P&A Soluciones Integradas S.A.S.

Transcripción

1 P&A Soluciones Integradas S.A.S. GUÍA BÁSICA PARA MEDIOS MAGNÉTICOS Para la correcta configuración de los Medios Magnéticos en el Sistema Administrativo y Gerencial SAG, se deben seguir los siguientes pasos: 1.- Crear o actualizar el Maestro de Conceptos y los Topes para el año Se pueden importar utilizando el archivo C:\APL\SAG-MM\ARCHIVOS\Conceptos 2015.CSV. Para ello Ingresar por CONFIGURACIÓN Utilidades Importación de Datos Importación de Maestros Códigos Medios Magnét. y seleccionar el archivo Conceptos 2015.csv, seleccionar Desde el Registro 2 y dar click en Importar.

2 2.- Verificar y actualizar los datos de los Terceros: Tipo de Documento, Apellidos y Nombres, Dirección, Teléfono, Dígito de Verificación, Ciudad. Para ello Ingresar por CONFIGURACIÓN Opciones Terceros y dar click en el botón de Actualización MM. Aparecerá la siguiente ventana: En ella se pueden filtrar, por ejemplo, todos los Terceros que sean Personas Naturales y NO TENGAN el Primer Nombre. Existen unos botones de ayuda para actualizar en forma automática los Nombres y Apellidos. En el ejemplo de la gráfica, se seleccionaron los Terceros que tienen 2 Nombres, se selecciona el Orden de Asignación: Nombre (pues primero grabaron el Nombre y luego el Apellido), y se da click en el Botón de Asignar 2 Nombres. Entonces el SAG automáticamente asignará el Primer Nombre y el Primer

3 Apellido y luego se da click en el botón de Grabar. También se pueden filtrar, por ejemplo, todos los Terceros SIN DIRECCIÓN, corregirlos y Grabar. Se actualizarán los Terceros en TODO el sistema, es decir, los datos aparecerán actualizados en la opción de Clientes y Proveedores también, dependiendo del Tipo de Tercero. 3.- Asignar los Conceptos de MM a cada cuenta. Para los Formatos diferentes al 1001, se utiliza la opción de CONFIGURACIÓN Opciones Cuentas Contables y se da click en el botón de Actualización MM.

4 Aparecerá la siguiente ventana: En ella se selecciona en la parte superior el Concepto de Medios Magnéticos, se seleccionan las Cuentas a las cuales se le va a asignar y se da click en el botón de Asignar y luego en el botón de Grabar. Este procedimiento se repite para todas las Cuentas Contables que deban reportarse en alguno de los formatos, diferentes al 1001, que se parametriza por la opción que se explica a continuación. Para configurar las Cuentas Contables que se deben reportar en el Formato 1001, se utiliza la opción de CONFIGURACIÓN Maestros Maestros SAG 9 Conceptos x Tipo de Valor. En esta ventana se selecciona el Formato (en este caso siempre será el 1001), el Concepto al cual se le van a definir las cuentas (Ej: 5002-Honorarios), el Tipo de Valor (el formato tiene 9 valores, a saber: Valor Pago Deducible, Valor Pago No Deducible, IVA llevado como Mayor Valor del Costo o Gasto Deducible, IVA llevado como Mayor Valor del Costo o Gasto No Deducible, Retefuente Practicada, Retefuente Asumida, ReteIVA

5 Practicado (a Rég. Común), ReteIVA Asumido (a Rég. Simplificado), ReteIVA a No Domiciliados), Tomar Valor de que siempre será Saldo Actual y se da click en el botón de Selección de Cuentas, para seleccionar todas las cuentas que estén asociadas a dicho concepto. En el Ejemplo mostrado, se seleccionó el concepto 5002-Honorarios y se seleccionaron las cuentas , y para el Tipo de Valor 1-Pago Deducible. Para el Tipo de Valor 5-Retefuente Practicada se seleccionó la cuenta Así mismo se continúa con los demás valores asociados a ese concepto y luego con los demás conceptos. NOTA: Para el caso del IVA Como Mayor Valor del Gasto o Costo, contablemente se debe manejar en una cuenta aparte del gasto, por cada concepto. Ej: Una por Honorarios, otra por Servicios, otra por Comisiones, etc. En caso de que contablemente el IVA como mayor valor del Gasto o Costo se haya llevado a la misma cuenta del gasto, no hay forma de discriminarlo. 4.- Generar los Medios Magnéticos de cada Formato, Validarlo y Complementarlo manualmente, de ser necesario. NOTA: Primero se debe generar el Formato 1007 antes del Ingresar por la opción de OPERACIÓN Opciones Medios Magnéticos. Al seleccionar el formato a generar (Ej: 1007), el sistema automáticamente calcula la información de las cuentas asociadas a dicho formato y genera los registros correspondientes, en la parte inferior (quedan en Gris). Luego el programa pregunta si desea validar los registros (se recomienda hacerlo inmediatamente), con lo cual se validará que no existan inconsistencias de forma (Ej: Tercero sin Dirección). Una vez validados los

6 registros, quedan en Amarillo si están Ok o en Rojo si tienen alguna inconsistencia. Para saber cuál es la Inconsistencia, se da ctrl-click en el Registro. Las Inconsistencias se pueden corregir de una vez en el formulario o directamente en el Tercero o en el Documento. Si se hace en el Formulario, NO se actualizarán los maestros, sólo la información para los MM. Para conocer de dónde se tomaron los valores calculados por el sistema, se de doble-click al Registro. Una vez validados todos los Registros y que estén Ok, se procede a generar el Formato XML dando click al botón de Archivo XML ubicado en la parte superior. EL SAG generará el archivo en la Ruta predefinida (Ej: C:\APL\SAG-MM\ARCHIVOS). 5.- Complementar la información generada por el sistema. Ej.: Fmt 1010 Socios y Accionistas. Para ello se da click al botón ubicado a la derecha del formulario, y se completa manualmente la información. Para seleccionar la Ciudad o el Departamento, se da doble-click al campo. 6.- Generar los registros a Excel, para control y revisión final. Para ello se da click al botón de ubicado en la parte superior. NOTA: Este archivo sólo sirve para revisión, mas no para pasarlo al PreValidador de la DIAN. 7.- Generar el archivo XML. Para ello se da click al botón de ubicado en la parte superior. Tener en cuenta el consecutivo de número de envío en el que van en la página web de la DIAN. El archivo generado es el que se pasa al PreValidador de la DIAN. 8.- Validar el archivo XML en el PreValidador de la DIAN.

7 NOTAS COMPLEMENTARIAS 1.- Para reportar los Salarios, Prestaciones y demás Pagos Laborales efectivamente pagados (5001), se deben separar las cuentas de Causación de Prestaciones Sociales de las del Pago de Prestaciones Sociales. Se recomienda crear dos Subcuentas. Ej: VACACIONES Causadas Pagadas 2.- Para reportar los Pagos de Parafiscales (5010), se deben separar las cuentas de Causación de Parafiscales de las del Pago de Parafiscales. Además, debe manejarse el Tercero de la Entidad y no del Empleado. Se recomienda crear dos Subcuentas. Ej: APORTES ICFB Causado Pagado 3.- Para reportar los Pagos a EPS y AFP (5011 y 5012), se debe manejar el Tercero de la Entidad y no del Empleado, incluyendo el aporte del trabajador. Parágrafo 11. Los pagos correspondientes a los aportes parafiscales y fondos de pensiones obligatorios se deben reportar en cabeza de las entidades autorizadas para recaudar estos rubros. Reportar los valores deducibles del empleador en la columna pagos o abonos en cuenta deducibles y los aportes correspondientes al empleado, se deben diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles, según correspondan. 4.- Para reportar las Donaciones en Efectivo y en Especie (5013 y 5014), se debe separar la cuenta de Donaciones. Ej: Ej: DONACIONES En Efectivo En Especie 5.- Crear Conceptos 5058, 5060, , 8233, 8235, 8237, Validar que en el Vr 1 sólo exista una Cuenta 6.- Formato 1011: Valor solicitado como deducción por concepto del gravamen a los movimientos financieros, en el concepto Fmt 1009 Pasivos Bancarios deben ser los sobregiros reales del extracto y no el saldo en libros. Se deben digitar manualmente. 8.- Fmt 1009 CxP ReteFte, ReteIVA o Timbre NIT de la DIAN

8 9.- Fmt 1009 CxP ReteICA NIT del Municipio 10.- Las Provisiones de Cartera no pueden ser globales sino por NIT Separar IVA por Devoluciones en Compras y en Ventas Fmt 1011 debe acumular por Concepto y no por Tercero. TIPS Autorretención CREE: 1.- Se debe crear el concepto 5062 con Saldo Final y asociar la cuenta en el Fmt 1001 pero en el valor 2 (no deducible) 2.- Si la empresa creó la cuenta sin manejar tercero, entonces no le generará en el formato Lo deben adicionar manualmente. 3.- Si la empresa creó la cuenta manejando tercero, entonces le generará a cada uno y en realidad se debe reportar bajo el NIT de la empresa informante, así que de todas maneras les tocaría organizarlo manualmente. CONCLUSIÓN Se recomienda que este concepto se diligencie manualmente, a partir del saldo final de la cuenta a Dic.31. IVA COMO MAYOR VALOR DEL GASTO: Se debe crear una cuenta aparte para llevar el dato del IVA como mayor valor del costo o gasto. Si no se hizo así, tocaría calcularlo manualmente.

9 ACREEDORES: En el Formato 1009, si los Pasivos Totales (CxP) de la Empresa a Dic son > $ , se deben reportar los acreedores cuyo saldo sea >= $ En caso contrario se deben reportar los acreedores cuyo saldo sea >= $ En este caso, el Usuario debe modificar el Tope que le aplique, por CONFIGURACIÓN MAESTROS Maestros SAG 9. DEUDORES: En el Formato 1008, si los Créditos Totales (CxC) de la Empresa a Dic son > $ , se deben reportar los deudores cuyo saldo sea >= $ En caso contrario se deben reportar los deudores cuyo saldo sea >= $ En este caso, el Usuario debe modificar el Tope que le aplique a cada Concepto, por CONFIGURACIÓN MAESTROS Maestros SAG 9. FORMATO 1003: Para las Retenciones que le practicaron a la empresa, el concepto debe tener Saldo Final: Formato 1007: Para los Ingresos Recibidos, el concepto debe tener Saldo Final:

10 Formato 1005: En este formato se reporta el IVA DESCONTABLE. Como en realidad este formato no maneja Conceptos, se utiliza el Concepto Interno denominado IVAD y se debe asociar a las cuentas de IVA Descontable. El Tope sería $ que equivale al IVA sobre $ que es lo que dice el decreto para el Valor Base. (NOTA: En las especificaciones no es claro si se incluye o no el IVA Teórico (ReteIVA) para el Rég. Simplificado, así que queda a consideración del Contador(a) si lo reporta o no. Se sugiere NO reportarlo en este formato sino en el Y se deben asociar a cada cuenta contable. NOTA: Para el IVA Descontable por Ventas Devueltas, Anuladas, Rescindidas o Resueltas, se debe utilizar una cuenta aparte, para poder reportarlo en el Valor 2.

11 Formato 1006: En este formato se reporta el IVA GENERADO. Se debe generar primero el formato Como en realidad este formato no maneja Conceptos, se utiliza el Concepto Interno denominado IVAG y se debe asociar a las cuentas de IVA Generado. El Tope sería $ que equivale al IVA sobre $ que es lo que dice el decreto para el Valor Base del Ingreso. Se deben asociar a cada cuenta contable. NOTA: Para el IVA Generado por Compras Devueltas, Anuladas, Rescindidas o Resueltas, se debe utilizar una cuenta aparte, para poder reportarlo en el Valor 2. Así mismo para el ImpoConsumo generado. Formato 1008: Los Conceptos 1315 al 1318 deben estar asociados al Formato Formato 1012: Se reportan los Saldos de las Cuentas de Banco (Ahorro y Corriente), pero como normalmente estas cuentas NO manejan Tercero, el SAG no genera este formato. Se debe grabar manualmente. Formato 1011: Conceptos que se deben Adicionar y relacionar con las Cuentas correspondiente, como Costos y Gastos reportados en la Declaración de Renta, si aplican para la Empresa: 8206 Depreciación, Amortización y Agotamiento 8228 Reparaciones Locativas realizadas sobre Inmuebles 8236 Deducción por Contratos de Leasing 8244 Contribuciones a Fondos de Pensiones de Jubilación e Invalidez 8249 Sostenimiento Mensual de Aprendices Formato 1001: En el Parágrafo 1 del Artículo 22 de la Resolución 273 se define un Tope de $ Sin embargo, en el Parágrafo 2 se dice que las Personas o Entidades enunciadas en el Literal c) (las que efectuaron retención en la fuente, sin importar el monto de los ingresos), deben reportar todos los Terceros, sin importar el Tope Mínimo. Queda a criterio del Contador(a)

12 definir por cuál de los dos se va. Se sugiere que las empresas que superan el tope de ingresos de $ , deben reportar sobre el Tope de $ , pero las Empresas que no superaron ese tope de ingresos pero realizaron retención en la fuente, deben reportar el 1001 sobre cualquier valor. En el primer caso, deben ajustar el Tope Mínimo en los Conceptos 5002 en adelante. CONSULTA MANUAL: La siguiente Consulta Manual sirve para revisar que no falten cuentas por asociar en el formato NOMBRE DE LA CONSULTA: Cuentas que no están en el Fmt 1001 Seleccionar y pegar el siguiente query: SELECT k_sc_codigo_cuenta, sc_nombre_cuenta FROM cuentas_contables, cuentas_auxiliares WHERE (k_sc_codigo_cuenta >= '5') AND (k_sc_codigo_cuenta <= '7') AND (cuentas_contables.ka_ni_cuenta = cuentas_auxiliares.ka_ni_cuenta) AND (cuentas_contables.ka_ni_cuenta IN (SELECT saldos.ka_ni_cuenta FROM saldos WHERE k_sc_periodo = '201512')) AND (cuentas_contables.ka_ni_cuenta NOT IN (SELECT parametros_mm_fmt.ka_ni_cuenta FROM parametros_mm_fmt)) ORDER BY k_sc_codigo_cuenta ASC NÚMERO DE ENVÍO: Al generar el archivo XML, hay un campo que es el Número de Envío que equivale al consecutivo del archivo. Este campo lo debe diligenciar el usuario de acuerdo con el orden como vaya enviando los archivos a la DIAN, así que deben tener cuidado en actualizar este campo, antes de generar el XML, según el orden de envío.

13 En caso de que ya hubieran generado el archivo XML y no tuvieron en cuenta dicho consecutivo, tienen dos opciones: 1) Volverlo a generar indicando el Número de Envío correcto 2) Modificar manualmente el Número de Envío al archivo XML ya generado. Para ello, deben renombrar el archivo con el número al final, pero también deben editar el archivo con el Block de Notas y cambiar donde dice Número de Envío. Ej: se va a renombrar el Número de Envío 1 por el 2 para el Archivo XML del Formato 1008 que ya se había generado: 1.- Originalmente se creó con el Número de Envío 1: 2.- Se renombra por el Explordador de Windos: 3.- Se edita por el Block de Notas:

14 FORMATOS SEGÚN RESOLUCIÓN 220 DE OCT : FORMATO VERSIÓN Cambió? Observaciones Información General a Suministrar: No Socios y Accionistas Sí, mas no en las especificaciones sino en el contenido (ver Observaciones) Pagos o Abono en Cuenta. Cambió el Parágrafo 6 (Cargos Diferidos o Pagos Anticipados) y ahora se debe reportar con el NIT del Informado y no del Informante.. Se adicionó el Concepto 5063 Intereses y Rendimientos Financieros Pagados. Debe parametrizarse en el SAG en el Formato No ReteFte que le Practicaron No Ingresos Recibidos No IVA Descontable No IVA Generado No Saldo CxP No Saldo CxC Información de las Declaraciones Tributarias: No Saldo Ctas Cte y Aho e Inversiones No Ing. No Constitutivos de Renta / Costos Información de los Terceros y Empleados: Nuevo Todos los Terceros de Ing. o Costos. Concepto Nuevo Ing. No Constitutivos de Renta Nuevo Certif. de Ingresos y Retenciones Empleados. Lo debe generar el Sistema de Nómina Nuevo Bonos para Beneficio Empleados Consorcios y Uniones Temporales: No Pagos de Consorcios No Ingresos de Consorcios No IVA Descontable de Consorcios No IVA Generado de Consorcios No Saldo CxC de Consorcios No Saldo CxP de Consorcios Contratos de Mandato o Administración Delegada: No Pagos Cttos de Mandato

15 No Ingresos Cttos de Mandato No IVA Descontable Cttos de Mandato No IVA Generado Cttos de Mandato No Saldo CxP Cttos de Mandato No Saldo CxC Cttos de Mandato Ingresos Recibidos para Terceros: Sí Ingresos Recibidos para Terceros Notarías: No Notarías NOTA: No todos los formatos son generados por el SAG. Algunos se deben elaborar manualmente y otros por el Sistema de Nómina. Por el SAG se pueden generar de manera automática los siguientes formatos:

16 PLAZOS SEGÚN RESOLUCIÓN 112 DE OCT : TIPO DE CONTRIBUYENTE ULT. DÍGITO DEL NIT FECHA LÍMITE Gran Contribuyente 4 Mar Mar Mar Abr Abr Abr Abr Abr Abr Abr Personas Naturales y Jurídicas 31 a 45 Abr a 40 Abr a 45 Abr a 50 Abr a 55 Abr a 60 Abr a 65 Abr a 70 Abr a 75 Abr a 80 Abr a 85 Abr a 90 Abr a 95 Abr a 00 Abr a 05 May a 10 May a 15 May a 20 May a 25 May a 30 May

17 PREVALIDADOR: Se recomienda ingresar al PreValidador de la DIAN, seleccionar la opción de Diligenciar Formato (no la de Validar Formato) y dar click en Ir al Formato: Luego seleccionar del menú la opción de Complementos y allí seleccionar la opción de Cargar XML y seleccionar el archivo XML generado por el SAG: Luego dar click en la opción de Generar XML y allí el PreValidador le mostrará los errores.

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19 OBLIGADOS A PRESENTAR INFORMACIÓN: Según el monto de los Ingresos brutos en el 2013: Los que practicaron ReteFuente, ReteIVA o ReteCREE: