Héctor Saravia. Digitalización con Valor Legal (Micrograbación) ONP Visión Estratégica

Transcripción

1 Héctor Saravia Digitalización con Valor Legal (Micrograbación) ONP Visión Estratégica 1

2 Digitalización con Valor Legal - Agenda I. MICROFORMAS - DEFINICIONES MICROFORMAS - PROCESO II. III. CASO OFICINA NACIONAL DE PENSIONES - ONP IV. PROYECTO RIA 2

3 Digitalización con Valor Legal - Microformas La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a inicios de los 90 s a fin de dar seguridad al proceso técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los documentos digitalizados. Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de supervisión pero también es el responsable Penal por alguna irregularidad. A través del proceso de microformas el documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido este proceso. Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos. 3

4 Requisitos para certificar una LPM Normas Legales y Reglamentarias Decreto Legislativo Nº 681 Decreto Supremo Nº JUS Resolución N EF/ CONASEV (ahora SMV) Ley Nº Decreto Legislativo N 827 Decreto Supremo N TR Decreto Supremo Nº JUS Normas Técnicas NTP Micropelículas y microfichas NTP Medios de archivo electrónico Las Normas Técnicas Peruanas NTP, NTP-ISO o Especificaciones Técnicas propias declaradas por la organización aplicables a su sistema de producción de microformas (NTP ISO :2009 Calidad) 4

5 Normas Legales Requisitos técnicos Los procedimientos técnicos empleados en la confección de las microformas, sus duplicados y sus copias fieles deben garantizar los resultados siguientes: a) Que las microformas reproducen los documentos originales con absoluta fidelidad e integridad. b) Que las microformas obtenidas poseen cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a los documentos originales. c) Que los microduplicados sean reproducciones de contenido exactamente igual a las microformas originales y con similares características. 5

6 Normas Legales Requisitos técnicos d) Que a partir de las microformas y de los microduplicados puede recuperarse, en papel u otro material similar, copias fieles y exactas del documento original que se halla micrograbado en aquellas. e) Que las microformas bajo la modalidad de documentos producidos por procedimientos informáticos y medios similares tengan sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad. Asimismo, cuando en esta modalidad de microformas se incluya signatura o firma informática, ésta deberá ser inalterable, fija, durable y comprobable su autenticidad en forma indubitable, esta comprobación deberá realizarse por medios técnicos idóneos. 6

7 Normas Técnicas Estructura y contenido Conjunto de requisitos formales y técnicos aplicables a la organización, su personal, sistema productivo, procesos y sus productos. Ordenados y especificados por la propia organización de acuerdo a las tecnologías disponibles (Software y Hardware). Con la capacidad de cumplir como mínimo con los requisitos de idoneidad, calidad y seguridad exigidos por la Ley y las Normas Técnicas. Exige que exista la trazabilidad necesaria que sustente el accionar de las personas que intervienen en la LPM. Tiene la flexibilidad necesaria para incorporar cambios de tecnologías emergentes que cumplan con Normas Técnicas Internacionales o especificaciones técnicas propias declaradas por la organización. 7

8 Normas Técnicas Estructura y contenido Exige que las imágenes producidas en una LPM sean almacenadas en un Microarchivo que reúne condiciones mínimas de conservación y seguridad de las microformas. El Acceso al Microarchivo siempre debe ser realizado por la empresa certificada y el «Tercero Neutral». Certificación del LPM: Idoneidad técnica de la capacidad de la organización para producir microformas de calidad, acorde con el cumplimiento de las normas legales, técnicas y contractuales. Certificación de Microarchivo: Idoneidad técnica de la capacidad de la organización para almacenar microformas con la seguridad necesaria que garantice su conservación. Las actividades realizadas en la LPM se reflejan en instrumentos públicos (Actas) que deben ser suscritas por el dueño de los documentos, la empresa certificada y el Fedatario Informático. NOTA. Las normas técnicas evolucionan a menor velocidad que las transformaciones tecnológicas, por lo tanto los responsables de aplicar estas normas deben tener cuidado de utilizar las ediciones apropiadas acorde con la tecnología de elaboración del tipo de microforma que utilizan en 8sus procesos.

9 Requisitos para Certificar LPM La organización debe elaborar un manual para conseguir un Certificado de Idoneidad Técnica de su Sistema de Producción de Microformas Manual del Sistema de Prod de Microformas Manual de Normas Legales y Reglamentarias Aplicables Manual de la Organización Manual de Procedimientos Manual Integral de Seguridad Informática Manuales de la Línea Central y Estaciones Remotas de MFs 9

11 Microformas - Procesos Almacen de Microarchivo Copias Fieles ARCHIVO CENTRAL Microduplicados Usuarios Finales LINEA DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS CERTIFICADA POR INDECOPI Sistema de Gestion Documental 11

12 Microformas LPM y extensiones 12

13 Microformas Responsabilidad del Fedatario 13

14 Etapas del proceso de la LPM ETAPAS Y ACTAS DEL PROCESO Acta de Apertura Fedatación Acta de Cierre por cada Medio Acta de Ingreso al Microarchivo Preparación Inicio de Recepción de documentos Digitación Digitalización Control de Calidad Firma Digital Acta de Conformidad de Medios Quemado de Medios Testimonio del Fedatario ANTES MES X DESPUES Inicio del Proceso de Micrograbación Inicio de Ciclo de Producción Cierre de Ciclo de Producción Fin del Proceso de Micrograbación 14

15 Actas del Proceso de la LPM - Microarchivo Acta de Apertura: Una por cada proceso, describe los tipos documentales que se planifica micrograbar. Acta de Cierre: Uno por cada medio portador, se debe describir las cantidades y tipos documentales que han sido micrograbados. Acta de Conformidad: Un Acta al término del proceso; debe describir cada uno de los medios portadores identificando los números de serie de cada medio. Testimonio: Documento en el que el Fedatario describe el proceso y hechos de relevancia. Actas de Ingreso y Salida de medios al microarchivo. 15

16 Contenido de Medios Portadores Cada medio portador (DVD, CD, Discos Ópticos, etc.) debe contener como mínimo lo siguiente: a) Tarjeta Calibradora de inicio del proceso. b) Acta de Apertura del proceso. c) Archivos Intermedios: i. Imágenes digitalizadas ii. Índices de las imágenes (BD metadata) iii. Software visor de las imágenes e índices iv. Software verificador de firmas digitales d) Acta de Cierre del medio portador. e) Tarjeta calibradora final del proceso. Cada medio portador debe ser reproducible por si mismo. 16

18 Situación Actual ONP Producción menor a la requerida (Stock) Procesos lentos y engorrosos No se cuenta con información centralizada Imagen institucional desacreditada Clientes insatisfechos (asegurados/pensionistas) Alto número de juicios por pagos de pensiones 18

19 Trámites engorrosos Tiempos de Atención 1er. Trámite Terminados Fuente: NSTD/NSP Enero 2006 a Junio er Trámite

20 Registro Individual del Aportante (RIA) 20

21 Iniciativas de mejora Solución Problema Sistemas de Información Corto Plazo (1 año a o o menos) Tablero de Control Mediano Plazo (1 a 3 años) a Registro Individual del Aportante (RIA) Largo Plazo (mas de 3 años) a Producción Etapa I: Carga de BD de Aportes SUNAT Micrograbación I (1) Verificación Digital I (2) Etapa II: Micrograbación I Digitación Aportes (3) Micrograbación II (4) Verificación Digital II (5) Etapa III: Poblamiento fuente Formulario de Aportes Verificación Campo (6) Certificado de Aportes Imagen Institucional Procesos (1) Orcinea Lima AP ( 15 emp.) (2) Consulta de Aportes Digitales (3) Digitación Futuros Pensionistas Servicio al Pensionista Servicio a Otras Entidades Mejora de Procesos (4) Orcinea Provincias Adicionales AP (5) Integración con Sistemas Actuales (6) Verificación de Aportes Complementaria 21

22 RIA Uso de microformas en procesos Situación Actual OYR Recepción de solicitudes y armado de expediente 5 días Generación y aprobación de planillas 3 dias VERIFICACIÓN Verificación de plantillas y Control de Calidad 20 a 60 días Anexado de Solicitudes 40 dias CALIFICACIÓN Determinación del derecho y calculo de Pensión Inicial 110 días TOTAL 178/218 DIAS EMISIÓN DE BONOS PAGO DE PENSIÓN *ACP *ORCINEA *Plantillas (campo) *Doc. supletoria Situación Propuesta Convenios Interinstitucionales con RENIEC, SUNAT, etc. OYR Solicitud a partir de record de aportes 3 días VERIFICACIÓN MINIMA Verificación de plantillas y CC 5 días CALIFICACION Determinación de derecho y calculo de Pensión Inicial 15 días EMISIÓN DE BONOS PAGO DE PENSIÓN Base de Datos Centralizada TOTAL 23 DIAS RIA SUNAT ACP ORCINEA Plantillas (campo) Doc. supletoria 22

24 RIA Propósito del nuevo proceso Contar con el Registro Único de la Cuenta Individual del Asegurado Reducir el tiempo de atención de la solicitud de pensión. Generar los Certificados de Aportes para los asegurados en forma periódica. Reducir el número de impugnaciones y de procesos legales Etapa I Micrograbación (En ejecución) 9 325,268 imágenes de 44,000 Libros de Planillas (15 Empleadores principales), tamaño A0, A1, A2 y A ,233 imágenes de formularios trabajadores y empleadores (ORCINEA), tamaño A3, A4. Objetivo: Generar base de datos de Imágenes indizadas con valor legal de documentos más importantes de Archivos de ORCINEA y de Planillas; permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo laboral de futuros pensionistas y contar con respaldo ante posibles contingencias de deterioro y/o destrucción de los documentos, los que están sometidos a permanente consulta. Plazo: 24 meses (3m Pre-Operativa; 21m Operativa) 24

25 Micrograbación Etapa Pre Operativa Adecuación de último piso de una Playa de Estacionamiento. Aprox. 500 m2 25

26 Micrograbación Etapa Pre Operativa Adecuación del Sótano de una Playa de Estacionamiento. Aprox. 450m2 26

27 Micrograbación Etapa Pre Operativa Ultimo Piso luego de las adecuaciones 27

28 Micrograbación Etapa Pre Operativa Sótano luego de las adecuaciones 28

29 Micrograbación Etapa Operativa Sistema Integrado de Micrograbación 0 1 Recepción de documentos ORCINEA y AP 0 2 Preparación de Documentos 0 3 Digitalización de Documentos 0 4 Doble Digitación de Índices 0 5 Control de Calidad al 100% físico y lógico 0 6 Revisión Muestral 0 7 Valor legal de la microforma 0 8 Devolución de documentos 0 9 Generación de Medios 1 0 Microarchivos Línea Certificada con Valor Legal Sistema Integrado de Gestión y Operación técnicos especializados Capacidad para operar 24 horas Producción + 100,000 folios diarios Alta compresión de imágenes a color Fedatarios Informáticos Juramentados Bóveda de Microarchivo Certificada 29

30 Micrograbación Equipos del Servicio Documentos Libros y Padrones SCAMAX 422CD SUPRASCAN AII SUPRASCAN A0 Velocidad: 150 ppm, captura anverso y reverso a la vez. Procesa documentos con grapas y clips. Tamaños: A3, A4, A5 Alta Resolución a color Formatos grandes hasta A1 (59.4 x 84.1 cm), Software de aplanamiento de imágenes Alta Resolución a color Formatos grandes hasta A0 (84.1 x cm) Software de aplanamiento de imágenes KODAK I1420 A3 FLATBED 30

31 Organización de la LPM GESTIÓN OPERACIÓN 320 personas 31

32 Estado del Proyecto 21.18% Avance del Cronograma del Plan de Trabajo de la Etapa Operativa MES PLAN APROBADO % CUMP. MAESTRO ONP Mayo 803, , % Junio 1,714, , % Julio 2,057, ,403, % Agosto 2,092, ,351, % Septiembre 2,071, ,140, % Avance de Plan de Producción Maestro del Servicio Avance Acumulado al 30/09/11 Detalle % Desv. Plan de Producción maestro Planificada 21.18% Aprobada 20.94% -0,23% 32

33 Gracias GMD 33