MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLAN GENERAL DE TRABAJO ARCHIVOS PÚBLICOS. Ministerio Secretaría General de la Presidencia

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLAN GENERAL DE TRABAJO ARCHIVOS PÚBLICOS Ministerio Secretaría General de la Presidencia

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. DIRECTRICES GENERALES 2. PLAN GENERAL DE TRABAJO 2.1 PLAN ESPECÍFICO PRIMERA FASE HITO Nº 1: Diseño de una metodología de organización de los documentos HITO Nº 2: Organización e identificación física de los documentos HITO Nº 3: Catastro de Series Documentales 2.2 PLAN ESPECÍFICO SEGUNDA FASE HITO Nº 1: Envío de documentos al Archivo Nacional HITO Nº 2: Eliminación de documentos 2.3 PLAN ESPECÍFICO TERCERA FASE HITO Nº 1: Diseño de cronograma de trabajo HITO Nº 2: Catalogación documental HITO Nº 3: Almacenamiento e Identificación de documentos HITO Nº 4: Habilitación de depósito para archivo HITO Nº 5: Manual de procedimientos gestión de archivos HITO Nº 6: Encargado de archivo 3. GLOSARIO 4. BIBLIOGRAFÍA

3 TABLA DE CONTENIDOS En el marco de la implementación de la Ley N sobre Acceso a la Información Pública, la Comisión de Probidad y Transparencia, dependiente del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, ha elaborado este Manual de Procedimientos cuyo objetivo es entregar herramientas para organizar y describir los archivos de documentos de los distintos organismos de la Administración, a fin de facilitar el cumplimiento de la nueva normativa. El desarrollo de este documento ha contado con el apoyo de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAM. Este Manual se organiza como un Plan de Trabajo estructurado en tres fases, las que deben ser entendidas como una recomendación para los servicios y organismos públicos, en la tarea de organizar y describir sus archivos. REVISIONES DEL MANUAL Nº REVISIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN PÁGINA ELABORADA O MODIFICADA 3

4 . 1 DIRECTRICES GENERALES El manejo y proceder respecto de la documentación de una institución contempla entre sus lineamientos básicos, lo siguiente:» Todos los documentos generados por los funcionarios de un servicio u organismo público, en cumplimiento de sus funciones como tales, y los documentos generados por mandatos del servicio a personas naturales y jurídicas externas, se consideran como parte integrante del patrimonio documental de dicho servicio u organismo.» En el patrimonio documental del servicio están respaldadas sus políticas, responsabilidades legales y administrativas. En este sentido, todo documento tiene información y, consecuentemente, se hace imprescindible su control.» Los documentos son únicos, en tanto cada trámite, resultado de una acción administrativa, generada por actividades desarrolladas en respuesta al cumplimiento de las funciones de las entidades, produce en un tiempo y espacio jurisdiccional un solo documento original. El hecho de ser únicos y constituir una fuente primaria de información y prueba jurídica que se deriva de ello, demanda cuidados especiales de conservación. Para hablar efectivamente de Archivo, los documentos han de estar organizados y su información accesible para su uso, en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario especialmente nombrado para el cumplimiento de dicha labor, generalmente denominado encargado de archivos. Esta persona podría tener además a su cargo un equipo de apoyo en aquellos casos en que el volumen de los documentos generados y administrados por el servicio así lo ameriten. El perfil que debiera tener este encargado se señala en la Tercera Fase del Plan de Trabajo, Hito N 6. Cabe tener presente que los documentos de carácter personal y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los institucionales. 4

5 2.PLAN GENERAL DE TRABAJO El Plan contempla tres fases, que deben ser entendidas como una recomendación a los servicios y organismos públicos para la organización y descripción de sus archivos. Asimismo, dependiendo del estado de situación particular que presente el archivo en un determinado servicio, se puede comenzar por la primera, segunda o tercera fase de este Plan de Trabajo. PRIMERA FASE Objetivo: Control de los documentos (qué, dónde y cuándo) Procedimiento: Organización documental Producto: Catastro de documentos SEGUNDA FASE Objetivo 1: Envío de documentos al Archivo Nacional Objetivo 2: Eliminación de documentos Procedimiento 1: Decreto con Fuerza de Ley N e Instructivo para la solicitud de transferencias documentales a unidades dependientes de la Subdirección de Archivos Nacionales. Procedimiento 2: Tabla de eliminación de documentos de acuerdo a normativa aplicable. Producto: Envío al Archivo Nacional Eliminación física de documentos. TERCERA FASE Objetivo: Sistematización de información Procedimiento: Planilla Excel normalizada Producto: Base de datos normalizada 5

6 2.1. PLAN ESPECÍFICO PRIMERA FASE Objetivo: Control de los documentos (qué, dónde y cuándo) Procedimiento: Organización documental Producto: Catastro de documentos El objetivo primordial de esta fase es que los servicios u organismos tengan control sobre los documentos que conservan y estén en condiciones de responder a tres preguntas básicas: QUÉ documentos conserva? De CUÁNDO son estos documentos? DÓNDE están estos documentos? Para dar respuesta a estas tres interrogantes se ha elaborado una herramienta que permite construir, de manera simple y normalizada, un CATASTRO DOCUMENTAL. CÓMO HACER UN CATASTRO DOCUMENTAL? El Catastro Documental es una herramienta que permite sistematizar ciertos campos de información necesarios para controlar mínimamente la documentación que se conserva en cada servicio. Es fundamental entender que cuando hablamos de documentos nos referimos al expediente, es decir, a la unidad formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. En este sentido, un expediente puede ser un volumen empastado, una rendición, una carpeta de personal, un informe, etc. Existen tres hitos básicos que permiten la elaboración de este Catastro: 1. Diseño de una metodología de organización de los documentos. 2. Organización e identificación física de los documentos. 3. Sistematización de la información. HITO Nº 1: Diseño de una metodología de organización de los documentos Para proceder a organizar los archivos públicos es necesario que previamente se defina cómo se llevará a cabo este proceso. La elaboración de una metodología de organización se hace sobre la base de dos procesos secuenciales: 6

7 1. Clasificación: En su sentido más simple, clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos, o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. En el caso de la clasificación documental, ésta debe responder, en primera instancia, al organigrama institucional, y en segunda, al tipo de documento (serie documental), trátese de oficios, memorandos, balances, entre otros. 2. Ordenamiento: Ordenar es el segundo procedimiento que ha de aplicarse a los documentos. Es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto, en este caso documentos de una serie documental, relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. Cada serie de documentos tendrá su propio criterio de ordenamiento, según sea su contenido. Normalmente, los criterios de ordenamiento son: cronológico, alfabético, onomástico, temático y geográfico. El producto final del diseño de una metodología de organización documental es el Cuadro Clasificatorio de Documentos: La estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización. Resulta recomendable que sea el encargado de archivos cuando exista- el que elabore el Cuadro Clasificatorio. Para ello, se sugiere utilizar el criterio orgánico-funcional, que reproduce las estructuras administrativas que éste posee. CUADRO CLASIFICATORIO DE DOCUMENTOS Archivo Fondo Sub Fondo Sub - Sub Fondo Serie Documental Ministerio Intendencias Gobernaciones Municipalidades Notarios Judiciales Conservatorios Servicios Públicos respectivos de cada archivo Ministerial Funciones (Dependencias) Sub Funciones (Sub Dependencias) Oficios, Resoluciones, Actas, Proyectos, Balances, Bienestar, Comisiones de Servicio, Convenios, Contratos, Difusión, Capacitación, Libro Mayor, Inventario de Bienes, otros. 7

8 HITO Nº 2: Organización e identificación física de los documentos Teniendo definido el Cuadro Clasificatorio de Documentos, es posible organizar e identificar los documentos de archivo. Recomendaciones: 1. Catastrar los espacios físicos donde se conservan actualmente los documentos de archivo (incluyendo depósitos, bodegas, contenedores, closets y cualquier espacio donde se encuentren documentos que hayan finalizado su tramitación). Para esto, se recomienda utilizar la planilla Catastro Depósitos de Archivos incluida en el Anexo Nº 1 de este Manual. 2. Asegurar que las llaves de acceso a estos depósitos estén disponibles. 3. Evaluar las condiciones que presenta el recinto, especialmente en materia de seguridad (control de acceso) y ambiental (medidas mínimas de protección destinadas a evitar una excesiva acumulación de polvo, presencia de roedores e insectos y humedad). 4. Formar un equipo de trabajo, según la cantidad de espacios físicos o depósitos de documentos y la cantidad de documentos que se conservan en su interior. 5. Tomar todas las medidas de seguridad pertinentes, incluyendo mascarillas y guantes. El proceso de organización e identificación física de los documentos incluye tres acciones fundamentales y dos acciones complementarias. Acciones fundamentales: 1. Organización física de los documentos: La organización física de los documentos permitirá saber qué documentos tiene un servicio público y de cuándo son, es decir, cuál es su cronología. Considerando la práctica y procedimientos archivísticos generalmente aceptados, se procederá a organizar físicamente los documentos, de acuerdo al Cuadro Clasificatorio que ha sido definido previamente. Para el logro de este objetivo se realizarán las siguientes tareas:» Clasificación de las unidades documentales: Esta labor implica la agrupación física de las unidades documentales en series documentales, de acuerdo a su principio de origen y/o función. Por ejemplo: Correspondencia Recibida o Enviada, Resoluciones, Antecedentes de Proyectos y otras.» Ordenamiento físico de los documentos: Cada una de las series documentales de los distintos fondos y sub-fondos de los servicios que ha sido agrupada físicamente, será ordenada internamente de acuerdo al criterio que mejor corresponda, sea cronológico, por materia, onomástico, geográfico u otro. En este proceso es recomendable utilizar cajas u otro tipo de contenedor, especialmente cuando la documentación no se encuentre empastada, de tal forma de mantener la organización que se le ha dado. 8

9 2. Identificación física de las series documentales Definidas las series documentales y ordenadas internamente, es fundamental proceder a identificarlas externamente. Para ello es recomendable utilizar un marbete (rótulo o etiqueta) que contenga datos mínimos que permitan una rápida identificación de los documentos. De este modo, se podrá tener plena certeza respecto de dónde está el documento. En el Anexo Nº 2, se incluye un modelo de marbete. 3. Identificación general de la documentación Se recomienda que las series documentales correspondientes a documentos oficiales queden ubicadas físicamente en un solo sector del depósito e identificadas externamente con un marbete especial que tenga la siguiente glosa: ENVIO AL ARCHIVO NACIONAL. Esto es con el propósito de tener identificados los documentos que deben ser enviados al Archivo Nacional, de acuerdo a los procedimientos que esta institución posee en esta materia. Es recomendable que en este proceso se tome contacto con el Archivo Nacional, con el objetivo de precisar qué documentación debe ser enviada 1. Acciones complementarias: Durante el proceso de organización e identificación física de los documentos es recomendable realizar dos acciones complementarias a las ya definidas: 1. Conservación preventiva La conservación preventiva tiene por objetivo asegurar la adecuada conservación de los documentos. Incluye dos niveles: Nivel 1: Asegurar que el espacio físico donde se conservan los documentos cumpla con las mínimas condiciones para evitar que se dañen, entre ellas las siguientes: que el espacio no presente filtraciones de agua, que el cielo y el piso estén en buenas condiciones, que no existan roedores e insectos, que no sea húmedo, buen estado de la red eléctrica y un sistema que restrinja el acceso a cualquier persona 2. Nivel 2: Asegurar la preservación de los documentos mediante las siguientes acciones:» Quitar todos los objetos que puedan ser dañinos a los documentos, tales como clips, gomas, cinta scotch y otros elementos que puedan ser perjudiciales.» Remover papeles borradores, marcadores, clasificadores, entre otros.» Plegar los registros que son más grandes que el tamaño oficio.» Limpiar con un paño suave el polvo que esté depositado en los documentos. 2. Retiro de documentación que se encuentre en muy mal estado de conservación física. Se entiende por muy mal estado de conservación física, todo documento que presente severo daño físico y cuyo contenido sea ilegible. Los documentos deben ser retirados del archivo o depósito e inventariados en la medida de lo posible. En el caso que no se disponga de otro espacio físico, estos documentos deben estar reunidos en un solo lugar, almacenados en cajas identificadas exteriormente con un cartel que tenga la siguiente glosa: DAÑO FÍSICO SEVERO. Tal circunstancia debiera ser notificada por el encargado de archivos a su jefatura, con el fin de que se tomen las medidas administrativas correspondientes. 1 Ver documento de trabajo del Archivo Nacional, link: También se puede recurrir a Anexo 4C de este Manual. 2 En la Tercera Fase del Plan de Trabajo, Hito N 4, se describe el procedimiento más avanzado de la habilitación de depósito de archivo. 9

10 HITO Nº 3: Catastro de series documentales Con el objeto de tener un acceso eficiente y eficaz a la información contenida en los documentos, se ha elaborado la planilla Catastro de Documentos de Archivo incluida en el Anexo Nº 3 de este Manual. Esta planilla debe ser completada para el 100% de los documentos de archivo que conserva un servicio. Se recomienda que sea el Encargado General del Archivo (en el caso que se haya designado uno) quien complete esta planilla. Recomendaciones En el caso que el servicio no tenga un Archivo Administrativo Central, se recomienda que, además de designar un Encargado General, se nombre también un Encargado Específico en cada una de las divisiones, departamentos u oficinas que sean parte del servicio. En caso que el Servicio tenga parcialmente un Archivo Central, esto es, sólo con algunas unidades, el Encargado General deberá solicitar el nombramiento de un Encargado Específico en cada una de las unidades del Servicio que no sean parte del Archivo Administrativo Central. El Encargado General debiera ser quien instruya al Encargado Específico respecto de los procedimientos y herramientas descritas en este Manual. El Equipo Técnico Archivos Públicos, de la Comisión de Probidad y Transparencia, podrá apoyar a los encargados en sus respectivos servicios. Aquellos servicios que cuenten actualmente con una base de datos que les permite acceder de forma eficaz y eficiente al 100% de la documentación que conservan, no requieren elaborar este catastro. 10

11 2.2. PLAN ESPECÍFICO SEGUNDA FASE Objetivo 1: Envío de documentos al Archivo Nacional Objetivo 2: Eliminación de documentos Procedimiento 1: Decreto con Fuerza de Ley N e Instructivo para la solicitud de transferencias documentales a unidades dependientes de la Subdirección de Archivos Nacionales. Procedimiento 2: Tabla de eliminación de documentos de acuerdo a la normativa aplicable Producto: Envío al Archivo Nacional- Eliminación física de documentos Para la Segunda Fase del Plan de Trabajo se han definido dos hitos fundamentales; el primero es el envío de documentos oficiales de los servicios públicos al Archivo Nacional, de acuerdo a lo que establece el Decreto con Fuerza de Ley N y el Instructivo para la solicitud de transferencias documentales a unidades dependientes de la Subdirección de Archivos Nacionales. El segundo hito tiene que ver con la eliminación de documentos en conformidad a la normativa vigente sobre la materia. Respecto de la documentación electrónica, y de acuerdo a lo señalado en la Circular N 051 del 9 de febrero de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, cada institución debe mantener un repositorio de documentos electrónicos en las condiciones definidas en el párrafo 4º del Decreto N 81, de 2004, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, y por los plazos indicados en los artículos 6º, 7º y 9º del Decreto N 77, de 2004, del mismo Ministerio. A continuación se entregan antecedentes de la normativa que regula el manejo de documentación electrónica en la Administración del Estado. Normativa en el uso de documentación electrónica La regulación y los efectos legales del documento electrónico 3, como instrumento de la Administración del Estado, se reconoce con la entrada en vigencia de la ley N , sobre Firma Electrónica, y la posterior dictación de su reglamento 5. Posteriormente se dicta la Ley N , sobre Procedimientos Administrativos, la que consagra en su artículo 5 el principio de la escrituración, al señalarse que el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito o por medios electrónicos. Por su parte, el artículo 6 de la Ley N , señala que los órganos del Estado podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro del ámbito de su competencia, suscribiéndolo por medio de firma electrónica, con excepción de aquellas actuaciones para las cuales la Constitución Política o la ley exijan una solemnidad que no es susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ella 6. 3 La Ley N , define en su artículo 2 el documento electrónico como toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior. 4 Publicada en el Diario Oficial de 12 de abril de Decreto N 181, de 17 de agosto de 2002, del Ministerio de Economía. 6 La Ley N sobre Procedimientos Administrativos, habla en su artículo 18 de expediente electrónico y en el artículo 19 de la utilización de medios electrónicos, y consagra el principio de la escrituración, en su artículo 5, señalando que el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia. Ver link: 11

12 El Reglamento de la Ley N , indica en su artículo 39 que deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada 7, los actos administrativos formalizados por medio de documentos electrónicos y que consten en decretos o resoluciones, en acuerdos de órganos colegiados, así como la celebración de contratos, la emisión de cualquier otro documento que expresa la voluntad de un órgano o servicio público de la Administración del Estado 8, en ejercicio de su potestades legales y, en general, todo documento que revista la naturaleza de instrumento público o aquellos que deban producir los efectos de éstos. El mismo Reglamento señala, además, en su artículo 54, que se elaborará la norma técnica que permita que las comunicaciones por medios electrónicos efectuada entre los órganos de la Administración del Estado y de éstos con los ciudadanos operen de manera efectiva y eficiente. En virtud de dicho mandato reglamentario se dictan tres decretos que fijan el marco regulatorio a este respecto: a) Decreto N 77 de la SEGPRES, de , que aprueba norma técnica sobre eficiencia de las comunicaciones electrónicas entre órganos de la administración del estado y entre éstos y los ciudadanos. b) Decreto N 81 de la SEGPRES, de , que aprueba norma técnica para los órganos de la Administración del Estado sobre interoperabilidad de documentos electrónicos. c) Decreto N 83, de la SEGPRES, de , que aprueba norma técnica para los órganos de la Administración del Estado sobre seguridad y confidencialidad de documentos electrónicos. De conformidad a lo anterior, se distinguen tres niveles de regulación en la materia: eficiencia de la comunicaciones electrónicas órgano/órgano órgano/ciudadano; interoperabilidad de los documentos electrónicos; y, seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos. Sobre el particular, el Decreto N 77 9 señala que deberá quedar constancia de la transmisión y recepción de las comunicaciones efectuadas por medios electrónicos 10 e identificarse al remitente, destinatario, fecha y hora de las mismas. Además, con la finalidad de asegurar la constancia de la transmisión y recepción, los órganos de la Administración del Estado que hagan uso de medios de comunicación electrónicos, deberán conservar los registros de estas comunicaciones por un periodo de tiempo que no podrá ser inferior a 6 años. Dentro de ese orden de ideas, el artículo 13 del mismo Decreto señala que las fechas de transmisión y recepción, acreditadas de conformidad a lo antes señalado, serán válidas a efecto del cómputo de los plazos establecidos en la Ley N HITO Nº 1: Envío de documentos al Archivo Nacional. DFL Nº Para el adecuado cumplimiento de este hito es fundamental que el servicio u organismo tenga pleno conocimiento de las series documentales que conserva, su cronología, metros lineales y su contenedor (empaste, archivador, carpeta u otro). 7 La Firma Electrónica Avanzada es aquella certificada por un prestador acreditado que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría y la Firma Electrónica Simple es cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permita al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor, según lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley. 8 Según lo dispuesto en el artículo 6, inciso 3, de la Ley N , se excluyen aquí a las empresas públicas creadas por ley. 9 Artículos 6, 7 y El artículo 24 del Decreto N 81, dispone que cada institución deberá mantener un repositorio de documentos electrónicos, el cual deberá ser accesible por medios electrónicos. 11 Cabe recordar que dicha Ley reviste el carácter de supletoria de la Ley N

13 Normas para realizar envíos documentales al Archivo Nacional 1.De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Decreto con Fuerza de Ley Nº 5.200, de , deben ingresar anualmente al Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido los siguientes plazos de antigüedad 13 : Organismos Años de antigüedad Tipos documentales Ministerios Intendencias Gobernaciones Municipalidades Notarios y Conservadores de Bienes Raíces Tribunales de Justicia, Notarios y Conservadores de Bienes Raíces de Tarapacá, Antofagasta, Aysén y Magallanes Tribunales de Justicia Documentos en general Documentos en general Documentos en general Libros de actas Protocolos notariales y registros de hipotecas, conservatorios de bienes raíces, comercio y de minas Libros copiadores de sentencias, expedientes judiciales, protocolos notariales y registros de hipotecas, conservatorios de bienes raíces, comercio y de minas Libros copiadores de sentencias y expedientes judiciales En atención a que el Decreto con Fuerza de Ley N no reglamenta la forma cómo debe efectuarse el ingreso de los documentos al Archivo Nacional, este último definió algunos procedimientos al respecto, los que se consignan en un instrumento interno de dicha repartición denominado Instructivo Para la Gestión Transferencias Documentales al Archivo Nacional, del año El DFL N está incluido en el Anexo N 4A de este Manual. También se puede acceder al link: 13 Circular N 051 del 9 de febrero de 2009 de la DIBAM 14 Documento de Trabajo del Archivo Nacional. Ver link de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos: ingresar a transferencias documentales al lado inferior derecho de la página. También se puede recurrir al Anexo 4C de este Manual. 13

14 En el mencionado documento interno se establecen algunas normas técnicas que resulta útil tener presente al momento de efectuarse el envío de documentación al Archivo Nacional Para verificar un envío documental por primera vez, las instituciones deberán solicitar una visita en terreno a la Oficina del Sistema Nacional de Archivos, en el caso de las que se encuentran localizadas en la Región Metropolitana, o a sus Archivos Regionales en lo que se refiere a organismos públicos de las regiones de La Araucanía y Tarapacá. En el caso de los organismos localizados en donde a la fecha no existen Archivos Regionales, deberán completar un Catastro de Archivos y enviarlo a la oficina del Archivo Nacional que corresponda. 2. Sobre la base de la información derivada de la visita/catastro, se remitirá al servicio requirente una comunicación con las recomendaciones técnicas específicas para aceptar el ingreso documental, siempre que esta proceda. 3. Para autorizar un envío/ingreso documental, los estándares mínimos de organización, identificación, inventario, conservación y embalaje solicitados por el Archivo Nacional son los que a continuación se indican. Si existiesen situaciones excepcionales en algunos de ellos, se debe informar y acordar modalidades especiales de forma previa al traslado de la documentación. Organización de documentos 1. En general, los documentos deben clasificarse de acuerdo a las series documentales existentes y ordenarse cronológicamente por fecha, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y de acuerdo a su disposición numérica interna. 2. En el caso de ministerios y servicios públicos, las series documentales existentes se ordenarán cronológicamente por tipos documentales de acuerdo a la siguiente pauta:» Decretos Supremos» Decretos Exentos» Copias de Decretos» Resoluciones con toma de razón» Resoluciones Exentas» Copias de Resoluciones» Circulares Emitidas» Providencias» Ordenes Internas» Comunicaciones recibidas (oficios, cartas y solicitudes)» Comunicaciones enviadas 3. En cuanto a documentación judicial, ésta debe ordenarse en legajos con numeración consecutiva. A su vez, cada legajo deberá ordenarse internamente por el número de causa de cada uno de los expedientes que lo conforman. Formulario de envíos Una vez realizados los procesos de organización, la institución procederá a completar los Formularios de Envío 16, en los que se resumirá la información por cada tipo documental que se envía. Toda la documentación en proceso de envío será debidamente inventariada en una planilla electrónica Excel o en el sistema proporcionado por el Archivo Nacional. Para realizar dicha descripción, las instituciones deberán utilizar el Formato de Inventario correspondiente Archivo Nacional de la Administración Central. Agustinas Comuna de Santiago. Archivo Regional de La Araucanía. Lautaro Comuna de Temuco. Archivo Regional de Tarapacá. Avenida Arturo Prat 2120, Comuna de Iquique. 16 El formulario de Envío se incluye en el Anexo N 4B de este Manual. 17 En este caso, la planilla Excel que contiene el Catastro de Series Documentales, Anexo N 3 del Manual. 14

15 Conservación de documentos Para proteger los documentos de extravío o deterioro, se deben aplicar procedimientos que aseguren su integridad. La encuadernación de documentos debe realizarse de acuerdo a las pautas definidas en las Normas de Encuadernación de Documentos de Archivo, contenidas en el Oficio Circular Nº 349, de 1979, del Conservador del Archivo Nacional 18. Los documentos judiciales, deben agruparse en expedientes, legajos y cajas, siguiendo las Normas de Conservación para Expedientes Judiciales. Proceso de embalaje y traslado de documentos Los volúmenes o legajos, deben ordenarse correlativamente por años, es decir, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje. Según sea la unidad de destino del envío documental, el funcionario responsable del traslado debe remitir un oficio dirigido al Archivo correspondiente, documento en el cual se indicarán los años extremos y volumen de la documentación. Para acordar la definición del día y hora en que se efectuará el traslado de los documentos, la institución debe contactarse con la Oficina del Sistema Nacional de Archivos o su Archivo Regional respectivo. El traslado y la descarga de los documentos en el área de depósito reservada por el Archivo Nacional, serán de responsabilidad de la institución que entrega los documentos. Al momento de recibirse la documentación, el funcionario encargado le entregará copia de los documentos ingresados, con timbre de recepción conforme provisional. Con posterioridad, le será remitido un oficio de recepción definitiva, con indicaciones del material faltante si es que fuera el caso. HITO Nº 2: Eliminación y disposición de documentos La eliminación de documentos es el procedimiento mediante el cual se determina y ejecuta la destrucción física de la documentación de un archivo, un proceso que sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación, y dejando un registro del material eliminado 19. Asimismo el proceso de eliminación debe hacerse en en apego estricto a las normas establecidas por la Contraloría General de la República 20. Para el proceso de eliminación se considera como una buena práctica la utilización de aquellos medios alternativos a la incineración de documentos. En este entendido, se proponen procedimientos de orden tanto físico como químico que garanticen la imposibilidad de reconstruir la información contenida en los documentos originales, y que fomente el reciclaje y la preservación de la naturaleza Dicho oficio establece las características técnicas del empaste o encuadernación y los rótulos, aspectos incluidos en el Anexo N 4D de este Manual. 19 Circular N 051 del 9 de febrero de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos. 20 Ver Oficio Circular N /81 de la CGR incluido en el Anexo 5 de este Manual. Ver link: 21 Circular N 051 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos. 15

16 Normativa 1. Documentos en general a. Las normas generales a este respecto se contienen y resumen en el Oficio Circular N , del 27 de agosto de 1981, de la Contraloría General de la República. Según lo dispuesto en tal Oficio, la autorización para eliminar documentos de los órganos de la Administración del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la República, en su calidad de Jefe de Estado, y en el caso de los órganos que gozan de autonomía administrativa procede que dicha autorización la confiera la respectiva Jefatura Superior, dictándose para ello la correspondiente resolución 22. Lo anterior, sin perjuicio de las modalidades especiales contempladas en la ley 23. b. Respecto de la documentación oficial 24 de los servicios u órganos de la Administración, y de conformidad a lo dispuesto en el artículo 14 del DFL N 5.200, deben ingresar anualmente al Archivo Nacional los documentos de los distintos Ministerios cuando hayan cumplido 5 años de antigüedad, no procediendo a su respecto la destrucción o disposición. c. En lo relativo a la documentación no oficial 25 que ha perdido las condiciones que la hacían útil o aprovechable por el servicio respectivo (Párrafo II N 3 y V), se aplican las prescripciones del Decreto N 577, del 11 de octubre de 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización (hoy Ministerio de Bienes Nacionales), que establece el Reglamento sobre Bienes Muebles Fiscales. El mencionado Decreto señala, en sus artículos 30, 31 y 32, que el material de desecho como el papel, cartulina, cartón, tarjetas perforadas, celuloide y cualquier otro elemento en desuso o no aprovechable será enajenado por el Ministerio de Bienes Nacionales, en representación del Fisco, mediante subasta pública o privada, fijando al efecto las condiciones más favorables. Señala también que en casos calificados la Seremi respectiva podrá autorizar la venta directa del material de desecho, o bien su destrucción o incineración. En caso de dudas, corresponde a dicho Ministerio la determinación de si el material reúne las condiciones antes mencionadas. d. En lo relativo a este material, es necesario hacer mención a la norma contenida en el artículo 13 del DL N 2341, del 7 de octubre de 1978, que autorizó a los Servicios de la Administración Pública para enajenar directamente el papel de desecho y archivos en desuso, teniendo el producto de las enajenaciones el carácter de ingreso propio del Servicio. Si bien el Oficio Circular N , de 27 de agosto de 1981, de la Contraloría General de la República, no recoge ni analiza la norma aludida, tal disposición no se encuentra expresamente derogada en nuestro ordenamiento jurídico, existiendo algunos servicios que la aplican Situaciones especiales Existen muchas situaciones especiales relativas a documentación generada o mantenida por los órganos y servicios de la Administración, algunas de ellas no consideradas por las disposiciones del Oficio Circular N , y otras que han sido tratadas por cuerpos legales propios o dispersos. 22 Dictamen N /96 C.G.R 23 Ejemplo de ello es el artículo 6 del DL N 2859/79, Ley Orgánica de Gendarmería de Chile, que autoriza al Director Nacional para tal fin (aplica Dictamen N 1908/92 C.G.R.) y el artículo 17 del DFL N 830/80, Ley Orgánica del Servicio de Impuestos Internos, que radica en el Secretario General tal facultad. 24 Respecto de los conceptos de documentación oficial y documentación no oficial, ver dictámenes N 3191/04 y N 2921/87 de la C.G.R. en relación con el artículo del Código Civil. 25 Idem, anterior. 26 Ver Oficio Circular N 4369/87, del Servicio de Impuestos Internos. 16

17 a. Documentos de la deuda pública, especies valoradas u otros efectos: Se eliminan dos años después del examen de la Contraloría General, trámite en el cual también debe intervenir el Contralor General o su delegado 27. b. Libros, documentos y cuentas aprobadas: Se incinera después de tres años desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere especial interés en conservarlos 28. c. Documentos relativos a personal: Puede prescindirse de aquellos que daten de cinco años si los antecedentes constan en libros o tarjetas individuales. En caso contrario deberán ser conservados, salvo el hecho de que las personas de las que se trata no pertenezcan a la Administración 29. Adicionalmente, los antecedentes administrativos no ingresados al Archivo Nacional, y que justifiquen nombramientos de personal, podrán devolverse a los interesados después de cumplidos dos años desde la fecha de su designación, dejándose constancia de haberse retirado 30. d. Documentos representativos de obligaciones pendientes: Estos documentos deberán ser conservados más allá de la total extinción de la obligación para el eventual examen de las operaciones a que se refieran. El destino definitivo de la documentación estará condicionado a los resultados de los exámenes que se practiquen. e. Documentos de Fiscalía: Se eliminan, previa autorización de la Unidad Jurídica Superior en cada caso. f. Documentos previsionales: Las instituciones de previsión social, previa autorización de la Superintendencia de Seguridad Social, pueden microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Igual autorización rige para el caso de la destrucción de dichos originales 31. En lo relativo a licencias médicas y documentación sobre Subsidios por Incapacidad Laboral, éstos se deben conservar durante 5 años desde su otorgamiento 32, al igual que la documentación de los servicios de bienestar del sector público 33. Los expedientes médicos, evaluaciones de invalidez, declaraciones de irrecuperabilidad, y dictámenes al respecto, se deben conservar en forma permanente 34. g. Documentos de Salud: En materia de registros clínicos, los hospitales y clínicas deben contar con un sistema de registro de información, la que deberá conservarse por un plazo mínimo de 10 años, a contar de la última atención realizada al paciente 35. En cuanto a los documentos farmacéuticos, específicamente las recetas despachadas de estupefacientes y sicotrópicos, deberán inutilizarse y permanecer archivadas en el establecimiento, al menos un año siguiente al de su despacho 36. De tratarse de recetas despachadas de productos de venta restringida se archivarán en forma cronológica, pudiendo destruirse transcurrido un año 37. h. Documentos indígenas: El Archivo General de Asuntos Indígenas, dependiente del Archivo Nacional, conservará los documentos oficiales que se generen en materia indígena Artículo 14 en relación al artículo 42 de la Ley N , Orgánica de la C.G.R. Ver además, Oficio Circular N 25/96 de la Tesorería General de la República. 28 Artículo 21 Ley N Dictamen N /03 C.G.R. 29 Dictamen N /94 C.G.R. 30 Artículo 10 de la Ley N y Dictamen N 931/94 C.G.R. 31 Artículo 2 del D.L. N 2412/ Ordinarios SUSESO N /98;22.909/04; / Ordinarios SUSESO N 1468/89; 320/94;2187/00;69.256/ Ordinario SUSESO N 7.765/88;24.160/98;30.004/ Artículo 17 del Decreto N 161/82 del Ministerio de Salud. 36 Decretos N 404 y N 405 de 1983 del Ministerio de Salud. 37 Decreto 466 de 1984 del Ministerio de Salud. 38 Artículo 30 de la Ley N

18 i. Documentos tributarios : La conservación o exclusión de documentos de carácter tributario se rige fundamentalmente por las normas de los artículos 200 y 201 del Código Tributario, que señala las normas de prescripción de la obligaciones de esta índole, y respecto de la cuales ha de conservarse la documentación de respaldo, sin perjuicio de las normas especiales del artículo 92 bis del mismo código, que establece que la Dirección Nacional podrá disponer que los documentos que mantenga bajo su esfera de resguardo, se archiven en medios distintos al papel, cuya lectura pueda efectuarse mediante sistemas tecnológicos j. Documentos de Aduana: Los despachadores o agentes de aduana están obligados a conservar la documentación del despacho de las mercaderías 41. k. Otros no señalados: Respecto de la documentación no considerada expresamente, la Contraloría recomienda darla de baja previa consulta. Igual consulta se debiera hacer frente a la calificación de un documento o respecto de la situación legal del mismo. 3. Documentos no eliminables De acuerdo a la Circular N 051 del 9 de febrero de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, está prohibida la destrucción de todo documento de valor histórico o cultural, aunque haya sido microcopiado o micrograbado. Se entiende que tienen tal carácter aquellos documentos pertenecientes a la Administración Pública respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional ejerza el derecho de oposición a que se refiere el artículo 6º de la Ley N Plazos En general los plazos considerados por la normativa para eliminar material de archivo, cuentan desde la emisión del documento, salvo para el caso de la documentación relativa a la contabilidad fiscal, municipal o de la beneficencia pública, donde la destrucción o incineración procederá luego de tres años desde su revisión definitiva 42. Daño por desastres Es del caso señalar aquella circunstancia no prevista en el Oficio Circular N , referida a documentos que por diversas circunstancias, tales como inundaciones, terremotos, lluvias, incendios, entre otros, quedan inutilizados, y que por tanto se debe proceder a su incineración para evitar su mal uso y otros efectos nocivos para la salud. Sobre el particular, la Contraloría General de la República 43 señala que dicha circunstancia es un imprevisto imposible de resistir y constituye un caso fortuito o de fuerza mayor, regulado por el artículo N 45 del Código Civil. 5. Formalidades La destrucción de todo documento debe ser registrada en un acta levantada para este efecto, dando cuenta de la forma en que se ha cumplido con este procedimiento. 39 El artículo 17 del Código Tributario dispone que le corresponde al Secretario General actuar como Ministro de Fe, autorizando con su firma las transcripciones de las resoluciones y otros documentos emitidos por el Director y otros funcionarios de la Dirección Nacional facultados para ello y los poderes que se presenten para actuar ante dicha Dirección. Además, debe autori zar la eliminación de timbres, sellos y documentos del Servicio. 40 Ver circular N 4.369/87 del Servicio de Impuestos Internos. 41 Ver artículos 78, 195, 201 y 203 de la Ordenanza General de Aduanas. 42 Artículo 21 de la Ley N , Orgánica de la C.G.R. 43 Dictamen N /07 de la C.G.R. 18

19 b) Metodología e instrumentos de la eliminación documental Alcances La eliminación de documentos es un procedimiento que requiere el cumplimiento de una serie de acciones, incluyendo la elaboración de un Inventario de Selección Documental, Evaluación y Valoración de éste, selección, formalización mediante un Acta de Eliminación firmada por la máxima autoridad del servicio y, finalmente, la eliminación física de los documentos. Procedimiento de Eliminación Documental» Paso 1: Elaboración de Inventario de Selección Documental Se recomienda que el servicio elabore un Inventario de Selección Documental para cada sub fondo documental del servicio. Esta labor la podría desarrollar el encargado de archivo y su equipo. Con el objeto de facilitar la elaboración de este Inventario, se ha diseñado la planilla Inventario de Selección Documental, incluida en el Anexo Nº 6 de este Manual.» Paso 2: Valoración de la documentación de acuerdo al Inventario de Selección Documental Se recomienda que el encargado de archivo del servicio genere una mesa de trabajo con la autoridad responsable de cada uno de los sub fondos que existe en su institución, con el objetivo de revisar, en conjunto con ella, el Inventario de Selección Documental correspondiente a su unidad y definir qué documentos pueden ser eliminados. Para el proceso de valoración documental se recomienda considerar la tipología de valores utilizada habitualmente por la archivística, que menciona los siguientes puntos:» Valor administrativo: cuando la documentación contiene información que es necesaria para la gestión de la institución.» Valor jurídico: en caso de que se trate de documentos legales, como resoluciones, actas, copias autorizadas de escrituras públicas, documentos protocolizados, instrumentos privados u otros similares.» Valor fiscal: asociado a documentación contable.» Valor informativo: Se refiere a aquellos documentos cuyo contenido es un aporte para la gestión de la institución. Se trata fundamentalmente de documentación técnica.» Valor intrínseco: El 100% de esta documentación no tiene valor intrínseco, esto es, derivado de su edad, asociaciones históricas, forma, características físicas, estéticas y/o valor monetario.» Paso 3: Elaboración de Inventario de Eliminación Documental y Acta de Eliminación Finalizado el proceso de valoración en la unidad correspondiente, se sugiere que el servicio genere un Inventario de Eliminación Documental con el detalle de los documentos que, por decisión de la autoridad de la unidad, y atendiendo la normativa general y la institucional, se definieron como eliminables. El servicio procederá entonces a elaborar un Inventario de Eliminación 44 y Acta de Eliminación Documental 45. Ambos documentos serán entregados a la autoridad de la unidad correspondiente para su revisión y firma. En el caso que en el proceso de valoración y selección hayan participado más funcionarios, el Acta de Eliminación deberá incluir sus firmas.» Paso 4: Formalización de la Eliminación Documental Según lo dispuesto por el Oficio Circular N de la Contraloría General de la República, la autorización para eliminar documentos de los órganos de la Administración del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la República, en su calidad de Jefe de Estado, y en el caso de los órganos que gozan de autonomía administrativa procede que dicha autorización la confiera la respectiva Jefatura Superior, dictándose para tal efecto la correspondiente resolución 46. Lo anterior, sin perjuicio de las modalidades especiales contempladas en la Ley Para la elaboración de este Inventario se puede utilizar la Planilla Inventario de Selección Documental, pero dejando sólo el detalle de las series documentales que fueron definidas como eliminables, especificando a partir de qué año. Dicha planilla se encuentra en el Anexo N 6 de este Manual. 45 En Anexo N 7 se incluye un modelo de Acta de Eliminación. 46 Dictamen N /96 C.G.R. 47 Ver Circular N 051 del 9 de febrero de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos. 19

20 2.3. PLAN ESPECÍFICO TERCERA FASE Objetivo: Descripción documental Procedimiento: Planilla Excel normalizada Producto: Base de datos normalizada Para el adecuado inicio de la Tercera Fase es fundamental que las dos fases anteriores se hayan realizado y, por tanto, exista plena certeza de cuáles son los documentos que van a ser descritos. HITO Nº 1: Diseño de cronograma de trabajo Dado el alto nivel de trabajo que significa la ejecución de la Tercera Fase, es recomendable que cada servicio diseñe un cronograma de trabajo destinado a describir los documentos, dando mayor prioridad a aquellos que tienen un alto nivel de consulta. En la elaboración de este cronograma, es importante no perder de vista que la existencia de un archivo depende de seis elementos básicos: Elementos 1. Los documentos que lo integran deben tener cierta orgánica. 2. La información contenida en los documentos debe ser fácilmente recuperable para su uso. 3. Los documentos deben ser encontrados de manera expedita. 4. Los archivos deben ser conservados en instalaciones adecuadas. 5. Es necesaria la definición y aplicación de procedimientos. 6. Se recomienda el nombramiento de un encargado de archivo, y eventualmente de ayudantes. Productos Cuadro Clasificatorio Base de Datos Documentos identificados y almacenados Depósito adecuado, con estanterías suficientes Manual de Procedimientos Gestión de Archivos Encargado de Archivo (equipo de ayudantes). 20

21 HITO Nº 2: Catalogación documental Sólo cuando los documentos están organizados y sus datos descritos de acuerdo a procedimientos estandarizados, la información contenida en ellos es accesible y puede, incluso, ser un recurso estratégico para la eficiente gestión del servicio. La descripción documental significa sistematizar, de acuerdo a un proceso estandarizado, ciertos campos de información contenidos en una unidad documental o expediente, generando, para cada una, un registro específico en la base de datos. En este sentido, la base de datos está integrada por campos previamente definidos y estandarizados. Cada documento (expediente), cuya información es ingresada en los campos que contiene la base de datos, equivale a un registro. A continuación, se detallan los campos mínimos de información que debe tener una base documental de Archivo 48. En Anexo Nº 8 se incluye la Planilla de Descripción de Documentos, que puede ser utilizada como herramienta para la sistematización de la información. Código de Referencia (01) El objetivo de este campo es identificar el Archivo y Fondo al que pertenecen los documentos que serán descritos. De este modo, es recomendable generar una sigla normalizada de fácil comprensión. Ejemplos: MINTSAG (Ministerio del Interior, Secretaría Administración General) MECOCORFO (Ministerio de Economía, CORFO) Esta sigla deberá ser escrita SIEMPRE de la misma forma, aplicada al campo 01 Código de Referencia. Productor corporativo (60) El objetivo de este campo es consignar el nombre de la(s) entidad(es) (divisiones, departamentos u oficinas, u otras) responsables de la generación del documento que se describe. En este caso, escribir el Sub-Fondo que generó el documento. En caso que exista un Sub-Sub Fondo, deberá consignarse a continuación. Es fundamental que la información ingresada en este campo esté completamente normalizada y la unidad generadora sea efectivamente parte de la orgánica institucional. Nivel de descripción (30) El objetivo de este campo es identificar el nivel de organización de la unidad documental que se describe. En este caso, se debe escribir el nombre de la serie documental. Por ejemplo: Informes. Título (10) El objetivo de este campo es denominar el documento (expediente) que se está describiendo. Se puede utilizar el mismo título del documento, tal cual se encuentra escrito en él. Si el documento no tiene título, se debe asignar uno acorde a su contenido. Normalmente, en este caso, se escribe el nombre de la serie documental a la que pertenece el documento, por ejemplo: Resolución, Informe. Es recomendable no utilizar siglas y/o abreviaturas. 48 El formato que se describe a continuación se ha construido a partir del Formato Básico Normalizado para la Elaboración de Bases de Datos, documento elaborado por el Archivo Nacional en base a la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD_G). 21