INSTRUCTIVO ANOTACIONES DE MÉRITO Y DEMÉRITO

Transcripción

1 INSTRUCTIVO ANOTACIONES DE MÉRITO Y DEMÉRITO En el marco del Proceso de Calificaciones, al cual se encuentran afectos los funcionarios públicos, los elementos básicos con que cuenta la Junta Calificadora para desarrollar su función son las Hojas de Calificación y de Vida. En esta última se encuentran considerados antecedentes como los cursos de capacitación realizados, investigaciones o sumarios, atrasos y anotaciones de Mérito o Demérito, según corresponda. En atención a que se ha verificado escasa utilización, entre otras, por bajo conocimiento de las jefaturas y funcionarios acerca de la aplicación de las anotaciones (Mérito o Demérito) se ha estimado conveniente difundir la normativa que las regula, así como el procedimiento y formulario a utilizar en el Ministerio de Educación. Consideraciones Generales: a. Las Anotaciones se relacionan con la ocurrencia de hechos destacables ya sea positiva o negativamente, respecto del cumplimiento de las labores que cada funcionario desarrolla y deben obedecer a situaciones excepcionales. b. Deben ser dispuestas formalmente (por escrito) por la Jefatura Directa, quien notificará de la ocurrencia de esta situación al funcionario merecedor de la anotación y enviará dicho antecedente al Departamento de Recursos Humanos o a la unidad que haga sus veces en regiones, la que se encargará de registrar dicha anotación en la Hoja de Vida (se adjunta formulario tipo). c. Las anotaciones de Mérito o Demérito, no pueden ser efectuadas por personal a contrata, en atención a que estos no pueden desempeñar cargos de jefatura. d. En caso de tratarse de una anotación de Demérito el funcionario afectado podrá solicitar a la jefatura directa dejar sin efecto dicha anotación o en su defecto, dejar constancia de las atenuantes que en su opinión existan. e. Si se trata de actuaciones meritorias que no hubieran sido reconocidas como tal por la jefatura directa, el funcionario tendrá la opción de solicitar a su jefatura que efectúe la anotación correspondiente. Si es que este último rechazara esta solicitud, deberá dejar constancia por escrito y de igual forma remitir los antecedentes correspondientes al Departamento de Recursos Humanos o unidad de personal correspondiente. f. Para que las anotaciones puedan ser utilizadas como un instrumento efectivo en el proceso, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el DFL Nº 29/2005 Texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº sobre Estatuto Administrativo, y el Decreto 1.825/1998 Reglamento General de Calificaciones

2 Anotaciones de Mérito: (art. 42 DFL Nº 29/2005 y art. Nº 10 del Decreto 1.825/1998) Son aquellas destinadas a dejar constancia de cualquier acción del empleado que implique una conducta personal o desempeño funcionario destacado, tales como: Adquisición de algún título u otra calidad especial relacionada con el servicio. Aprobación de cursos de capacitación que se relacionen con las funciones del servicio. Desempeño de labores por períodos más prolongados que el de la jornada normal. La realización de cometidos que excedan de su trabajo habitual. Ejecución de tareas propias de otros funcionarios cuando esto sea indispensable. Destacarse en forma permanente y excepcional por la calidad de los trabajos. La proposición de innovaciones que permitan mejorar el funcionamiento de la unidad o de la institución. Anotaciones de Demérito: (art. 43 DFL Nº 29/2005 y art. Nº 11 del Decreto 1.825/1998) Son aquellas destinadas a dejar constancia de cualquier acción u omisión del empleado que implique una conducta o desempeño funcionario reprochable, asociadas al incumplimiento manifiesto de obligaciones funcionarias, que no requieran de investigación o sumario administrativo, tales como: Infracciones a las instrucciones y órdenes del Servicio. El no acatamiento de prohibiciones contempladas en el cuerpo legal. Atrasos en la entrega de trabajos. Cabe hacer presente que la enunciación de las anotaciones de Demérito contenidas en el art. Nº 11 del Decreto 1.825/1998 no es taxativa, de modo que la jefatura puede disponer la anotación de otros comportamientos que signifiquen una conducta reprochable, en los términos del art. 119 de Estatuto Administrativo (Dictamen Nº de 1995 Contraloría General de la República) Procedimiento para las Anotaciones de Mérito: (art. 44 DFL 29/2005 y art. 9 del Decreto 1.825/1998) 1. El Jefe Directo debe notificar por escrito (se sugiere utilizar el formulario adjunto) al funcionario acerca del contenido y circunstancias de la conducta que da origen a la anotación, dentro del plazo de tres días de ocurrida. 2. El funcionario podrá solicitar a su jefe directo que se efectúen las anotaciones de mérito que a su juicio sean procedentes. En tal situación, el Jefe Directo podrá rechazar dicha petición, debiendo comunicarlo por escrito, en el plazo de cinco días, al Departamento de Recursos Humanos, acompañando los fundamentos de su rechazo. En caso contrario se entenderá aceptada la solicitud del funcionario.

3 3. En caso que el Jefe Directo rechace la solicitud del funcionario, este último podrá solicitar expresamente que se envíe una copia del Rechazo a la Asociación de Funcionarios. 4. La orden de anotación que realice el jefe directo, deberá emitirse dentro de los cinco días siguientes al cumplimiento de los plazos antes mencionados. Procedimiento para las Anotaciones de Demérito: (art. 44 DFL 29/2005 y art. 9 del Decreto 1.825/1998) 1. El Jefe Directo debe notificar por escrito, (se sugiere utilizar el formulario adjunto) al funcionario acerca del contenido y circunstancias de la conducta que da origen a la anotación, dentro del plazo de tres días de ocurrida. Se puede adjuntar otra documentación de respaldo 2. El funcionario una vez notificado, tiene cinco días de plazo para solicitar a su Jefatura que se deje sin efecto dicha Anotación o que se deje constancia de las circunstancias atenuantes que dieron lugar a ella. Se recomienda usar el formulario ad hoc. No obstante se podrán acompañar otros antecedentes. 5. En caso que el funcionario hubiera presentado reclamo formal, el Jefe Directo tiene obligación de pronunciarse sobre tal. En caso de rechazo de tal solicitud deberá comunicarlo por escrito en el plazo de cinco días al Departamento de Recursos Humanos, acompañando los fundamentos de su rechazo; si no se produjese tal comunicación se entenderá aceptada la solicitud del funcionario. 6. Esta comunicación de rechazo deberá ir con copia a la respectiva Asociación de Funcionarios, cuando el funcionario lo solicite expresamente. JURISPRUDENCIA RELACIONADA Solicitud de anotaciones: Si bien el art. 44 del E.A. dispone que las anotaciones de mérito o demérito deben ser practicadas por la unidad encargada de personal a petición escrita del jefe directo, esta última circunstancia no significa que necesariamente deban obedecer al conocimiento directo de los hechos por parte del jefe directo, pues lo cierto es que nada obsta a que esta jefatura disponga esas anotaciones a petición de otra autoridad, sobre la base del conocimiento directo que ésta tenga de los antecedentes que justifican la anotación de mérito o demérito (Dictamen Nº de 1998 Contraloría General de la República)

4 Cumplimiento de plazos y recursos: De acuerdo con los artículos 41 al 44 del E.A., el jefe directo está facultado para disponer por escrito las anotaciones de mérito o demérito que corresponda practicar. El art. 9º del Decreto Nº de 1998, contiene el procedimiento que debe observarse al practicar dichas anotaciones. El incumplimiento de lo establecido en este artículo no invalida la anotación, pero es indispensable que la notificación establecida en él se practique dentro del período evaluatorio o calificatorio y en condiciones que el afectado pueda ejercer oportunamente los recursos que le otorga el Decreto Nº de 1998, para impugnarla, a fin de no dejarlo en una situación de indefensión (Dictamen Nº de 1995 Contraloría General de la República) El Reglamento de Calificaciones regula los plazos en que el jefe directo debe notificar al empleado el contenido y circunstancias de la anotación: tres días, y en que el afectado puede reclamar. Como los plazos que la ley fija a la Administración del Estado no revisten el carácter de fatales, según ha concluido una reiterada jurisprudencia administrativa, el hecho de que el jefe directo no cumpla con la diligencia de notificación dentro de los tres días, no invalida la anotación de demérito, pero para que tenga valor y sea considerada en la calificación del funcionario debe ser practicada dentro del período calificatorio y en condiciones de que el afectado pueda ejercer los recursos que le confiere el reglamento. De no ser así, quedaría en indefensión (Dictamen Nº de 1999 Contraloría General de la República)

5 Formulario Anotación de Mérito Fecha : / / DE : A : Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos Motivo de la Anotación / / Fecha de Notificación al(la) Funcionario(a) Firma Jefe Directo Firma Funcionario(a)

6 Formulario Anotación de Demérito Fecha : / / DE : A : Jefe(a) Departamento de Recursos Humanos Motivo de la Anotación / / Fecha de Notificación al(la) Funcionario(a) Firma Jefatura Firma Funcionario Atenuantes presentadas por el(la) Funcionario(a) En virtud de los antecedentes presentados por el(la) funcionario(a), vengo en manifestar mi opción de : Mantener Anotación Dejar Nula Anotación Firma Jefe Directo Fecha: / /