CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

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1 TIPO DE PROCESO ESTRATÉGICO LÍDER DEL PROCESO Director Operativo de Comunicaciones y Publicaciones Director Operativo de Biblioteca y Extensión Cultural OBJETIVO DEL PROCESO Posicionar al ITM y sus servicios con el desarrollo de estrategias y productos comunicacionales, que permitan la consolidación de la imagen ALCANCE Aplica desde la detección de la necesidad de comunicación o de publicación de artículos o textos hasta la evaluación del producto o servicio Todos los s es Gestión de la Comunicación Consejo Académico Gestión del Conocimiento Requerimientos de comunicación y publicación Plan de comunicaciones de la vigencia anterior Plan de medios de la vigencia anterior Plan de Publicaciones del Fondo Editorial de la vigencia anterior Identificar y recibir las necesidades institucionales de comunicación y de publicaciones Formular plan de comunicaciones con base en el Plan de Desarrollo Formular plan de medios que dé respuestas a las necesidades de la Institución y a las directrices del Municipio Formular plan anual de publicaciones del Fondo Editorial Calendario Académico Diseñar y elaborar piezas publicitarias y de comunicación Contenidos para la publicación de revistas y Ejecutar propuestas audiovisuales, radiales y para el sitio web institucional Plan de Comunicaciones vigente Plan de Medios vigente Plan de Publicaciones del Fondo Editorial vigente Textos, revistas y boletines publicados por el Fondo Editorial Campañas de promoción y divulgación ejecutadas Información a través de los medios de Gestión de la Comunicación Comunidad Académica y público en general en el ámbito nacional e internacional Todos los s es 1

2 Desarrollo Curricular Académicos externos boletines, sean académicos o de resultados de investigación Propuestas de publicación de textos, sean académicos o de resultados de investigación, de acuerdo con los términos de la convocatoria Plan de Desarrollo Plan de Acción Elaborar el periódico y los boletines informativos Convocar, recibir, evaluar y editar textos para ser publicados por el Fondo Editorial Recibir y diagramar artículos para revistas y boletines para ser publicados por el Fondo Editorial Estudios de prospectiva Publicar, distribuir y mercadear textos del Fondo Editorial Metodologías para la formulación, seguimiento y evaluación de planes, programas y proyectos Filosofía (Misión, Visión, Valores y Objetivos) Políticas institucionales Realizar seguimiento al plan anual de comunicaciones y al plan de medios para efectuar los ajustes necesarios Medir el impacto de los medios comunicacionales y realizar ajustes que sean necesarios Medir el impacto de los textos publicados por el Fondo Editorial y realizar ajustes que sean necesarios comunicación internos y externos: Boletines de prensa, periódicos, boletines electrónicos, carteleras, página web actualizada, correos electrónicos, mensajes en pantalla electrónica, avisos de prensa publicados, cuñas radiales y promos de televisión emitidos Programas de radio y televisión emitidos Registro y movimientos de inventarios de impresos y publicaciones en el Fondo Editorial Solicitud de mantenimiento correctivo o mejoramiento de bienes o aplicativos a través de la plataforma tecnológica Requerimientos de Bienes y Servicios Requerimientos de capacitación para el personal Solicitudes de intervención específica de clima organizacional Comunidad Académica y público en general Gestión Financiera Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Gestión Talento 2

3 Gestión Jurídica Estructura Académico Administrativa Programación Académica Información estadística Manual de Riesgos con anexos Manual de Indicadores con anexos Resultados de la Revisión por la Dirección Informe de gestión Informe de rendición de cuentas Actos Administrativos GENERALES DEL PROCESO Realizar encuesta de satisfacción de usuarios, analizar información y tomar las acciones necesarias para el mejoramiento continuo Desarrollar el tratamiento adecuado al servicio y/o producto no conforme y volver a revisar. Documentar y ajustar los manuales, procedimientos, instructivos, guías y formatos adscritos al Analizar y actualizar información (Riesgos, Indicadores y Análisis de datos) del Implementar y hacer seguimiento a las acciones, correctivas, preventivas y de mejora del Requerimientos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y la Salud en el Trabajo Evaluación de Desempeño y planes de mejoramiento, si aplica Información para anexar al expediente laboral de los empleados y docentes para actualizar la información en el sistema de Nómina. Acciones correctivas, preventivas y de mejora del - Planes de Mejoramiento Análisis del control del servicio y/o producto no conforme Resultados y análisis de encuestas de satisfacción Acciones correctivas, preventivas y de mejora del - Planes de Mejoramiento Informes de seguimiento de planes, programas y proyectos Información de entrada para la Revisión por la Dirección Gestión Talento Gestión de la Comunicación Gestión de la Calidad Evaluación y Control 3

4 Emisión de Conceptos Datos estadísticos Gestión Jurídica Reglamentos Internos Mecanismos de participación ciudadana Bases de datos con información actualizada Información de entrada para la Revisión por la Dirección Normograma Identificación, medición y análisis de los indicadores Tablas de Retención Documental Identificación, valoración y control de riesgos Presupuesto de ingresos y gastos Informes de ejecución presupuestal Requerimientos de asesoría legal Requerimientos de Actos administrativos Gestión Jurídica Gestión Financiera Certificados de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Compromiso Presupuestal Ejecución financiera revisada (actas de liquidación) Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica Infraestructura física y recursos técnicos y tecnológicos para el desarrollo administrativo Información institucional respaldada en medio digital 4

5 Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica Políticas de respaldo de la información institucional Manual para el Manejo de Inventarios, Bienes, Propiedad, Planta y Equipo del Instituto Tecnológico Metropolitano Adquisición de Bienes, Obras y Servicios Contratos formalizados y ejecución autorizada Bienes, obras y Servicios Mapa de s Gestión de la Calidad Política y Objetivos de Calidad Manual de Políticas de Operación Manual de Calidad (contiene Caracterizaciones) Programación de auditorías internas Evaluación y Control Informes de auditorías internas y externas Informes de evaluación de planes, programas y proyectos 5

6 Manual de Funciones Plan de Capacitación a desarrollar Gestión del Talento Programa de inducción y reinducción Sistema de Gestión de Seguridad y la Salud en el Trabajo Diagnóstico de clima organizacional, Plan de mejoramiento y Evaluación del Clima Reconocimiento de los mejores empleados por nivel y los mejores equipos de trabajo Autoevaluación Informe de autoevaluación institucional y de programas DOCUMENTOS APLICABLES REGISTROS MARCOL LEGAL INDICADORES RIESGOS RECURSOS Listado Maestro de Documentos Listado Maestro de Registros Normograma Manual de Indicadores Manual de Riesgos Talento Infraestructura Ambiente de Trabajo 6

7

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