- Vitamina 1: Controle adecuadamente su stock -

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1 Itop Management Consulting El valor de la innovación 12 vitaminas imprescindibles para una empresa saludable - Vitamina 1: Controle adecuadamente su stock - Itop Management Consulting 2011

2 Vitamina 1: Controle adecuadamente su stock Aplique pequeñas acciones que proporcionen grandes resultados. Conseguir una adecuada gestión de stocks es un quebradero de cabeza para muchas empresas. Otras, en cambio, se han dado ya por vencidas, asumiendo que el desgaste de energía que requiere controlar su stock no compensa las pocas mejoras de gestión que se obtiene a cambio. Y en muchas ocasiones, tienen razón. Pero ello no se debe a que un buen control aporte pocos beneficios, sino porque el control no se está realizando correctamente, bajo unos objetivos coherentes, unos procedimientos claros y herramientas suficientes. Descubra en este artículo cómo gestionar sus stocks de manera eficiente y productiva. El control de stock: una pieza clave para todos Una empresa de distribución se fundamenta en disponer de artículos de alto interés para sus clientes, unos precios adecuados y una correcta visibilidad. Lamentablemente, para este tipo de empresas no es suficiente con un buen trato al cliente y una labor comercial intensa: es imprescindible disponer de suficiente mercancía y a unos costes adecuados. Y un buen control de stock resuelve estos dos elementos. Pero la gestión correcta de stocks no es únicamente relevante para las empresas que comercializan productos físicos (distribución, mayoristas, minoristas, ), sino que también es una pieza clave para muchas empresas de servicios. Salvo algunas profesiones en concreto (eminentemente intelectuales), la mayoría de empresas de servicios se basan en trabajos que necesitan piezas y componentes, que deben ser instalados en el cliente o montados para el mismo. Un ejemplo sería el caso de las empresas de mantenimiento de equipos de aire acondicionado. A pesar de que su principal fuente de facturación es el trabajo de sus técnicos, disponer de las suficientes piezas de reparación para garantizar la consecución de las reparaciones es un elemento crítico para dicha empresa. Página2

3 El exceso de stock: un gasto oculto Roberto, director de una importante compañía de suministros industriales, no podía dar crédito a los informes financieros que estaba viendo. Las previsiones contables le indicaban que en el próximo trimestre iba a sufrir problemas de tesorería, que incluso afectaría al pago de los salarios de los empleados, mientras que su almacén presentaba un 40% de exceso de materiales. Sencillamente, había realizado una poderosa inversión de compra de stock, no acorde a los ritmos de ventas actuales, que requeriría varios meses (o incluso años) para recuperar la inversión. El protagonista de este caso real tiene ahora un problema derivado de una mala gestión de stocks. Afortunadamente, sus productos no pertenecen al ámbito de la alimentación o de la tecnología, por lo que no tienen fecha de caducidad o sufren de rápida obsolescencia. Si ese fuera el caso, su problema sería mucho mayor. Una adecuada gestión de stocks implica tener la cantidad requerida para satisfacer las ventas que se van a realizar, incluyendo una cantidad de margen (stock de seguridad) que debería ser el mínimo posible. Sin embargo, para muchísimas empresas, optimizar estas cantidades es una tarea ardua y casi imposible: no realizan una adecuada previsión de sus ventas, carecen de datos históricos que les permitan realizar cualquier tipo de proyección válida o, simplemente, desconocen cuántas unidades tienen en realidad en sus almacenes. Roberto consiguió mejorar su situación financiera, y aplicó cambios profundos para una mejor gestión de stocks. Modificó los procedimientos de compras para considerar las estadísticas de ventas, de manera que se tuviera en cuenta el ritmo de salida de materiales del almacén, aplicó promociones para potenciar las ventas de aquellos artículos acumulados e incluyó un conjunto de alarmas que le permitiera reaccionar ante situaciones de acumulación de stocks. La pérdida de la venta Juan, gerente de una pequeña empresa de distribución, no podía creerse que los informes de ventas no contuvieran errores. Cuando solicitó una comparativa entre los pedidos de los clientes y la mercancía que realmente se les entregaba, descubrió la triste realidad: una gran cantidad de pedidos no eran adecuadamente servidos por falta de existencias. Pero el problema era incluso más grave: la empresa no hacía nada para reaccionar al respecto, y quedaba todo en manos de que el cliente volviera a pedir la mercancía faltante más adelante. Página3

4 La cantidad de mercancía no servida por falta de suficiente stock suponía un volumen de ventas próximo al 20% de su facturación. Dicho de otra forma, por cada euros que facturaba a sus clientes, ellos en realidad estaban dispuestos a comprar 200 euros más en mercancía. Los resultados del informe del último semestre eran contundentes, pero podrían llevar en esa situación desde hace años y además de los problemas evidentes de disminución de las ventas, se añade los problemas de producir una mala imagen a los clientes cuando repetidamente entregas menos mercancía de la esperada. Juan estaba escandalizado. Simplemente, esto era un lujo que no se podía permitir. Entre otras acciones, la empresa de Juan necesitaba aplicar cambios profundos en su estrategia de compras (efectuando mejores previsiones y reaccionando con mayor agilidad ante roturas de stock) y en su política de ventas (estableciendo procedimientos ante la posible falta de stocks de los artículos de mayor rentabilidad, como gestión de pedidos pendientes o gestión de artículos alternativos). Lamentablemente, Juan hubiera continuado sin conocer este importante dato para su gestión, si no hubiera dedicado esfuerzos a mejorar el control de sus stocks. En la actualidad, Juan dispone de herramientas que le permiten contrastar pedidos y entregas con una periodicidad de tiempo menor, el procedimiento de compras ya incluye en sus previsiones las roturas de stock sufridas (de forma que se intenta que no vuelvan a producirse), y se aplica mayor hincapié en aquellos artículos y aquellos clientes de mayor rentabilidad y volumen. En definitiva, un conjunto adecuado de informes y alarmas le permiten ahora adelantarse a los problemas. 10 pautas fundamentales para tener una buena gestión de stocks Aunque cada empresa posee sus propias particularidades, en el presente artículo se presenta una serie de pautas generales que pueden ser fácilmente aplicables: 1. Disponga de una herramienta informática sólida y estable Toda empresa que opere con stocks requiere una solución informática que le facilite el registro de las operaciones de mercancías, su seguimiento y su consulta. El sistema no sólo debe ser ágil, tratando de requerir el menor tiempo posible para registrar una operación o consultar un dato. También debe ser estable. Cuando se detecta una discrepancia entre la cantidad real de mercancía (físicamente ubicada en el almacén) y la cantidad indicada por la herramienta informática, debería producirse siempre por uno de estos dos motivos: porque ha habido un fallo humano en el registro de movimientos de mercancía o porque ha habido robos. Pero si el sistema no es riguroso, y da pie a la duda de si es un dato incorrecto o mal calculado por el propio programa informático, proporciona una incertidumbre que produce aún mayor perjuicio. Un sistema informático que gestiona mal el stock es incluso peor que no disponer de sistema. Un sistema informático que gestiona mal el stock es incluso peor que no disponer de ningún sistema. Página4

5 2. Asegúrese de que la herramienta informática da soporte a todos los procesos relacionados con el stock La gestión informática del stock puede ser de dos maneras: completa o inexacta. Dicho de otra forma, o nos aseguramos de que todos los movimientos de mercancía están debidamente registrados en el sistema, o es imposible disponer de precisión en los datos. Y con datos inexactos, las decisiones tomadas a partir de los mismos también sufren de la misma falta de precisión. Es necesario, por lo tanto, asegurarse de revisar todos los procedimientos en los que se manipula mercancía y validar que realmente se registran en el sistema de manera adecuada. Un ejemplo de situación que a veces no es contemplada por muchas empresas es la merma o deterioro de productos. Otros ejemplos pueden ser el traslado de mercancía entre almacenes o las devoluciones de mercancía por parte de los clientes. La herramienta informática debe dar el soporte necesario para registrar todos los movimientos de mercancía que se producen diariamente, y los trabajadores estar debidamente formados e instruidos para realizar dicho registro. La herramienta informática debe permitir registrar todos los movimientos de mercancía producidos 3. El sistema debe facilitar la realización de inventarios parciales y ágiles Muchas empresas detestan la realización de inventarios, porque supone una labor tediosa, en ocasiones compleja de coordinar, que supone detener el ciclo operativo habitual de la empresa y porque creen además que sólo aporta problemas y confusión. En cambio, aquellas empresas que realizan una adecuada gestión de su stock coinciden en que la realización de inventarios es clave: es su herramienta planificada de control que les permite asegurar que los registros son adecuados y que los datos, sobre los que se toman decisiones empresariales, son fiables. Página5

6 Sin embargo, no es suficiente con tener mucha voluntad para efectuar inventarios. También debe disponerse de herramientas que permitan hacer un poco menos tediosa esta labor. Además de disponer de diferentes herramientas como dispositivos y terminales móviles, un elemento clave es que el sistema informático debe permitir el inventariado parcial o segmentado. De esta forma, es posible establecer inventarios frecuentes (que en algunos casos llegan a ser semanales) de aquella mercancía que posee mayor valor para la empresa o que causa más problemas, mientras que aquella mercancía de menor valor o impacto puede inventariarse con una periodicidad mucho mayor (en algunos casos, anual). La herramienta debe permitir inventarios parciales. 4. Sea riguroso con los costes Es frecuente observar que muchas empresas limitan la gestión de sus stocks al control de las cantidades. Sin embargo, es también fundamental controlar adecuadamente los costes. Debido a que una gestión de stocks implica asegurarse de que todos los movimientos de mercancía quedan debidamente registrados, supone una oportunidad perfecta para, más allá de indicar meramente las unidades, se registre también cualquier incremento en los costes. Un ejemplo puede ser considerar los costes de importación cuando la mercancía ha sufrido gestión aduanera, o incluir gastos de transporte en el traslado entre almacenes. Controle no únicamente los movimientos de unidades, sino también las fluctuaciones en los costes. Página6

7 5. Asegure los procedimientos y evita errores Un error común observado por Itop Management Consulting en muchas empresas es la tendencia a separar el trabajo físico de manipulación de mercancía del trabajo administrativo derivado del mismo. En ocasiones esta diferencia llega a desligar completamente ambas labores, efectuadas por personas diferentes, ubicadas en lugares diferentes e incluso, en sedes diferentes y diferentes momentos del día. A veces esta disgregación llega al extremo de que quien manipula la mercancía no se preocupa por lo que se registra, y quien registra no se preocupa por la mercancía, por lo que pueden producirse muchas diferencias que son difícilmente detectables y corregibles. El sistema informático debe ser lo más cómodo y ágil posible, bajo un entorno intuitivo y amigable, de manera que se promueva que el registro de los movimientos de stock pueda efectuarse en paralelo a los movimientos reales de los materiales. Hay que promover que el registro de los movimientos de stock se realice en paralelo con los movimientos reales de mercancía. 6. La herramienta informática debe permitir correcciones y ajustes Un sistema informático adecuado debe considerar la posibilidad de efectuar ajustes a los movimientos ya creados en el sistema. En muchas ocasiones estos ajustes se requieren para corregir errores humanos. Idealmente, para facilitar las auditorías y revisiones de stocks así como para simplificar las labores de seguimiento, estas correcciones deberían realizarse con nuevos documentos, y no sobrescribiendo documentos ya existentes. De esta manera, los ajustes quedan debidamente documentados como tal, y no habrá discrepancias ni sensación de datos cambiantes al revisar un documento ya registrado en el sistema. En SAP Business One, es extremadamente fácil corregir un documento a través de la funcionalidad Copiar a. Página7

8 7. Disponga de informes y alarmas Un adecuado registro de los movimientos de stock no es suficiente, si después no hay una utilización de toda esa información. La disponibilidad de informes se fundamenta en filtrar, agrupar y consolidar datos individuales en resúmenes estadísticos, que permitan examinar tendencias y detectar patrones concretos. Cuando los informes contienen datos que deben ser examinados de manera periódica, puede resultar más conveniente disponer de alarmas. Un ejemplo puede ser la disponibilidad de una alarma que informe semanalmente de qué artículos están por debajo del stock mínimo y qué artículos están por encima del stock máximo permitido. La diferencia con respecto a un informe convencional es que la alarma fomenta que se consulte la información por personas concretas, en momentos concretos, de forma estructurada y sistemática. En SAP Business One existe más de un centenar de informes predefinidos. 8. Utilice la información para tomar decisiones En línea con el punto anterior, la explotación de información no debe limitarse a meramente a detectar los problemas, sino que debe fomentar la toma de acciones y la ejecución de medidas para gestionarlos. El caso más ilustrativo de este punto está relacionado con las alarmas. Disponer de informes que se ejecuten periódicamente con el único fin de observar, sirve para bien poco. Es necesario que junto a cada alarma esté establecido la realización de acciones o el cumplimiento de objetivos. Por ejemplo, ante una alarma de exceso de stock en determinadas referencias, las acciones pertinentes pueden ser: valorar la cantidad global de Disponer de informes que sólo se ejecutan para observar, sirve para bien poco. Deben fomentar la toma de decisiones y ejecutar medidas para gestionar cada situación detectada. stock considerando otros almacenes, valorar si hay que suspender la compra de más material similar, examinar las ventas para detectar si han disminuido o si ha habido muchas devoluciones, etc. Página8

9 La combinación de registro exhaustivo de los movimientos + explotación frecuente y adecuada de la información + toma de decisiones es la que desencadena eficaces resultados de gestión. 9. Considere las estadísticas de ventas y de ventas no servidas en los procedimientos de compras Una empresa que compra basándose únicamente en las ventas pasadas es una empresa que decide aprovisionarse con una estrategia miope. Es necesario, además, considerar la fluctuación que puede haber en la demanda (factores como las temporadas, las campañas, la meteorología, la presencia de otros productos o las acciones de la competencia), y también es necesario considerar las roturas de stock sufridas. En el caso real comentado anteriormente, el gerente detectó que había un fallo importante en lo que respecta a cumplimentar adecuadamente los pedidos de sus clientes, casi siempre producidos por falta de stock. Este problema pudo haber surgido hace mucho tiempo y, si no se tiene en cuenta en los procedimientos de compras, puede fácilmente extenderse de manera indefinida. SAP Business One dispone de un asistente de planificación de necesidades de material (MRP) tremendamente intuitivo. Página9

10 10. Efectúe procedimientos de control y seguimiento con frecuencia Una adecuada gestión, sea del ámbito que sea, requiere la aplicación de los principios básicos de calidad, fundamentados en medir lo que se desea controlar, realizar un seguimiento y evaluar los resultados. Por lo tanto, la disponibilidad de informes y alarmas debe servir no únicamente con fines directivos destinados a la toma de decisiones, sino también debe atender a los principios básicos de gestión: control y seguimiento periódicos para detectar carencias y oportunidades de mejora. Todo sistema informático debe disponer de herramientas que permitan la elaboración de informes personalizados, que dé respuesta a las necesidades específicas de control de cada organización. Si desea más información, consúltenos sin ningún compromiso. Denos su opinión aportando un comentario pulsando aquí! 12 vitaminas imprescindibles para una empresa saludable Mejore la gestión: aplique pequeñas acciones que proporcionen grandes resultados. Página10

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