Guía de Office 365 para el Distrito Escolar Independiente de Austin

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1 Guía de Office 365 para el Distrito Escolar Independiente de Austin Distrito Escolar Independiente de Austin, 2014

2 La siguiente es una guía para Office 365. DESPUÉS de MIGRATION ingrese a su correo electrónico del AISD: 1. Vaya a la Cloud del AISD > Productivity > AISDmail O 2. Haga clic en el icono de correo en la pantalla de la Cloud O 3. Vaya a aisdmail.austinisd.org FAVOR DE TOMAR EN CUENTA: Nombre de usuario: (es diferente a lo que se hacía anteriormente) PW: contraseña de la red del AISD (la misma que antes) La mayoría de las actividades de esta guía empiezan en la barra de navegación. Esta es la barra azul (si el tema de color cambió, esta barra podría ser de diferente color) en la parte superior de la página: Un pequeño espacio en blanco debajo de uno de los botones le dirá en qué página está. OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 2

3 Note la organización de 3 columnas en cada sección: cuando seleccione algo de la columna izquierda, el contenido de esa selección aparecerá en la columna del centro, cuando seleccione algo del centro, aparecerá en la columna de la derecha. Esta guía se basa en el diseño de una pantalla de Office 365 de una computadora portátil o de escritorio. Las interfaces y funcionalidades de los aparatos móviles (teléfonos y tabletas) serán diferentes. Asegúrese de ingresar a Office 365 mediante una de las versiones más recientes de su navegador. En el sitio de internet de Microsoft podrá encontrar una lista de los navegadores recomendados. Algunos usuarios han tenido problemas porque utilizan navegadores muy viejos. OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 3

4 Section 1: Personalizing Your O365 QUÉ HACER FÍJESE CÓMO... 1 Haga clic en el icono del "engrane" en la parte superior derecha de su pantalla, enseguida de su nombre (de capacitación). Seleccione "change theme" en el menú desplegable. Cambie de tema en la ventana siguiente, luego haga clic en "OK". Haga clic en el engrane otra vez y seleccione "Options". Revise la página "account" luego haga clic en "settings" en la columna izquierda. En "mail", (en la página predeterminada bajo "settings"), escriba una firma y ponga una marca de verificación en la casilla "Automatically include " Si quiere que aparezca "Bcc" cuando prepare un correo electrónico, seleccione "Always show Bcc" bajo "message format". 2. Haga clic en "Outlook" en la barra de navegación para volver a su buzón. Fíjese como cambia la apariencia de la barra de navegación después de cambiar el tema. Puede agregar una foto después de hacer clic en el enlace "Edit Information" en la parte inferior de la página "account". Preste atención a las otras opciones en "options", p. ej. "organize " (aquí es donde se establecen las reglas y respuestas de "out-of-office"). OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 4

5 Section 2: OUTLOOK (= ) QUÉ HACER 1 En la barra de navegación, asegúrese de estar en la página de Outlook. 2 ENVIAR UN CORREO ELECTRÓNICO Haga clic en el enlace +new mail en la parte superior izquierda de la página: Escriba la dirección del correo electrónico del destinatario en la línea "To:". Añada el asunto en Subject. Escriba un mensaje corto. Haga clic en Send. FÍJESE EN Note la organización de 3 columnas: La columna de la izquierda contiene "Favorites" y bajo esta, su buzón personal y otras carpetas que usted haya creado. La columna del centro mostrará el contenido de lo que haya seleccionado en la columna izquierda. La columna de la derecha mostrará lo que seleccionó en la columna del centro. Fíjese en el icono del sobre en la barra de navegación que aparece después de recibir un nuevo correo electrónico. Note que cuando empieza a teclear en "Search Contacts and Directory", aparece un enlace. Note la firma automática en la parte inferior del correo electrónico (esto se configuró en la sección 1). OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 5

6 QUÉ HACER 3. CREAR UN CARPETA Presione el lado derecho del ratón en su buzón (=su nombre) en la columna izquierda. Seleccione "create new folder" de la ventana que aparece. Dele un nombre a la carpeta. Guía de Office 365 para el AISD FÍJESE EN Note que las carpetas se organizan en orden alfabético. Puede crear cualquier carpeta en su buzón. Puede crear una carpeta dentro de otra carpeta, presionando el lado derecho del ratón en la carpeta donde quiere crear otra carpeta. 4. MOVER UN CORREO ELECTRÓNICO A UNA CARPETA Seleccione un correo electrónico de la columna del centro. Mientras mantiene oprimido el ratón, arrastre el correo electrónico a una carpeta de su buzón. 5. BORRAR UN CORREO ELECTRÓNICO Pase el cursor sobre un correo electrónico en la columna del centro. Haga clic en la "x" roja que aparece en la parte superior derecha de la ventanilla. O Haga clic en los puntos suspensivos "..." en la parte superior derecha de su página a un lado de "FORWARD" (cuando pasa sobre los puntos, dirá "more actions"). Luego, seleccione "delete" en la ventanilla que aparece. Esto borrará el correo electrónico que está en la columna derecha. Si está en una Mac, vea el pequeño icono de "+" que se pega al cursor al mover el correo electrónico a la carpeta. En una computadora personal, el cursor cambia de una "señal de alto" a un rectángulo en cuanto pasa por encima de la columna del buzón. OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 6

7 QUÉ HACER 6. RECUPERAR CORREOS ELECTRÓNICOS DE LA BASURA Seleccione la carpeta "Deleted Items" en la columna izquierda. Seleccione un correo electrónico de la columna del centro para recuperarlo. Presione el lado derecho del ratón (control-clic en Mac) sobre el correo electrónico y páselo por encima de "move". Mueva su ratón a la carpeta que quiera mover el correo electrónico y haga clic. 7. BORRADORES Empiece un correo electrónico haciendo clic en el enlace "+ new mail" en la parte superior izquierda de la página. Escriba alguna información en el nuevo correo electrónico. Ahora sálgase de ese correo al hacer clic en otra carpeta. Encuentre los correos que no terminó en la carpeta de "Drafts". 8. BÚSQUEDAS Escriba un nombre en el campo de Search encima de la columna del centro. Seleccione una de las opciones que aparece en una ventana y vea que pasa. Guía de Office 365 para el AISD FÍJESE EN Note la diferencia en la terminología: "Trash" en Lotus Notes y "Deleted Items" en Office 365. Note la palabra [Draft]. Fíjese en "CONTINUE EDITING" en la parte superior derecha de la pantalla para seguir escribiendo el correo electrónico. No tiene que guardar los correos electrónicos empezados en la carpeta Draft, porque Office 365 lo hace automáticamente. Note que puede hacer una búsqueda por persona o tema. Fíjese en la separación entre "Mail Search" y "People Search". Note las opciones de "From" en el menú desplegable. OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 7

8 Section 3: CALENDAR QUÉ HACER FÍJESE EN... 1 Haga clic en "Calendar" en la barra de navegación. Note el enlace "+ new event" en la parte superior izquierda de la página. 2 PROGRAMAR UNA JUNTA "add rooms". Aquí seleccionará un salón para Haga clic en el enlace "+new juntas. event" en la esquina superior izquierda de la página O Si quiere adjuntar algo, haga clic en los puntos suspensivos "..." en la parte superior de la ventanilla y seleccione "insert > attachment". Haga doble clic en la fecha O que quiere programar la junta Puede arrastrar y soltar un documento del disco Escriba el nombre del evento y duro en esta ventana. agregue los correos electrónicos en la línea de los Note el icono del sobre "new mail" en su barra de navegación cuando llegan correos electrónicos. "Attendees". Haga clic en "Scheduling Assistant" sobre la ventana y verifique si su compañero está Después de aceptar la invitación, el evento disponible en ese horario. aparecerá en su calendario. Haga clic "OK" cuando termine. Al regresar a la ventana de la junta, cheque el día y la hora Haga clic en "SEND". La invitación que se les enviará a los invitados podrá aceptarse en el correo electrónico. OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 8

9 Section 4: INSTANT MESSAGING Guía de Office 365 para el AISD QUÉ HACER FÍJESE EN Haga clic en su nombre en la barra de navegación Note las otras opciones: "Busy", "Do not disturb", etc. Si no tiene una barra verde al lado de su nombre, seleccione "Sign in to IM" y asegúrese de que al lado de su nombre aparezca la barra verde, que indica que está disponible para platicar. 2. Seleccione el correo electrónico de alguien con quien quiera platicar para que aparezca en la columna derecha. Haga clic en su nombre, enseguida de su foto (o donde PODRÍA ir una foto). Si la persona está disponible para platicar, aparecerá un icono de burbuja de conversación en la ventanilla de su perfil. (Si no está conectada, no aparecerá la burbuja de conversación). Puede platicar con otro empleado del AISD desde su casa, no tiene que estar conectado a la red del AISD. OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 9

10 Haga clic en la burbuja de conversación y empiece una plática. Guía de Office 365 para el AISD O También puede ir a "People" para encontrar a alguna persona en el directorio. Si ve una barra verde enseguida del nombre, haga clic en el nombre y luego en la burbuja de conversación. OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 10

11 Section 5: PEOPLE 1. Haga clic en "People" en la barra de navegación QUÉ HACER FÍJESE EN AGREGAR UN CONTACTO NUEVO Haga clic en "My contacts" en la columna izquierda. Este es su directorio personal. Haga clic en "+new" en la parte superior izquierda de la página y cree un contacto en "create contact" o cree un grupo en "create group" de la ventanilla. Si seleccionó un grupo: dele un nombre, agregue miembros y haga clic en "save". Si seleccionó un contacto en "contact", llene la información y haga clic en "save" para guardarlo. En la barra de búsqueda en la parte superior de la página, haga una búsqueda del contacto o grupo que acaba de crear. Seleccione "Directory" en la columna izquierda. Este será el directorio del AISD; todo el personal y grupos estarán enlistados aquí Note la organización de 3 columnas. Igual que en la página de Outlook: lo que seleccione en la columna izquierda, aparecerá en la columna del centro, lo que seleccione en la columna del centro, aparecerá en la columna de la derecha. OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 11

12 Puede encontrar más información y ayuda en: 1. La página de Internet de Tecnología en: 2. MyTraining: en la Cloud > Training Resources > MyTraining > Communications > Office 365 Si tiene preguntas o problemas, favor de enviar un HEAT ticket en línea, o llamar al HELP Desk al (512) OFFICE 365 AISD SELF- GUIDE 12

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