Fecha de Emisión. Noviembre 10 de 2004

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1 4.4.3 COMUNICACIONES SGA ISO Procedimiento Comunicaciones internas PR CI 001 Fecha de Emisión. Noviembre 10 de 2004 VERSIÓN: 00 Página 1 de 2 Objetivo Asegurar que los canales de comunicación internos sean establecidos bajo ciertos parámetros de acuerdo a los requerimientos del Sistema de Gestión Ambiental, de tal forma que garantice el adecuado flujo de la información. Alcance Involucra todas las áreas de la Empresa, incluyendo la alta Gerencia, puesto que cada director o jefe de área deberá emitir comunicados internos en un momento dado. Definiciones Acta Relación escrita de lo tratado en una reunión y constancia de las decisiones allí tomadas Memorando Comunicación por medio de la cual se recapitulan hechos y razones que se deben tener en cuenta en un asunto importante. Circular Carta o aviso con igual contenido dirigido a diversas personas para comunicarles o notificarles algo. Responsabilidad Directo: Jefe de Servicio al Cliente Corresponsables: Gerente General - Directores y Jefes de área. Condiciones Generales Se emitirán comunicados internos en diferentes situaciones y con diferentes objetivos, así: - Informar a la comunidad laborar sobre el progreso ambiental de la Empresa por medio de un informe Gerencial, publicaciones en cartelera y charlas. - Emitir sugerencias, ordenes, peticiones y llamados de atención, por medio de memorando interno y circulares. - Dejar constancia de reuniones y decisiones importantes tomadas en la Empresa, por medio de actas. Este documento Establece canales de comunicación internos y externos con el fin de dar a conocer la información necesaria acerca de su progreso ambiental y responder a las inquietudes, observaciones o reclamos de todas las partes interesadas externas, dando de esta manera lugar a las relaciones con la

2 comunidad, que por medio de sugerencias aportan al mejoramiento continuo ambiental de la Empresa. Para lograr dicho propósito es precisa la creación de procedimientos básicos tanto para comunicaciones externas como para comunicaciones internas, tales como: medición del nivel de satisfacción del cliente, procedimiento para quejas y reclamos y comunicados internos respectivamente. Todos los comunicados deben quedar inscritos en el registro RG- CIE-003, el cual contiene: asunto a tratar, a quien va dirigido, responsable, fecha de entrega y tipo de comunicado (interno-externo). Dicho registro será conservado por la Jefe de Servicio al Cliente, quien lo proporcionara a los responsables de cada comunicado para su diligenciamiento. El siguiente diagrama de flujo muestra los medios de comunicación utilizados en la empresa, los responsables, la frecuencia y el tipo de comunicado:

3 Figura 12. Comunicaciones Internas y externas ALPINITO S.A SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS INFORME GERENCIAL MEMORANDO Y CIRCULARES ACTAS CARTELERA CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONO FAX CORREO CHARLAS Política ambiental Objetivos y metas Informe de auditorias Peticiones Ordenes Llamados de atención de reuniones y decisiones Progresos Actualidad Normas políticas Inquietudes Necesidades Quejas y reclamos Quejas Inquietudes Ordenes Requerimien tos Peticiones Solicitudes Temas de progreso ambiental GERENCIA GERENCIA DIRECTORES Y JEFES DE AREA DIRECTORES Y JEFES DE AREA DE RECURSOS HUMANOS COMERCIAL RECURSOS HUMANOS COMERCIAL DIRECTORES Y JEFES DE AREA

4 4.4.3 COMUNICACIONES SGA ISO Procedimiento Comunicaciones internas PR CI Fecha de Emisión. Noviembre 10 de 2004 VERSIÓN: 00 Página 2 de 2 Descripción de comunicados a) Establecer el tema del que va a tratar el comunicado según el caso. b) Definir aspectos relevantes dentro de la información a comunicar. c) Identificar las personas a las cuales irá dirigida la comunicación. d) Redactar el comunicado respectivo de una forma clara, usando un lenguaje sencillo y entendible, con el fin de que sea comprendido en su totalidad. e) Los comunicados que sean necesarios deben ser enviados a la Gerencia para su revisión y aprobación f) Luego de ser aprobado se debe sacar el número de copias requeridas. g) Cuando se trate de una charla, se deben seguir los pasos anteriores, llevando un registro de los asistentes a la misma, el tema y la persona encargada. h) Diligenciar el registro de Comunicaciones internas y externas (RG-CIE-003) que se encuentra disponible en el Departamento Comercial, Jefe de Servicio al Cliente. REALIZO REVISÓ: APROBÓ: ACTUALIZO : ACTUALIZACIÓN No:: FECHA

5 PROTECCION, SERVICIOS & ASESORIAS AMBIENTALES PROSERVA LTDA REGISTRO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Departamento Comercial Registro RG-CIE-003 ASUNTO DIRIGIDO A RESPONSABLE FECHA TIPO DE DOCUMENTO INT EXT ENTREGADO RECIBIDO