PRINCE 2. Metodología de Gestión de Proyectos

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1 PRINCE 2 Metodología de Gestión de s

2 PRINCE 2 2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 9 Qué es PRINCE 2?... 9 Ventajas de la utilización de PRINCE Qué es un proyecto Principios de PRINCE Componentes de PRINCE PROCESOS DE PRINCE SU - PROCESO PRELIMINAR (STARTING UP A PROJECT) Contexto y composición del proceso SU1 - NOMBRAR EJECUTIVO DEL COMITÉ DE PROYECTO Y PROJECT MANAGER-RESPONSABLE DE PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y comentarios SU2 - DISEÑAR UN EQUIPO DE GESTIÓN DE PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos SU3 NOMBRAR UN EQUIPO DE GESTIÓN DE PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos SU4 PREPARAR UN RESUMEN DE PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos SU5 DEFINICIÓN DE ENFOQUE DEL PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos SU6 - PLANIFICACIÓN DE LA FASE DE INICIO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos IP - INICIO DE PROYECTO (INITIATING A PROJECT) Contexto y composición del proceso IP1 PLANIFICACIÓN DE CALIDAD Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios IP2 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios... 28

3 PRINCE 2 3 IP3 REFINAMIENTO DE CASO DE NEGOCIO Y RIESGOS Descripción Responsabilidades Productos/Documentos IP4 ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES DEL PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios IP5 APERTURA DE FICHEROS DEL PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios IP6 ENSAMBLAJE DEL DOCUMENTO DE INICIO DE PROYECTO (P.I.D.) Descripción Responsabilidades Productos/Documentos DP - DIRECCIÓN DEL PROYECTO (DIRECTING A PROJECT) Contexto y composición del proceso DP1 AUTORIZACIÓN DE INICIO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios DP2 AUTORIZACIÓN DE PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios DP3 AUTORIZACIÓN DE FASE O PLAN DE EXCEPCIÓN Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios DP4 TOMA INMEDIATA DE DECISIÓN Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios DP5 CONFIRMACIÓN DEL CIERRE DE PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CS CONTROL DE FASE (CONTROLLING A STAGE) Contexto y composición del proceso CS1 AUTORIZACIÓN DE PAQUETE DE TRABAJO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CS2 VALORACIÓN DE PROGRESO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos... 47

4 PRINCE 2 4 Observaciones y Comentarios CS3 CAPTURA DE HECHOS EMERGENTES DEL PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CS4 EXAMEN DE HECHOS EMERGENTES DEL PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CS5 REVISIÓN DEL ESTADO DE LA FASE Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CS6 INFORMACIÓN DE HECHOS RELEVANTES Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CS7 TOMA DE ACCIONES CORRECTORAS Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CS8 ESCALAMIENTO DE HECHOS EMERGENTES DEL PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CS9 RECEPCIÓN DE PAQUETE DE TRABAJO FINALIZADO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios MP GESTIÓN DE ENTREGA DE PRODUCTOS (MANAGING PRODUCT DELIVERY) Contexto y composición del proceso MP1 ACEPTACIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios MP2 EJECUCIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios MP3 ENTREGA DEL PAQUETE DE TRABAJO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios SB GESTIÓN DE LÍMITE DE FASES (MANAGING STAGE BOUNDARIES) Contexto y composición del proceso SB1 - PLANIFICACIÓN DE FASE... 64

5 PRINCE 2 5 Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios SB2 - ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios SB3 - ACTUALIZACIÓN DEL CASO DE NEGOCIO DEL PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios SB4 - ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE RIESGOS Descripción Responsabilidades Productos/Documentos SB5 - INFORME DE FIN DE FASE Descripción Responsabilidades Productos/Documentos SB6 - PRODUCCIÓN DE PLAN DE EXCEPCIÓN Descripción Responsabilidades Productos/Documentos CP CIERRE DEL PROYECTO (CLOSING A PROJECT) Contexto y composición del proceso CP1 - DESASIGNACIÓN DE PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CP2 - IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES DE SEGUIMIENTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios CP3 - REVISIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL PROYECTO Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y Comentarios PL PLANIFICACIÓN (PLANNING) Pasos en la planificación Contexto y composición del proceso Gradualidad PL1 - DISEÑO DE PLAN Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y comentarios PL2 - IDENTIFICACIÓN, DEFINICIÓN Y ANÁLISIS DE PRODUCTOS Descripción Responsabilidades Productos/Documentos... 88

6 PRINCE 2 6 PL3 - IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y DEPENDENCIAS Descripción Responsabilidades Productos/Documentos PL4 - ESTIMACIÓN Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y comentarios PL5 - PROGRAMACIÓN Descripción Responsabilidades Productos/Documentos PL6 - ANÁLISIS DE RIESGOS Descripción Responsabilidades Productos/Documentos Observaciones y comentarios PL7 - COMPLETITUD DEL PLAN Descripción Responsabilidades Productos/Documentos TÉCNICA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN PRODUCTOS Ejemplo de planificación basada en productos Realizar la Estructura de Descomposición de Productos Escribir las Descripciones de Productos Realizar el Diagrama de Flujo de Productos COMPONENTES DE PRINCE ORGANIZACIÓN VISIÓN GENERAL Composición El Project Manager-Responsable de y el Equipo de Partes interesadas en el proyecto El entorno Cliente/Proveedor EL EQUIPO DE GESTIÓN DEL PROYECTO PRINCE Comité de Project Manager-Responsable de Team Manager-Responsable de Equipo Aseguramiento del Soporte de ORGANIZACIÓN DE PROGRAMA Director de Programa Responsable del Cambio Autoridad de Diseño Responsable de Programa Estructuras de organización alternativas Ejecutiva de Programa representada en el Comité de Soporte común a Programa y PLANES COMPONENTES DE UN PLAN NIVELES DE PLAN Plan de Plan de Fase Plan de Excepción Plan de Equipo

7 PRINCE 2 7 CONTROLES PERSPECTIVA GENERAL DE LOS CONTROLES ARRANQUE CONTROLADO Proceso Preliminar (Project Start-up) Autorización de Inicio (DP1) Inicio de Selección de las Fases PROGRESO CONTROLADO Tolerancias Descripciones de Productos Autorización de Paquete de Trabajo Control de Calidad Hechos Emergentes del Control de Cambios Registro de Riesgos Puntos de Control Planificación y actualizaciones Informe de Hechos Relevantes Informe de Excepción Valoración de Fin de Fase Informe de Fin de Fase Valoración en Medio de una Fase CIERRE CONTROLADO Notificación de Fin de Informe de Lecciones Aprendidas Recomendaciones de Acciones de Seguimiento Informe de Fin de Revisión Post FASES FASES DE GESTIÓN Importancia de las Fases de Gestión FASES DE GESTIÓN FRENTE A FASES TÉCNICAS DEFINICIÓN Y USO DE LAS FASES GESTIÓN DEL RIESGO TIPOS DE RIESGO Riesgos del Negocio Riesgos del GESTIONANDO LOS RIESGOS Análisis del Riesgo Tratamiento del Riesgo La Gestión del Riesgo a lo largo del proyecto Gestión del Programa y Riesgos del CALIDAD EN EL ENTORNO DEL PROYECTO GESTIÓN DE LA CALIDAD EL CAMINO HACIA LA CALIDAD Realización de las tareas asociadas a la calidad del proyecto GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN DESCRIPCIÓN MÉTODO DE GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN Cobertura de la Gestión de la Configuración Elección del Nivel de Productos BIBLIOTECARIO DE LA CONFIGURACIÓN ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS

8 PRINCE 2 8 Plan de Gestión de la Configuración Identificación de Configuración Línea Base Control de Configuración Auditorías de Configuración CONTROL DE CAMBIOS NIVELES DE AUTORIDAD INTEGRIDAD DE LOS CAMBIOS GESTIÓN DE CAMBIOS Y GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN

9 PRINCE 2 9 Introducción PRINCE fue establecido como método de gestión en 1989 por la CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency). Su evolución puede resumirse como sigue: 1975: Se crea el método de gestión de proyectos PROMPT (Project Organisation, Management & Planning Techniques), por parte de Simpact Systems Ltd. 1979: PROMPT es adoptado por el gobierno del Reino Unido 1986: Las comisiones de la CCTA rediseñan el proyecto 1989: Lanzamiento de PRINCE 1990: Publicación de manuales 1994: Concesión de contrato para desarrollar PRINCE 2 1 de Octubre de Lanzamiento de PRINCE 2 1 de Abril de 2001 La CCTA se integra en la Office of Government Comerce del gobierno británico Otoño de 2001 versión revisada y actualizada del manual de PRINCE 2 Las organizaciones han ido aumentando su preocupación sobre la necesidad de adoptar un adecuado enfoque sistemático para el desarrollo de nuevos productos y servicios. Actualmente la Gestión de s es vista como la mejor práctica para desarrollos progresivos, ya que puede proporcionar una integración en los procesos de una organización y soportándolos al más alto nivel. Hay cuatro fases o aspectos básicos que deben tratarse en un entorno de proyecto: Comisionar, encargar o autorizar Ejecución Cierre Beneficios y ventajas de la realización PRINCE 2 adopta un enfoque de proceso, incorporando componentes y técnicas específicas para el tratamiento de estos aspectos. Qué es PRINCE 2? PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Environments) es un método estructurado para la gestión efectiva de proyectos. Es de hecho un estándar utilizado por el gobierno del Reino Unido, y ampliamente reconocido y utilizado por el sector privado. Este método es del dominio público, ofreciendo una guía de buenas prácticas en la gestión de proyectos. PRINCE 2 es, sin embargo, una marca registrada de la CCTA. Las características clave de PRINCE 2 son: su enfoque en una justificación de negocio una estructura de organización definida para el equipo de gestión del proyecto una planificación basada en productos su énfasis en dividir el proyecto en fases manejables y controlables su flexibilidad para ser aplicado al nivel apropiado del proyecto.

10 PRINCE 2 10 Ventajas de la utilización de PRINCE 2 PRINCE 2 proporciona ventajas a los responsables y directores de un proyecto y a una organización, mediante el uso controlable de recursos y la posibilidad de gestionar los riesgos de proyecto y de negocio de modo más efectivo. PRINCE 2 aporta a los proyectos: un principio, medio y fin controlados y organizados revisiones regulares de progreso frente al plan y el Caso de Negocio puntos de decisión flexibles gestión de control de cualquier desviación del plan el compromiso de la gestión y los participantes en el tiempo y lugar correctos durante el proyecto buenos canales de comunicación entre el proyecto, la gestión del proyecto, y el resto de la organización. El Project Manager-Responsable de utilizando PRINCE 2 tiene la posibilidad de: establecer términos de referencia como un requisito previo al arranque de un proyecto utilizar una estructura definida para delegación, autorización y comunicación dividir el proyecto en fases manejables para una planificación más acertada asegurar que el compromiso de recursos es parte de una aprobación para proceder proporcionar informes regularmente, aunque resumidos reducir reuniones con la dirección y participantes al mínimo, pero en los puntos vitales del proyecto. Aquellos que estarán directamente implicados en el uso de los resultados del proyecto, tendrán las posibilidad de: participar en todas las tomas de decisión de un proyecto si se desea, involucrarse completamente en el progreso del día a día participar en comprobaciones de calidad a lo largo de todo el proyecto asegurar que sus requerimientos están siendo cumplidos satisfactoriamente Para la alta dirección, PRINCE 2 utiliza el concepto de `dirección por excepción`. Sus componentes estarán plenamente informados del estado del proyecto sin tener que asistir a reuniones regulares que consuman su tiempo. Qué es un proyecto Es esencial entender la diferencia entre un proyecto y una actividad base de una organización. PRINCE 2 describe un proyecto como un entorno de gestión que se crea con el propósito de entregar uno o más productos de negocio de acuerdo al caso de negocio especificado. Este entorno de gestión es temporal, por ejemplo, para la vida del proyecto, y difiere de gestión lineal la cual es más duradera y generalmente se ocupa de la actividad base. El trabajo de desarrollo es menos seguro que el de mantenimiento, en el cual existen normalmente procesos y procedimientos bien probados y utilizados. Por ello, el desarrollo conlleva un cierto grado de riesgo. Este es un factor que requiere un entorno de gestión diferente a los procesos normales del día a día. Otra diferencia es que los proyectos tratan un problema único mediante el desarrollo, mientras que el trabajo en la gestión lineal es generalmente orientado a mantenimiento.

11 PRINCE 2 11 Las características de un proyecto PRINCE 2 son: Una vida finita y definida Productos de negocio definidos y mensurables Un conjunto de actividades para obtener los productos de negocio Una cantidad definida de recursos Una estructura organizativa, con responsabilidades definidas, para gestionar el proyecto Principios de PRINCE 2 Los siguientes pueden considerarse los principios fundamentales de PRINCE 2: Los proyectos, sean grandes o pequeños, necesitan ser enfocados hacia la entrega de beneficios de negocio. La continuidad en el enfoque correcto debería ser confirmada al final de cada fase. Si fuera necesario, el proyecto podría ser re-orientado o detenido para evitar gasto de tiempo y dinero Debe ser un requisito básico de negocio el que desencadene el proyecto. En realidad, antes de que comience cualquier trabajo, o se comprometan los recursos, hay un requerimiento que puede contestar la pregunta básica: Tenemos un proyecto viable que valga la pena?. Esta pregunta debe ser contestada con sinceridad para asegurar que los recursos no son comprometidos y malgastados Es necesaria cierta base de información para tomar decisiones racionales sobre la comisión del proyecto No puede hacerse nada en el proyecto hasta que las responsabilidades estén definidas, y los roles clave hayan sido cubiertos Antes de dar la aprobación para entrar en la Fase de Inicio, debería existir un Plan de la Fase de Inicio Para el éxito de un proyecto deberían observarse los siguientes principios: un proyecto es un proceso finito con un comienzo y un fin todas las partes deben tener claro lo que el proyecto intenta lograr, por qué es necesario, cómo se va a lograr, y cuáles son las responsabilidades de cada uno en ese logro los proyectos bien gestionados, tienen un aumento de posibilidades de éxito Siguiendo estos principios se asegurará que el proyecto puede alcanzar el éxito y ser dirigido a su completitud. Una vez tomada una decisión para proceder con el trabajo, y comprometidos los recursos, el Equipo de Gestión de debe centrarse en la entrega dentro de la tolerancia establecida. Esto significa una producción controlada de los productos acordados: cumpliendo los estándares de calidad dentro del coste, esfuerzo y tiempo acordados logrando los beneficios y ventajas esperados Para ello, el proyecto debe: centrar la atención en la entrega de productos o resultados de las fases centrar los recursos utilizados en la fase hacia su final mantener los riesgos bajo control mantener el Caso de Negocio en revisión

12 PRINCE 2 12 monitorizar cuidadosamente cualquier movimiento más allá de la dirección y productos acordados al comienzo de la fase para evitar un deslizamiento del alcance y la pérdida del enfoque. La gestión efectiva de proyectos depende de una planificación efectiva y un proceso de control. La planificación proporciona a todo el personal involucrado en el proyecto información sobre: qué es requerido porqué se requiere cómo y por quién será conseguido cuánto tendrán lugar los eventos La planificación orientada a productos es un componente clave de PRINCE 2. Proporciona un enfoque comprensible para una planificación efectiva. Es una técnica que permite al Project Manager-Responsable de : definir lo que el proyecto debe entregar proporcionar definiciones de éxito a las personas que trabajan en el proyecto mediante declaraciones mensurables de la calidad requerida monitorizar y controlar objetivamente el progreso. Componentes de PRINCE 2 Los siguientes componentes proporcionan una visión general de PRINCE 2 y describen su utilización. Organización Identifica los diferentes niveles de gestión y roles. Gestión Corporativa o de Programa Comité de Project Manager-Responsable de Team Manager-Responsable de Equipo En el Proceso Preliminar (Starting up a Project - SU) se establece la organización apropiada para el proyecto. Planes Los planes permiten al Comité de identificar los recursos, los productos a entregar y el calendario del proyecto. PRINCE 2 describe diferentes niveles de planes y su utilización. Los planes son utilizados por el Comité de para tener una visión general de éste, y por el Project Manager-Responsable de para controlar sus recursos. Controles El nivel de controles, aplicado a la gestión y dirección del proyecto y la calidad de los productos, es descrito en el Documento de Inicio del (Project Initiation Document - PID). El control es utilizado a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que éste está supervisado de principio a fin.

13 PRINCE 2 13 Fases Las fases son subconjuntos de un proyecto y se refieren a una colección de actividades y productos, que son diseñados para ser realizados dentro de un periodo de tiempo concreto. Una fase es descrita como el trabajo presente que está siendo emprendido por el Project Manager-Responsable de en nombre del Comité de. El uso de fases es flexible, pero cada proyecto debería tener al menos dos, por ejemplo: el Inicio y el resto. Las fases son importantes en la identificación de puntos de decisión dentro del proyecto. Gestión del Riesgo Los riesgos son una colección de amenazas para la gestión de proyectos y como tales deben ser identificados, analizados y cuantificados. Los riesgos pueden suceder en cualquier momento y a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos. Inicialmente serán identificados en el Proceso Preliminar (Starting up a Project - SU) donde se crea un Registro de Riesgos. Los riesgos son continuamente revisados en todas las fases. Calidad en el entorno del proyecto En un entorno de proyecto los productos a entregar deben cumplir con las expectativas expuestas y a lo largo de su producción son sujetos de pruebas especificas para asegurar que cumplen las necesidades de los usuarios. En el PID se describen las expectativas y criterios relativos a cuáles son los productos que serán medidos. Durante el proceso de Gestión de Entrega de Productos (Managing Product Delivery - MP), los productos son revisados para valorar su conformidad. Gestión de la Configuración Todo producto especializado requiere que se siga su pista a lo largo de su producción. La Gestión de la Configuración permite al Project Manager-Responsable de entender el estado de los productos, sus ubicaciones y controlar quién tiene acceso a ellos. Esta gestión se realiza durante la generación de los productos a entregar para asegurar su calidad y seguridad. Control de Cambios Los cambios en el alcance del proyecto o las especificaciones de productos pueden tener un efecto significativo sobre el proyecto en términos de coste y calendario. Es necesario calcular el efecto de los cambios antes de que sean acordados. Es utilizado en conjunto con la Gestión de Configuración para asegurar que el cambio está controlado, que la información necesaria está disponible y que el cambio es viable.

14 PRINCE 2 14 Procesos de PRINCE 2 Los procesos que comprende el método PRINCE 2 son: SU - Proceso Preliminar (Starting Up a Project) IP - Inicio de (Initiating a Project) DP - Dirección del (Directing a Project) CS Control de Fase (Controlling a Stage) MP Gestión de Entrega de Productos (Managing Product Delivery) SB Gestión de Límite de Fases (Managing Stage Boundaries) CP Cierre del (Closing a Project) PL Planificación (Planning) La figura siguiente presenta una visión general del modelo de procesos de PRINCE. Gestión Corporativa o de Programa DP Dirección de CS SB CP SU Proceso Preliminar IP Inicio de Control de Fase MP Gestión de Límites de Fase Cierre de Gestión de Entrega de Producto PL Planificación A continuación se describen en detalle cada uno de ellos incluyendo un esquema general del proceso principal y los esquemas de cada uno de los subprocesos que lo componen. Para mayor claridad, en determinados esquemas se han evitado las salidas al proceso Cierre del (CP - Closing a Project), que recibe sólo una vez al final del proyecto, documentos actualizados en muchos de los demás procesos, y Planificación (PL - Planning), debido a que las actividades de planificación en PRINCE 2 vienen a formar parte de la operativa efectuada dentro del proceso implicado en elaborar el plan específico requerido.

15 PRINCE 2 15 SU - Proceso Preliminar (Starting Up a Project) Este es el primer proceso de PRINCE 2. Comienza con el nombramiento de las personas clave para el proyecto y la producción de un Mandato de que perfila la necesidad de llevar a cabo un proyecto. Objetivos: Proporcionar un arranque controlado del proyecto Asegurar que la información requerida por el Resumen de está disponible Diseñar y nombrar el Equipo de Gestión del Crear el Plan de la Fase de Inicio. Este proceso debería ser de corta duración. Contexto y composición del proceso El proyecto empieza una vez este proceso haya sido realizado y el Comité de haya aprobado el comienzo. Los proyectos pueden ser identificados de muy diversas maneras, por lo que puede haber una amplia variación en la cantidad de información disponible para el Equipo de Gestión del en el momento del arranque. Proceso Preliminar SU Nombrar Ejecutivo del Comité de y Director de SU1 Diseñar un equipo de Gestión de SU2 Nombrar un equipo de Gestión de SU3 Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP6 Preparar un Resumen de (PB) SU4 Definición de Enfoque del SU5 Planificación de la Fase de Inicio SU6 Autorización de Inicio DP1 Inicio del IP Planificación PL El Proceso Preliminar cuenta con la existencia de información que explique las razones para acometer el proyecto, así como el resultado esperado con el mismo. A este conjunto de información se le da el nombre de Mandato de.

16 PRINCE 2 16 Los subprocesos que componen este proceso se indican en la tabla siguiente: SU1 SU2 SU3 SU4 SU5 SU6 Proceso Preliminar (SU) Nombrar Ejecutivo del Comité de y Project Manager- Responsable de Diseñar un Equipo de Gestión de Nombrar un Equipo de Gestión de Preparar un Resumen de Definición de Enfoque del Planificación de la Fase de Inicio SU1 - Nombrar Ejecutivo del Comité de y Project Manager-Responsable de Tan pronto como el proyecto sea lanzado mediante un Mandato de, deberán formalizarse los nombramientos del Ejecutivo del Comité de y del Project Manager- Responsable de. Estos nombramientos serán realizados por la Dirección Corporativa. Dirección Corporativa Mandato de Nombrar Ejecutivo del Comité de y Project Manager- Responsable de SU1 Nombramiento del Project Manager- Responsable de Nombramiento del Ejecutivo del Comité de Diseñar un Equipo de Gestión de SU2 Descripción El objetivo de este proceso es: Identificar el Ejecutivo de entre los implicados en el proyecto Identificar el Project Manager-Responsable de más apropiado para el mismo Confirmar su disponibilidad, su aceptación de estos roles y su compromiso para cumplirlos Nombrarles para sus respectivos roles Responsabilidades Dirección Corporativa o de Programa.

17 PRINCE 2 17 Productos/Documentos De entrada Mandato de De salida Nombramiento del Ejecutivo del Comité de Nombramiento del Project Manager-Responsable de Observaciones y comentarios Un prerrequisito de este proceso es la existencia y disponibilidad de un Mandato de. Al ser un proceso que precede a todo el proyecto, puede resultar de aplicación muy variable dependiendo de la calidad de la información del Mandato de. SU2 - Diseñar un Equipo de Gestión de El Equipo de Gestión de es un grupo de personas responsable de la planificación, gestión y control del proyecto. Una vez nombrados el Ejecutivo del Comité de y el Project Manager-Responsable de, debe diseñarse un equipo de gestión que represente los intereses del negocio, del usuario y del proveedor. Dirección Corporativa Mandato de Nombrar Ejecutivo del Comité de y Project Manager- Responsable de SU1 Nombramiento del Ejecutivo del Comité de Nombramiento del Project Manager- Responsable de SU2 Diseñar un Equipo de Gestión de SU2 Estructura del Equipo de Gestión de Nombrar un Equipo de Gestión de SU3 Descripción Los objetivos de este proceso son: Diseñar la estructura más adecuada del Equipo de Gestión de para el tamaño y naturaleza del proyecto y los grupos implicados Identificar los candidatos para cada rol y recomendar un Equipo de Gestión de Determinar las responsabilidades y requisitos de los perfiles requeridos para cada posición

18 PRINCE 2 18 Responsabilidades El Project Manager-Responsable de y el Ejecutivo del Comité de tienen conjuntamente la responsabilidad del diseño del equipo. El Ejecutivo del Comité tomará responsabilidad específica sobre el diseño del Comité de. Si el proyecto es parte de un programa, es el Director de Programa el que deberá elegir todos los componentes del Comité de o dejar esta responsabilidad al Ejecutivo ya nombrado. Productos/Documentos De entrada Mandato de Nombramiento del Ejecutivo del Comité de Nombramiento del Project Manager-Responsable de De salida Estructura del Equipo de Gestión de SU3 Nombrar un Equipo de Gestión de Este proceso y el anterior suelen solaparse en la práctica. El nombramiento del equipo completo podría no ser siempre viable en esta etapa tan temprana, pero deberían hacerse tantos nombramientos como fuera posible. Diseñar un Equipo de Gestión de SU2 Estructura del Equipo de Gestión de SU2 Nombrar un Equipo de Gestión de Definiciones de Roles y Trabajos Estructura del Equipo de Gestión de Definiciones de Roles y Trabajos Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP6 SU3 Estructura del Equipo de Gestión de Autorización de Inicio DP1 Descripción Este proceso persigue los objetivos siguientes: Nombrar personas para: o El Comité de o Aseguramiento del proyecto (calidad) o El Equipo de Gestión o Dar Soporte al proyecto

19 PRINCE 2 19 Asegurar que estas personas entienden sus roles y responsabilidades en la gestión y soporte del proyecto Asegurar que los nombrados se comprometen a cumplir sus roles y responsabilidades Confirmar las líneas de comunicación y de reportes Responsabilidades Los nombramientos deben efectuarse por el Ejecutivo del Comité de, siendo asistido por el Project Manager-Responsable de. El Ejecutivo colaborará con la dirección corporativa o de programa para identificar el personal apropiado y negociar su disponibilidad. Productos/Documentos De entrada Estructura del Equipo de Gestión de De salida Definiciones de Roles y Trabajos Estructura del Equipo de Gestión de (actualizada) SU4 Preparar un Resumen de El Resumen de contendrá normalmente los términos de referencia formales del (objetivos, alcance, restricciones, interfaces, etc.), junto con un Caso de Negocio, Resumen del Definición de Objetivos del SU5 Resumen del Registro de Riesgos Planificación de la Fase de Inicio SU6 Mandato de Preparar un Resumen de (PB) Resumen del Resumen del Registro de Riesgos Planificación de Calidad IP1 Planificación del IP2 SU4 Resumen del Registro de Riesgos Resumen del Registro de Riesgos Resumen del Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos IP3 Autorización de Inicio DP1 Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP6

20 PRINCE 2 20 grosso modo, basado en la información contenida en el Mandato de. Descripción Los objetivos del proceso son: Preparar los términos de referencia formales para el proyecto Asegurar que hay un perfil de Caso de Negocio basado en la información proporcionada por el Mandato de El Mandato de puede contener información incompleta o inexacta. Es función de este proceso conseguir una declaración estable de los requerimientos del proyecto en el documento Resumen del. El Resumen del debe incluir información de alto nivel acera de QUÉ es necesario hacer y PORQUÉ, QUIÉN estará involucrado en el proceso, y CÓMO y CUÁNDO éste será realizado. El objetivo del Resumen del es permitir al Comité de decidir si hay suficiente justificación que merezca el gasto que se proponga en el Plan de la Fase de Inicio. En el documento resumen se incluirán los riesgos conocidos, por lo que debe crearse un Registro de Riesgos en este proceso. Responsabilidades El último responsable de la generación del Resumen del es el Ejecutivo del Comité de, pero en la práctica, puede que el Project Manager-Responsable de y el personal de soporte de proyecto realicen gran parte del trabajo necesario. Productos/Documentos De entrada Mandato de De salida Registro de Riesgos Resumen del SU5 Definición de Enfoque del Debe considerarse un enfoque conveniente del proyecto, discutido con el Ejecutivo del Comité de y acordado antes de pedir autorización para preparar un Documento de Inicio de, cuya aceptación por parte del Comité de será la señal para el arranque formal del proyecto. Ejemplos de enfoque son: Desarrollo en nuestras oficinas o en las del Cliente

21 PRINCE 2 21 Subcontratación de uno o más subcontratistas Desarrollo conjunto con otra compañía como partner Basado en un producto existente Basado en tecnologías específicas Etc. Preparar un Resumen de (PB) SU4 Resumen del Registro de Riesgos Definición de Enfoque del Enfoque del Enfoque del Enfoque del Enfoque del Planificación de la Fase de Inicio SU6 Planificación del IP2 Planificación de Calidad IP1 Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos IP3 Enfoque del Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP6 Enfoque del Autorización de Inicio DP1 SU5 Enfoque del Planificación PL Descripción Los objetivos de este proceso son: Decidir cómo se debería enfocar el trabajo del proyecto Identificar cualquier restricción en el modo en que el trabajo será llevado a cabo, o en el calendario de la entrega de determinados productos Identificar los perfiles requeridos para dirigir el trabajo del proyecto Responsabilidades El Project Manager-Responsable de es el responsable de llevar a cabo este proceso. Sin embargo el trabajo tendrá que ser efectuado por personas cualificadas en las áreas implicadas con ayuda del soporte de proyecto y del aseguramiento del proyecto, bajo la dirección del Proveedor Senior del Comité de.

22 PRINCE 2 22 Productos/Documentos De entrada Resumen del Registro de Riesgos De salida Enfoque del SU6 - Planificación de la Fase de Inicio Deberá realizarse para la Fase de Inicio un plan conveniente, que permita al Comité de autorizar la creación de un Documento de Inicio de apropiado para dar luego la autorización al comienzo del. Resumen del Preparar un Resumen de (PB) SU4 Definición de Objetivos del SU5 Registro de Riesgos Enfoque del Planificación de la Fase de Inicio Borrador del Plan de la Fase de Inicio Registro de Riesgos Autorización de Inicio DP1 SU6 Descripción Los objetivos de este proceso son: Elaborar un plan que cubra la producción de dos productos de gestión: o El Documento de Inicio del o El Plan de la Fase de Inicio Definir las medidas de control y reporte para la Fase de Inicio Crear un Registro de Riesgos, si no se creó en SU4, para registrar y rastrear cualquier exposición a riesgos en el proyecto

23 PRINCE 2 23 Responsabilidades El Project Manager-Responsable de es el responsable de planificar la Fase de Inicio. Los roles nombrados para soporte y aseguramiento le asistirán en este trabajo. Productos/Documentos De entrada Enfoque del Registro de Riesgos De salida Borrador del Plan de la Fase de Inicio Registro de Riesgos (actualizado)

24 PRINCE 2 24 IP - Inicio de (Initiating a Project) Este proceso empieza cuando se ha producido la Autorización del Plan de la Fase de Inicio, junto al Enfoque del y el Resumen de, y el Comité de aprueba el comienzo del mismo. Objetivos: Proponer los planes del proyecto Planificar la calidad de los productos a entregar Refinar el Caso de Negocio y los Riesgos Establecer controles y ficheros del proyecto Producir el Documento de Inicio del (PID - Project Initiation Document). El Documento de Inicio del (PID) proporciona un claro entendimiento de los productos a entregar del proyecto, cómo y cuándo deben ser conseguidos y a qué coste. El documento también expone los riesgos implicados, las restricciones a aplicar al proyecto y cómo será controlado el mismo. Ésta es la Autorización para el proyecto. Contexto y composición del proceso El Inicio de está dirigido a asentar las bases para el cumplimiento de determinados principios que se deberían observar para el éxito de un proyecto: Un proyecto es un proceso finito con un principio y un fin Todas las partes deben tener claro qué intenta lograr el proyecto, porqué es necesario, cómo se va a conseguir el resultado y qué responsabilidades deben asumirse para este logro Los proyectos bien dirigidos tienen un incremento en sus opciones de éxito Gestión Corporativa y/o Programa QMS Inicio de IP Autorización de Inicio Planificación de Calidad IP1 Planificación del IP2 Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos IP3 DP1 Establecimiento de controles del IP4 Apertura de Ficheros del IP5 Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP6 Autorización de DP2

25 PRINCE 2 25 Los subprocesos que componen este proceso se indican en la tabla siguiente: Inicio de (IP) IP1 IP2 IP3 IP4 IP5 IP6 Planificación de Calidad Planificación del Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos Establecimiento de controles del Apertura de Ficheros del Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP1 Planificación de Calidad La Calidad juega un papel importante en cualquier proyecto desarrollado bajo PRINCE 2 y como tal debe considerarse antes de que cualquier actividad de planificación sea realizada. Las Expectativas de Calidad del Cliente deberán identificarse en el Proceso Preliminar (SU), cuando se prepare el Resumen del. Sistema de Gestión de Calidad Corportativa Estándares de Calidad Plan de Calidad del Planificación del IP2 Preparar un Resumen de (PB) SU4 Resumen del Planificación de Calidad Plan de Calidad del Plan de Calidad del Establecimiento de controles del IP4 Apertura de Ficheros del IP5 Definición de Objetivos del SU5 Enfoque del IP1 Plan de Calidad del Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP6 Descripción Los objetivos de este proceso son determinar la calidad requerida por los productos del proyecto, así como la planificación del enfoque de calidad del proyecto mediante: El establecimiento del régimen de Calidad que regirá en el proyecto La definición de los criterios de calidad a ser aplicados en el conjunto del proyecto

26 PRINCE 2 26 El establecimiento del enfoque a ser utilizado dentro del proyecto para el control de cambios Responsabilidades El responsable será el Project Manager-Responsable de asistido por aquellos con responsabilidad en aseguramiento del proyecto. Productos/Documentos De entrada Resumen del Enfoque del Estándares de Calidad De salida Plan de Calidad del Observaciones y Comentarios Mucha de la información que se discute en este proceso puede estar ya establecida y documentada. Será suficiente para el Plan de Calidad del con referirse a ella. IP2 Planificación del PRINCE 2 posee un proceso separado para la planificación (PL Planificación) y lo incluye como un componente con una técnica específica (Planificación Orientada a Productos). Sin embargo, las actividades de planificación vienen a formar parte de la operativa efectuada dentro del proceso implicado según el plan específico requerido. En este caso, el proceso de Planificación del (IP2) toma como suyas las actividades del proceso de Planificación (PL) para elaborar el Plan del. Descripción Los objetivos de este proceso son: Entender al más alto nivel la totalidad del trabajo que está a punto de ser acometido mediante: o Identificación y, cuando sea posible, definición de los principales productos del proyecto o Identificación de las principales actividades a ser desarrolladas o Valoración de los principales riesgos del proyecto y establecimiento de las correspondientes contramedidas o Estimación del esfuerzo necesario o Identificación de los plazos para la realización, dadas las restricciones y los hitos clave o Identificación de la totalidad de requerimientos de recursos y costes

27 PRINCE 2 27 Identificación de la decisión clave y de los puntos de revisión del proyecto para decidir en función de ellos donde deberían estar las divisiones de las fases Preparar un Resumen de (PB) SU4 Resumen del Registro de Riesgos Plan del Registro de Riesgos Plan del Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos IP3 Establecimiento de controles del IP4 Definición de Objetivos del SU5 Enfoque del Planificación del Plan del Apertura de Ficheros del IP5 Planificación de Calidad IP1 Plan de Calidad del IP2 Plan del Plan del Activación para Planificar siguiente Fase Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP6 Planificación de Fase SB1 Responsabilidades El responsable es el Project Manager-Responsable de, asistido por aquellos con responsabilidad en el aseguramiento del proyecto y por las personas con funciones de soporte de proyecto. Productos/Documentos De entrada Resumen del Enfoque del Plan de Calidad del Registro de Riesgos De salida Plan del Activación para planificar la siguiente Fase

28 PRINCE 2 28 Registro de Riesgos (actualizado) Observaciones y Comentarios Procede asegurarse de que el Resumen del es bien entendido, ya que va a ser la base sobre la que será hecha la planificación. IP3 Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos En este proceso se recoge el Caso de Negocio, declarado a grandes rasgos en el Resumen de, para su refinamiento y posterior incorporación al Documento de Inicio de (P.I.D.). También se amplían los riesgos incluidos en el Resumen de, añadiendo otros extra y actualizando el Registro de Riesgos. Preparar un Resumen de (PB) Resumen del Registro de Riesgos Establecimiento de controles del IP4 SU4 Definición de Objetivos del SU5 Planificación del IP2 Enfoque del Plan del Registro de Riesgos Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos IP3 Caso de Negocio Registro de Riesgos Plan del Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP6 Descripción Los objetivos de este proceso son: Refinar el Caso de Negocio a la luz de lo que se conoce del proyecto Identificar como se va a medir la consecución de beneficios Añadir al registro de riesgos cualquier problema extra o amenaza a la que pueda estar sujeto el proyecto Modificar el Plan de a la luz de cualquier actividad con exposición a algún riesgo

29 PRINCE 2 29 Responsabilidades El responsable es el Project Manager-Responsable de, asistido por aquellos con responsabilidad en el aseguramiento del proyecto y por las personas con funciones de soporte de proyecto. Productos/Documentos De entrada Resumen del Enfoque del Plan del Registro de Riesgos De salida Caso de Negocio Registro de Riesgos (actualizado) Plan del (actualizado) IP4 Establecimiento de Controles del Los controles de son la clave para una gestión con éxito de cualquier proyecto. Este proceso trata de identificar el nivel más apropiado de control para el proyecto, considerando tanto cuáles serán los controles más adecuados como su frecuencia. Planificación de Calidad Plan de Calidad del Plan de IP1 Controles de Planificación del IP2 Plan del Establecimiento de controles del Registro de Riesgos Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos IP3 Registro de Riesgos IP4 Plan de Comunicación IP6

30 PRINCE 2 30 Descripción Los objetivos de este proceso son: Establecer el nivel de control e información solicitado por el Comité de Desarrollar controles que sean consistentes con los riesgos y con la complejidad del proyecto Para conseguir estos objetivos habrá que: Establecer los procedimientos adecuados de toma de decisiones, posiblemente mediante el ajuste de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad Incorporar los requerimientos de control especificados en el Resumen del Identificar a los participantes del proyecto que no pertenezcan al equipo de gestión y acordar con ellos sus necesidades de información Establecer los mecanismos de seguimiento y monitorización que satisfagan las necesidades comentadas en el punto anterior Responsabilidades El responsable es el Project Manager-Responsable de, asistido por aquellos con responsabilidad en el aseguramiento del proyecto y por las personas con funciones de apoyo o soporte al proyecto. Productos/Documentos De entrada Plan de Plan de Calidad del Registro de Riesgos De salida Controles del Plan de Comunicación Plan de Actualizado Registro de Riesgos (actualizado) Observaciones y Comentarios Procede asegurarse de que el nivel de control es el apropiado, no hay que controlar ni excesiva ni escasamente. IP5 Apertura de Ficheros del Todos los proyectos producirán una documentación que tendrá que ser debidamente almacenada. Una cantidad importante de esta documentación ya habrá sido producida en el Proceso Preliminar. Así pues, en el proceso de Apertura de Ficheros del se debería considerar la posibilidad de establecer una estructura de ficheros del proyecto.

31 PRINCE 2 31 Descripción Los objetivos de este proceso son: Instituir un sistema para el almacenaje y recuperación de toda la información relevante de la gestión del proyecto Valorar la responsabilidad de la gestión de este sistema de archivos Es posible que se utilice un sistema de Gestión de Configuración, el cual proporcionará estas facilidades para algunos o todos los productos del proyecto. Planificación de Calidad IP1 Plan de Calidad del Estructura de Archivo del Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) IP6 Planificación del IP2 Plan del Apertura de Ficheros del Registro de Hechos Emergentes Registro de Calidad Control de Fase Registro de Lecciones Aprendidas IP5 CS Responsabilidades El responsable es el Project Manager-Responsable de, asistido por aquellos con responsabilidad en el aseguramiento del proyecto y por las personas con funciones de soporte de proyecto. Productos/Documentos De entrada Plan de Plan de Calidad del De salida Estructura de Archivos del Registro de Hechos emergentes Registro de Calidad Registro de Lecciones Aprendidas

32 PRINCE 2 32 Observaciones y Comentarios Los proyectos con una base geográfica dispersa plantean retos particulares en la producción y control de la información. Las redes de ordenadores pueden facilitar estas tareas y asegurar que solo el personal necesario tiene acceso a la información correspondiente. IP6 Ensamblaje del Documento de Inicio de (P.I.D.) El documento clave que va a producir el comienzo del proyecto es precisamente el Documento de Inicio de. Este documento está destinado a facilitar una visón del proyecto elaborada como si fuese visto desde fuera del mismo. La finalización de este documento provoca la necesidad de planificar la siguiente fase del proyecto. Nombrar un equipo de Gestión de SU3 Definición de Objetivos del SU5 Planificación del IP2 Estructura del equipo de Gestión de Preparar Resumen de (PB) SU4 Planificación de Calidad IP1 Definiciones de Roles y Trabajos Resumen de Enfoque del Plan de Calidad del Plan del Ensamblaje del Documento de Inicio del (PID) Establecimiento de controles del IP4 Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos IP3 Controles de Caso de Negocio Registro de Riesgos Plan de Comunicaciones Documento de Inicio de (PID) Autorización de DP2 Apertura de Ficheros del IP5 Estructura de Archivo de IP6 Descripción Los objetivos de este proceso son:

33 PRINCE 2 33 Facilitar una base sobre la que se apoye la toma de decisiones del siguiente proceso Autorización de (DP2) Facilitar una base sobre la que se apoyen la toma del resto de decisiones a lo largo de la vida del proyecto Establecer una base de información para todos aquellos que necesitan saber del proyecto Responsabilidades El responsable es el Project Manager-Responsable de, asistido por aquellos con responsabilidad en el aseguramiento del proyecto y por las personas con funciones de soporte al proyecto. Debe haber una relación cercana con el Comité de en materia del contenido de este documento a medida que se va confeccionando. Productos/Documentos De entrada Resumen de Estructura del Equipo de s Enfoque del Plan de Calidad del Plan de Caso de Negocio Registro de Riesgos Controles del Plan de Comunicación Estructura de Archivos del De salida Documento de Inicio de

34 PRINCE 2 34 DP - Dirección del (Directing a Project) La Dirección del funciona durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde el arranque hasta el cierre. Este proceso proporciona: La autorización del inicio del proyecto Gestión de dirección y control Comunicación con la Dirección Corporativa o de Programa Confirmación del Cierre de Y se utiliza por el Comité de, el cual se encarga de: Monitorizar el progreso mediante informes y controles Proporcionar la dirección durante todo el proyecto Comprometer los recursos requeridos Gestionar los riesgos involucrados Asegurar que los Productos a Entregar son consistentes con los requerimientos de los usuarios El Comité de revisará y aprobará los planes de, Fase y Excepción. Contexto y composición del proceso La Dirección del es un proceso que debe funcionar desde el arranque hasta el cierre del proyecto. El proceso se comunica con los demás mediante recepción de información, que una vez analizada, dará lugar a autorizaciones para proceder con el proyecto, con las fases, o con planes de excepción, proporcionando decisiones que pueden incluir la interrupción o cierre prematuro del proyecto. Gestión Corporativa y/o Programa QMS Dirección del DP Autorización de Inicio DP1 Autorización de DP2 Autorización de Fase o Plan de excepciones DP3 Toma Inmediata de decisión DP4 Confirmación de Cierre del DP5 Proceso Preliminar SU Inicio de IP Control de Fase CS Gestión de Límites de Fase SB Cierre de CP Por otro lado, debe haber una cierto flujo de información desde este proceso a la Gestión Corporativa o de Programa, a través del Comité de.

35 PRINCE 2 35 Los subprocesos que componen este proceso se indican en la tabla siguiente: Dirección del (DP) DP1 DP2 DP3 DP4 DP5 Autorización de Inicio Autorización de Autorización de Fase o Plan de Excepción Toma Inmediata de Decisión Confirmación del Cierre de DP1 Autorización de Inicio El trabajo llevado a cabo en el Proceso Preliminar (SU), está diseñado para acumular información suficiente como para que el Comité de adopte la decisión de aprobar el proyecto e invertir los recursos necesarios en la creación del Documento de Inicio de. Nombrar un equipo de Gestión de SU3 Estructura del equipo de Gestión de Definiciones de Roles y Trabajos Autorización para Proceder Plan de Fase Preparar un Resumen de (PB) SU4 Definición de Objetivos del SU5 Planificación de la Fase de Inicio SU6 Resumen del Registro de Riesgos Enfoque del Borrador del Plan de la Fase de Inicio Autorización de Inicio DP1 Resumen del Registro de Riesgos Estructura del Equipo de Gestión de Enfoque del Notificación de Arranque de Inicio del Dirección Corporativa IP Descripción El objetivo de este proceso es comprobar que el proyecto se inicia adecuadamente mediante: La aprobación de un plan para desarrollar el Documento de Inicio de (P.I.D.) Ratificación del Resumen de Obtener o comprometer los recursos necesarios según el Plan de la Fase de Inicio Solicitar el apoyo logístico necesario

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