TEMA 2: A qué denominamos documentos a cobrar?

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1 TEMA 2: A qué denominamos documentos a cobrar? Denominamos documentos a cobrar a los títulos de crédito que tienen valor por sí mismos. Así un cheque diferido a cobrar o un conforme a cobrar representan para la empresa que los posea, un derecho que se puede transformar en efectivo en algún momento. La empresa podría registrar estos títulos en una sola cuenta que se llamaría Documentos a cobrar. Pero vimos en Conceptos Contables que, desde un punto de vista informativo, debido a que ambos documentos tienen sus similitudes pero también tienen sus diferencias, es conveniente que la empresa utilice una cuenta Cheques diferidos a cobrar y otra cuenta Conformes a cobrar para cheques diferidos y conformes respectivamente. 1

2 Cuáles son las similitudes y diferencias que presentan ambos documentos? Similitudes: ambos son títulos de crédito que representan derechos para quien los posee. cuando se reciben las cuentas que los representan: Cheques diferidos a cobrar y Conformes a cobrar, se debitan y generalmente e e se acredita Deudores es por Ventas, si lo que sucedió es que se documentó un crédito simple. ambos se extinguen cuando se cobran, aunque existen otras alternativas de utilización antes de su fecha de vencimiento. i Diferencias: a partir del día que se puede cobrar, el cheque diferido se transforma en un cheque común. No sucede lo mismo con el conforme que no siempre se transforma en efectivo cuando llega a su vencimiento. 2

3 Continuación - Diferencias teniendo en cuenta lo expuesto en el punto anterior, el tratamiento contable de ambos títulos de crédito es distinto a la fecha del vencimiento. El cheque diferido al transformarse en cheque común pasa a integrar la cuenta Caja, en tanto t que el conforme si no se cobra sigue formando parte de la cuenta Conformes a cobrar. desde el punto de vista legal es más ejecutivo un pleito por un cheque diferido que no ha sido pagado a tiempo que por un conforme. Qué operaciones se pueden realizar con un cheque diferido o con un conforme a cobrar? 1. Cobrarlo a su vencimiento 2. Depositarlo en custodia o en gestión de cobro 3. Endosarlo 4. Descontarlo 3

4 1 - Cobrarlo a su vencimiento En el caso del cheque diferido se puede depositar en una cuenta bancaria o cobrarlo por ventanilla el mismo día de su vencimiento y si no hay fondos suficientes se puede comenzar la acción legal. En el caso de un conforme habrá que esperar que quien lo adeuda lo pague. En caso contrario también corresponde iniciar la acción legal para su cobro. 4

5 2 Depositarlo en custodia o en gestión de cobro. Depositarlo en custodia en un banco: Este hecho implica ponerlo en custodia en una institución por razones de seguridad o de control. El banco lo devolverá a su vencimiento sin haber realizado la gestión de cobro. Depositarlo o en gestión de cobro: o En este caso la empresa delega en el banco la tarea de cobrar el título. A la fecha del vencimiento, en el caso del cheque, lo depositará en la cuenta bancaria. En el caso del conforme avisará al deudor que deberá pasar por el banco a pagarlo. 5

6 3 - Endosarlo Qué significa endosar un cheque o un conforme? Endosar es ceder a favor de un tercero un título de crédito, que fuera expedido a la orden, haciéndolo constar al dorso. Esto implica que una empresa puede pagar una deuda con un proveedor, endosando d un cheque diferido id a cobrar o un conforme a cobrar. De esta manera cede al acreedor el derecho a cobrar dicho documento. Pero hay que tener claro que, a pesar del endoso, sigue subsistiendo la posibilidad para el cedente, de tener que hacerse cargo de la deuda con su acreedor, si al vencimiento del documento a cobrar el firmante no lo paga. Asimismo el cedente, por hacerse cargo de dicho pago recupera, frente a quien le había entregado el título de crédito, el derecho a cobrárselo. 6

7 Cómo se reflejará en la contabilidad el hecho de tener una responsabilidad con el acreedor de pagarle el documento, en el caso que el firmante no lo haya hecho, y a la vez reflejar un derecho contra ese firmante? Desde el punto de vista contable, existen tres formas de informar dicha circunstancia: A) mediante una cuenta regularizadora del Activo (que es la vamos a usar en este curso) B) mediante cuentas de contingencia; C) mediante notas a los Estados Contables. A - Cómo se registra mediante una cuenta regularizadora del Activo? El asiento que se formula, el entregarle al acreedor el documento a cobrar, es el siguiente: Acreedores por Compras Documentos endosados

8 Qué indica el saldo acreedor de esta cuenta regularizadora? Que hay documentos que fueron endosados y por lo tanto el cedente tiene una responsabilidad de pagar si el firmante no lo hace al vencimiento. Qué pasa con los saldos de las cuentas Cheques diferidos a cobrar y Conformes a cobrar? Estas cuentas, de acuerdo al asiento que se efectuó, no vieron modificados su saldos contables. Por lo tanto mientras esté latente la responsabilidad no va a coincidir el saldo de las mismas con la suma de los documentos en poder de la empresa. 8

9 Cómo se presentará la cuenta Documentos endosados en el Estado de Situación Patrimonial? En el Activo, dentro del grupo Créditos, subgrupo Créditos por Ventas se presentará el saldo de las cuentas Cheques diferidos id a cobrar y Conformes a cobrar y luego restado el saldo de la cuenta Documentos endosados. El neto de estas cuentas debe coincidir con los documentos en poder de la empresa. Qué sucede contablemente cuando desaparece la responsabilidad? Se formula el siguiente asiento: Documentos endosados Cheques diferidos a cobrar y/o Conformes a cobrar

10 Qué situaciones pueden darse a fecha de vencimiento? a) Que el firmante del documento haya pago: en este caso no hay que formular ningún otro asiento. b) Que el firmante del documento no haya pago: En este caso habrá que pagar la deuda al proveedor o reconocerla nuevamente y se recibirá un Documento a cobrar vencido, cuyo cobro deberá gestionarse Documento a cobrar vencido (Activo) (1) Caja ó Banco c/c B) - Cómo se registra mediante cuentas de contingencia? Se utilizan dos cuentas Documentos endosados (saldo deudor) y Responsabilidad por documentos endosados (saldo acreedor) Ambas se clasifican como cuentas de Orden y Contingencia. La primera va debajo del total del Activo y la segunda debajo del total del Pasivo y Patrimonio. 10

11 Al efectuar el endoso se da de baja a la cuenta que representa al Documento: Conformes a cobrar o Ch. diferidos a cobrar Acreeds. Por compras Conformes a cobrar o Ch. dif. A cobrar y luego se señala la Responsabilidad mediante las cuentas de Contingencia Doc. Endosados (posible derecho) Responsabilidad por Doc. Endosados (posible obligación) Cuando vence el documento se extorna este último asiento Responsabilidad por Doc. Endosados Doc. Endosados Si el documento fue cobrado por el acreedor, no da lugar a ninguna otra registración. Si no fue cobrado se formula un asiento (1) Transparencia

12 c) Mediante nota a los Estados Contables En lo que respecta al asiento del endoso, este caso es igual a la registración por cuentas de contingencia, excepto en el caso del tratamiento de la responsabilidad. Si a fecha de cierre del ejercicio económico quedaran documentos endosados que aún no hubieran vencido, en vez de formular un asiento por la responsabilidad se redacta una NOTA explicando dichas situaciones. 4 Descontarlos Qué significa descontar un cheque o un conforme? Esta es una tarea que generalmente realizan los Bancos y consiste en hacerse cargo de cobrar un documento (cheque o conforme), que va a vencer en un plazo determinado, a cambio de adelantar el importe a quien le cede sus derechos. 12

13 En qué consiste el descuento? El descuento que realiza el Banco equivale al interés sobre el valor nominal del documento por el período que va entre la fecha en que el tenedor del documento lo entrega en el Banco y la fecha de su vencimiento. El líquido del descuento generalmente es depositado por el Banco en una cuenta corriente del cedente. Cómo se registra un descuento? Desde el punto de vista contable existen los mismos tres métodos vistos para el caso del endoso. A - Cómo se registra un descuento por cuenta regularizadora? Se utiliza una cuenta regularizadora de Activo que se llama Documentos Descontados, la que se acredita cuando se entrega al Banco el documento (este método es el que usaremos en el curso) Banco c/c Intereses perdidos El Banco emite Nota de Crédito Documentos Descontados Bancaria

14 El saldo acreedor de la cuenta regularizadora, al igual que en el caso del endoso, demuestra que existe una responsabilidad de pagar, para quien cedió sus derechos al Banco, si el que firmó el documento no cumple su obligación. También en este caso hay que considerar que las cuentas Cheques diferidos a cobrar y Conformes a cobrar, no han tenido movimientos, y que el saldo de las mismas no refleja los documentos en poder de la empresa. La cuenta regularizadora Documentos descontados al igual que la cuenta regularizadora Documentos endosados, se presentan en el Activo, dentro del grupo Créditos, subgrupo Créditos por Ventas. Se muestran los saldo de las cuentas Cheques diferidos a cobrar y Conformes a cobrar y luego restados los saldos de las dos cuentas regularizadoras. El neto de estas cuatro cuentas debe coincidir con la suma de los documentos en poder de la empresa. 14

15 Qué sucede con la responsabilidad a la fecha de vencimiento? En este caso la responsabilidad desaparece, se debita la cuenta Documentos descontados y se acredita la o las cuentas que representan documentos: d t Documentos descontados Cheques diferidos a cobrar y/o Conformes a cobrar Qué puede pasar a la fecha de vencimiento? a) Que el firmante del documento haya pago: en este caso no hay que formular ningún otro asiento. b) Que el firmante del documento no haya pago: En este caso se vuelve a tener la obligación ió con el Banco el cual cobra la deuda a la empresa mediante la cuenta corriente bancaria y devuelve el documento a cobrar vencido. 15

16 Documentos a cobrar vencidos Banco c/corriente B - Cómo se registra el descuento por cuentas de contingencias? Las cuentas de contingencia que se utilizan son: Documentos descontados y Responsabilidad por documentos descontados Se presentan en el Estado de Situación Patrimonial, como Cuentas de Orden y Contingencia i debajo del total t del Activo y debajo del Pasivo y Patrimonio respectivamente. Cuando se efectúa el descuento se registra: Banco c/corriente Intereses perdidos Conformes a cobrar y/o Cheques dif. A cobrar

17 Y también se efectúa el asiento por la contingencia: Documentos descontados (posible derecho) Responsabilidad por doc. Descontados (posible obligación) Qué pasa al vencimiento? Se extorna el asiento de la contingencia. En caso de que el Banco no haya podido cobrar el documento se formula el siguiente asiento: Doc. A cobrar vencido el Banco emite nota de débito bancaria Banco c/corriente Responsabilidad por doc. Descontados Documentos Descontados C)- Mediante notas a los Estados Contables En lo que respecta al asiento del descuento, este caso es igual al de registración por cuentas de contingencia. Pero difiere en el tratamiento de la responsabilidad. Si a fecha de cierre del ejercicio económico quedaran documentos descontados que aún no hubieran vencido, en vez de formular un asiento por la responsabilidad se redacta una NOTA explicando dichas situaciones. 17

18 LIBROS DE VENCIMIENTOS A qué llamamos Libros de Vencimientos y cuál son sus utilidades? Los libros de vencimientos no son libros contables. Su función es facilitar el control y la toma de decisiones referidas a los documentos a cobrar y a los documentos a pagar. De ahí que sean dos los libros que se utilizan y para armarlos se puede usar desde una Agenda hasta hojas móviles formuladas en EXCEL. Cómo se presenta un libro de vencimientos? En cada uno de los libros se van a presentar, tanto los documentos que se reciben como los documentos que se emiten, ordenados por mes de vencimiento y dentro del mes por día de vencimiento. Si no estuvieran ordenados de esta manera, buscar fecha por fecha haría perder la utilidad del libro. 18

19 Veamos un posible modelo del libro de Vencimientos de Documentos a Cobrar Importe Documentos Cobrados Vto. Comp Fecha Cliente Firman te Conf. Cobrar Ch. dif. A Cobr. Doc. End. Doc. Desc. Fecha Importe

20 Qué se registra en cada columna? Enlascolumnas1a5seanotanlosdatoscorrespondientesalos a se anotan los correspondientes a los Conformes o a los Cheques diferidos recibidos de terceros. C.1: Fecha de vencimiento del documento ordenadas cronológicamente. C.2: Comprobante (Recibo de conforme o de cheque diferido emitido por la empresa). C.3: Fecha de emisión del documento. C4 C.4: Cliente que lo entregó C.5: Firmante del documento que puede o no coincidir con quien lo entregó. C.6 y C.7: Importes de conformes y cheques diferidos a cobrar respectivamente. C.8 y C.9: Importes de los documentos que hayan sido endosados o descontados. Si trabajamos con el método de cuenta regularizadora las cuentas de estas columnas tendrán saldo acreedor. El valor del documento que fue endosado o descontado figura tanto en las C.6 o 7 como en las C.8 o 9. 20

21 Esto se debe a que cuando se endosa o descuenta el documento vimos que no se le da de baja en las cuentas Cheques diferidos a cobrar o Conformes a cobrar. Al mismo tiempo se acredita en las cuentas Documentos endosados o Documentos descontados. Cuando un documento es cobrado se anula la línea. Al finalizar el mes quedan los documentos pendientes de cobro. La suma de estos documentos en las cuatro columnas de Importe deben coincidir con los mayores respectivos. Si utilizamos el método de cuentas de contingencia la planilla funciona Igual excepto que si se descuenta por ejemplo un conforme, se le da de baja de la columna conformes a cobrar y se aumenta la cuenta Documentos descontados (que en este caso tiene saldo deudor y es una cuenta de orden y contingencia). A medida que se cobran los documentos se anulan. Al finaliza el mes se efectúa el mismo control con los mayores que el caso anterior. El rayado usado omite datos tales como que el banco debite de la cuenta el importe del documento en el caso que el conforme o cheque no haya sido pagado por el cliente. Si se mantiene este diseño se puede poner en cobrados en la fecha, y hacer la una llamada indicando d que lo debitó el banco. 21

22 Veamos un posible modelo del Libro de Vencimiento de Documentos a Pagar. Vto. Comp Fech a Provee dores Importe Doc. pagados Columnas 1 a 4: datos de los documentos entregados a terceros. Conf. A Pag Ch. dif pagar Fech a Import e Columnas 5 y 6: importes. Columnas 7 y 8: fecha en que se realizó el pago y su importe A medida que se pagan los documentos se anulan en la planilla. Al finalizar el mes la suma de las columnas de los documentos no anulados, o sea pendientes de pago, deben coincidir con los mayores respectivos. 22

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