PRINCE2 & TickIT. Jorge Armando Medina Morales. Código U n i v e r s i d a d D e C a l d a s. F a c u l t a d D e I n g e n i e r í a s

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1 PRINCE2 & TickIT Jorge Armando Medina Morales Código U n i v e r s i d a d D e C a l d a s F a c u l t a d D e I n g e n i e r í a s I n g e n i e r í a D e S i s t e m a s O c t u b r e 2010

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION MARCO TEORICO PRINCE Historia y Evolución Descripción general de PRINCE Desarrollo de La Temática Comparación con COBIT TickIT Historia y Evolución Descripción y desarrollo de la normativa RESUMEN CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA...18

3 1. INTRODUCCIÓN La dirección de proyectos informáticos es una disciplina compleja, es así como las organizaciones han ido aumentando su preocupación sobre la necesidad de adoptar un adecuado enfoque sistemático para el desarrollo de nuevos productos y servicios. Una buena manera de afrontar esta disciplina es adoptar una estructura de dirección de proyectos (Project Management Structure), es decir, adoptar una metodología. Existen varios estándares, de ellos, dos son los que trataremos en este documento: PRINCE2: (Projects IN Controlled Enviroments) Es la metodología propuesta por el Gobierno Ingles, y ampliamente difundida en Europa. TickIT: Este esquema se aplica a los desarrolladores de software, sólo puede ser utilizado en combinación con la norma ISO Actualmente la gestión de proyectos es vista como la mejor práctica para desarrollos progresivos; ya que puede proporcionar una integración en los procesos soportándolos al más alto nivel. Teniendo en cuenta las fases y procesos que deben tenerse en cuenta en un proyecto como son: comisionar encargar o autorizar, la ejecución del proyecto, cierre, beneficios y ventajas. Prince2 adopta un enfoque de proceso, incorporando componentes y técnicas especificas para el tratamiento de estos aspectos.

4 2. MARCO TEORICO En este documento se tiene una breve descripción del estándar Prince2 y el programa de certificación TickIT. 2.1 PRINCE Historia y Evolución PRINCE2 fue desarrollado por el gobierno del Reino Unido en 1989 como el método estándar para la gestión de proyectos de TI. Desde entonces, el método se ha mejorado para convertirse en el enfoque de mejores prácticas adecuados para la gestión de todos los tipos de proyectos. Es el método de gestión de proyectos que cubre la manera de organizar, gestionar y controlar proyectos. Esta orientado a permitir la entrega satisfactoria de los productos, a tiempo y dentro del presupuesto Descripción General De Prince2 PRINCE2 es un estándar de facto utilizado ampliamente por el Gobierno del Reino Unido y es ampliamente reconocido y utilizado por el sector privado, tanto en el Reino Unido e internacionalmente. El método PRINCE2 es de dominio público, la oferta no hace propiedad de las normas de buenas prácticas en gestión de proyectos. PRINCE2 es una marca registrada de OGC Desarrollo de la Temática Los principales componentes de PRINCE2 son: 1. Proceso de Negocio: La existencia de un caso de negocio viable es la principal condición de control de un proyecto PRINCE2. El caso del negocio

5 es verificado previamente y es el punto principal de decisión del proyecto. El proyecto debería ser parado si no es viable por alguna razón. 2. Organización: Debido a la necesidad de informar al resto de la estructura organizativa, se necesita una supervisión organizada para asegurar la coordinación de todos los recursos, además es necesario gestionar las decisiones de validación e inventariar las entregas a lo largo de la gestión del proyecto. 3. Planes: Los planes son la columna vertebral del sistema de información y por lo tanto necesitan ser aprobados por los niveles por los niveles organizativos apropiados. 4. Controles: Se refiere a la toma de decisiones, tiene como propósito garantizar que el proyecto genere los productos necesarios para su aceptación y que cumpla la programación de acuerdo a lo planificado, además debe garantizar la viabilidad del negocio. 5. Gestión de Riesgo: Debe realizarse de manera disciplinada, ya que muchos de los trabajos de un proyecto no son previsibles. 6. Calidad en el Entorno del Proyecto: Se debe garantizar la calidad esperada por el cliente. Los requerimientos de calidad de los entregables se basan en las descripciones del producto que a su vez son preparados por el gestor del proyecto y aprobados por la junta del proyecto. 7. Gestión de la Configuración: Proporciona al equipo de gestión del proyecto el control necesario para la validación del proyecto y es vital para el sistema de calidad. Este componente suministra los mecanismos para las cuestiones de trazabilidad del proyecto.

6 8. Control de Cambios: Calcula el impacto de los potenciales cambios, importancia, costes, impacto en el proceso de negocio y la decisión de poder gestionar su inclusión o no. Los procesos de PRINCE2 son: Puesta en Marcha del Proyecto: Permite un inicio controlado del proyecto. Solo se realiza al principio del ciclo de vida de un proyecto y proporciona una preparación inicial para la gestión del resto del proyecto, así como para el control viabilidad del proyecto. Este proceso crea la junta del proyecto, y garantiza el acuerdo de las necesidades de recursos. Dirección del Proyecto: Dirige todo el proyecto y define todas las responsabilidades de la junta del proyecto en la supervisión del mismo. De acuerdo al diagrama de modelo de procesos, está por encima de todos e interactúa con el resto de procesos. Proporciona los mecanismos para las autorizaciones de aprobación de continuidad al final de cada etapa y al cierre del proyecto. Es el único proceso en el que actúa la junta del proyecto, ya que el resto de procesos son conducidos por el gestor de proyectos y el resto del equipo del proyecto. Inicio del Proyecto: Es otro proceso que solo se realiza una vez durante el ciclo de vida del proyecto. Sirve para realizar un trazado de cómo se puede gestionar la totalidad de un proyecto, y lo plasma en un contrato denominado documento de inicio del proyecto (PID Project Initiation Document). Este documento tiene por objetivo el

7 establecimiento de un entendimiento común de los elementos críticos del proyecto. Planificación: Es el proceso común para el resto de los procesos de PRINCE2. Control de Etapa: Suministra una guía para la gestión diaria del proyecto. Este proceso de control se realiza de forma iterativa para cada etapa del proyecto. Gestión de Entrega del Producto: Es el mecanismo que sirve para que los ejecutores del trabajo técnico acuerden en los trabajos a realizar, los informes de progreso, etc. Se repite por cada paquete de trabajo autorizado. Gestión de los Límites de la Etapa: Ayuda a realizar la transición de un estado finalizado al inicio del siguiente estado. Proporciona a la junta de proyecto, una ayuda para garantizar la viabilidad del proyecto. Cierre del Proyecto: Es el mecanismo que permite la transición de entrega del proyecto a la organización Comparación Prince2 vs COBIT Características Prince2 Las características principales de PRINCE2 son los siguientes: Su enfoque sobre justificación del negocio. Una organización se define como la estructura para el equipo de gestión de proyecto.

8 Su producto a base de criterio de planificación. Su insistencia en dividir el proyecto en manejables y controlables etapas. Su flexibilidad para ser aplicadas a un nivel apropiado para el proyecto Objetivo COBIT La misión de COBIT es investigar, desarrollar, publicitar, y promocionar un marco de trabajo de control de gobierno de TI autoritativo, actualizado, y aceptado internacionalmente que se adopte por las empresas y se emplee en el día a día por los gerentes de negocio, profesionales de TI y profesionales de aseguramiento Por qué Prince2? PRINCE2 le dará los conocimientos necesarios para tener confianza en la gestión de proyectos con éxito dentro de la fuerza de trabajo. El uso de PRINCE2 en sus proyectos le dará un común uso de los sistemas, procedimientos y lenguajes. Usted hará un menor número de errores, aprenderá los que los hacen, y en definitiva ahorrar dinero y esfuerzo. PRINCE2 ha sido reconocido como una de clase de mundial de productos internacionales y es el método estándar para la gestión de proyectos Por qué COBIT? La necesidad de gobierno de TI. La entrega de servicios por TI, no esta alineada con objetivos del negocio. Los procesos de TI se van a estandarizar/automatizar. Se necesita un marco de trabajo para todos los procesos de TI. Los procesos de TI van a unificarse.

9 Se necesita un marco de trabajo para un sistema de gestión de calidad de TI. Se va a definir una aproximación estructurada de auditoria. Se desea controlar el coste de TI. Se va a realizar outsourcing de todas o parte de las funciones de TI. Cumplimiento con requerimientos externos (regulatorios, organizaciones o terceros). Cambios importantes en una organización, objetivos de negocio y profesos afectan a TI. 2.2 TickIT Historia y Evolución Es un programa de la certificación de la calidad-gerencia para software, apoyado sobre todo por el Reino Unido y las industrias suecas del software. Las organizaciones involucradas en el desarrollo compran: Productos de software. Productos que incluyen software. Sistemas de software que facilitan la prestación de servicios Descripción y Desarrollo de la Temática El objetivo importante era proveer a la industria un marco práctico para la gerencia de la calidad del desarrollo del software, generando procedimientos más eficaces de la certificación del sistema de gerencia de la calidad. Publicación de material de apoyo para asistir a las organizaciones de software en la interpretación de los requisitos de la norma ISO formación, selección y certificación de auditores con experiencia y competencia en TI. establecimiento y mantenimiento de reglas para la acreditación de organismos de certificación que desarrollan actividades en el sector de software.

10 Esquema TickIT La Guía TickIT se compone de 6 partes. Parte A Introducción a TickIT y al proceso de la certificación. Aquí se presenta la información de carácter general sobre la operación de TickIT y cómo se relaciona con otras iniciativas de la calidad tales como mejora de proceso. Parte B Guía para los clientes. Describe las ediciones referentes a la certificación del sistema de gerencia de la calidad en el campo del software del punto de vista del cliente que está iniciando un proyecto de desarrollo, y explica cómo el cliente puede contribuir a la calidad de los productos y de los servicios entregados. Parte C Guía para los proveedores Proporciona información y una guía para el software y las organizaciones que proveen el software. También muestra como las organizaciones pueden evaluar y mejorar la eficacia de sus propios sistemas. Parte D Guía para los auditores Muestra la dirección a los auditores en la realización de las evaluaciones usando los procedimientos de TickIT. Parte E Requisitos del sistema de gestión de calidad del software perspectiva de los estándares. Contiene la directriz para ayudar a organizaciones productoras de software y proveedoras de servicios relacionados a interpretar los requisitos de la norma BS EN ISO 9001:2000. Parte F Requisitos del sistema de gestión de calidad del software perspectiva de proceso Identifica y desarrolla acerca de la buena práctica requerida para proporcionar un control eficaz y continuo de un sistema de gestión de calidad de software. COBIT, Procesos abordados por PRINCE2. PRINCE2 se implementa normalmente a uno o más de los siguientes casos de negocio: Establecer un entendimiento común de los procesos, funciones y responsabilidades para la gestión de proyectos. Proveer de un enfoque coherente de la gestión de proyectos, sin importar el tipo de proyecto.

11 Asegurar la participación activa de los usuarios y los interesados. Asegurar que la atención se centra en los resultados empresariales durante la toma de decisiones del proyecto. Adoptar las mejores prácticas comprobadas para la gestión de proyectos. Procesos dirigidos por COBIT - Criterios de información - recursos de TI COBIT, procesos abordados por TickIT El objetivo es el desarrollo de un marco para la gestión de desarrollo de software que permite eficaces de certificación de los sistemas de gestión de calidad.

12 3. RESUMEN PRINCE2, TICKIT La administración estructurada de proyectos significa gerenciar proyectos en una forma lógica y organizada, siguiendo etapas claramente definidas. PRINCE2 es un método de administración estructurada de proyectos y constituye una descripción escrita de esa forma lógica y organizada de gerenciar. PRINCE por sus siglas en inglés que significa Projects In Controlled Environment es decir proyectos en un ambiente controlado, es una metodología estructurada y flexible para hacer un manejo efectivo de la administración y gerencia de proyectos de cualquier tamaño en cualquier área haciendo un uso efectivo de todas las variables interrelacionadas. Esta metodología fue creada en Londres en 1989 como una iniciativa del gobierno para poyar y garantizar la forma de desarrollar proyectos. Estaba dirigida en un inicio al área de Sistemas de Información y luego se convirtió en el estándar a seguir por todas las entidades gubernamentales en el país y en años siguientes se expandió por toda Europa y el mundo. La mayoría de multinacionales han ido adoptando esta metodología de gerenciamiento de proyectos, ya que es combinación de 8 procesos, 8 componentes y de 3 técnicas. PROCESOS: Puesta en Marcha del Proyecto: Permite un inicio controlado del proyecto. Solo se realiza al principio del ciclo de vida de un proyecto y proporciona una preparación inicial para la gestión del resto del proyecto, así como para el control viabilidad del proyecto. Este proceso crea la junta del proyecto, y garantiza el acuerdo de las necesidades de recursos. Dirección del Proyecto: Dirige todo el proyecto y define todas las responsabilidades de la junta del proyecto en la supervisión del mismo. De acuerdo al diagrama de modelo de procesos, está por encima de todos e interactúa con el resto de procesos. Proporciona los mecanismos para las autorizaciones de aprobación de continuidad al final de cada etapa y al cierre del proyecto. Es el único proceso en el que actúa la junta del proyecto, ya que el resto de procesos son conducidos por el gestor de proyectos y el resto del equipo del proyecto.

13 Inicio del Proyecto: Es otro proceso que solo se realiza una vez durante el ciclo de vida del proyecto. Sirve para realizar un trazado de cómo se puede gestionar la totalidad de un proyecto, y lo plasma en un contrato denominada documento de inicio del proyecto (PID Project Initiation Document). Este documento tiene por objetivo el establecimiento de un entendimiento común de los elementos críticos del proyecto. Planificación: Es el proceso común para el resto de los procesos de PRINCE2. Control de Etapa: Suministra una guía para la gestión diaria del proyecto. Este proceso de control se realiza de forma iterativa para cada etapa del proyecto. Gestión de Entrega del Producto: Es el mecanismo que sirve para que los ejecutores del trabajo técnico acuerden en los trabajos a realizar, los informes de progreso, etc. Se repite por cada paquete de trabajo autorizado. Gestión de los Límites de la Etapa: Ayuda a realizar la transición de un estado finalizado al inicio del siguiente estado. Proporciona a la junta de proyecto, una ayuda para garantizar la viabilidad del proyecto. Cierre del Proyecto: Es el mecanismo que permite la transición de entrega del proyecto a la organización. COMPONENTES: Proceso de Negocio: La existencia de un caso de negocio viable es la principal condición de control de un proyecto PRINCE2. El caso del negocio es verificado previamente y es el punto principal de decisión del proyecto. El proyecto debería ser parado si no es viable por alguna razón Organización: define la estructura organizacional del proyecto.

14 Planes: define los pasos a seguir, los reportes de recursos, etc. Controles: Se refiere a la toma de decisiones, tiene como propósito garantizar que el proyecto genere los productos necesarios para su aceptación y que cumpla la programación de acuerdo a lo planificado, además debe garantizar la viabilidad del negocio. Calidad en el Entorno del Proyecto: Se debe garantizar la calidad esperada por el cliente. Los requerimientos de calidad de los entregables se basan en las descripciones del producto que a su vez don preparados por el gestor del proyecto y aprobados por la junta del proyecto. Gestión de la Configuración: Proporciona al equipo de gestión del proyecto el control necesario para la validación del proyecto y es vital para el sistema de calidad. Este componente suministra los mecanismos para las cuestiones de trazabilidad del proyecto. Control de Cambios: Calcula el impacto de los potenciales cambios, importancia, costes, impacto en el proceso de negocio y la decisión de poder gestionar su inclusión o no. TÉCNICAS: Planificación basada en el producto: Proporciona los recursos necesarios para definir los estándares de calidad que los productos deben cumplir. Aproximación al control de cambios: Garantiza que las cuestiones relacionadas al proyecto están controladas, incluyendo el análisis y toma de decisiones. Revisión de la calidad: Define los roles y los procedimientos para garantizar la completitud y ajuste a los estándares. PRINCE2 le dará los conocimientos necesarios para tener confianza en la gestión de proyectos con éxito dentro de la fuerza de trabajo. El uso de PRINCE2 en los proyectos le dará común de los sistemas, procedimientos y lenguaje. Se hará un menor número de errores, aprender los que lo hacen, y en definitiva ahorrar dinero y esfuerzo.

15 El reciente estudio que realizó Dimension Data, donde se entrevistó a cerca de 370 CIOs de 14 países en los cinco continentes, sugiere que las compañías muy probablemente necesitarán adoptar más de una metodología de mejores prácticas o al menos diferentes partes de muchas si quieren un conjunto de directrices de procesos de gestión completo y efectivo. Optimizar los esfuerzos de ITSM podría suponer adoptar varias metodologías de mejores prácticas complementarias entre sí. Las organizaciones se han dado cuenta de los beneficios de adoptar el mejor enfoque de contratación de recursos de TI esto es, escoger a su gusto las mejores habilidades para cada función y deben considerar adoptar un enfoque similar y selectivo a las opciones disponibles con respecto a las mejores prácticas de ITSM, explica Petty. Será muy acertado que las organizaciones tengan una visión general de las opciones más adecuadas y después planifiquen un enfoque que combine las mejores prácticas de cada una junto con las necesidades del negocio. Dada la gran cantidad de metodologías de mejores prácticas disponibles, no es sorprendente que muchas organizaciones encuentren difícil empezar con ITSM y seleccionar una infraestructura para adoptar. El estudio revela que algunas metodologías ITIL, Agile y Prince 2 son mejor vistas y más aceptadas que otras. Estas infraestructuras tienen una clara área de acción funcional, y los CIOs con más experiencia tienen un muy buen concepto de ellas así como las compañías que las han implementado. Petty aconseja a las compañías seleccionar una infraestructura con un área de acción bien definida y equiparar la metodología a objetivos específicos para las iniciativas de ITSM. Esto ayudará a asegurar que una infraestructura apropiada sea adoptada e implementada en el área correcta, concluye Petty. TICKIT Es un programa de la certificación de la calidad-gerencia para software, apoyado sobre todo por el Reino Unido y las industrias suecas del software. Las organizaciones involucradas en el desarrollo y/o compra de: Productos de software Productos que incluyen software Sistemas de software que facilitan la prestación de servicios.

16 El objetivo importante era proveer a la industria un marco práctico para la gerencia de la calidad del desarrollo del software, generando procedimientos más eficaces de la certificación del sistema de gerencia de la calidad publicación de material de apoyo para asistir a las organizaciones de software en la interpretación de los requisitos de la norma ISO 9001.

17 formación, selección y certificación de auditores con experiencia y competencia en TI. establecimiento y mantenimiento de reglas para la acreditación de organismos de certificación que desarrollan actividades en el sector de software. La Guía TickIT se compone de 6 partes. Parte A Introducción a TickIT y al proceso de la certificación. Aquí se presenta la información de carácter general sobre la operación de TickIT y cómo se relaciona con otras iniciativas de la calidad tales como mejora de proceso. Parte B Guía para los clientes. Describe las ediciones referentes a la certificación del sistema de gerencia de la calidad en el campo del software del punto de vista del cliente que está iniciando un proyecto de desarrollo, y explica cómo el cliente puede contribuir a la calidad de los productos y de los servicios entregados. Parte C Guía para los proveedores. Proporciona información y una guía para el software y las organizaciones que proveen el software. También muestra como las organizaciones pueden evaluar y mejorar la eficacia de sus propios sistemas. Parte D Guía para los auditores. Muestra la dirección a los auditores en la realización de las evaluaciones usando los procedimientos Tickit. Parte E Requisitos del sistema de gestión de calidad de software, perspectiva de los estándares. Contiene la directriz para ayudar a organizaciones productoras de software y proveedoras de servicios relacionados a interpretar los requisitos de la norma BS en ISO 9001:2000. Parte F Requisitos del sistema de gestión de calidad del software, perspectiva de proceso. Identifica y desarrolla acerca de la buena práctica requerida para proporcionar un control eficaz y continuo de un sistema de gestión de calidad de software.

18 CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES Prince2 es una metodología flexible y estructurada para el manejo efectivo de la administración de cualquier tipo de proyecto. Con Prince2 se puede tener un inicio, un desarrollo y un cierre de proyecto controlable. Esta es una metodología y no la fórmula de la garantía de éxito de un proyecto.

19 BIBLIOGRAFIA MANUAL PRINCE 2 Metodologia Gestión de Proyectos. (s.d.).. Recuperado Septiembre 25, 2010, a partir de Metodologia-Gestion-de-Proyectos PRINCE 2 - TOPICOS ESPECIALES DE INGENIERIA II. (s.d.).. Recuperado Septiembre 25, 2010, a partir de TickIT. (s.d.).. Recuperado Septiembre 25, 2010, a partir de Welcome to TickIT - Making a better job of software. (s.d.).. Recuperado Septiembre 25, 2010, a partir de

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