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1 TRIBUNA Las hojas de cálculo han muerto Viva el Bussines Intelligence! Gregorio Orrite Diez Director de Estrategia del Sector Privado de Informática El Corte Inglés En un escenario económico como el actual, en el que las empresas se mueven hacia la globalización, hacia las grandes operaciones de fusión o hacia las alianzas estratégicas, subyace un profundo cambio en los modelos de negocio. La economía mundial avanza en dirección a un nuevo modelo basado en el conocimiento, por encima de los demás factores económicos tangibles: un escenario en el que, la aparición y desarrollo de las nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) han contribuido a una mayor facilidad en la generación y el uso de conocimiento. F I G U R A 1 VOLUMEN DE DATOS QUE NECESITAN GESTIONAR LAS EMPRESAS EUROPEAS En la actualidad, la era de las soluciones de gestión ERP ya está superada. Dichas soluciones, aplicadas en la organización, han permitido ordenar las operaciones empresariales y que los datos de cada proceso fluyeran de forma sistemática hacia la contabilidad, facilitando que los directores financieros tuvieran un control global de todos los procesos de la compañía, de una forma más o menos accesible. La democratización en el uso de los ERPs, en todo tipo y tamaño de organizaciones, también ha supuesto la generación de un ingente volumen de información, que reside en las organizaciones y que hoy las empresas necesitan interrelacionar y convertir en información. Este incremento en el volumen de información a gestionar ha sido la causa para que el papel del director financiero en la organización no se limitara únicamente y exclusivamente al mundo de la contabilidad, sino que el mismo además tuviera que prestar un apoyo considerable a la Dirección General en el proceso de toma de decisiones. La Inteligencia de Negocio (o BI, en sus siglas en inglés) juega un papel muy importante en este sentido, ya que permite a las organizaciones analizar los datos que generan sus diferentes sistemas de información y optimizar sus infraestructuras tecnológicas Petabytes of Data Una solución de BI, de este modo, es una capa analítica que aporta un gran valor a las organizaciones y ofrece a sus directivos la posibilidad de tener una visión completa y global de la información, a través de una única plataforma. Todo ello de forma rápida y sencilla, dado que nos encontramos en un momento en el que el usuario necesita disponer de información veraz y actualizada en el menor tiempo posible. 42 pd

2 «Ante la situación actual en la que los recursos son caros, los márgenes se estrechan y las necesidades operativas de fondos ahogan a las compañías por falta de financiación, un proyecto BI puede aportar múltiples ventajas» En los últimos años, y debido precisamente a este valor, el nicho de mercado de soluciones software de Business Intelligence (BI) no sólo se ha mostrado más resistente a las embestidas de la crisis que otros segmentos del mercado de tecnologías de la información, sino que además está llamado a mantener unos ratios de crecimiento saludables. A modo de ejemplo, según las últimas previsiones de la consultora Gartner, el mercado mundial de soluciones software de Business Intelligence (BI) crecerá, en el año 2011, un 9,7% hasta alcanzar un volumen de negocio cercano a los millones de euros. APORTACIÓN REAL DE LAS HERRAMIENTAS Las organizaciones, en su inmensa mayoría, están operando en mercados altamente competitivos y deben tomar decisiones de negocio de forma muy rápida. Lo que hoy es verdad, mañana no vale y, además, este proceso de toma de decisiones debe implicar el menor riesgo posible para la organización. De este modo, podríamos decir que las soluciones de BI acercan a los departamentos empresariales de control de gestión, lo que hasta ahora era territorio exclusivo del área de tecnologías de la información. De este modo, se eliminan los cuellos de botella causados por la necesidad de transformar ingentes cantidades de datos en información, facilitando incrementar el conocimiento de los controlers sobre una determinada situación del presente o del pasado, o incluso para evaluar patrones que nos podrían ayudar a predecir comportamientos futuros. La estructura tecnológica de las soluciones de Business Intelligence se compone de un gran almacén de datos o Datawarehouse, que puede estar formado por diferentes almacenes de datos departamentales, llamados Datamart. Dichos almacenes recogen los datos presentes y pasados de todas las áreas empresariales, permitiendo que con el análisis de la información acumulada se puedan establecer patrones de actuación, aplicando herramientas de Datamining para predecir los comportamientos futuros. Si analizáramos el trabajo de los departamentos de control de gestión en las organizaciones, observaríamos con seguridad que el 80% de su tiempo se dedica a la extracción y depuración de datos de los diferentes sistemas informáticos empresariales; el otro 18%, a introducir y completar información en las diferentes hojas de cálculo utilizadas por la compañía y sólo un 2% de su tiempo, al análisis de la información, para la toma de decisiones que podrían corregir los errores producidos en la gestión de su organización. Además, este trabajo de escaso valor añadido para las compañías se repite mes a mes, porque las estructuras organizativas cambian continuamente, porque las necesidades de información son dinámicas o simplemente porque la información no es plana, sino que tiene distintas perspectivas. A modo de conclusión, las compañías hoy poseen, en su mayoría, unos departamentos financieros y contables formados por gente preparada y con un gran conocimiento de la organización, que realizan sin embargo labores puramente administrativas y de poco valor para su organización. Di- pd 43

3 tribuna nº 234 julio/agosto 2011 chos profesionales se ocupan de generar un reporting estático que, en la mayoría de los casos, cuando llega a manos de los gestores de las unidades de negocio, ya no les aporta ningún valor porque muestra únicamente situaciones pasadas y carece de recomendaciones. Ante la situación económica actual en la que los recursos son caros, los márgenes brutos se estrechan y las necesidades operativas de fondos ahogan a las compañías por la falta de financiación, un proyecto integral de Business Intelligence puede aportar a los Departamentos de Control de Gestión en las organizaciones múltiples ventajas, entre ellas: Reducir los errores en la información. Hacer que la información se transforme desde su tradicional concepto de poder en un medio para la toma de decisiones. Conseguir que la información esté disponible en el momento en el que se la necesite. Y es que resulta ridículo que, en un mundo en el que cualquier persona puede conectarse a Internet y analizar cualquier dato sobre cualquier tema, los responsables de las diferentes unidades de negocio de una organización no dispongan de información a tiempo sobre sus operaciones. La reducción del número de personas dedicadas a tareas administrativas y que no aportan valor al resto de la compañía. Una mayor coherencia de la información, que evitará la pérdida de tiempo y esfuerzo de los directivos en la comprobación de su veracidad. En definitiva, podemos decir que mediante un proyecto de BI, los departamentos financieros y de sistemas de información de las compañías, cubrirían los objetivos que se destallan en la Figura 2. PROCESOS DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUSTACIÓN Con todo lo comentado hasta el momento, y para ahondar aún más en los problemas con los que deben lidiar las compañías en la gestión de su información, nos centraremos en los procesos de presupuestación y planificación. Se trata de dos procesos muy importantes en las organizaciones y que, en la inmensa mayoría de ellas, todavía se siguen llevando a cabo a través de F I G U R A 2 OBJETIVOS QUE PODRÍAN ALCANZAR EL DEPARTAMENTO FINANCIERO Y EL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN CON UN PROYECTO DE BUSINESS INTELLIGENCE para los departamentos financieros Globales Proporcionar a los niveles directivos, información agregada, inmediata y fiable para la toma de decisiones para los departamentos de tecnología Empresariales Tácticos Técnicos Aplicar un Sistema de Control de Gestión como razón estratégica para la consolidación de la información gerencial Crear una estructura de información ejecutiva, a partir de los datos existentes en los sistemas transaccionales, según el lenguaje del negocio Detectar y controlar las inconsistencias de la información que puedan presentar los datos. Tablero de Alarma como ventana estructurada de los datos 44

4 hojas de cálculo. Los modelos de negocio de la organización residen en estas hojas de cálculo, que pasan de departamento en departamento, con la correspondiente pérdida de tiempo y riesgo de error en su manejo y actualización. permiten erradicar o por lo menos limitar la intuición y sustituirla por información estructurada. RETOS Y FACTORES A TENER EN CUENTA Un proceso de planificación y presupuestación, llevado a cabo con herramientas de BI de última generación permitiría, por otro lado, que de una forma ágil se reduzcan drásticamente los errores en la información y que se puedan simular situaciones futuras, basadas en patrones. Las soluciones de BI aplicadas a estos procesos también permitirían llevar a cabo la planificación dentro de unos modelos de negocio futuros, con estructuras organizativas diferentes a las actuales, pero con datos pasados, impulsando la capacidad de proyección en la toma de decisiones. En estas áreas, con las herramientas de Business Intelligence, también se podrían planificar fácilmente ofertas para clientes en función de sus propios departamentos. Se trata, en definitiva, de unas tecnologías que eliminan gran parte del riesgo inherente a la toma de decisiones, dado que Los beneficios descritos de las modernas soluciones de BI y la disponibilidad en el mercado de un importante número de estas herramientas invitaría a pensar que su implantación es poco menos que automática y sus aportaciones garantizadas. Sin embargo, nada más lejos de la realidad, pues se trata de unas aplicaciones complejas, que se nutren de información de toda la organización y cuyo valor estratégico exige una adecuada parametrización y adaptación a cada compañía. En este sentido, la elección del integrador y del proveedor de servicios adecuado resulta clave para el éxito del proyecto. Pero, cuáles son las principales aportaciones del integrador de herramientas de BI? El despliegue de herramientas de Inteligencia de Negocio normalmente lleva asociado un pd 45

5 tribuna nº 234 julio/agosto 2011 proceso laborioso de definición de indicadores, decisivos para que el sistema realmente aporte la información y los análisis requeridos. Se trata de un proceso prolongado en el tiempo, en el que intervienen múltiples personas de la organización. La experiencia del integrador tecnológico en este tipo de procesos permitirá que este tiempo de definición se reduzca al máximo, con un impacto directo en los costes y en la efectividad de la implantación. El integrador, asimismo, actúa como dinamizador de los proyectos de BI en cada organización, gracias a su conocimiento de las tecnologías disponibles y de su apoyo para alinear los objetivos estratégicos de la Dirección General con los objetivos particulares de cada departamento, asegurando la adecuada configuración de los Cuadros de Mando. Además del apoyo del integrador, existen otros puntos importantes para asegurar el éxito en un despliegue de BI, como invertir el tiempo y esfuerzo necesarios en la definición de requerimientos por parte de la organización, para asegurar, desde el primer momento, un adecuado enfoque del negocio. Conseguir la esponsorización de la Dirección General y de los usuarios también resulta crucial. Personas claves de la organización deben seguir involucradas en el proyecto de Inteligencia de Negocio hasta el final y, además, la compañía integradora debe ser capaz de estructurar un proceso de despliegue que permita alcanzar unos resultados rápidos, desde el primer momento. Y es que, una vez que las funcionalidades ya están en marcha, es cuando los usuarios realmente se dan cuenta de la información de la que antes no disponían, venciendo las posibles resistencias en la organización. extrañar, dada su gran aportación a la mejora del análisis y de la recopilación de datos, en apoyo a la toma de decisiones. Se trata, asimismo, de unas herramientas en continua evolución. En la actualidad, dichas soluciones evolucionan, por un lado, hacia la Inteligencia de Negocio en memoria, que evita la necesidad de construir tablas agregadas, cubos precalculados, etc., agilizando las consultas de los usuarios de manera muy importante. La mayoría de estas soluciones, asimismo, antes se basaban en arquitecturas jerárquicas y, ahora, evolucionan hacia arquitecturas asociativas, dotando a los usuarios de unas mayores capacidades para el análisis, al permitir la fácil creación de nuevas consultas sin recurrir a dimensiones fijas. Otra vía importante para la evolución de estas herramientas, en la actualidad, son las nuevas tendencias en provisión de tecnologías como el Cloud Computing o el Software como Servicio (SaaS) que permitirán que compañías de todos los tamaños y, en especial las PYMEs, puedan acceder a unas herramientas de análisis más potentes, sin la necesidad de despliegues prolongados y de invertir en la adquisición de licencias. Las tecnologías Web 2.0, asimismo, han abierto un mundo nuevo para la evolución de las soluciones de BI y para su aplicación en las empresas. Las compañías que interactúan con sus clientes a través de Internet, ahora, podrán configurar ofertas personalizadas en función de sus patrones de comportamiento en la Red, interactuar en las Redes Sociales, recopilando la información disponible para facilitar el conocimiento de sus clientes y para la resolución de problemas, así como un largo etcétera de posibilidades. 46 Para asegurar estos rápidos resultados, por otro lado, en la mayoría de proyectos de BI el integrador ya ofrece a las compañías Cuadros de Mando preconfigurados que, una vez probados, siguen un proceso de evolución y mejora como base para las siguientes fases del proyecto. EL FUTURO DE LAS SOLUCIONES BI Según estudios de mercado, el despliegue de herramientas de Business Intelligence es una de las prioridades para muchas compañías en relación con sus sistemas de información. Y no es de Gracias a las nuevas tecnologías de Inteligencia de Negocio estamos entrando en una nueva era del aprovechamiento y gestión de la información, con el objetivo de conseguir que las organizaciones públicas y privadas puedan ser más ágiles, más flexibles y, en definitiva, más rentables. COMENTEESTEARTÍCULO En

6 Para quienes en su trabajo lo dan todo TODO Renta 95,70 Toda la información necesaria para realizar la Declaración del IRPF y Patrimonio a través de comentarios, atenciones y sencillos ejemplos. TODO Social 129,00 Comenta y analiza toda la normativa vigente en materia en materia social, tanto del Derecho del Trabajo, de la Seguridad Social, del Procedimiento Laboral y de la Prevención de Riesgos Laborales. TODO Declaraciones Fiscales 96,70 Una completa guía de declaraciones y obligaciones tributarias clasificadas por tipo de actividad empresarial o profesional. TODO Fiscal 149,80 El anuario fiscal más completo y actualizado de la oferta editorial española que ofrece la amplia experiencia de un equipo de autores especializados, volcada en los comentarios, que son una excelente orientación para el lector. TODO Prevención Riesgos Laborales 139,40 Medio Ambiente y Seguridad Industrial Respuestas, con un enfoque práctico y sencillo, a los problemas referentes a Prevención de Riesgos Laborales, medio ambiente, y Seguridad Industrial. Constituye también un complemento en la integración de los sistemas de gestión en las empresas. TODO IVA 86,30 Orientado a hacer comprender la técnica de este tributo mediante sencillas explicaciones y numerosos ejemplos y supuestos prácticos. TODO Procedimiento Tributario 119,60 Todo lo que necesita para afrontar los distintos procedimientos administrativos existentes en el ámbito tributario o fiscal. TODO Contratación Laboral 98,80 Conozca y redacte correctamente cualquier modalidad contractual con la seguridad de estar dentro del marco legal vigente. TODO Sociedades 88,40 La mejor guía del mercado para conseguir el mayor ahorro fiscal realizando unas declaraciones ajustadas a las exigencias legales. TODO Contabilidad 138,30 Una panorámica completa de la contabilidad, actualizada y comentada con rigor por los mejores expertos en base a los nuevos PGC s. TODO Seguros 98,80 Análisis riguroso y práctico de toda la regulación vigente en materia de seguros, a través comentarios de expertos y ejemplos. Estructurado en 5 partes: Aspectos generales; El contrato de seguro; La mediación se seguros y reaseguros; Los ramos del seguro; y Contabilidad aseguradora y solvencia. TODO Protección de Datos 105,04 La mejor guía que existe en el mercado para el profesional que se enfrenta a la labor de gestionar la adecuación y la implantación de la normativa de protección de datos en una empresa u organización. TODO Extinción del Contrato de Trabajo 96,70 Mediante comentarios, atenciones, referencias normativas y jurisprudenciales, todo lo relativo a la extinción de los contratos de trabajo, junto a las implicaciones fiscales. TODO Sucesiones 87,40 Recoge toda la información actualizada para poder efectuar la gestión práctica del Impuesto de Sucesiones y Donaciones. TODO Transmisiones 87,40 Desde un punto de vista muy práctico, todo lo que necesita para la gestión del Impuesto sobre Transmisiones. Aborda, una a una, las particularidades de cada modalidad del impuesto: Transmisiones Patrimoniales Onerosas, Operaciones Societarias y Actos Jurídicos Documentados. TODO Seguridad Social 98,80 Respuestas a cualquier duda relacionada con la Seguridad Social. TODO IGIC 86,30 Aborda tanto los aspectos conceptuales del Impuesto General Indirecto Canario como los más prácticos, de obligado conocimiento para el profesional tributario. TODO Sociedades Mercantiles 125,84 Toda la información necesaria para crear, disolver, transformar y administrar una sociedad a través de soluciones prácticas, directamente aplicables a cada situación empresarial. Adquiéralo en la tienda on line en tienda.wke.es o llamando al

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