBORDINADOS ANDRADE RAMIREZ CABRALES RENTERIA LOAIZA SANCHEZ HOYOS PACHECO BOLANOS VILLEGAS Superior inmediato

57 INCIDENTES CRITICOS Nombre del empleado: José Romero Nombre del evaluador: Gustavo Torres Periodo de evaluación: FACTOR: PRECISIÓN EN EL TRABAJO FECHA ASPECTOS POSITIVOS FECHA ASPECTOS NEGATIVOS APLICÓ SU EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTO A UN TRABAJO NUEVO Y DIFICIL FRACASO EN LA INSPECCIÓN DEL TRABAJO REALIZÓ UN BUEN TRABAJO DE MECÁNICA SUJETO A CONDICIONES ADVERSAS NO SUPO SEGUIR LAS INSTRUCCIONES DADAS

58 LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS El superior propone objetivos y medidas para sus subordinados El subordinado propone objetivos y medidas para su tarea Ajustes necesarios en la org REALIMENTACIÓN AJUSTES CAMBIOS Común acuerdo sobre los objetivos de los subordinados Fijación de obj generales Revisión final Revisión provisional Abandono de metas inadecuadas Nuevos factores

59 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS COMO DETERMINAR OBJETIVOS? CRITERIOS: Relacionado claramente con el puesto Medible Especifico Realista Debe establecer que debe alcanzarse, cuando y como Debe indicar hacia donde el empleado debe dirigir su esfuerzo

60 ESCALAS DE CALIFICACION CONDUCTUAL Utilizan el sistema de comparación del desempeño del empleado con determinados parámetros conductuales específicos. A partir de descripciones de desempeños aceptables e inaceptables, obtenidas de diseñadores de puestos, empleados y el propio evaluador, se determinan parámetros objetivos que permiten medir el desempeño.

61 ESCALAS DE CALIFICACIÓN CONDUCTUAL Puntos Escala Descripción 7 Extremadamente sobresaliente. 6 Buen rendimiento. 5 Ligeramente bueno. 4 Aceptable. 3 Ligeramente malo. 2 Mal desempeño. 1 Extremadamente malo.

62 EVALUACIÓN 360 Herramienta que suministra a los empleados una perspectiva de su desempeño lo más completa y objetiva posible, al obtener información desde todos los ángulos: jefes, compañeros, subordinados, clientes internos, clientes externos, y la autoevaluación.

63 EVALUACIÓN EN GRUPOS Comparación realizada por los compañeros de trabajo. Con frecuencia, estos resultados comparativos no se revelan al empleado.

64 De Categorización De distribución forzada MÉTODOS DE EVALUACIÓN EN GRUPOS De comparación por pareja

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67 Seleccione los factores que usted considere son importantes en el desempeño laboral. Ejemplo: Factores Planeación Delegación Trabajo en equipo Liderazgo Creatividad

68 A cada factor asígnele un porcentaje, de acuerdo con su importancia relativa (ponderación). La suma de esta columna deberá ser siempre 100. Ejemplo: Factores % Planeación 30 Delegación Trabajo en equipo Liderazgo Creatividad

69 Establezca las categorías que tendrá en cuenta para valorar el desempeño del empleado en cada uno de los factores. Ejemplo: Factores % Deficiente Regular Bueno Superior Puntaje Planeación Delegación Trabajo en equipo Liderazgo Creatividad

70 Asigne puntaje mínimo (en Deficiente) y máximo (Superior) a cada uno de los factores. Para ello proceda de la siguiente manera: Para la categoría Deficiente repita el porcentaje que encuentra a la izquierda. A partir de esta casilla, el número ya no es porcentaje sino puntaje. Factores % Deficiente Regular Bueno Superior Puntaje Planeación Delegación Trabajo en equipo Liderazgo Creatividad 10 10

71 Para la categoría Superior multiplique por 10 el puntaje correspondiente a Deficiente La suma de los puntajes correspondientes a la casilla Superior deberá ser Ejemplo: Factores % Deficiente Regular Bueno Superior Puntaje Planeación Delegación Trabajo en equipo Liderazgo Creatividad

72 Para calcular los puntajes de las categorías Regular y Bueno, proceda de la siguiente forma: 1.Calcule el Incremento, cuya fórmula es la siguiente: Donde : I: Incremento P M : Puntaje Mayor P m : Puntaje menor n: Número de categorías (En este caso: Deficiente, Regular, bueno, Superior) I PM P n 1 m

73 Cálculo del Incremento (por ejemplo para el factor Planeación ): I 90 3

74 Adicione este incremento al puntaje de la categoría anterior, para obtener la nueva. Ejemplo: Factores % Deficiente Regular Bueno Superior Puntaje Planeación Delegación Trabajo en equipo Liderazgo Creatividad

75 Al aplicar la fórmula anterior para los demás factores, se obtienen los siguientes resultados. Constátelos, por favor: Factores % Deficiente Regular Bueno Superior Puntaje Planeación Delegación Trabajo en equipo Liderazgo Creatividad

76 Para utilizar la anterior escala se. recomienda: Ubicar al evaluado, para cada factor, en una de las cuatro (4) categorías: Deficiente, Regular, Bueno, Superior. Colocar allí una X Factores % Deficiente Regular Bueno Superior Puntaje Planeación Delegación Trabajo en equipo Liderazgo Creatividad

77 Trasladar el puntaje correspondiente a la columna Puntaje y sumar. Ejemplo: Factores % Deficiente Regular Bueno Superior Puntaje Planeación Delegación Trabajo en equipo Liderazgo Creatividad TOTAL 475

78 CONSIDERACIONES DEL INSTRUMENTO DE EVALUACION la correlación de los resultados de la evaluación individual con los resultados de la evaluación institucional A pesar de que hay discrepancias, se exige una administración pública por resultados. es aconsejable la elaboración previa de unas normas básicas de desempeño

79 CONSIDERACIONES DEL INSTRUMENTO DE EVALUACION En relación con los resultados esperados del desempeño, es fundamental tener claridad sobre cuáles son estudiar la periodicidad con que deban practicarse acciones de planeamiento, seguimiento y retroalimentación del rendimiento

80 CONSIDERACIONES DEL INSTRUMENTO DE EVALUACION Estudiar la conveniencia y viabilidad de dar el paso de la evaluación única del jefe inmediato, a la efectuada por diferentes personas planear unas estrategias paralelas orientadas a institucionalizar Revisar si para todos los cargos es aplicable el instrumento

81 Que debe poseer el formato????? Factores a evaluar Escala de calificación numérica Mínimos satisfactorios y nivel de excelencia Ponderación y escala de calificación de los criterios o rasgos de los factores Información básica de evaluado y evaluador Periodo de evaluación

82 Que debe poseer el formato????? Tipo de evaluación Firma de evaluador y evaluado Fecha de calificación Observaciones

83 PRESENTACION DE LA EVALUACION AL EMPLEADO ETAPAS DE LA ENTREVISTA Preparación Desarrollo Cierre

84 ESTRATEGIAS PARA CONDUCIR LA ENTREVISTA CONVENCIMIENTO DIALOGO SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

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