INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICAS Y CENSOS

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1 1. INTRODUCCIÓN El presente documento especifica el procedimiento para la asignación de los siguientes equipos informáticos: equipos de cómputo, impresoras o copiadoras a los funcionarios del INEC. 2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Normas vigentes de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, norma : Políticas y procedimientos por la Contraloría General del Estado Ecuatoriano , numeral 7: Inventario (Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica). Disposición resultado de la auditoría por parte de la contraloría General del Estado, en la que determina que se debe cumplir con las normativas y se alcance una distribución idónea de equipos de cómputo es decir una relación 1:1. 3. PROPÓSITO El presente documento tiene el propósito de determinar los responsables y el procedimiento a seguir para solicitar la asignación de equipos a los nuevos funcionarios, así como también servir de guía para el personal involucrado en la asignación de computadoras, copiadoras o impresoras. 4. ALCANCE El presente procedimiento es ubicado en el proceso de gestión de requerimientos, es aplicable para TIC zonales y el área de Help Desk de Administración Central, como partes integrantes de DITIC, y Almacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales, así como para los Página 1 de 12

2 usuarios que requieren la asignación de equipos de cómputo, equipo de impresión o copiado. Las especificaciones de este procedimiento se limitan a la asignación de los equipos informáticos mencionados y a su asignación por primera vez. 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS TIC zonales.- Tecnologías de la información de cada Zonal del INEC. Help Desk.- Unidad de la Dirección de Tecnologías de la Información, encargada de brindar soporte a los usuarios y del mantenimiento de equipos de cómputo e impresión. Equipo informático.- Dispositivo tecnológico que sirve para procesar información, incluye los componentes internos y externos (periféricos de entrada y salida) que forman parte de éstos. Equipo de cómputo.- Computadores de escritorio, portátiles y tablets. Equipo de impresión.- Equipo que permite la impresión enviada desde equipos de cómputo. Copiadora.- Equipo que permite la duplicación de documentos. 6. ABREVIATURAS DITIC= Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación. TIC zonales= Tecnologías de la información de cada Zonal de INEC. Página 2 de 12

3 7. POLÍTICAS El procedimiento aquí detallado corresponde a la asignación de equipo informático por primera vez, siendo diferente el procedimiento para efectuar el cambio de equipo, ya sea de un computador, equipo de impresión o copiado. Todo requerimiento debe ser: o Solicitado por el Director, su delegado o el Jefe de área requirente. o Respondido por el Jefe de TIC zonales o de Help Desk de Administración Central o a su vez por el técnico encargado en un máximo de 2 horas laborables. o El máximo tiempo de preparación de un equipo informático para un funcionario nuevo debe ser máximo de 1 día laborable, (8 horas), una vez que los requirentes hayan cumplido con todo el procedimiento. La asignación de los equipos informáticos será realizada por el área TIC zonales o el área de Help Desk de Administración Central y estará acorde a las actividades que desempeñará el funcionario. Para requerimientos tecnológicos adicionales (software, acceso a aplicaciones, nivel de navegación en internet, entre otros), se debe justificar de acuerdo al procedimiento respectivo (PRO-GRE-04). En caso de que el funcionario se rehusara a firmar el Acta de Aceptación de Políticas para Uso de los Servicios Tecnológicos (FOR- GRE-06), el equipo informático será retenido por el área de Help Desk hasta que ésta sea firmada. Deben acatarse los pasos de este procedimiento en el orden que han sido establecidos. Página 3 de 12

4 8. RESPONSABILIDADES Cargo Director de Talento Humano Director, su delegado o el Jefe de área requirente Director de DITIC o Jefe de TIC Zonales Técnico delegado Funcionario de área requirente Jefe Guarda Almacén de Responsabilidad Garantizar que la información de cada funcionario del INEC conste en el Sistema de Permisos de la institución. Dirigir el requerimiento de equipo informático al Director de Tecnologías de la Información y Comunicación o Jefe de TIC zonales, a fin de obtener la respectiva autorización. Delegar a técnico, para que en coordinación con el Guarda Almacén determine la disponibilidad de equipo que se ajuste al requerimiento. Responder los correos de requerimientos, indicando su autorización para que sean atendidos; en caso de negar la autorización, debe responder con la justificación respectiva. Informar la disponibilidad del equipo, solicitar e informar mediante correo al Jefe Guarda Almacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales y a los requirentes sobre el equipo asignado. Gestionar la obtención del equipo asignado. Ser custodio y velar por el buen funcionamiento del equipo asignado. Acatar las políticas de uso de los servicios tecnológicos y del equipamiento asignado. Firmar junto con el funcionario la respectiva Página 4 de 12

5 Administración Central o de las Direcciones Zonales Acta de Entrega-Recepción de los equipos informáticos, con detalle de todos los elementos que comprenden el equipo asignado. 9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ORDEN RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1 Dirección de Talento Humano 2 Director, su delegado o el Jefe del Área requirente. 3 Director(a) DITIC o Jefe de TIC Zonales 4 Jefe TIC Zonales, o Help Desk de Administración Central ó el Técnico delegado Debe existir como requisito indispensable la información del nuevo funcionario en el sistema de permisos, el mismo que permite que sea asignado el equipo por parte de almacén. Solicita mediante correo electrónico dirigido al Director de DITIC o Jefe de TIC zonales la asignación de equipo. Autoriza, responde el correo y asigna a técnico la realización del requerimiento. Coordina con Guarda Almacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales; determina e Informa mediante correo electrónico la disponibilidad de equipo. Si se dispone del equipo, solicita mediante correo electrónico al Guarda Almacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales el equipo informático acorde a lo requerido e informa a todos Registro en el sistema la información del nuevo funcionario. Formato de Correo electrónico para asignación de equipos (primera vez). (FOR- GRE-01). Correo de respuesta al remitente sobre la aprobación o no del requerimiento. Correo de asignación a Técnico (si se autorizó el requerimiento). Correo electrónico dirigido al Guarda Almacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales, con copia a todos los responsables descritos en este procedimiento. Página 5 de 12

6 los responsables descritos en este procedimiento. 5 Jefe Guarda Almacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales Entrega el equipo informático asignado al funcionario custodio. Acta de Entrega- Recepción. 6 Funcionario 1. Entrega el equipo en TIC Zonales o Help Desk de Administración Central para su configuración y recibe el documento de las Políticas y el Acta de Aceptación de de las mismas para uso de los Servicios Tecnológicos. 2. Genera Ticket solicitando la configuración del equipo, (previa inducción de técnico de TIC Zonales, o Help 7 Técnico de TIC Zonales o de Help Desk de Administración Central Desk de Administración). Caso equipo de cómputo a funcionario nuevo: Configura el equipo y notifica mediante correo electrónico al Director, su delegado o Jefe del área requirente en cuanto se encuentre listo. Cierra ticket. Ticket generado. Correo electrónico de notificación al Director, su delegado o Jefe del área requirente informando la conclusión de la configuración. Caso equipo de impresión o copiado al área: Se configura el equipo en la Página 6 de 12

7 ubicación física del área requirente. Cierra ticket 8 Funcionario Caso equipo de cómputo a funcionario nuevo: 1. Firma y entrega al técnico asignado el Acta de Aceptación de políticas para uso de los servicios tecnológicos 2. Retira el equipo en TIC Zonales o Help Desk de Administración Central. 3. Recibe inducción acerca de cuenta de usuario, correo electrónico, intranet, chat, impresora y red wifi, por parte del técnico de TIC Zonales o Help Desk de Administración Central. Acta de aceptación de políticas de uso de los servicios tecnológicos (FOR-GRE-06). Caso equipo de impresión o copiado al área: 1. El funcionario custodio recibe el equipo de impresión o copiado 2. El funcionario custodio recibe inducción acerca del uso del equipo de impresión o copiado, por parte del técnico de TIC Zonales o Help Desk de Administración Central. 10. FORMATOS: NOMBRE DEL FORMATO CÓDIGO DE FORMATO Página 7 de 12

8 Formato de Correo electrónico para solicitud de asignación de equipo informático. Acta de aceptación de políticas de uso de los servicios tecnológicos FOR-GRE-01 FOR-GRE HISTORIAL DE VERSIONES Versión Descripción del Cambio Responsable Fecha de Cambio Fecha de Aprobación 01 Creación del documento Ing. Mercy Anchundia 08/07/ /10/ ANEXOS Formato de correo para solicitud de asignación de equipo informático (primera vez). (FOR-GRE-01) PARTES DEL CORREO ELECTRÓNICO Remitente Destinatario Asunto DEBE CONTENER Director o Jefe de Área Director de DITIC Solicitud asignación de equipo informático Página 8 de 12

9 Cuerpo Caso equipo de cómputo para funcionario nuevo: Estimado Sr(a). Director(a) de DITIC / Jefe de TIC. Solicito a usted se asigne el equipo de cómputo que corresponda al funcionario: (nombres, apellidos y número de cédula de ciudadanía), cuyas actividades y funciones corresponden a las siguientes: (Describir las actividades principales del funcionario) Caso impresora o copiadora para el área: Estimado Sr(a). Director(a) de DITIC / equipo de cómputo. Solicito a usted se asigne el equipo de impresión (o copiado) al área que se encuentra a mi cargo. El equipo en mención requiere tener las siguientes características: (Se debe colocar una tabla como se muestra a continuación:) Característica Especificación Formato de hoja (Ej.: A3) Tipo de impresión o copia (Ej.: Blanco y negro). Volumen de impresión o copia (Ej.: 100 Impresiones). estimado (mensual) Usuarios (Ej.: especificar los Página 9 de 12

10 usuarios que tendrán acceso a la impresora o copiadora). La información del custodio se detalla a continuación: Custodio del equipo Nombres Apellidos Cédula Cargo Adjunto (Únicamente en el caso de equipo de cómputo para funcionario nuevo) Matriz de información requerida para nuevo usuario Página 10 de 12

11 Acta de aceptación de políticas para uso de los servicios tecnológicos (FOR-GRE-06) ACTA DE ACEPTACIÓN DE POLÍTICAS PARA USO DE LOS SERVICIOS TECNOLÓGICOS (Debe ser llenada y firmada por el funcionario) Yo, (nombres y apellidos) con número de cédula de ciudadanía No. (Número de cédula), actualmente desempeño el cargo de (indicar cargo que desempeña) en el área de (indicar el área en la que trabaja y dirección zonal a la que pertenece) en la ciudad de (indicar la ciudad) declaro que: En mi calidad de empleado y en consideración de la relación laboral que mantengo con el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), así como del acceso que se me ha concedido a los servicios tecnológicos institucionales, declaro que: He leído el documento que expresa LAS POLÍTICAS PARA USO DE LOS SERVICIOS TECNOLÓGICOS (POL-GRE-01) por lo cual dejo constancia de mi aceptación y mi compromiso de acatarlas conforme se encuentra dispuesto en cada una de sus cláusulas. Además entiendo que el incumplimiento de cualesquiera de las disposiciones establecidas en la política, intencionadamente o por negligencia, podrían implicar en su caso, las sanciones disciplinarias correspondientes por parte de la empresa y la posible reclamación por parte de la misma debido a los daños económicos causados. Firma del funcionario. Página 11 de 12

12 13. FIRMAS DE APROBACIÓN Elaboró Revisó Aprobó Nombre Ing. Mercy Anchundia Heinz Cerda Ing. Geoconda Ocampo Analista de Directora de Cargo Tecnologías de la Información y Jefe de Help Desk Tecnologías de la Información y Comunicación 2 Comunicación Firma Fecha Lunes, 07 de octubre del 2013 Página 12 de 12

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