SERVICIOS PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA INTEGRAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA PROVINCIA DE LUGO:

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1 Diputación de Lugo SERVICIOS PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA INTEGRAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA PROVINCIA DE LUGO: Manual usuario CRM Agroalimentario Marzo 2015

2 ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN ACCESO AL SISTEMA INTERFAZ USUARIOS Creación de nuevos usuarios Editar usuarios MÓDULOS Gestión de Clientes Área de Marketing Seguimiento de Actividad Explotaciones REGISTROS Creación de registros Consulta Registros Página 2 de 14

3 Versión REGISTRO DE CAMBIOS Causa de la nueva versión Fecha de aprobación Creación del documento 04/03/2015 Página 3 de 14

4 1 INTRODUCCIÓN Un CRM (Customer Relationship Manager o Gestor de relaciones con el cliente), es un software orientado al proceso de control, gestión y mantenimiento de cualquier tipo de actividad comercial o mercantil asociada a clientes o usuarios de un servicio concreto. A través de esta aplicación gratuita, publicada en el marco del proyecto de la Diputación de Lugo, especialmente orientada para profesionales del sector agropecuario y propietarios de explotaciones agrícolas o ganaderas de cualquier tipo (incluidos viñedos), será posible gestionar los clientes, así como registrar las explotaciones y las relaciones entre ambos Tendremos entonces una herramienta, que contará con una base de datos de información general, con acceso a agenda, calendario y listas de correo, que permitirá ordenar la gestión de nuestra explotación y de nuestros clientes de un modo sencillo y personalizado sobre la base del CRM genérico. Página 4 de 14

5 2 ACCESO AL SISTEMA El CRM Lugo Agro se basa en una interfaz web accesible a través de cualquier navegador existente en el ordenador. Para acceder a la página principal del CRM, escribiremos la siguiente dirección url en el navegador: Se nos muestra inicialmente una ventana de identificación en la que cada usuario deberá introducir sus datos de usuario contraseña para acceder al CRM Página 5 de 14

6 3 INTERFAZ Tras acceder al sistema, se muestra la pantalla de inicio de nuestro software CRM que nos permitirá navegar entre las diferentes aplicaciones y funcionalidades. Menús Cabecera Zona de trabajo Pie de página Describimos, a continuación, las diferentes secciones de esta pantalla de inicio: Cabecera de la aplicación: con el logo y diferentes menús rápidos y un buscador genérico. Barra de menús: que incluyen diferentes opciones para acceder a los módulos del CRM Zona de trabajo: donde se nos mostrarán los diferentes formularios de la aplicación. Por defecto, en la ventana inicial, aparecerá un resumen de las acciones pendientes así como un historial de las realizadas recientemente. Pie de página con la información legal de la aplicación Página 6 de 14

7 4 USUARIOS El CRM pone a nuestra disposición una completa gestión de los usuarios que van a utilizar la herramienta. Mediante esta utilidad se podrán dar de baja, crear y gestionar todos los usuarios que deberán trabajar con la herramienta. Existen dos usuarios ya creados en la herramienta Usuario con perfil de Administrador: usuario con permisos para llevar a cabo labores de administración Identificador: admin Contraseña: admin Usuario de perfil básico: usuario con permisos estándar Identificador: usuario1 Contraseña: usuario Creación de nuevos usuarios Para comenzar a utilizar el software CRM se deben dar de alta los usuarios que trabajarán con la herramienta. Los usuarios podrán modificarse en cualquier momento que se necesite Solamente un usuario con permisos de administrador podrá gestionar usuarios. A través de la ventana de identificación, se introducen los datos de usuario y contraseña del usuario Administrador existente: Identificador: admin Contraseña: admin Una vez en el CRM se accederá al menú de Administración en la esquina superior derecha y se gestionará el usuario desde el menú Administración de Usuarios. Página 7 de 14

8 Desde el menú Administración de Usuarios se habilitará la acción Crear Nuevo Usuario que facilitará un formulario para ingresar el nuevo usuario del sistema. Pinchando en esta opción se mostrará un formulario en el que se deberán completar los datos del nuevo usuario, que se dará de alta en el CRM. Entre los datos más importantes destacan el nombre de usuario y contraseña que el nuevo usuario utilizará para acceder al sistema Editar usuarios En el caso de querer editar o modificar la información de un usuario ya existente bastará con pulsar sobre el nombre del usuario, como se puede ver en la figura anterior. Tras pinchar en el nombre de usuario, debemos pulsar el botón Editar nuevo formulario. del Página 8 de 14

9 5 MÓDULOS Como hemos comentado previamente, la aplicación CRM está formada por diferentes módulos, todos ellos relacionados con la gestión de clientes. Revisamos a continuación los módulos disponibles, todos ellos accesibles a través de la barra de Menús 5.1. Gestión de Clientes Este menú permite realizar la gestión de clientes de la compañía. Será el menú principal del CRM. En esta sección se volcará y enlazará toda la actividad del CRM. Clientes. Permite acceder a la gestión de fichas de los clientes de la compañía de forma que se podrá gestionar toda la actividad del cliente relacionada con la empresa Contactos. Permite acceder a las fichas de contacto de cada uno de los clientes. Nos permitirá diferenciar contactos de un mismo cliente en función del ámbito de la tarea que se va a realizar Área de Marketing Desde el área de marketing se podrán configurar campañas de captación de clientes así como presentación de ofertas y oportunidades a los clientes ya existentes. Página 9 de 14

10 Campañas Esta opción permite crear campañas, ofertas y promociones para enviar a los clientes. Público objetivo. Se define, en esta sección, las personas o contactos a las que se dirige una campaña concreta que se está gestionando Listas de público objetivo Permite diseñar una lista de distribución de público objetivo y contactos, de forma que resulte más sencilla la comunicación de campañas y ofertas Seguimiento de Actividad Este menú aglutina todas las opciones relacionadas con eventos o actividades que sean relativas a contactos con clientes/proveedores y que tengan duración en el tiempo: Calendario Permite seguir los eventos y tareas fijados en el calendario de la aplicación en una vista configurable Casos Permite realizar una gestión y seguimiento de las consultas, quejas, peticiones de información, etc. que se hayan recibido por parte de nuestros proveedores o clientes Tareas Permite crear o consultar tareas con fecha y estado, asociadas a entidades registradas en la aplicación (clientes, contactos ) que serán luego visibles en el calendario Estas tareas crearán el contenido informativo del calendario Página 10 de 14

11 5.4. Explotaciones Desde este módulo se puede dar de alta y gestionar todas aquellas instalaciones de la empresa. Las explotaciones a su vez se dividen, según su naturaleza en: Cultivo. En este menú se incluyen todas las plantaciones agrícolas de las que disponga la empresa. Ganadería. En este menú se incluyen todas las instalaciones ganaderas de la empresa. Viñedo. En este menú se incluyen los viñedos de los que disponga la empresa. Página 11 de 14

12 6 REGISTROS Se entiende por registro cualquier conjunto de datos que tenga entidad propia dentro de un módulo de la aplicación, se cubran o no todos los campos disponibles en la pantalla. Por ejemplo, los datos de un cliente concreto (su nombre, dirección, apellidos, etc.) constituyen un registro de cliente. El proceso de creación y consulta de registros en cada uno de los módulos de la aplicación es común, por lo que a continuación se detalla de manera general el modo de operar sobre un módulo concreto a título ilustrativo Creación de registros Para dar de alta un nuevo registro se deberá buscar en la barra de menús aquel módulo sobre el que se quiere trabajar Una vez se haya accedido al módulo en cuestión, en la parte superior de la pantalla se habilitará un nuevo menú llamado Acciones que permitirá realizar diferentes opciones en función del módulo en el que nos encontremos Pulsando sobre el botón Nuevo o Crear se podrá incorporar un nuevo registro a la aplicación. Tras pinchar en este botón, se presentará un nuevo formulario que habrá que cumplimentar con aquellos campos considerados obligatorios (marcados con un asterisco). Página 12 de 14

13 En el ejemplo que se muestra, crearemos un nuevo cliente. Debemos completar datos sobre su Nombre, datos de contacto, Dirección, datos sobre su empresa, etc Tras cubrir la información necesaria se podrá guardar pulsando el botón Guardar que se encuentra tanto en la parte superior como inferior del formulario. También se podrá visualizar los datos del registro recién creado Consulta Registros Para consultar cualquier registro, previamente debemos acceder al módulo al que pertenece ese registro (Clientes, Explotaciones, etc). Por defecto se presentará una ventana con dos partes claramente diferenciadas: Opciones de búsqueda: se permite la búsqueda de clientes por diferentes campos como nombre, etc. Destaca en esta sección la posibilidad de diseñar diferentes formularios de búsqueda y guardarlos para volver a utilizarlos Opciones resultado: en la parte inferior se muestra el resultado de la búsqueda, mostrando múltiples datos e información de los registros encontrados Página 13 de 14

14 Pulsando sobre el nombre de cualquier registro de los resultados, se accederá a la información del mismo. Desde esta misma sección se podrán tanto editar este registro como añadir nuevos registros de otros módulos relacionados. Página 14 de 14

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