RESOLUCIÓN No.102 (30 DE SEPTIEMBRE DE 2013)

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1 RESOLUCIÓN No.102 (30 DE SEPTIEMBRE DE 2013) Por medio de la cual se establecen las políticas de seguridad informática de la Personería Municipal y se establecen las faltas y sanciones correspondientes La Personera Municipal de Envigado, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 118 de la Constitución Política, y 178 de la ley 136 de 1994 y CONSIDERANDO: a) Que la ley 1437 de 2011, en el Capítulo 4, Artículo 59, señala que La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. b) Que la ley 1437 de 2011, en el Capítulo 4, Artículo 60, señala que La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional. c) Que la Ley Ley 734 de 2002 en el Artículo 48, señala como falta gravísima causar daño a los equipos estatales de informática, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desaparecer información en cualquiera de los sistemas de información oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas. d) Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005 Versión 2, en su Componente: Sistemas de Información, señala que: es preciso establecer mecanismos de control que contribuyan a garantizar la confiabilidad y validez de la información que se ingresa a los sistemas de información gubernamentales. RESUELVE: Artículo 1: OBJETO: Adoptar las siguientes políticas de seguridad informática tendientes a minimizar el daño o mal funcionamiento del software o de un incidente de seguridad y prevenir el acceso no autorizado, daño e interferencia a la información. Artículo 2: RECURSOS: La Personería Municipal destinará los recursos necesarios para asegurar la implementación de las políticas de seguridad informática en los procesos de la entidad. Artículo 3: RESPONSABILIDADES GENERALES: Es responsabilidad de todos los servidores públicos de la Personería Municipal, las siguientes: a) Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.

2 b) Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. c) Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización Artículo 4: USUARIO DE LA RED: a) Los permisos de uso de la red son personales e intransferibles. b) El usuario de red se protegerá mediante una contraseña dada por la Profesional Universitaria; según directrices de la Dirección de Sistemas de la Administración Municipal, y es responsabilidad del usuario cambiarla en su primer uso. c) La contraseña debe cambiarse periódicamente acorde a los recordatorios del SERVIDOR y en caso de no hacerse, ésta se vencerá, obligando al cambio. d) El usuario se compromete a notificar inmediatamente a la Profesional Universitaria de cualquier uso no autorizado de su contraseña o cuenta y que pueda ocasionar inconvenientes tanto para él como para la entidad, y ésta lo comunicará a la Dirección de Sistemas mediante un HelpDesk (Mesa de Ayuda) e) Todas las contraseñas deberán ser tratadas con carácter confidencial y de ninguna manera podrán ser transmitidas mediante servicios de mensajería electrónica instantánea ni vía telefónica. f) Las claves de acceso al equipo y a sistemas de información son personales e intransferibles, queda prohibido el intercambio de claves entre usuarios. g) En el caso de que a un funcionario o contratista se le haga una promoción o traslado, la Profesional Universitaria es la responsable de informar sobre los requerimientos de acceso a la información que requiere y el nuevo cargo y función que desempeñará, además de proporcionar los datos generales para ser actualizados, mediante el diligenciamiento del formato proporcionado por la Dirección de Sistemas de la Administración Municipal. h) Cualquier solicitud de Mesa de Ayuda o HelpDesk debe realizarse mediante la Profesional Universitaria. Artículo 5: ACCESO A BASE DE DATOS: a) La asignación de permisos requeridos por los servidores públicos de la Personería, se hará exclusivamente previa solicitud formal a la Dirección de Sistemas a través del aplicativo institucional respectivo (Mesa de Ayuda) anexando la Plantilla sobre creación de usuarios de red, correo, internet, intranet y aplicaciones, debidamente diligenciada, con el conocimiento y visto bueno de la Personera Municipal, quien autorizara la apertura, modificación o bloqueo de un usuario en el sistema de bases de datos. b) Cuando un funcionario excede un determinado número de intentos de accesos fallidos (3) al aplicativo, agrega aplicativos al SERVER y automáticamente se bloqueará la cuenta. c) La Profesional Universitaria dará aviso a la Dirección de Sistemas sobre servidores públicos que pierdan el vínculo laboral con la institución, con fines de que se bloqueen las cuentas de los usuarios y evitar que hagan uso indebido de su perfil en el sistema. Artículo 6: USO DE HARDWARE Y SOFTWARE: a) En los computadores de la Personería de Envigado, solo puede estar instalado el software desarrollado, autorizado o adquirido legalmente por la entidad y cuya licencia esté registrada a nombre de la Personería, al igual que las partes de hardware que lo componen. b) Está prohibida la instalación de cualquier tipo de Software que no tenga licencia de propiedad de la Personería o del Municipio de Envigado. c) La instalación de Software con su respectiva licencia solo podrá ejecutarse por funcionarios de la Dirección de Informática, previa solicitud de la Personería de Envigado.

3 d) Toda compra de software en la Personería de Envigado, debe ser avalada por la Dirección de Informática con el fin de que se realicen las pruebas pertinentes para garantizar la integración con la plataforma tecnológica. e) No utilizar Software instalado para propósitos distintos a los laborales. f) Está prohibido tener en los PCs, y en las carpeta compartida de la Personería y digitalización en DEIMOS, archivos de video (AVI, MPEG, WMV, ASF, FLV, entre otros), de audio (MP3, WMA, MIDI, MP4, entre otros), ejecutables (EXE, INI, COM, VBS, entre otros), exceptuando algunas funcionarios que por sus funciones lo requieran en su labor diaria, de lo contrario serán eliminados y no se tendrán en cuenta para Backup alguno. g) Está prohibido instalar aplicativos de uso temporal, sin la autorización de HelpDesk o del Director de Informática. h) Los equipos están asignados a cada servidor y es responsabilidad de este mantener todos sus componentes. i) En caso de pérdida o de encontrar una parte que no sea la que se tiene inventariada, debe informarlo a la sección de bienes para iniciar los procesos respectivos. Artículo 7: TRASLADO DE EQUIPOS Y ELEMENTOS TECNOLÓGICOS: a) Cuando un equipo deba ser retirado de la entidad, el servidor deberá solicitar autorización a la Personera Municipal y diligenciar formato de solicitud de movimiento de bienes. b) Está prohibido destapar equipos, instalar o retirar periféricos como teclados, Mouse, impresoras, scanner, monitores, cámaras, fotocopiadoras, video beam y discos duros Artículo 8: CONTROL DE VIRUS: a) Todos los computadores de la Personería de Envigado, deben mantener activo el Software Antivirus que ha sido Instalado por la Dirección de Informática para proteger la información. b) Es responsabilidad de los servidores públicos escanear y vacunar los dispositivos USB y archivos que lleguen adjuntos a los correos electrónicos de la entidad antes de abrir algún archivo y asegurarse que toda la información provenga de fuentes conocidas. c) En caso de infección, el servidor tendrá la obligación de informar a la Profesional Universitaria para que ella solicite mesa de ayuda a la Dirección de Informática Artículo 9: INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO: a) Sólo se podrán enviar mensajes que no superen el tamaño de 10MB. b) Se permitirá el envió de correo con archivos adjuntos con las siguientes extensiones ZIP, RAR, ARJ, JPG, JPEG, GIF, BMP.TIF, XLS, DOC, PPT. c) Las cuentas de correo son de carácter personal e intransferible. d) El correo electrónico se utilizará únicamente para el intercambio de información corporativa. Este medio no se utilizará para el envío de videos, cadenas, chistes, música, así como tampoco para ofrecer servicios personales como ventas, arrendamiento, clasificados, y demás contenidos no laborales. e) Se prohíbe transmitir información cuyo contenido sea ilegal, peligroso, invasor del derecho a la privacidad, pornográfico, ofensivo a terceros o violatorio de derechos de autor, marcas o patentes. f) No se permite utilizar el correo electrónico, la publicación Web o cualquier otro medio de difusión electrónica, de la información para realizar manifestaciones o adquirir compromisos en nombre de la Personería Municipal sin tener la competencia o autorización para ello. g) Es responsabilidad de los usuarios de correo electrónico el depurar periódicamente la información. h) Esta prohibido suplantar a otra persona a través del correo electrónico, hacer declaraciones falsas, falsificar la identidad de alguna persona en los encabezados de los mensajes.

4 i) Está prohibido el ingreso de correos electrónicos con archivos de video (AVI, MPEG, WMV, ASF, FLV), de audio (MP3, WMA, MIDI, MP4), ejecutables (EXE, INI, COM, VBS), librerías del sistema (DLL), archivos de bases de datos (MDB), entre otros. j) Está prohibido ingresar a sitios como: páginas de contenido pornográfico, emisoras de radio y televisión, páginas de videos y películas online, redes sociales como Facebook, Twitter, mensajería instantánea como chat en Hotmail, Gmail, Yahoo o cualquier otro sitio que coloque en riesgo la seguridad de la información de la Personería de Envigado o de sus servidores. k) Las personas que por sus funciones necesiten tener habilitado estos servicios deben de tener autorización de la Personera Municipal para que la Dirección de Informática conceda el permiso de ingreso al servidor autorizado. Artículo 10: PÁGINA WEB DE LA PERSONERÍA: a) La página Web de la Personería es y debe atender el cumplimiento de la misión de la entidad. b) La responsabilidad, el diseño gráfico, actualización y administración de la página web estará a cargo de la Profesional Universitaria. c) De conformidad con nuestro Sistema de Gestión Integral, será obligación de la Profesional Universitaria dar respuesta oportuna a las quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones que lleguen por este medio. d) La página Web debe cumplir con las exigencias del Gobierno en línea, hasta donde sea acorde a la entidad y las directrices de la Personera Municipal. e) La Profesional Universitaria al momento de generar y actualizar los contenidos o los servicios ofrecidos en la página Web, debe atender las disposiciones nacionales vigentes en materia de derechos de autor. f) La página Web debe funcionar de manera permanente. Artículo 11: COPIAS DE SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO: La generación de copias de seguridad tiene definido: a) El Backup full semanal: Se realiza cada viernes de la semana, compuesto por los servicios de correo, directorios activos, estado del sistema, unidades compartidas, directorios de publicación Web, directorios de publicación geográfica, bases de datos Oracle, Backup en el servidor de archivos y Backup en la configuración de los demás servidores de la entidad. b) El Backup full Mensual: Se realiza el primer día de cada mes, compuesto por los servicios de correo, directorios activos, estado del sistema, unidades compartidas, directorios de publicación Web, directorios de publicación geográfica, bases de datos Oracle, Backup en el servidor de archivos y Backup en de configuración de los demás servidores de la entidad. c) El Backup full Anual: Se realiza el primer día de cada año, compuesto por los servicios de correo, directorios activos, estado del sistema, unidades compartidas, directorios de publicación Web, directorios de publicación geográfica, bases de datos Oracle, Backup en el servidor de archivos y Backup en de configuración de los demás servidores de la entidad. d) Las copias de seguridad de la información, se depositan en medios externos de almacenamiento masivo, las cuales deben ser protegidas del uso indebido de sus contenidos y dispositivos. Para la salvaguarda de la información, las copias deben: a) Ser almacenadas por periodos que cumplan lo estipulado en la tabla de retenciones y deberán ser revisadas las cintas regularmente, para verificar su legibilidad. b) Guardarse en lugares seguros, con condiciones ambientales adecuadas y deben establecerse controles de acceso bien definidos, con el fin de garantizar que solo las personas autorizadas tengan contacto con dicha información.

5 c) La Profesional Universitaria deberá generar copias de respaldo de la información diarias, semanales, mensuales y anuales según el caso, evitando el respaldo de datos y documentos que no tienen relación con la misión institucional. d) La Profesional Universitaria deberá mantener los dispositivos de almacenamiento externos en buen estado. e) La información permanecerá los tiempos que sea necesario, para su restauración, consulta y actualización en lo que respecta a la Ley general de archivos, y las respectivas tablas de retención documental. f) En el caso de que un servidor requiera restaurar información propia o de otros usuarios debe realizarse una solicitud al Administrador de Backups. Artículo 12: APAGADO DE EQUIPOS, CIERRE DE SESIONES: a) Todo servidor público debe asegurarse de apagar los equipos después de terminar la jornada laboral. b) Y en caso de ausentarse del puesto de trabajo, se debe cerrar o bloquear el equipo, ya que es éste usuario quien será responsabilizado por los daños o pérdidas que se puedan presentar en la información. Artículo 13: FALTAS Y SANCIONES: Son causales de sanciones y/o procesos disciplinarios, las siguientes faltas o conductas: a) Prestar el usuario de red para permitir el acceso de personas no autorizadas a aplicativos que requieren autorización de uso. b) Instalar Software no autorizado por la entidad c) Usar indebidamente, modificar o alterar información confidencial, restringida, importante o crítica. d) Realizar alguna acción que pueda causar daño físico en los equipos o infraestructura (destrucción, sustracción, traslados no autorizados, y demás.). e) Realizar alguna instalación de equipos de comunicaciones para el acceso remoto e intercambio de información (rutas, redes) entre sistemas de la Red del Municipio y el exterior, salvo que hayan sido autorizados por la Dirección de Informática. f) Realizar alguna actividad que suponga violar la privacidad de los datos y el trabajo de los otros servidores g) Usar las herramientas informáticas de la entidad, para fines lucrativos o personales. h) Hacer mal uso de recursos informáticos como el correo o el Internet, enviando información ilegal, discriminatoria, ofensiva, agresiva, intimidatoria u obscena a otras personas o entidades, acceder a páginas con contenido pornográfico, violento, despectivo o que se considere atente contra la moral. i) Se suspenderá por un (1) mes el servicio de Internet a los funcionarios que se les compruebe que están realizando un uso indebido de éste y se dará traslado a la instancia disciplinaria para su investigación. j) Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. k) Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales. l) Causar daño a los equipos estatales de informática, alterar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desaparecer información en cualquiera de los sistemas de información oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o permitir el acceso a ella a personas no autorizadas.

6 m) En cualquiera de los anteriores casos, la profesional universitaria dará aviso a la Dirección de Informática, para que proceda a desinstalar el Software no autorizado o borrar los archivos que considere necesarios de las máquinas. n) La Personera Municipal dará inicio a las investigaciones disciplinarias procedentes por la incursión en dichas conductas. Artículo 14: VIGENCIA: La presente resolución rige a partir de la fecha en la Personería de Envigado. Dada en la Personería de Envigado a los treinta (30) días del mes de septiembre de COMUNIQUESE Y CÚMPLASE VIRGINIA LÓPEZ FLÓREZ Personera de Envigado

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