Implementando PRINCE2 : Competencia del PMBOK o complemento?

Transcripción

1 Implementando PRINCE2 : Competencia del PMBOK o complemento? Luis Ibazeta, PMP, PRINCE2, MBA, ITIL Instituto Para la Calidad PUCP Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI Tour Cono Sur 2013

2 1. Introducción a PRINCE2 2. Metodología TEMAS, PROCESOS, PRODUCTOS 3. Coexistencia PRINCE2 y PMBOK 4. Preguntas y Respuestas

3 Fuente: Los materiales están basados en Managing Successful Projects with PRINCE2 TM. Versión 2009 y el PMBOK v.5 PRINCE2 TM es una marca registrada de la Oficina de Comercio del Gobierno de Reino Unido. (Hoy forma parte del Cabinet Office)

4 INTRODUCCIÓN Hoy en día las organizaciones deben centrarse en mantener en equilibrio: Mantener las operaciones de negocio Transformar las operaciones de negocio para competir en el fúturo PROYECTOS que obtengan Beneficios 4

5 QUÉ ES UN PROYECTO? Organización temporal creada con el fin de proveer uno o más productos de acuerdo con un Caso de Negocio (Business case)

6 QUÉ ES PRINCE2? PRINCE2 (PRojects IN a Controlled Environment) es un método de gestión de proyectos que integran 4 elementos: PRINCIPIOS, determina que un proyecto es gestionado por PRINCE2 TEMAS, aspectos que deben ser revisados en paralelo durante todo el proyecto PROCESOS, describe los pasos a seguir desde el inicio al cierre del proyecto ENTORNO DEL PROYECTO, como PRINCE2 debe encajar en el contexto específico del proyecto

7 PRINCIPIOS (7) JUSTIFICACIÓN CONTINUA DEL BUSINESS CASE APRENDER DE LA EXPERIENCIA DEFINICIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES GESTIÓN POR ETAPAS GESTIÓN POR EXCEPCIONES ENFOCARSE EN LOS PRODUCTOS SITUARCE EN LAS CONICIONES AMBIENTALES DEL PROYECTO

8 Entorno del Proyecto BUSINESS CASE TEMAS ORGANIZACIÓN CAMBIOS PROCESOS RIESGOS CALIDAD PLANIFICACIÓN PROGRESO PRINCIPIOS PRINCE2

9 BUSINESS CASE ORGANIZACIÓN CALIDAD PLANIFICACIÓN La idea debe permanecer viable durante el proyecto Los objetivos del proyecto es el principal CUALES SON LOS TEMAS? Foco de la Gestión del Proyecto Describe como los Roles y responsabilidades son asignados, dentro de la Organización temporal Desarrollo en detalle de la idea inicial para entender los requerimientos de Calidad Se debe asegurar cumplir estos requerimientos Complemento de la Calidad, describiendo el como se desarrollará los productos Centrarse en la comunicación y el control del proyecto POR QUÉ? QUIÉN? QUÉ? CÓMO?, CUÁNTO? CUÁNDO?

10 RIESGO Como la gestión del proyecto direcciona CUALES la incertidumbre SON inherente LOS en todo TEMAS? proyecto y en su entorno QUÉ PASA SI? CAMBIOS PROGRESO Como se evaluan los impactos y se toman las acciones ante las solicitudes de cambio sobre el plan y producto Se enfoca en la viabilidad del proyecto, monitoreo del rendimiento y escalamiento si el proyecto no sigue lo planificado. CUÁL ES EL IMPACTO? DÓNDE ESTAMOS? DONDE ESTAREMOS?

11 Producto: Plan de Revisión de Beneficios BUSINESS CASE: Definiciones Es mandatorio la evaluación de los Beneficios en cada Etapa del proyecto En la Etapa final se debe entregar como se evaluará los beneficios Post Proyecto En el PMBOK se menciona en el Project Charter Gráfico de Managing Pontificia Successful Universidad Projects Católica with PRINCE2 del Perú TM Instituto. Versión para 2009 la Calidad, 2013 Todos los derechos reservados.

12 ORGANIZACIÓN Gráfico de Managing Pontificia Successful Universidad Projects Católica with PRINCE2 del Perú TM Instituto. Versión para 2009 la Calidad, 2013 Todos los derechos reservados.

13 PLANIFICACIÓN Es usado como Línea Base por el Directorio Plan de Revisión de Beneficios Creado para recuperar el proyecto de una desviación Primer Plan mandatorio Creado por el Lìder del Equipo El Plan Integral en el PMBOK está conformado por todos los planes subsidiarios Gráfico de Managing Pontificia Successful Universidad Projects Católica with PRINCE2 del Perú TM Instituto. Versión para 2009 la Calidad, 2013 Todos los derechos reservados.

14 PROGRESO El Método de Valor Ganado es mencionado en PRINCE. En el PMBOK es una recomendación fundamental para el Control y seguimiento del proyecto Gráfico de Managing Pontificia Successful Universidad Projects Católica with PRINCE2 del Perú TM Instituto. Versión para 2009 la Calidad, 2013 Todos los derechos reservados.

15 Preproject Initiation stage Subsequent delivery stage(s) Final delivery stage Directing Starting Up a Project Directing a Project Managing Managing a Stage Boundary Managing a Stage Boundary Closing a Project Initiating a Project Controlling a Stage Controlling a Stage Delivering Managing Product Delivery Managing Product Delivery Gráfico de Managing Pontificia Successful Universidad Projects Católica with PRINCE2 del Perú TM Instituto. Versión para 2009 la Calidad, 2013 Todos los derechos reservados.

16 Cada proceso contiene: Propósito Objetivo Contexto Actividades Tabla de Responsabilidades En el PMBOK cada Grupo de procesos, contienen procesos que son definidos por: Entradas Técnicas y Herramientas Salidas

17 PROCESO PROPÓSITO PRODUCTOS PRINCIPALES PUESTA EN MARCHA DE UN PROYECTO (SU) Asegurarse de que los prerequisitos para el inicio de un proyecto garanticen la viabilidad y que los beneficios lo justifican. Actúa como prevención de proyectos mal definidos. Expediente de Proyecto: suministrar una base firme y completa para el inicio del proyecto. Forma la base para el Documento de Inicio de Proyecto. Descripción de Producto de Proyecto: formato especial de la Descripción de Producto que define lo que el proyecto debe cumplir con el fin de lograr la aceptación. DIRECCIÓN DE UN PROYECTO (DP) Permitir a la Junta del Proyecto tener visibilidad sobre el progreso del proyecto llevando a cabo decisiones clave y ejerciendo control general delegando la gestión diaria al Project Manager. Actividades: Autorizar el inicio. Autorizar el proyecto. Autorizar un Plan de Fase o Excepción. Dirección ad hoc. Autorizar el cierre del proyecto.

18 PROCESO PROPÓSITO ACTIVIDADES PRINCIPALES Inicio de un Proyecto (IP) Control de una Fase (CS) Establecer una base sólida para el proyecto, para entender el trabajo a realizar para la entrega de productos antes de comprometerse a un gasto significativo. Asignar el trabajo a hacer, monitorizar dicho trabajo, ocuparse de las cuestiones, reportar el progreso a la Junta de Proyecto y tomar acciones correctivas para asegurar que la fase permanece dentro de las tolerancias. Preparación de la Estrategia de Gestión de Riesgo. Preparación de la Estrategia de Gestión de Configuración. Preparación de la Estrategia de Gestión de Calidad. Preparación de la Estrategia de Gestión de Comunicación. Establecer los Controles del Proyecto. Creación del Plan del Proyecto. Perfeccionar el Business Case. Elaborar el documento de Inicio de Proyecto. Autorizar un paquete de Trabajo. Revisar el estado de un paquete de Trabajo. Recibir un paquete de Trabajo Completado. Evaluar el Estado de una Fase. Informar del Desarrollo. Capturar y examinar cuestiones y riesgos. Escalar cuestiones y Riesgos. Llevar a cabo Acciones Correctivas

19 PROCESO PROPÓSITO PRODUCTOS PRINCIPALES Gestión de Entrega de Productos (PD) Gestión de los Límites de una Fase (SB) Controlar el enlace entre el Project Manager y el Team Manager mediante el establecimiento de requerimientos formales en la aceptación, ejecución, y entrega de trabajo de proyecto. Permite a la Junta de Proyecto disponer de información suficiente que le permita evaluar el éxito de la fase actual, aprobar el siguiente Plan de Fase, revisar el Project Plan actualizado y confirmar la justificación continua de negocio y la aceptabilidad de los riesgos. Aceptar un Paquete de Trabajo. Ejecutar un Paquete de Trabajo. Entregar un Paquete de Trabajo. Planificar la siguiente fase. Actualizar el Plan de Proyecto. Actualizar el Business Case. Informar sobre el Final de Fase. Crear un Plan de Excepción. Cierre de un Proyecto (CB) Proporciona un punto en el que la aceptación del producto queda confirmada, y se reconoce que los objetivos definidos en el Documento de Inicio de Proyecto (incluyendo cambios aprobados) han sido logrados Preparar cierre planificado. Preparar cierre prematuro. Entrega de productos. Evaluar el proyecto. Recomendar el cierre del proyecto.

20 Plan de Proyecto Gráfico de Managing Pontificia Successful Universidad Projects Católica with PRINCE2 del Perú TM Instituto. Versión para 2009 la Calidad, 2013 Todos los derechos reservados.

21 PRODUCTOS (1) Productos de Gestión: Línea Base Plan de Revisión de Beneficios Caso de Negocio Estrategia de Gestión de Comunicaciones Estrategia de Gestión de la Configuración Plan Descripción del producto Project Brief Documentación de Inicio de Proyecto Descripción del Producto del proyecto Estrategia de Gestión de Calidad Estrategia de Gestión de Riesgos Paquete de Trabajo

22 PRODUCTOS (2) Productos dinámicos que se actualizan en el progreso: Registro de la configuración Log diario Registro de Issues Log de Lecciones Registro de Calidad Registro de Riesgos

23 PRODUCTOS (3) Reportes de Gestión: Reporte de Punto de control Reporte de Fin de Proyecto Reporte de Fin de Etapa Reporte de Excepción Reporte de Alto nivel Reporte de Issues Reporte de Lección Cuenta del estado del Producto

24 COEXISTENCIA Implementación: Primer Objetivo Establecer los Interesados, de acuerdo a ello se podrá identificar los procesos necesarios y su adecuación en cuanto a responsabilidades. Ejemplo: Delegación de autoridad al Gerente de Proyecto y Responsabilidad de éxito del proyecto recae sobre el comité del Proyecto.

25 COEXISTENCIA Implementación: Adecuación de procesos En este aspecto, ambos métodos, trabajan en función de etapas o fases. Es totalmente factible tener como base los procesos establecidos en PRINCE2 y complementarlos con procesos de PMBOK Ejemplo: Procesos de Gestión de RRHH, Comunicaciones, Adquisiciones.

26 COEXISTENCIA Implementación: Productos En este punto, es la ventaja que se debe tomar de PRINCE2, al tener establecido el detalle de cada entregable de gestión, reportes y documentos de control. Ejemplo: Establecer el Plan de Revisión de Beneficios, Plan y descripción del producto

27 COEXISTENCIA Implementación: Técnicas y Herramientas En este punto, PMBOK nos presenta un conjunto de técnica y herramientas (es su razón de ser) que es soporte fundamental para el Gerente de Proyecto (y su equipo). Ejemplo: Valor Ganado, Gestión de Riesgos, desarrollo de habilidades blandas.

28 Sobre el Instituto para la Calidad Misión: El Instituto para la Calidad es una institución que difunde y promueve la cultura de la calidad en los diversos sectores de la sociedad, a través de la educación, la investigación aplicada, la consultoría y la auditoria; siguiendo los valores de excelencia y ética profesional. Visión: Ser la organización reconocida por su prestigio en el tema de la calidad, contribuyendo a la formación de una cultura de la calidad en la sociedad.

29 Beneficios / Ejes estratégicos Excelencia en el desempeño organizacional. Liderazgo - plana docente de primer nivel: docentes de proyectos PMP Enfoque en clientes, partes interesadas y mercado. Tutoría y orientación ( Trabajo integrador con tutoría). Pago del examen de certificación PMP para el 1 puesto. Membresía al PMI incorporada a la diplomatura.

30 Perfil del Egresado Formar profesionales que gestionen e integren las actividades necesarias para desarrollar un plan de proyecto, que haga posible su ejecución, monitoreo y control, enfocándose en alcanzar los objetivos del proyecto.

31 Oferta educativa y de consultoría. Capacitaciones: Diplomaturas presenciales /Programas Diplomaturas presenciales en : Arequipa, Cajamarca, Trujillo, Cuzco, Chiclayo y Piura. Diplomaturas Virtuales Servicio de Consultoría: Nuestro equipo consultor se encuentra conformado por profesionales reconocidos, con experiencia en diferentes organizaciones, nos permite adecuar conceptos y temas de calidad a las necesidades particulares de cada organización

32 Información de contacto Instituto para la Calidad - Pontificia Universidad Católica del Perú. Teléfono: quality@pucp.edu.pe

33 Información de contacto Nombre: Luis Ibazeta Organización: Instituto para la Calidad - PUCP Teléfono: libazetac@pucp.pe

34 SORTEAREMOS UNA BECA INTEGRAL PARA LA DIPLOMATURA DE ESTUDIO MODALIDAD VIRTUAL DIRECCIÓN DE PROYECTOS. Para mayor información acercarse al stand del Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica de Perú.

35 Preguntas y respuestas