Establecer los criterios para realizar la evaluación del desempeño de los evaluadores y expertos técnicos involucrados en el proceso de Acreditación.

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1 1. OBJETO Establecer los criterios para realizar la evaluación del desempeño de los evaluadores y expertos técnicos involucrados en el proceso de Acreditación. 2. ALCANCE Se aplica al personal de la ONA, evaluadores líderes, evaluadores, evaluadores técnicos, expertos técnicos y evaluadores en formación de la ONA. 3. TÉRMINOS / ABREVIACIONES Plan de Mejora: Conjunto de acciones necesarias para corregir las debilidades identificadas en el comportamiento de un evaluador a partir de la aplicación de su evaluación al desempeño. Evaluación. Proceso realizado por un organismo de acreditación para evaluar la competencia de un OEC con base en determinadas normas u otros documentos normativos, para un alcance de acreditación definido. Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores. El responsable de la gestión del Padrón Nacional de Evaluadores. Representante de la ONA. Persona designada por la ONA para que participe en la evaluación in situ, sin voz ni voto, para ejecutar la testificación de los evaluadores durante la evaluación del OEC. La persona designada como representante de la ONA puede ser un evaluador líder en el esquema a testificar o el Responsable del Departamento correspondiente. Observador. Persona que participa bajo solicitud de una de las partes interesadas en la evaluación en sitio sin voz ni voto, con autorización previa del OEC solicitado por la ONA. Evaluador Activo. Evaluador formado ya calificado, que ha participado en capacitaciones de formación o actualización y al menos en una evaluación a un OEC en un período menor de dos años. Página 1 de 11

2 Evaluador Inactivo. Evaluador formado ya calificado, que no ha participado en capacitaciones de formación o actualización, ni en evaluaciones a un OEC en un período mayor de dos años. Testificación al evaluador. Evaluación del desempeño realizado por un representante de la ONA a los evaluadores durante la ejecución de una evaluación en sitio. ONA. Oficina Nacional de Acreditación. PNE. Padrón Nacional de Evaluadores. OEC: Organismo Evaluador de la Conformidad. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1. Generalidades El Responsable del Padrón Nacional de Evaluadores mantiene una base de datos del PNE actualizada, BD-ONA Base de Datos del Padrón Nacional de Evaluadores de la ONA, indicando el estado y la categoría de cada uno de los miembros, según la tabla que se muestra a continuación: Símbolo EL E ET EF Exp.Tec Categoría del evaluador Evaluador Líder Evaluador Evaluador Técnico Evaluador en Formación Experto Técnico La ONA realiza 3 tipos de evaluaciones al desempeño de Evaluadores/Expertos Técnicos para asegurar su competencia y mantenimiento de su categoría: a) Testificación de evaluación al desempeño realizada por el OEC al equipo evaluador: En cada evaluación de un OEC, este evalúa el desempeño de todos los miembros del equipo evaluador, mediante FOR-ONA Evaluación por parte del OEC al evaluador. Página 2 de 11

3 b) Testificación de evaluación al desempeño por el Evaluador Líder al equipo evaluador: En cada evaluación de un OEC, el Evaluador Líder evalúa el desempeño de los demás miembros del equipo evaluador, incluyendo evaluadores en formación, mediante el FOR-ONA Evaluación de Evaluadores/ Expertos Técnicos. c) Testificación de evaluación al desempeño realizada por el Represente de la ONA: Esta evaluación aplica únicamente al Evaluador Líder y es realizada por un representante de ONA, mediante el FOR-ONA Evaluación de Evaluadores/ Expertos Técnicos. En los apartados siguientes se abordará detalladamente cada tipo de testificación mencionada Testificación de evaluación al desempeño realizada por el OEC al equipo evaluador Durante la reunión inicial el evaluador líder entregará al OEC el FOR-ONA Evaluación por parte del OEC al Evaluador y dará lectura sobre las indicaciones de cómo se debe de realizar el llenado de este formato Se entregarán el número de copias necesarias al OEC de forma tal que se evalúe por independiente a cada miembro del equipo, enfocándose en su desempeño a lo largo de la evaluación in situ, su competencia, experiencia y comportamiento El Evaluador líder indicará que se deberá de llenar y enviar estos registros a la ONA, máximo a los 15 días hábiles posteriores a la evaluación in situ Testificación de evaluación al desempeño realizada por el Evaluador Líder al Equipo Evaluador Se realizará la testificación de evaluación al desempeño por el evaluador líder a sus demás compañeros del equipo evaluador Durante todo el desarrollo de la evaluación al OEC, el evaluador líder estará pendiente de los demás miembros del equipo evaluador para verificar su competencia, Página 3 de 11

4 comportamiento dentro del equipo evaluador, dominio del uso de formatos y documentos de la ONA y sus relaciones humanas El evaluador líder realizara esta testificación de evaluación al desempeño por medio del FOR-ONA Evaluación de Evaluadores/Expertos Técnicos. Dicho formato será entregado a la ONA máximo a los 7 días hábiles posteriores a la evaluación, con la entrega del informe de evaluación in situ del proceso 4.4. Testificación de evaluación al desempeño realizada por el Representante de la ONA Todo evaluador líder requiere ser testificado en su primera evaluación en esta categoría, incluyendo cuando amplíe su esquema de evaluación, y posteriormente cada tres años, debiendo obtener resultados satisfactorios en cada caso. Las testificaciones deberán realizarse para cada esquema que posea el evaluador líder, garantizándose que cada esquema sea testificado cada 3 años En los casos que existiese suficiente evidencia que respalde que el evaluador líder mantiene su competencia, podrá ser testificado cada 4 años, para cada esquema En los casos que por un periodo de 2 años el evaluador líder no hubiera participado en al menos una evaluación a un OEC, se requerirá realizar nuevamente una testificación de su competencia Cuando el evaluador líder no obtiene resultados satisfactorios en su primera evaluación, será necesario una segunda evaluación testificada El Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores llevará control de las testificaciones realizadas a través de BD-ONA Base de Datos del Padrón Nacional de Evaluadores de la ONA Para la programación de las testificaciones de los evaluadores líderes se utilizará el FOR-ONA Programa Anual de Testificación a los Evaluadores, esta programación se realizará a inicio de año y se deberá tener en cuenta el Programa Anual de Evaluaciones a los OEC de acuerdo al FOR-ONA Programa Anual de Evaluaciones a los OEC, otro insumo para la programación de las testificaciones será el registro de las testificaciones realizadas anualmente, Se designarán con prioridad a Página 4 de 11

5 los evaluadores líderes que deben testificarse en las evaluaciones programadas. Así mismo, las testificaciones se realizarán en los plazos previstos para cada esquema de acreditación Cuando se lleva a cabo la testificación de evaluación al desempeño a un evaluador Líder, debe procurarse que el Representante de la ONA y el o los evaluados se reúnan previamente a la actividad para aclarar cualquier duda o consulta que el evaluado, tenga con respecto a la actividad a realizar y se le dará a conocer éste procedimiento y el formato FOR-ONA Evaluación de Evaluadores/Expertos Técnicos En la reunión de inicio de la evaluación in situ (inicial, vigilancia, extraordinaria, re acreditación), el Evaluador líder aclara a todos los miembros del OEC y del equipo evaluador la participación del Representante de la ONA y su función Durante la testificación de evaluación al desempeño, el Representante de la ONA observa únicamente el desempeño del evaluado, tomando notas sin distraer a los participantes de la evaluación y no interviene en el proceso de evaluación al OEC. Está permitido que se acerque algunas veces, para leer o revisar algún documento del que se está hablando, sin emitir comentarios Si se considera necesario hacer comentarios al evaluador bajo testificación de evaluación al desempeño, sobre algún punto o clarificar alguno de los temas, el Representante de la ONA se espera hasta el momento de un descanso o comida para hablar en privado con el evaluador y comentar el asunto El Representante de la ONA o el Evaluador líder Calificado toma nota sobre los hallazgos positivos y negativos para su discusión posterior y en privado con el evaluador. El formato FOR-ONA Evaluación de Evaluadores/Expertos Técnicos se llena y entrega al Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores máximo a los 7 días hábiles posteriores a la evaluación Para la testificación del evaluador líder, el Representante de la ONA puede consultar informes de evaluación previos realizados por el mismo, a fin de incluir comentarios adicionales en esta evaluación del desempeño. Página 5 de 11

6 4.5. Resultados de la testificación de evaluación al desempeño El Responsable del Padrón Nacional de Evaluadores, realiza la ponderación de los resultados obtenidos en las testificaciones realizadas, según el FOR-ONA Comunicación de Resultados de Evaluación del Desempeño a Evaluadores/Expertos Técnicos, entregado por el responsable de departamento correspondiente Las testificaciones por parte del OEC y El evaluador líder serán las que se realizaran con más frecuencia y de estas se generará un resumen según el FOR-ONA Comunicación de Resultados de Evaluación del Desempeño a Evaluadores/Expertos Técnicos Para la ponderación de cada encuesta se toma en cuenta únicamente las líneas que fueron completadas por el OEC y por evaluador líder en su respectivo formato Cuando se realice la testificación por parte de la ONA, en conjunto con la evaluación del desempeño por parte del OEC y el evaluador líder a todo el equipo evaluador, se generará un resumen de estas tres testificaciones que se le dará a conocer al evaluado según el FOR-ONA Comunicación de Resultados de Evaluación del Desempeño a Evaluadores/Expertos técnicos El Responsable del Departamento que lleva el proceso realizará la retroalimentación de la comunicación de los resultados de evaluación del desempeño al evaluado, realizando el FOR-ONA Comunicación de Resultados de Evaluación del Desempeño a Evaluadores/Expertos Técnicos El Responsable del Departamento, realizará el proceso de la retroalimentación de la comunicación de los resultados de evaluación del desempeño al evaluado, empleando el FOR-ONA Comunicación de Resultados de Evaluación del Desempeño a Evaluadores/Expertos Técnicos ; para los 3 tipos de evaluaciones que la ONA realiza (4.1.2.). y se le entregará el responsable del padrón nacional de evaluadores Para evaluadores líderes se considera un resultado satisfactorio una nota mínima de 90%, notas inferiores a esta implican un desempeño no satisfactorio Para evaluadores, evaluadores técnicos y expertos técnicos se considera un resultado satisfactorio una nota mínima de 85%, notas inferiores a esta implican un Página 6 de 11

7 desempeño no satisfactorio. O F I C I N A N A C I O N A L D E Para evaluadores en formación, se considerará un desempeño satisfactorio una nota mínima de 80% por encuesta, notas inferiores a esta implican un desempeño no satisfactorio Con base al puntaje obtenido en la testificación de evaluación al desempeño realizada por el representante de la ONA y lo definido en el procedimiento PRO-ONA Identificación, Competencia, Categorización de los Evaluadores/Expertos Técnicos, el Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores y el director de la ONA toma la decisión de promover en categoría al evaluador, o ampliar el alcance para el cual está calificado para evaluar En el caso de obtener menor puntaje al esperado según lo descrito anteriormente, se realizará la elaboración de un plan de mejora Plan de Mejora De ser necesario la elaboración de un plan de mejora utilizando el FOR-ONA Plan de Mejoras del Evaluador, este será elaborado en conjunto por el Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores y el Responsable de Departamento correspondiente al que se aplicó esta testificación Los ítems del plan de mejora estarán en dependencia de la debilidad observada en el registro de la testificación, con ayuda de los comentarios en los respectivos formatos El seguimiento al plan de mejora, en el tiempo establecido, será realizado por el Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores, el cual será archivado en la carpeta de evaluación del desempeño Si las acciones correctivas previstas por el desempeño del evaluador no se aplicaran dentro del tiempo planificado, el evaluador pasará a la categoría de inactivo por 6 meses, hasta cumplir con dicho plan, si el problema subsiste, perderá su calificación dentro del PNE. Página 7 de 11

8 El Responsable de los evaluadores en conjunto con el responsable de departamento correspondiente, podrá elaborar un plan de mejora a un miembro activo del PNE, cuando se observan mejoras para su desempeño durante una de las etapas del proceso de acreditación designado; según sus roles descritos en el MCF Manual de la Calidad del Sistema de Gestión de la ONA Actualización del PNE Generalidades respecto a la actualización de la base de datos del PNE El Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores presentará, al final del año, al Director de la ONA, un informe de las testificaciones al desempeño realizadas en este periodo, indicando a los evaluadores que fueron aplicadas, y si se tuvieron comentarios, tanto positivos como negativos Tomando en consideración los resultados de testificación, el Director de la ONA ratificara el mantenimiento de la calificación de un evaluador o valorara su suspensión dentro del PNE A partir de los resultados de testificación de evaluación al desempeño y la decisión del Director de la ONA, el Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores actualizará la base de datos del PNE El Responsable del Padrón Nacional de los evaluadores enviará por correo electrónico o se le entregará en físico el FOR-ONA Comunicación de Calificación a Evaluadores/Expertos Técnicos, cuando se realice la actualización al PNE, respecto al cambio de categoría de un evaluador o ampliación del alcance al que está calificado para evaluar. Estos registros serán archivados en el expediente de cada evaluador Cambio de categoría del Evaluador El Responsable del Padrón Nacional de Evaluadores llevará el registro de las evaluaciones en las que participa un miembro del PNE, estas se registrarán en la BD- ONA Base de Datos del Padrón Nacional de Evaluadores de la ONA anualmente, para llevar el control del cumplimiento del total de horas en participación Página 8 de 11

9 en evaluaciones para cambio de categoría, como lo establece el PRO-ONA Identificación, Competencia, Categorización de los Evaluadores/Expertos Técnicos Una vez cumplidas las horas de evaluaciones y habiéndose realizado la testificación al desempeño con resultados satisfactorios, el Director de la ONA con base a los resultados, aprueba el cambio de categoría de este evaluador mediante el FOR- ONA Comunicación de Calificación a Evaluadores/Expertos Técnicos El Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores actualiza la base del PNE Ampliación del alcance Cualquier miembro del PNE, que desee ampliar su área de competencia en un área totalmente nueva debe solicitarlo por escrito al Responsable del Padrón Nacional de los Evaluadores y aportar la evidencia de cumplimiento de los siguientes requisitos: 1. Participar en curso de formación de evaluadores en la norma respectiva de 40 horas. 2. Aprobar el examen de conocimiento sobre la norma respectiva aplicado por la ONA, con nota mayor o igual 75 puntos En el caso que sean evaluadores líderes que deseen ampliar su alcance, deberá tener formación en la norma respectiva y se les programa su participación en la siguiente evaluación en el esquema que desean ingresar y se les testificará bajo un evaluador líder ya calificado en este alcance, donde deberá de obtener resultados satisfactorios En el caso de las demás categorías de evaluadores se presentarán los mismos requisitos, y se realizan la cantidad de evaluaciones determinadas en el PRO-ONA Identificación, Competencia, Categorización de los Evaluadores/Expertos Técnicos Si el Responsable de Departamento en conjunto con el Director de la ONA, resuelven favorablemente a la solicitud de ampliación, el Responsable del Padrón Nacional de Evaluadores actualizará el PNE, en lo relativo a este evaluador. Página 9 de 11

10 Mantenimiento de la calificación de evaluadores Los evaluadores mantienen su calificación mediante varios medios: 1. Asistencia a cursos de actualización o reuniones que convoca la ONA, en las cuales se les da a conocer avances, cambios, entre otros en el Sistema de Gestión de la ONA o cambios en las normas o criterios de la ONA. 2. Actualización y mantenimiento de los registros de su expediente, completos y actualizados. 3. Participación en evaluaciones, al menos una vez al año. 4. Evaluación al desempeño satisfactoria. 5. Participar en Comités de Acreditación cuando la ONA lo solicite La ONA convoca a todos los miembros del PNE a participar en reuniones de actualización para dar a conocer nuevos procedimientos o políticas, cambios en la organización, cambios en los criterios de acreditación, entre otros. Es obligatoria la asistencia en estas reuniones por año Adicionalmente la ONA convocará, en el caso de actualización de la norma de acreditación correspondiente, a un estudio de los cambios de la nueva versión; este estudio será coordinado por el Responsable de Departamento correspondiente y se extenderá una constancia de participación en este estudio Los miembros del PNE deben de estar al pendiente de la actualización de sus registros que forman parte de su expediente como evaluador y enviar al Responsable del Padrón Nacional de Evaluadores para que actualicen este registro y los miembros del PNE deberán responder a cualquier solicitud del responsable de los evaluadores, en el caso que se requiera esta actualización Los miembros del PNE deberán de participar activamente en evaluaciones, cuidando no caer en el estado de inactivo. Cuando el evaluador sea convocado deberá de responder según su disponibilidad de participar en la evaluación designada Para evidenciar el mantenimiento de su calificación, el evaluador será testificado cada cambio de categoría, obteniendo resultados positivos se le confirmará su calificación. Página 10 de 11

11 Suspensión y baja de evaluadores y expertos técnicos El Director de la ONA en conjunto con el Responsable del Padrón Nacional de Evaluadores puede determinar la suspensión o baja de la calificación de un evaluador y expertos teniendo en cuenta las faltas leves y graves establecidas en el PRO-ONA Identificación, categorización de Evaluadores/Expertos Técnicos. 5. DOCUMENTOS / REFERENCIA a) MC-ONA Manual de la Calidad del Sistema de Gestión de la ONA. b) PRO-ONA Confidencialidad, Imparcialidad e Independencia. c) PRO-ONA Proceso de Acreditación de los Organismos Evaluadores de la Conformidad. d) PRO-ONA Identificación, Competencia, Categorización de los Evaluadores/Expertos Técnicos e) PRO-ONA Selección y Designación de Evaluadores/Expertos Técnicos 6. REGISTROS a) FOR-ONA Designación y Aceptación de Evaluadores/Expertos Técnicos. b) FOR-ONA Carta de Compromiso de Confidencialidad. c) FOR-ONA Evaluación por Parte del OEC al Evaluador. d) FOR-ONA Evaluación de Evaluadores/Experto Técnico. e) FOR-ONA Comunicación de Calificación a Evaluadores/Expertos Técnicos. f) FOR-ONA Comunicación de Resultados de Evaluación del Desempeño a Evaluadores. g) Expediente del OEC. h) Expediente del Evaluador en el Padrón Nacional de Evaluadores. i) FOR-ONA Programa Anual de Testificación a los Evaluadores. j) BD-ONA Base de Datos del Padrón Nacional de Evaluadores de la ONA 7. ANEXOS No aplica. Página 11 de 11

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