PROCEDIMIENTO REUNIONES Y COMITÉS

Transcripción

1 IDENTIFICACIÓN DEL FORMATO CÓDIGO: PR_EST_006 VERSIÓN: 1.0 FECHA: 04/05/2016

2 Revisad pr: Carls Mari García Hys - Gerente de Seguridad de la Infrmación y Gestión de Riesgs Emir Gnzález Vicepresidente de Servicis Cmpartids Rdrig Vélez Vicepresidente de Desarrll Carlina Ramírez Vicepresidente de Cumplimient y Disciplina Jrge Mnter Secretari Jurídic Jsé Yesid Benjumea Secretari del Tribunal Disciplinari CUADRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN Aprbad pr: Jeannette Frigua Rjas Presidente

3 1. OBJETIVO Establecer ls parámetrs generales para el manej de las reunines del Cnsej Directiv, Cmités y tras reunines que realiza AMV en el desarrll de sus funcines. 2. ALCANCE Las reunines que cntempla el presente prcedimient sn: Cnsej Directiv Cmités permanentes del Cnsej Directiv Cmité de Regulación Cmité Financier y de Auditría Cmité de Admisines Cmité de Gbiern Crprativ y Nminacines Cmités de miembrs de AMV Renta fija Renta Variable Cmité Académic Cmité de Cntrl Intern y Cmpliance Cmité de Divisas Cmité de Verificación de Antecedentes Cmité de Racinalización del Gast Otrs Cmités reunines internas y externas 3. DEFINICIONES Acta: Dcument escrit en el que se relacina l sucedid, tratad acrdad en una junta reunión. Ayuda de memria: Es un instrument que resume ls principales hechs y cnclusines de un event reunión. Agenda: Es una lista de ls asunts que tienen que abrdarse en una reunión. Ayuda a que una reunión se mantenga enfcada y reduce la psibilidad de que se pase pr alt se lviden ls asunts. Página 3 de 11

4 Secretari: Persna que se encarga de las labres administrativas de las reunines y/ Cmités y desempeña las funcines de realizar el acta, dar fe de ls acuerds y custdiar ls dcuments. 4. NORMAS Y POLÍTICAS Estatuts AMV. Reglament de AMV. Reglament de Autrregulación Vluntaria en Divisas Códig de Gbiern Crprativ de AMV. Manual de cntratación de prveedres de bienes y servicis 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Reunines de Cnsej Directiv y Cmités de AMV Respnsables Cnsej Directiv Reunión - Cmité Cmités Permanentes del Cnsej Directiv Cmités de Miembrs (Renta fija y Renta Variable) Cmité Académic Cmité de Cntrl Intern y Cmpliance Cmité de Divisas Respnsable Secretari Jurídic Secretari Jurídic Gerente de Regulación Gerente de Certificación Gerente de Supervisión Gerente de Divisas Cnvcatria y enví de infrmación El Cnsej Directiv y ls Cmités de AMV serán cnvcads para sesines rdinarias y extrardinarias mediante cmunicación escrita vía crre electrónic de acuerd cn la siguiente tabla. Cmité Cnsej Directiv Días de antelación para cnvcatria y enví de infrmación 5 días hábiles Página 4 de 11

5 Cmités Permanentes del Cnsej Directiv Cmités de Miembrs Cmité Académic Cmité de Cntrl Intern y Cmpliance Cmité de Divisas 3 días hábiles 5 días calendari 5 días hábiles 10 días calendari 1 5 días calendari En dicha cmunicación el secretari del respectiv Cmité deberá enviar vía crre electrónic el rden del día a tratarse en la respectiva sesión y ls dcuments que cnsidere necesaris para el desarrll de ls temas a tratar en la sesión Elabración de actas Para Cnsej Directiv y sus cmités: Actividad Elabración del acta pr parte del Secretari Revisión pr parte de las Vicepresidencias y Gerencias cn tema en la sesión respectiva Revisión de Presidencia Enví a ls miembrs para revisión y aprbación Tiemp 8 días hábiles 2 días hábiles 2 días hábiles Deben cncerla previ a la siguiente reunión y ser aprbada al inici de la misma Para Cmités de Renta Fija, Renta Variable, Académic, Cntrl Intern & Cmpliance y Divisas: 1 De acuerd cn reglament intern de este Cmité. Página 5 de 11

6 Actividad Tiemp Elabración del acta pr parte del Secretari Revisión del Vicepresidente y Gerente respectiv Revisión del Presidente del Cmité Enví a ls demás miembrs 8 días hábiles 2 días hábiles 5 días hábiles Deben cncerla previ a la siguiente reunión y ser aprbada al inici de la misma Firma de actas Una vez el acta haya sid aprbada pr ls miembrs del Cmité, el Secretari del Cmité deberá firmar el acta y crdinar el enví del acta física para la firma del de las persnas que se indiquen en el acta para ests fines. Las persnas que suscriben el acta deberán intrducir sus iniciales en tdas las hjas de la misma, cn el fin de brindar mayr seguridad respect de la integridad del dcument Mdificación y crrección de actas En cas de que se detecten errres de transcripción u tr tip de errres menres después de firmada el acta, el Secretari del Cmité pdrá crregir ls errres mediante nta aclaratria. Cuand se presenten ajustes adicinales que impliquen mdificación del cntenid del acta, el secretari deberá elabrar un acta aclaratria, la cual deberá seguir el trámite elabración, aprbación y firma de actas descrit anterirmente Cmité de Verificación de Antecedentes y Cmité de Racinalización del Gast Respnsables Reunión - Cmité Cmité de Verificación de Antecedentes Respnsable Gerente de Certificación Página 6 de 11

7 Cmité de Racinalización del Gast Gerente de Gestión Financiera y Recurss Físics Cnvcatria y enví de infrmación Ests Cmités serán citads vía crre electrónic de acuerd cn la siguiente tabla. Cmité Cmité de Verificación de Antecedentes Cmité de Racinalización del Gast Días de antelación para cnvcatria y enví de infrmación 3 días hábiles 3 días hábiles En dicha citación el secretari del respectiv Cmité deberá enviar vía crre electrónic el rden del día a tratarse en la respectiva sesión y ls dcuments que cnsidere necesaris para el desarrll de ls temas a tratar en la sesión Elabración de actas El acta de cada reunión debe ser elabrada pr el secretari del respectiv Cmité dentr de ls cinc (5) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la reunión. Una vez elabrada, deberá ser enviada vía crre electrónic a ls miembrs del Cmité, cn el fin de que ésts la cnzcan de frma previa a la siguiente reunión y ser aprbada al inici de la misma Aprbación de actas El medi de aprbación de las actas será a través de crre electrónic y se dejará cnstancia de la fecha y medi de aprbación al lad de ls nmbres de ls miembrs del Cmité, en el cuerp del acta respectiva Otras Reunines y Cmités Las reunines entre áreas, cn externs y cmités interns que así l requieran, serán dcumentadas en una ayuda de memria. Página 7 de 11

8 Cada reunión cmité designará un secretari quien será el encargad de realizar la ayuda de memria. Dichas ayudas de memria serán aprbadas pr tds ls asistentes a través de crre electrónic y se dejará cnstancia de la fecha y medi de aprbación al lad de ls nmbres de ls miembrs del Cmité, en el cuerp del acta respectiva. La cnvcatria a las reunines cmités se hará a través de crres electrónics. Punts a tener en cuenta antes de una reunión: Definir la agenda de la reunión: bjetivs, temas a tratar y resultads esperads. Revisar la dispnibilidad de ls invitads para garantizar su asistencia en la hra y fecha de la reunión. Realizar la reserva de la sala de acuerd cn el prcedimient PR_ADM_003 Servicis administrativs. Durante la reunión se debe desarrllar ls siguientes punts: Identificar ls cmprmiss pendientes de seguimient. Evaluar cada un de ls bjetivs planteads para la reunión. El secretari debe elabrar el acta memria del cmité reunión cn ls temas revisads, las decisines tmadas, ls cmprmiss, respnsables y fechas. El secretari debe enviar pr crre electrónic la ayuda de memria a ls participantes del cmité reunión, para sus cmentaris durante ls siguientes 3 días hábiles de efectuada la reunión. 6. CUSTODIA DE ACTAS, AYUDAS DE MEMORIA Y DOCUMENTOS QUE LAS SOPORTAN Las actas y/ ayudas de memria aprbadas que sprtan las decisines de cada cmité, deberán ser custdiadas en el servidr de archivs de AMV (mkana), cn ls dcuments y presentacines que la sprtan, las cuales harán parte integra del acta cuand así se describa. En dich servidr se Página 8 de 11

9 encuentra la carpeta denminada Actas AMV, dnde cada Cmité tendrá una carpeta cn las autrizacines y permiss que se describen a cntinuación: Carpeta de actas/ayudas de memria Autrizad Escritura Lectura Cnsej Directiv Secretari Jurídic Cmité de Regulación Secretari Jurídic Cmité Financier y de Auditría Secretari Jurídic Vicepresidente de Servicis Cmpartids Cmité de Admisines Secretari Jurídic Cmité de Gbiern Crprativ y Nminacines Cmités de Miembrs Cmité Académic Cmité de Verificación de Antecedentes Cmité de Cntrl Intern y Cmpliance Secretari Jurídic Gerente de Regulación Gerente de Certificación Gerente de Certificación Vicepresidente de Cumplimient y Disciplina Gerente de Supervisión Secretari Jurídic Cmité de Presidencia Vicepresidente de Cumplimient y Disciplina Vicepresidente de Servicis Cmpartids Página 9 de 11

10 Secretari del Tribunal Disciplinari Cmité de Racinalización del Gast Otrs Cmités y/ reunines Gerente de Seguridad de Infrmación y Gestión de Riesgs Secretari Jurídic Vicepresidente de Cumplimient y Disciplina Vicepresidente de Servicis Cmpartids Gerente de Gestión Financiera y Recurss Físics Gerente del área Vicepresidente del área El Presidente de AMV y el auditr intern tendrán permis de lectura a tdas las carpetas de actas. La carpeta denminada trs cmités reunines será utilizada para las reunines que trata el numeral 5.3 del presente dcument, la cual esta desagregada pr Vicepresidencias Gerencias. El secretari de cada reunión remitirá la ayuda de memria al Gerente a carg del área para que incrpre el citad dcument en la crrespndiente carpeta. 7. DOCUMENTOS ANEOS FT_EST_005 Frmat ayuda de memrias de reunines FT_EST_006 Frmat Actas de Reunines FT_EST_007 Frmat de actas de Cnsej Directiv y Cmités de AMV Página 10 de 11

11 8. CONTROL DE CAMBIOS Tabla de cntrl de cambis. Versión Revisad Respnsable Carls Mari García Fecha de revisión Aprbad Fecha de Aprbación Mtiv del Cambi Emir Gnzález 1.0 Rdrig Vélez Carlina Ramírez 04/05/2016 Jeannette Frigua Rjas 04/05/2016 Creación del dcument Jrge Mnter Jsé Yesid Benjumea Página 11 de 11