Manual de Usuario Usuario InvenSoft

Transcripción

1 Manual de Usuario Usuario InvenSoft Sistema de punto de venta para trabajar en red local y/o Internet. Es una poderosa aplicación de negocios y fácil de usar que le ayudara a controlar: Inventarios, Ventas, Compras, Proveedores, Clientes, Apartados, Pedidos, Ingresos y Egresos entre otros. ConstruSoft

2 Índice: Contenido Capítulo I InvenSoft... 4 Qué es InvenSoft?... 5 Requerimientos de Instalación Capítulo II Ejecución y uso del Programa... 6 Ejecución del Programa... 7 Acceso a la aplicación Conociendo la Pantalla Principal Acciones del Menú de Usuarios Cambio de contraseña de inicio Acciones del Menú de Configuración Configuración de Valores Configuración de Impresoras Acciones del Menú de Proveedores Consulta de Proveedor Acciones del Menú de Producto Consulta de Productos Acciones del Menú de Clientes Agregar un cliente Consulta de Clientes Acciones del Menú de Ventas a Menudeo Agregar una nueva venta a menudeo Consulta de Ventas Reporte de ingresos Reporte por producto Acciones del Menú de Ventas a Mayoreo Agregar una nueva venta a Mayoreo Consulta de Ventas Reporte de ingresos Reporte por producto

3 Acciones del Menú de Gastos Agregar un Gasto Acciones del Menú de Archivo Reporte de caja Ver Bitácora Acerca de Salir

4 Capítulo I InvenSoft

5 Qué es InvenSoft? Es una herramienta informática de punto de venta para trabajar en red local y/o Internet para negocios dedicados a la venta y/o comercialización de diversos productos, con una facilidad de usar, permitiéndole controlar: Inventarios, Ventas, Compras, Proveedores, Clientes, Apartados, Pedidos, Cotizaciones, Ingresos y Egresos. Invesoft cuenta con la posibilidad de conectarse con diversos dispositivos externos, para la salida de información como son los miniprinter, lector de código de barras, cajas de dinero, entre otros. Requerimientos de Instalación. Los Requerimientos de Hardware/Software paraa el correcto funcionamiento y uso de la herramienta de InveSoft Punto de Venta son los siguientes: Mínimos: Procesador a 1 GHz, 512 Mb en RAM, 100 Mb libres en disco duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, no-break en el servidor, Resolución de pantalla de 1280 x 800. Deseables: Procesador a 1.5 GHz, 1 GB en RAM, 300 Mb libres en disco duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, tarjeta de red, módem, internet, no-break en el servidor, Resolución de pantalla de 1280 x 800. Nota: Sistemas Operativos: Windows XP, 2000, NT, Vista, W7 (Excepto Windows Vista Starter).

6 Capítulo II Ejecución y uso del Programa

7 Ejecución del Programa Para la correcta ejecución y uso de la herramienta InveSoft realizaremos una serie de pasos los cuales se explicaran a detallee en este apartado, iniciaremos con el acceso al sistema, después con la manipulación de los diversos menús, diseñados para realizar la funciones a utilizar en el manejo de inventarios, entradas y salidas, así como los reportes (según lo necesite)y los respectivos cortes de caja por usuario-cajera, implementados en su negocio. Acceso a la aplicación. Para acceder a la aplicación realizaremos los siguientes pasos: Clic en el icono de carito de compras. Ingresar Usuario y Contraseña, la cual será proporcionada por el administrador del sistema. Clic en Tecla Enter Conociendo la Pantalla Principal. La Pantalla principal está compuesta por 4 áreas principales, Barras de Titulo, Barras de Menús, Barra de Iconos de Acceso Rápido y Área de Trabajo las cuales se describen a continuación: 1) Barras de Titulo: Muestra el nombre de la aplicación. 2) Barras de Menús; Contiene todos los menús a utilizar, con los submenúss correspondientes a cada opción, que le permitirá realizar altas, bajas, modificaciones, consultas y configuraciones correspondientes. Los Menús son: Archivo.- En estee menú podemos realizar Reportes de caja, Ver bitácora, acerca de y salir.

8 Proveedores.- Aquí vamos a consultar a todos los proveedores y sus datos principales. Producto.- Podemos consultar los datos de los productos en inventario Clientes.- clientes acciones o de Para este menú de realizaremos consulta por cliente todos ellos.

9 Ventas Menudeo.- Realizaremos una nueva venta a menudeo, consultas de ventas, así como reporte de ingresos y reporte por producto. Ventas una ventas, ingresos y reportee por producto. Mayoreo.- Realizaremos nueva venta a mayoreo, consultas de así como reporte de

10 Gastos.- En Gastos podemos agregar un nuevo gasto, Usuario.- cambiar las contraseñas. Configuración.- En Configuracion tendremos los datos de la Empresa para aspectos de tiques y en valores los datos para mostrar en cuanto a pedidos y apartados. 3) Barra de Iconos de Acceso Rápido; presenta los accesos rápidos mediante iconos a las opciones más importantes y con mayor uso durante el manejo de la aplicación. 4) Área de Trabajo: El área de trabajo muestra toda la información y acciones necesarias sobre una opción solicitada, es aquí donde se desarrollara la mayor parte del trabajo de nuestra aplicación. 1.- Barra de Titulo 2.- Barra de Menús 3.- Barra de iconos de Acceso Rápido

11 3.- Área de Trabajo Acciones del Menú de Usuarios. Cambio de contraseña de inicio Pasos para cambiar la contraseña de inicio haremos: Elegir el menú de Usuarios Clic en Cambiar Contraseña. Teclear la contraseña actual. Teclear la nueva contraseña y confirmar dicha contraseña, Clic en guardar para hacer los cambio o en cancelar si no desea hacer este cambio. Acciones del Menú de Configuración. Configuración de Valores. En este apartado nos servirá para modificar los valores con respecto, a cuanto se requiere sobre los pedidos y apartados, si se llegaran a solicitar, de la misma forma para activar las teclas de acceso rápido, y para activar impresión de tikets, así como la imagen de fondo para el sistema, eligiendo todos estos datos damos clic en guardar. Instrucciones Teclas de venta Rápida (Solo esta activada en venta a menudeo) Botón/Tecla Barra espaciadora Flecha izquierda Flecha Derecha Barra de retroceso Tecla suprimir Función Botón de Pago(Automático) Posiciona en el campo cantidad y lo cambia de color Posiciona en el campo código y lo cambia de color Limpia los campos cantidadd y código y deja el enfoque en el segundo Borra el último producto de la lista

12 Tecla Esc Tecla F1 Cancela toda la Venta Abre el cuadro de Clientes Configuración de Impresoras. En este apartado nos servirá para determinar a qué impresora se enviaran las impresiones de los tikets y los reportes, para ello hacemos los siguientes pasos Ir a la barra de menús, Elegir menú Configuración. Clic en Impresoras Clic en reportes, se elige con doble clic la impresora. Clic en tikets, y seleccionamos la impresora con doble clic. Clic n guardar Acciones del Menú de Proveedores. Consulta de Proveedor Ir a la barra de menús, Elegir menú Proveedores. Clic en Consulta Nos aparecerán en lista todos los proveedores Si necesitamos uno en especial ingresamos el dato en nombre de proveedor y clic en filtrar. Con la barra de desplazamiento horizontal podemos ver los demás datos. Cerrar para entrar a otro menú. Acciones del Menú de Producto. Consulta de Productos. Ir a la barra de menús, Elegir menú Productos. Clic en Consulta. Nos parece la lista de productos

13 Para encontrar uno en especial teclear el código de barras o por el escáner o bien escribir el nombre corto y filtrar. Para modificar un producto debemos seleccionar el producto y dar doble clic para modificarlo. Podemos introducir los datos para que la aplicación nos muestre Modificar el dato elegido o clic en borra para eliminar el producto del inventario, (Si borra el producto desaparecerá de todo el sistema). Acciones del Menú de Clientes. Agregar un cliente. Ir a la barra de menús, Elegir menú Clientes. Clic en Altas Ingresar todos los datos que solicita, las opciones marcadas con color rojo son necesarios para el correcto registro del cliente y para poder enviar información o felicitaciones en su caso. Clic en guardar para almacenar los datos Clic en cerrar para no realizar ninguna acción y volver al menú principal. Consulta de Clientes. Ir a la barra de menús, Elegir menú Clientes Clic en Consulta. Nos parece la lista de clientes Para encontrar uno en especial teclear el nombre del cliente y dar clic en Filtrar. Clic en cerrar para regresar al menú principal. Acciones del Menú de Ventas a Menudeo. Agregar una nueva venta menudeo. a Ir a la barra de menús o en el botón de acceso

14 rápido. Clic en Venta a Menudeo. Elegir nota sencilla o factura según requiere el cliente. Elegir el cliente, mediante el botón de búsqueda, filtrando por código o nombre, damos doble clic para agregarlo. Introducir la cantidadd a comprar e Insertamos los productos por el lector de código de barras o bien escribiendo el código en la barra y pulsamos la tecla enter. En caso de no aparecer el producto podemos hacer una consulta por medio del botón de búsqueda para buscar dicho producto e introducirlo al carrito. Podemos ir quitando productos solo seleccionando el registro y dando clic en el botón QUITAR. Podemos introducir un descuento opcional en la parte de DESC $ el cual puede ser hasta el total del monto a cobrar, encaso de introducir un costo mayor al total de la compra producirá error, el cual la aplicación le mostrara el aviso. Una vez introducidoo todos los productos y si es el caso el descuento no vamos al botón PAGAR. Elegimos el tipo de pago si es efectivo o con tarjeta, si es en efectivo, introducimos con cuanto nos pagan, y el sistema le mostrara el cambio a entregar y tecleamos Enter Confirmamos venta Se almacena la venta y se manda a imprimir el tiket Consulta de Ventas. Elegir menú Ventas Menudo. Clic en Consulta. Nos parece la lista de las ventas amenudeo realizadas. Podemos hacer consultas por rango de fechas, tipo de usuario o bien por el tipo de pago. Elegimos la opción deseada y clic en filtrar. Nos muestra el total de las ventas realizadas. Clic en cerrar. Reporte de ingresos- Elegir menú Ventas Menudo.

15 Clic reporte de ingresos Elegir rango de fechas Clic en ver reporte. Se mostrara el reporte según las fechas solicitadas, con el monto total de esa ventas. Puede mandar a imprimir en el icono de impresión. Reporte por producto Elegir menú Ventas Menudo. Clic reporte por producto Elegir rango de fechas Clic en ver reporte. Se mostrara el reporte según las fechas solicitadas de os productos vendidos. Puede mandar a imprimir en el icono de impresión. Acciones del Menú de Ventas a Mayoreo. Agregar una nueva venta a Mayoreo. Ir a la barra de menús o en el botón de acceso rápido. Clic en Venta a Mayoreo. Elegir nota sencilla o factura según requiere el cliente. Elegir el cliente, mediante el botón de búsqueda, filtrando por código o nombre, damos doble clic para agregarlo. Introducir la cantidadd a comprar e Insertamos los productos por el lector de código de barras o bien escribiendo el código en la barra y pulsamos la tecla enter. En caso de no aparecer el producto podemos hacer una consulta por medio del botón de búsqueda para buscar dicho producto e introducirlo al carrito.

16 Podemos ir quitando productos solo seleccionando el registro y dando clic en el botón QUITAR. Podemos introducir un descuento opcional en la parte de DESC $ el cual puede ser hasta el total del monto a cobrar, encaso de introducir un costo mayor al total de la compra producirá error, el cual la aplicación le mostrara el aviso. Una vez introducidoo todos los productos y si es el caso el descuento no vamos al botón PAGAR. Elegimos el tipo de pago si es efectivo o con tarjeta, si es en efectivo, introducimos con cuanto nos pagan, y el sistema le mostrara el cambio a entregar y tecleamos Enter Confirmamos venta Se almacena la venta y se manda a imprimir el tiket Consulta de Ventas. Elegir menú Ventas a Mayoreo. Clic en Consulta. Nos parece la lista de las ventas amenudeo realizadas. Podemos hacer consultas por rango de fechas, tipo de usuario o bien por el tipo de pago. Elegimos la opción deseada y clic en filtrar. Nos muestra el total de las ventas realizadas. Clic en cerrar. Reporte de ingresos. Elegir menú Ventas Mayoreo. Clic reporte de ingresos Elegir rango de fechas Clic en ver reporte. Se mostrara el reporte según las fechas solicitadas, con el monto total de esas ventas. Puede mandar a imprimir en el icono de impresión. Reporte por producto. Elegir menú Ventas Menudo.

17 Clic reporte por producto Elegir rango de fechas Clic en ver reporte. Se mostrara el reporte según las fechas solicitadass de os productos vendidos. Puede mandar a imprimir en el icono de impresión. Acciones del Menú de Gastos Agregar un Gasto. Clic en el botón de acceso rápido. Clic Nuevo. Ingresar tipo de gasto, descripción de gasto y la cantidad. Clic en guardar. Clic en cancelar para no realizar la acción y regresar al menú anterior. Acciones del Menú de Archivo. Reporte de caja. Elegir menú Archivo. Clic Reporte de Caja. Elegir rango de fechas, el tipo de pago y el o los usuarios, q desea aparezcan en el reposte Clic en ver reporte. Nos muestra la lista dependiendo de las opciones ingresadas con los montos generados hasta la última fecha ingresada. Podemos mandar a imprimir dicho reporte. Clic en cerrar. Ver Bitácora.

18 Elegir menú Archivo. Clic Ver Bitácora. Aparecerá un aviso y damos clic en aceptar Mostrara en hoja de cálculo de exel, el registro de todos los movimientos hasta la fecha en que se solicito la creación de la bitácora, realizados en el sistema. Acerca de. Elegir menú Archivo. Clic acerca de Muestra la información concerniente a la versión de la aplicación. Salir. Elegir menú Archivo. Clic en Salir Salimos de la aplicación, de igual forma salimos dando clic en el icono de acceso rápido.