Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas

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1 Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo Dirección General de Servicios Estudiantiles Dirección de Tutorías Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas Manual del Usuario Febrero

2 ÍNDICE Introducción... 3 Objetivo... 3 Acceso al Sistema Institucional de Tutorías y Asesorías Académica... 4 Módulo del Coordinador del Programa Institucional de Tutorías de Escuelas e Institutos... 7 Módulo del tutor coordinador del programa educativo Módulo del Tutor Módulo del Asesor Académico Módulo del Estudiante Contacto

3 1.-INTRODUCCIÓN La Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, como integrante de una sociedad responsable, logra superar cambios, viéndose inmersa en una reestructuración sobre la forma de ver y entender el proceso de formación de los estudiantes universitarios, los cuales deberán estar a la vanguardia de las nuevas formas y modalidades de formación educativa. En este contexto, el Programa Institucional de Tutorías (PIT) establece sus fundamentos en las recomendaciones hechas por organismos educativos a nivel nacional e internacional, adecuándolos a las necesidades y particularidades académicas de los estudiantes que ingresan a la institución. El PIT y los servicios que de éste se desprende con motivo de su operatividad en los Institutos y Escuelas, representa un gran reto, pero a su vez una gran oportunidad para terminar con aquellas barreras que impiden el desarrollo académico de los estudiantes universitarios. Con la finalidad de optimizar el proceso de implementación en las escuelas preparatorias, institutos y escuelas superiores de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, se genera el Sistema Institucional de Tutorías y Asesorías, el cual es una herramienta digital que pretende ser de utilidad a todos los docentes que desarrollan acciones en relación a la tutoría y/o asesoría académica. Por lo tanto, el presente documento busca ser una guía para que el lector tenga los procesos básicos para acceder al sistema, orientándolo en la operatividad. 2.-OBJETIVO Organizar y dar seguimiento a la información generada por las escuelas e institutos respecto a la tutoría y asesoría académica. 3

4 3.-ACCESO AL SISTEMA INSTITUCIONAL DE TUTORÍAS Y ASESORÍAS ACADÉMICAS La primera recomendación, para poder tener un acceso efectivo al Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas (SITAA) es realizarlo mediante el navegador Google Chrome, debido a que algunas actualizaciones del propio sistema solo funcionan de forma correcta con este navegador. Ahora bien, para acceder al SITAA tendrá que dirigirse a la página web de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH) en la siguiente dirección electrónica: Una vez que se encuentre dentro de la página de la UAEH aparecerán las flechas de desplazamiento, y deberá seleccionar la flecha que se encuentra en la parte superior izquierda de su pantalla. La cual le llevará a la siguiente pantalla: 4

5 En donde deberá seleccionar el apartado designado para el Personal, el cual una vez seleccionado le mostrará la siguiente pantalla: Otra forma de ingresar sería ingresando directamente a la siguiente dirección electrónica: 5

6 En donde encontrará los siguientes módulos. Dirección de tutorías Coordinación del Programa Institucional de Tutorías de Escuelas e Institutos Tutor Coordinador del Programa Educativo Tutor Asesor Académico Estudiante Cada uno de los módulos está destinado para el trabajo de determinadas áreas, mismas que en ciertos momentos operarán el SITAA, por lo tanto, a cada módulo sólo puede accesar el personal asignado para determinada actividad. Para comprender las acciones y los tiempos a implementar dichas actividades, a continuación se explica cada uno de los apartados: 6

7 MÓDULO DEL COORDINADOR DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE TUTORÍAS DE ESCUELAS E INSTITUTOS 7

8 Una vez que haya seleccionado el módulo correspondiente al Coordinador del Programa Institucional de Tutorías de Escuelas Institutos en el sistema, éste le mostrará la pantalla de inicio, la cual le pide que introduzca su nombre de usuario y NIP. El nombre de usuario que le permitirá acceder al sistema será su número de Empleado, y el NIP le será proporcionado por la Dirección de Personal. Es muy importante que cuide la integridad de sus claves, ya que el sistema maneja información confidencial. 8

9 En la ventana principal del módulo del COORDINADOR DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE TUTORÍAS DE ESCUELAS E INSTITUTOS, podrá visualizar la BIENVENIDA y los AVISOS GENERALES, mismos que proporcionan información sobre la operatividad del sistema. Así mismo, podrá visualizar los diferentes apartados de dicho módulo. Inicio Estudiantes Tutorados Tutor Coordinador del Programa Educativo (PE) Tutorías Asesorías Cerrar Sesión 9

10 Estudiantes Tutorados En este apartado, podrá visualizar a los estudiantes tutorados de la respectiva escuela o Instituto por programa educativo. En este apartado, deberá seleccionar el período activo y el programa educativo del cual desea visualizar los estudiantes tutorados. Una vez que haya seleccionado el programa educativo, deberá seleccionar el Tutor 10

11 Una vez seleccionado el tutor deberá oprimir el botón listado de los estudiantes asignados a dicho tutor. y entonces podrá visualizar el En donde también podrá consultar el Historial Académico y la Carga Académica de cada tutorado, así como si dicho estudiante requiere de canalización Psicológica. Tutor Coordinador del PE En este apartado podrá visualizar, agregar o bien eliminar a los Tutores de cada Programa Educativo Agregar Eliminar 11

12 Al momento de agregar Tutores de Programa Educativo podrá realizarlo mediante dos opciones. Copiar tutores coordinadores de un periodo anterior. O dar de alta un nuevo tutor coordinador, el cual puede buscarlo mediante su número de empleado o bien mediante los datos personales de: Apellido paterno, Apellido Materno y Nombre(s) También podrá eliminar Tutores o bien agregarlos, recuerde que antes de eliminar algún tutor de la lista, deberá eliminar de igual manera los estudiantes que le hayan sido asignados, de lo contrario, el sistema no le permitirá eliminar al tutor seleccionado. 12

13 Tutorías En esta sección podrá obtener reportes de manera general y por tutor especifico De igual manera dichos reportes podrá obtenerlos por programa educativo o de manera conjunta 13

14 Una vez que haya elegido la opción deseada podrá visualizar el reporte y si así lo requiere exportarlo a un documento de Excel. Asesorías Del mismo modo, en el apartado de Asesorías podrá visualizar reportes de manera general o por asesor. 14

15 De igual forma, dichos reportes podrá obtenerlos por programa educativo o de manera conjunta Una vez que haya elegido la opción deseada, podrá visualizar el reporte y si así lo requiere exportarlo a un documento de Excel 15

16 Cerrar Sesión Por último siempre que desee salir del Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas deberá dirigirse al apartado de Cerrar Sesión 16

17 MÓDULO DEL TUTOR COORDINADOR DEL PROGRAMA EDUCATIVO 17

18 Una vez que haya seleccionado el módulo correspondiente del Tutor Coordinador del Programa Educativo en el sistema, éste le mostrará la pantalla de inicio, la cual le pide que introduzca su nombre de usuario y NIP. El nombre de usuario que le permitirá acceder al sistema será su número de Empleado, y el NIP le será proporcionado por la Dirección de Personal. Es muy importante que cuide la integridad de sus claves, ya que el sistema maneja información confidencial. 18

19 En la ventana principal del módulo del COORDINADOR DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE TUTORÍAS DE ESCUELAS E INSTITUTOS, podrá visualizar la BIENVENIDA y los AVISOS GENERALES, mismos que proporcionan información sobre la operatividad del sistema. Así mismo, podrá visualizar los diferentes apartados de dicho módulo. Inicio Estudiantes Tutorados Tutorías Asesorías Cerrar Sesión 19

20 Estudiantes Tutorados En este apartado podrá visualizar a los estudiantes tutorados del programa educativo del cual es responsable, debiendo elegir el período activo y el tutor del cual desea visualizar los estudiantes asignados. Una vez seleccionado el tutor deberá oprimir el botón listado de los estudiantes asignados a dicho tutor. y entonces podrá visualizar el En donde también podrá consultar el Historial Académico de cada tutorado. 20

21 O bien la carga académica de cada tutorado. Y si dicho estudiante requiere de canalización Psicológica. 21

22 Tutorías En este apartado puede visualizar a los tutores asignados del programa educativo, su número de empleado y correo electrónico. Del lado izquierdo de la pantalla aparecerán los siguientes íconos Eliminar Estudiantes Disponibilidad Cuando elija el ícono Estudiantes, le aparecerá la siguiente pantalla 22

23 En donde podrá consultar los estudiantes que han sido asignados al tutor seleccionado, eliminarlos o bien agregar a más estudiantes. Asimismo, puede elegir el visualizar a determinado semestre y grupo de ese mismo tutor. Así mismo, cuando desee agregar estudiantes al tutor seleccionado, la búsqueda la puede realizar por grupo o bien por los datos personales de los mismos. 23

24 Así mismo, podrá eliminar a algún tutor de la lista con el ícono de Eliminar, pero antes de eliminarlo, recuerde que deberá de igual manera eliminar a los estudiantes que le hayan sido asignados a ese tutor, de lo contrario, el sistema no le permitirá eliminar al tutor seleccionado. De igual manera en este apartado podrá obtener reportes de manera general o por tutor especifico. 24

25 Una vez que haya elegido la opción deseada, podrá visualizar el reporte y si así lo requiere exportarlo a un documento de Excel. Asesorías En este apartado podrá visualizar el listado de asesores disponibles, el número de empleado y su correo electrónico. 25

26 Asimismo agregar Asesores Académicos En donde tiene la opción de copiar el listado de asesores del periodo anterior o bien dar de alta a un nuevo asesor. 26

27 En el lado izquierdo de la pantalla aparecerán los siguientes íconos: Eliminar Asignaturas En el caso de que desee agregar alguna materia deberá dar click en el ícono de Asignaturas y aparecerá la siguiente pantalla, en donde podrá elegir el plan de estudios, la asignatura, y el horario en el que requiere que dicho asesor imparta la asesoría. 27

28 O en bien eliminar determinada asignatura al dar click en el ícono Eliminar. También podrá verificar Reportes Generales o por Asesor especifico. Una vez que haya elegido la opción deseada, podrá visualizar el reporte y si así lo requiere exportarlo a un documento de Excel. 28

29 Cerrar Sesión Por último, siempre que desee salir del Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas deberá dirigirse al apartado de Cerrar Sesión 29

30 MÓDULO DEL TUTOR 30

31 Una vez que haya seleccionado el módulo correspondiente al Tutor en el sistema, éste le mostrará la pantalla de inicio, la cual le pide que introduzca su nombre de usuario y NIP. El nombre de usuario que le permitirá acceder al sistema será su número de Empleado, y el NIP le será proporcionado por la Dirección de Personal. Es muy importante que cuide la integridad de sus claves, ya que el sistema maneja información confidencial. 31

32 En la ventana principal del módulo del TUTOR, podrá visualizar la BIENVENIDA y los AVISOS GENERALES, mismos que proporcionan información sobre la operatividad del sistema. Así mismo, podrá visualizar los diferentes apartados de dicho módulo. Inicio Disponibilidad de Horario Estudiantes Tutorados Tutorías Cerrar Sesión 32

33 Disponibilidad de Horarios En esta ventana, el tutor podrá visualizar y verificar el horario que le proporciono al Tutor Coordinador del Programa Educativo. Estudiantes Tutorados En esta ventana, el tutor podrá visualizar los estudiantes que le fueron asignados, ya sea grupo completo, o sólo algunos de ellos, lo anterior depende de la operatividad del PIT en la escuela o instituto. En la parte inferior de la ventana aparecerán los datos de los estudiantes tutorados, por semestre y de manera particular aparecen los botones de HISTORIAL ACADÉMICO, CARGA ACADÉMICA que al dar click abre otra ventana en donde se despliegan los datos del estudiante. 33

34 34

35 Tutorías En el menú de tutorías se despliega un submenú denominado al dar click en éste puede realizr los registros de las proximas citas de tutorías o de aquellas que fueron impartidas. Para generar una cita, consultar las citas y/o dar seguimiento a las mismas, es necesario seleccionar el período escolar vigente. En caso de generar una nueva cita dar click en el ícono, en caso de seguimiento dar click en el botón. Se desplegará una ventana en donde se deberán indicar el día en que se llevará a cabo la tutoría (considerado las sesiones grupal e individual), el horario, el lugar y el motivo por el cual se va proporcionar la tutoría al estudiante o grupo de estudiantes, se le da click enel botón una vez que ya se procedió al registro. 35

36 Al proceder el registro se visualizan cuatro íconos en la parte inferior derecha. Este ícono sirve para eliminar la cita. Este ícono para editar la información de la cita. En este ícono se registra al estudiante o grupo de estudiantes que recibirán tutoría. el último ícono sirve para publicar la cita de tutoría. Una vez publicada el estudiante podrá ver las citas que tiene programadas al ingresar al SITAA. Para agregar a estudiantes dar click en dos tipos de busqueda: y se desplega una venta en la que se puede realizar 1. Indicar el grupo y semestre, darle click en el botón, posteriomente seleccione al estudiante o grupo de estudiantes que recibirán la tutoría, y darle click en el botón. 36

37 2. Realizar búsqueda por datos personales del estudiante con el número de cuenta o sus apellidos, darle click en, se despliega el nombre del estudiante selecciona y le da click en. Posteriormente la ventana se actualizará mostrando el número de estudiantes a los que se les impartirá la tutoría. 37

38 Una vez que ya se cargaron los datos en relación a la cita y se agregaron el o los estudiante (s), dar click en para publicar la cita, con esta operación el o los estudiante (s) podrán visualizar la cita en el modulo correspondiente del sistema. Para dar continuidad a las citas generadas dar click en registro de resultados y seguimiento de la tutoría. A continuación se visualiza la ventana en donde se llevará el registro y seguimiento de la tutoría. Al dar click en que es la lista de asistencia, se desplegará el listado de estudiantes que asistieron a la tutoría. 38

39 Llenar los datos correspondientes a fin de dar el seguimiento de la tutoría, ejemplo en la imagen siguiente. Por lo tanto, se procede a pasar lista indicando que estudiantes asistieron y quienes tienen falta, seleccionar el horario de la tutoría, las actividades realizadas, las tareas y describir las notas que considere pertinentes el tutor, mismas que servirán para el seguimiento y sólo él podrá tener acceso a ellas. En esa misma ventana, se visualizará las opciones de canalizaciones en donde se llevará el registro de los estudiantes que fueron detectados o solicitaron la canalización a un área específica. 39

40 En el caso de la asesoría académica, el sistema solicita seleccionar un asesor académico, al dar click en, se procede a seleccionar la asignatura y asesor académico que proporcionará la asesoría, así mismo, se puede consultar el horario de disponibilidad del asesor académico. Para concluir darle click en. En el apartado del estado se observa que cambia a realizada, es cuando el tutor concluye este proceso. 40

41 En el mismo menú de tutorías, encontrará también la opción de SOLICITUDES DE CITAS, una vez que da click en este apartado, podrá consultar las citas que le han solicitado, mediante el uso de botón Asimismo, en el menú de TUTORÍAS podrá visualizar el reporte de las mismas, y si así lo requiere exportarlo a un documento de Excel. 41

42 Cerrar Sesión Por último, siempre que desee salir del Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas deberá dirigirse al apartado de Cerrar Sesión 42

43 MÓDULO DEL ASESOR ACADÉMICO 43

44 Una vez que haya seleccionado el módulo correspondiente al Asesor Académico en el sistema, éste le mostrará la pantalla de inicio, la cual le pide que introduzca su nombre de usuario y NIP. El nombre de usuario que le permitirá acceder al sistema será su número de Empleado, y el NIP le será proporcionado por la Dirección de Personal. Es muy importante que cuide la integridad de sus claves, ya que el sistema maneja información confidencial. 44

45 En la ventana principal del módulo del ASESOR ACADÉMICO, se podrá visualizar la BIENVENIDA y los AVISOS GENERALES, mismos que proporcionan información sobre la operatividad del sistema. Así mismo, podrá visualizar los diferentes apartados de dicho módulo. Inicio Disponibilidad de Horario Canalizaciones Asesorías Cerrar Sesión 45

46 Disponibilidad de Horario En el menú se observa la disponibilidad de horario, que otorgó al Tutor Coordinador de programa educativo, mismo que puede consultar en cualquier momento. Canalizaciones. En el apartado de canalizaciones permite al asesor académico seleccionar el período escolar, le damos consultar y despliega la lista de estudiantes que le han sido canalizados para recibir una asesoría académica. 46

47 Asesorias En el menú de asesorías se despliega el submenú denominado, donde procede a realizar los registros de las proximas citas de asesorías académicas o de aquellas que fueron impartidas. En el rubro de Citas del Asesor darle click en para ir agregando las citas. 47

48 En este apartado se deberá indicar el día en que se llevará a cabo la asesoría académica ya sea grupal o individual, el horario, el lugar y la asignatura en la que se va asesorar al estudiante o grupo de estudiantes, se le da una vez que ya se procedió al registro. Al proceder al registro se visualizan cuatro íconos, el primero es para eliminar, el segundo para editar, el tercero para registrar al estudiante o grupo de estudiantes que recibirán asesoría académica y el cuarto es para publicar la asesoría académica. Una vez publicada la cita el estudiante podrá ver que asesoría académica tiene programada al ingresar al SITAA. 48

49 Si por alguna situación le faltó registrar a otro estudiante o grupo de estudiantes, dar click en, se selecciona al estudiante, dar click en y se realiza el registro. Se despliega la siguiente ventana: 49

50 En el apartado de estudiantes asignados a la asesoría académica dar click en este rubro y se despliega la lista de los estudiantes que van a recibir asesoría académica. Una vez que ya esta listo el registro de la cita con el estudiante o grupo de estudiantes se procede a la publicación. 50

51 Para continuar dar click en REGISTRO DE RESULTADOS Y SEGUIMIENTO académica. de la asesoría Por lo tanto, se procede a pasar lista indicando que estudiantes asistieron y quienes tienen falta, seleccionar el horario de la asesoría académica, las actividades realizadas, las tareas y describir las notas que considere pertinentes el asesor, mismas que servirán para el seguimiento y sólo él podrá tener acceso a ellas. Para concluir darle click en 51

52 52

53 En el apartado del estado se observa que cambia a realizada, es cuando el asesor académico concluye este proceso. En el menú de asesorías se despliega el submenú de,donde podrá visualizar el reporte de las mismas y si así lo requiere exportarlo a un documento de Excel. 53

54 Cerrar Sesión Por último, siempre que desee salir del Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas deberá dirigirse al apartado de Cerrar Sesión 54

55 MÓDULO DEL ESTUDIANTE 55

56 Una vez que haya seleccionado el módulo correspondiente al Estudiante en el sistema, éste le mostrará la pantalla de inicio, la cual le pide que introduzca su nombre de usuario y NIP. El nombre de usuario que le permitirá acceder al sistema será su número de cuenta, y el NIP mismos que le proporcionó la Dirección de Administración Escolar. 56

57 Es muy importante que cuide la integridad de sus claves, ya que el sistema maneja información confidencial. En la página principal, el ESTUDIANTE podrá visualizar la BIENVENIDA y los AVISOS GENERALES que en su caso se encuentren vigentes para la realización de algunas acciones del Programa Institucional de Tutorías. 57

58 Citas En la ventana de citas, el estudiante podrá visualizar las programadas y las que ha realizado con su tutor y/o asesor académico, según sea el caso. Ejemplo de citas programadas: Ejemplo de citas realizadas: En el caso de que aparezca el ícono, mismo que se muestra en la imagen anterior, hay que realizar la VALIDACIÓN de la tutoría y asesoría, según sea el caso, se despliega una pantalla, en 58

59 donde se ve una pequeña encuesta. A continuación se muestra el ejemplo de la validación de la tutoría. Al dar click en, el ícono cambia a, el cual indica que la tutoría y/o asesoría ha sido validada. Cerrar Sesión Por último, siempre que desee salir del Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas deberá dirigirse al apartado de Cerrar Sesión 59

60 4. CONTACTO. Es importante que de llegar a presentar alguna falla el SITAA o tener duda respecto a su uso, debe ponerse en contacto con la Dirección de Tutorías a las extensiones 1352 y 1701, o bien al correo electrónico: 60

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