Guía para editar registros en Digital.CSIC (versión 4.0) Oficina Técnica Digital.CSIC 11/11/2015

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1 Guía para editar registros en Digital.CSIC (versión 4.0) Oficina Técnica Digital.CSIC 11/11/2015 En este breve documento se explican los procedimientos para la actualización (o edición) de registros desde Mi Digital.CSIC, la parte privada personal de Digital.CSIC. Generalmente se recurrirá a la edición de registros en Digital.CSIC cuando se hayan producido: - Errores u omisiones en la introducción de la descripción bibliográfica del trabajo depositado: campos mal rellenados, campos que faltan (DOI, ) - Actualizaciones que se deseen recoger en la descripción del mismo: adjuntar el texto completo una vez que contamos con la versión que deja el editor (con o sin embargo), Las plantillas de descripción por tipologías son una herramienta actualizada para ayudar a completar la descripción de los recursos que se van a editar. La Oficina Técnica actúa como administradora del sistema y como tal la eliminación completa de registros es exclusiva. 1. Acceso al modo de edición de registros Con la funcionalidad de edición de registros un usuario Digital.CSIC puede actualizar los registros de las colecciones de su comunidad que hay en el repositorio 1. Estando logueado (1), busque el registro que quiera modificar (2). 1 Si observa algún error u omisión de un registro no introducido por usted, no lo podrá modificar, recomendamos se ponga en contacto con la Oficina Técnica del repositorio digital.csic@bib.csic.es 1

2 Para acceder a la edición del registro, basta con hacer clic en su título: y pulsar posteriormente en Editar (este botón aparece al final de la página): 2

3 Al hacer clic en el botón de Editar, se accede al formulario interno de descripción del registro. El formato del formulario de edición de registros está construido como una sucesión de elementos llamados metadatos Dublin Core. Etiquetas Metadatos Dublin Core 2. Edición de registros archivados en Digital.CSIC El mensaje inicial que muestra Digital.CSIC al acceder al modo de edición pide prudencia a la hora de editar registros, sobre todo si no se está seguro: ATENCIÓN: Estos cambios no son validados de ninguna manera. Usted es responsable de entrar los datos en el formato correcto. Si no está seguro de que formato es, por favor NO haga cambios. Las nuevas plantillas de descripción 2 son una buena guía de los campos descriptivos obligatorios y recomendados para cada tipología de objetos

4 Para las tareas de edición de registros se empleará el formulario de la parte inferior, que contiene los cuadros de texto con los elementos de descripción del documento. Pueden distinguirse cinco modalidades básicas de actualización de registros en Digital.CSIC: 3.1. Corrección de datos ya introducidos Para actualizar elementos de descripción ya existentes, se corrige el texto en el cuadro Valor y se pulsa el botón Actualizar al final del formulario de edición: 4

5 3.2. Eliminar campos Si lo que se desea es borrar alguno de los campos introducidos, bastará con pulsar la imagen de la papelera situado a la derecha del mismo o simplemente dejar el campo valor en blanco. Una vez borrado habrá que actualizar el registro pulsando el botón Actualizar al final del formulario de edición Introducción de nuevos campos Para corregir omisiones añadiendo nuevos elementos a la descripción, es preciso conocer previamente el metadato al que corresponde el campo que se quiere introducir. Para ello se puede consultar las plantillas de cada tipo de material. Una vez determinado el elemento Dublin Core que se va a introducir, se desplaza el cursor hasta la última fila del formulario de descripción del ítem. Se selecciona el elemento oportuno en el desplegable de metadatos de la parte izquierda (1), y se escribe el texto correspondiente en el cuadro Valor (2). Para añadir el nuevo campo a la descripción, basta pulsar el botón Añadir (3) situado en el extremo derecho de la fila y Actualizar (4). 5

6 Si se pretende realizar una corrección y un añadido sobre la descripción de un ítem, es recomendable realizar el proceso de modo secuencial, primero la corrección y posteriormente el añadido. Si se trata de realizar simultáneamente la actualización y la inclusión de nuevos datos, es probable que se produzca pérdida de parte de la información introducida. Hay algunos metadatos que han sido creados ad-hoc para describir colecciones muy específicas (por ejemplo, dc.date.registeredbd, o relativos a patentes como dc.description.assignee). Estos elementos no deben usarse para describir otros recursos Inclusión/sustitución del archivo asociado al registro o inclusión de archivos adicionales La modificación y adición de los archivos asociados al documento es una operación delicada. La información sobre los archivos asociados a los registros se encuentra en la parte inferior del formulario de edición, separada claramente de la parte de descripción bibliográfica del documento. Todos los registros depositados en Digital.CSIC llevan asociados por defecto un mínimo un archivo, el que contiene la licencia CSIC (1) aceptada por el depositante en el proceso de archivo del documento. Si el registro es de acceso restringido, llevará el fichero comodín o no llevará nada más. Si es de acceso abierto o embargado, llevará uno o más ficheros con el texto completo en sí (2). El registro puede tener asociado más de un fichero como por ejemplo en el caso de material complementario, gráficos, 6

7 La modificación más frecuente en este apartado corresponderá a la inclusión por primera vez de la versión del trabajo que deja subir el editor o la adición de un nuevo archivo asociado con información adicional relevante para el contenido del ítem. Para llevar a cabo esta actualización se emplea el botón Añadir bitstream, situado debajo de los campos de descripción de los archivos asociados. Al hacer clic en este botón, el sistema nos muestra un cuadro de selección de archivo (1), desde el que podremos cargar el nuevo fichero a adjuntar (2). Si el registro llevase el fichero comodín típico del acceso restringido, deberá de eliminarse (1): Como el registro ya cuenta con el texto completo, deberemos de cambiar el metadato de los derechos (dc.rights), de Acceso restringido a Acceso abierto : 7

8 Si lo que se desea es reemplazar el archivo asociado a un ítem: borraremos el fichero no válido, seleccionándolo en el elemento situado a su izquierda (1) y haciendo clic en el botón imagen de la papelera situado a la derecha de la fila de descripción (2). A continuación emplearemos la opción Añadir bitstream para la incorporación del nuevo fichero tal y como se ha explicado anteriormente (3). El límite máximo por fichero es 512 MB. Al añadir un fichero es muy importante denominarlo según las buenas prácticas Conviene asegurarse en todo caso de que la operación de reemplazamiento de un archivo se ha realizado correctamente abriendo el registro desde el modo normal de uso de Digital.CSIC una vez concluido el proceso de actualización, y comprobando que el archivo que se muestra al visualizar el texto completo del documento es el correcto. Una vez realizadas las modificaciones oportunas sobre un registro concreto, pulsamos en Actualizar y ya podemos salir sin problemas del modo de edición de registros. Se recomienda visitar de nuevo el registro modificado para comprobar que todo está correctamente teniendo en cuenta que, a veces, Digital.CSIC requiere un tiempo de actualización para refrescar una descripción bibliográfica. IMPORTANTE: cuando incluimos o remplazamos un fichero, este cambio implica otros más: Si añadimos un fichero al registro por primera vez: cambiar los derechos, de Acceso restringido a Acceso abierto Si borramos un registro y se queda sin el texto completo: cambiar los derechos, de Acceso abierto a Acceso restringido Si reemplazamos un texto completo por otro o añadimos más ficheros: el campo derechos se mantendrá abierto Para cambiar el campo relativo a los derechos solo hay que elegir la opción deseada en el desplegable: 8

9 3.5. Adjuntar un archivo embargado al registro: embargo en modo edición Al adjuntar un pdf con embargo en modo edición nos podemos encontrar con uno de estos dos casos: a) El más común es que el registro esté en acceso restringido (sin pdf del trabajo) y ahora, al conseguir la versión que nos deja la editorial, vamos a subirla pero con un período de embargo. b) El registro ya contiene un pdf del trabajo (está en acceso abierto por lo tanto) pero nos hemos dado cuenta que hay que embargarlo. a) Añadir un pdf con embargo a un registro en acceso restringido ya subido Previamente, y si apareciese, debemos de eliminar el pdf archivo comodín que solemos adjuntar a registros que están en acceso restringido (1). Posteriormente adjuntaremos el pdf a embargar (2). Buscamos el metadato dc.rights y lo cambiamos de Acceso restringido a Embargo : Pulsamos en No se olvide de añadir la fecha de embargo : 9

10 Añadimos la fecha de embargo con formato AAAA-MM-DD y pulsamos en Actualizar : Una vez puesta la fecha de embargo podemos cerrar la ventana. Finalmente pulsamos en el botón Actualizar en la parte inferior derecha del registro: b) Añadir un pdf con embargo a un registro que ya contiene el pdf (en acceso abierto) Haríamos los pasos anteriores pero sin eliminar ni añadir ningún pdf ya que el registro cuenta con uno que debemos de embargar. Buscamos el metadato dc.rights y lo cambiamos de Acceso abierto a Embargo : 10

11 Pulsamos en No se olvide de añadir la fecha de embargo : Añadimos la fecha de embargo con formato AAAA-MM-DD y pulsamos en Actualizar : Una vez puesta la fecha de embargo podemos cerrar la ventana. Finalmente pulsamos en el botón Actualizar en la parte inferior derecha del registro: 11

12 En cualquiera de los dos casos, el resultado final debe de ser el siguiente: debe de aparecer el icono del embargo (1), la fecha fin del embargo (2) y la posibilidad de solicitar una copia privada con fines de investigación y/o estudio (3). El botón de petición de una copia lo veremos si NO estamos logueados (así lo veremos como cualquier usuario). 12