MANUAL DE SACFI USUARIO IMPRENTA

Transcripción

1 Autorización de Comprobantes Fiscales MANUAL DE SACFI USUARIO IMPRENTA

2 I. INTRODUCCIÓN... 2 II. DETALLE DE COMPROBANTE FISCALES... 3 III. AUTORIZACIÓN DE IMPRENTA PROCESO GENERAR SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE IMPRENTAS Solicitud de elaboración de facturas Solicitud de importación de factura Solicitud de Elaboración/Importación de factura Solicitud Recepcionada INSPECCIÓN FISCAL CONSULTA DE IMPRENTAS AUTORIZADAS IV. ORDEN DE TRABAJO Generar Orden de Trabajo (OT) Listado de órdenes generadas Actualización de fecha de entrega de la orden de trabajo Listado de pendientes Listado de órdenes de trabajo V. DETALLE DE EQUIPO

3 I. INTRODUCCIÓN La Dirección General de Ingresos (DGI), con el ánimo de mejorar la calidad de sus servicios, reforzar y facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, ha venido desarrollando un programa de fortalecimiento y modernización de sus sistemas informáticos. En tal sentido, teniendo en cuenta que los comprobantes fiscales 1 constituyen el sustento documental para determinar las obligaciones tributarias de los contribuyentes y que la emisión y registro de estos comprobantes son elementos básicos para garantizar la transparencia comercial, se hace necesario el desarrollo del Sistema de Autorización de Comprobantes Fiscales e Imprentas SACFI, que agilizará el proceso de autorización y cumplimiento de obligaciones de las imprentas. El SACFI proporciona todas las facilidades para la autorización automatizada de las imprentas de tal forma que podrán solicitar su autorización de imprentas de forma electrónica y sus clientes podrán de forma automática e inmediata solicitar sus comprobantes fiscales. 1 En este documento se refiere a comprobantes fiscales: Facturas, Notas de Débitos, Notas de Créditos, Constancia de Retención, tickets y Recibos 2

4 Para ello se autorizarán a las imprentas para que puedan elaborar e importar comprobantes fiscales siguientes: II. DETALLE DE COMPROBANTE FISCALES Comprobantes Facturas A Facturas N Facturas CF Recibos Notas de Débito y Notas de Crédito Constancias de Retención Conceptos Son comprobantes generados por contribuyentes con obligación de IVA. Que lo utilizarán cuando operen con otro responsable recaudador de IVA. Son comprobantes para los nuevos inscritos y tienen abierta la obligación del IVA. Que lo utilizarán cuando operen con otro responsable recaudador de IVA. Son comprobantes que no generan crédito fiscal, se emiten mediante facturas CF y/o tickets de máquinas registradoras no computarizadas. Serán utilizados para registrar el pago parcial de facturas ya emitidas, así como registrar pagos menores en ningún caso pueden utilizarse para acreditamiento. Las notas débito y crédito son utilizadas por los contribuyentes para realizar un ajuste en las cuentas de sus clientes, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor, en ambos documentos contables deben de hacer referencia a la factura emitida con anterioridad. Son comprobantes fiscales donde se detallan el total de las retenciones efectuadas por el responsable retenedor a su proveedor. 3

5 III. AUTORIZACIÓN DE IMPRENTA El primer componente del SACFI es el proceso de autorización de las imprentas para estar facultadas por la DGI para poder realizar trabajos de impresión de comprobantes fiscales. Las solicitudes de las imprentas son a través de la Ventanilla Electrónica Tributaria, habilitada a todos los contribuyentes registrados con la actividad económica ACTIVIDADES DE IMPRESIÓN En el proceso de autorización de cada solicitud de autorización de imprenta, se considerará la solvencia del contribuyente, giro comercial y su Las solicitudes de las imprentas son a través de la VET. La DGI considerará: la capacidad técnica y la conducta tributaria de las empresas con actividad de impresión. conducta tributaria. La autorización de la DGI se materializará con la emisión de una Autorización de Imprenta la que tendrá vigencia de un año, siempre que el contribuyente con actividad económica imprentas se encuentre solvente. 4

6 3.1 PROCESO Todo contribuyente con actividad económica actividades de impresión, tiene habilitado en la Ventanilla Electrónica Tributaria (VET) el acceso para realizar su solicitud de imprentas. Para tener acceso al sistema SACFI, debe ingresar a la VET (Ventanilla Electrónica Tributaria) incorporando su usuario y contraseña. Gráfico No. 1 Al ingresar se le mostrará la siguiente plataforma, haga clic en el ícono: Gráfico No.2 5

7 El sistema le otorga los siguientes accesos en el módulo de Imprentas : Gráfico No GENERAR SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE IMPRENTAS En la generación de la solicitud el sistema le mostrará tres secciones, en la primera sección despliega los datos generales que tiene registrado en la Administración Tributaria, tales como: Nombre o Razón Social, Nombre Comercial, Dirección, Administración de Rentas donde tributa, y número RUC. Gráfico No. 4 6

8 En la segunda sección de la pantalla anterior le solicitará realizar la selección del tipo de trabajo que efectúa la imprenta ya sea por: Elaboración, Importación o Elaboración/Importación, cada una tendrá una autorización para cada tipo, a continuación se presenta el proceso por cada tipo de trabajo: Solicitud de elaboración de facturas Si su tipo de trabajo es por elaboración, es decir que los comprobantes se elaboran en su establecimiento con maquinaria propia, debe seleccionar Elaboración. Gráfico No. 5 En la tercera sección debe digitar la cantidad de máquinas que posee, se desplegarán los campos según la cantidad de maquinaria que haya digitado. En este ejemplo se indican 7 máquinas, se habilitan los 7 campos para describir cada una de ellas. Gráfico No. 6 7

9 Después de seleccionar elaboración e indicar la cantidad de máquinas a ingresar, deberá detallarlas en la lista desplegable en la columna Descripción Las opciones de máquinas habilitadas en sistema SACFI: 1. Guillotina 2. Impresora 3. Numeradora Automatizada 4. Numeradora Manual A continuación se ejemplifica el llenado de la maquinaria, el sistema le solicita ingresar la descripción, marca, modelo, serie, fecha de fabricación y fecha de adquisición. Cabe aclarar que no se debe ingresar el detalle con espacios, puntuaciones o símbolos. Gráfico No. 7 Se presenta la opción Validar se mostrará un resumen de la información almacenada para confirmar o modificar si es necesario, recuerde que una vez enviado no se podrá modificar. 8

10 SACFI le presenta la opción de Modificar, en este caso el sistema re-direccionará a la pantalla anterior para agregar o corregir información de la maquinaria. Para la opción Confirmar, el sistema envía a su correo un mensaje de RECEPCIÓN DE SOLICITUD. Gráfico No Solicitud de importación de factura Si su tipo de trabajo es por importación, esto indica que la imprenta no elabora los comprobantes en el país, sino que contrata los servicios de una imprenta extranjera. A continuación se detalla el proceso de selección de este tipo de trabajo: En la generación de este tipo de solicitud, se presenta la sección 1 detallada anteriormente. (Ver gráfico 4). 9

11 En la segunda sección, selecciona el tipo de trabajo Importación, a diferencia de la solicitud por elaboración, no se habilita el campo para ingresar la cantidad de maquinaria. Gráfico No. 9 Al darle clic en validar se visualizará una ventana de confirmación para el envío de la solicitud. Gráfico No

12 Para la opción Confirmar, el sistema envía a su correo un mensaje de RECEPCIÓN DE SOLICITUD Solicitud de Elaboración/Importación de factura Este tipo de solicitud es dirigida a aquellas imprentas que bien contrata los servicios de una imprenta extranjera, o elabora los comprobantes de sus clientes con maquinaria propia en su establecimiento. En la generación de este tipo de solicitud, se presenta la sección 1 detallada anteriormente. (Ver gráfico 4). En la segunda sección de esta solicitud al seleccionar Elaboración/ Importación, también se habilita el campo para el ingreso de la cantidad de máquinas que posee. Gráfico No. 11 Debe seguir los procedimientos anteriormente detallados para el llenado de la maquinaria y su debida validación. (Ver gráficos 6, 7 y 8) 3.2 Solicitud Recepcionada En el proceso de autorización de imprenta, la Administración Tributaria tendrá en consideración la solvencia del contribuyente y su conducta tributaria. Si se encuentra 11

13 solvente con todas sus obligaciones se emitirá el siguiente mensaje enviándolo al correo electrónico que el contribuyente proporcionó a la DGI. Gráfico No INSPECCIÓN FISCAL Después de efectuar la INSPECCIÓN FISCAL, si ésta cumple con lo establecido en las normas tributarias, se emitirá su autorización, se enviará un mensaje al correo proporcionado por el contribuyente notificando que la solicitud de imprenta fue autorizada. Gráfico No. 13 La Autorización de Imprenta tiene vigencia de un año, la fecha de vencimiento coincidirá con la fecha de inscripción del contribuyente en la administración tributaria. 12

14 AUTORIZACIÓN PARA IMPRENTAS Gráfico No

15 3.3 CONSULTA DE IMPRENTAS AUTORIZADAS Una vez autorizada su imprenta, podrá ser elegible por cualquier contribuyente que desee solicitar elaboración de Facturas. Podrá ser verificable en: La página WEB de la DGI, en la parte de Servicios y trámitesconsulta de documentos-imprentas autorizadas. Gráfico No. 15 Consulta de Imprenta Autorizada En la VET, durante su solicitud Gráfico No. 16 Consulta de Imprenta Autorizada 14

16 IV. ORDEN DE TRABAJO 4.1 Generar Orden de Trabajo (OT) Una vez que el contribuyente cliente de la imprenta realice la Autorización de Comprobantes Fiscales, la imprenta deberá generar la ORDEN DE TRABAJO (OT), este acceso lo encontramos desplegando la barra llamada Imprentas, seleccionando Generar Orden de Trabajo. Gráfico No. 16 Deberá ingresar el número de la solicitud de Autorización de Comprobantes Fiscales (ACF) generada por su cliente, seguidamente debe dar clic en botón Continuar. Gráfico No

17 Una vez que selecciona Continuar, se le desplegará el detalle de los comprobantes fiscales a elaborar contenidos en la ACF solicitada por su cliente. Gráfico No. 18 Una vez confirmada la información hacer clic en el botón Generar en la sección de Procedimiento para generar orden de trabajo. Gráfico No

18 Se genera la Orden de Trabajo: Gráfico No. 20 Autorización de Orden de Trabajo La orden de trabajo tiene vigencia de un mes, tiempo en el cual se deberá notificar la fecha de entrega a su cliente, mientras no se actualice dicha fecha los comprobantes del clientes no son válidos. 17

19 4.2 Listado de órdenes generadas Este acceso lo encontramos desplegando la barra llamada Imprentas, seleccionando Listado de órdenes generadas. Gráfico No. 21 SACFI le permite enlistar las órdenes de trabajo generadas de acuerdo a los siguientes criterios: Número de orden de trabajo, por número de ACF o por rango de fechas. Gráfico No

20 4.2.1 Actualización de fecha de entrega de la orden de trabajo Una vez enlistada las órdenes de trabajo, se procede a actualizar la fecha de entrega de los comprobantes que ya fueron elaborados y entregados a su cliente, hace clic en la OT requerida en el botón Seleccionar. Gráfico No. 23 Al ingresar a la OT se visualiza la siguiente pantalla donde se actualizará la fecha de entrega. Gráfico No

21 Debe dar clic en el botón Actualizar y se le habilitará el siguiente acceso. Gráfico No. 25 La actualización del a fecha de entrega de la OT es fundamental, puesto que indica la entrada en vigencia de los comprobantes fiscales de sus clientes, se debe ser responsable en su notificación. Con la digitación de su fecha de entrega el sistema le tomará como cerrada la orden de trabajo. 4.3 Listado de pendientes SACFI le permite visualizar un listado de Autorizaciones de Comprobantes Fiscales ACF que estén pendientes de elaborar orden de trabajo, el sistema tiene una alerta dependiendo del tiempo que resta dentro del mes de vencimiento. El color verde: Tiene tiempo para generarle OT. EL color amarillo: Tiene 3 ó 2 días para generarla; y El rojo: que solo le queda 1 día para generar OT. Si no se genera OT en tiempo establecido según la DAG 03/2017, la ACF de su cliente se anulará por vigencia y tendrá dificultad con el consecutivo en su siguiente solicitud. 20

22 Gráfico No Listado de órdenes de trabajo Este acceso lo encontramos desplegando la barra llamada Imprentas, seleccionando Reporte detalle de OT. Gráfico No. 27 Este acceso permite enlistar las OT que haya generado, puede filtrarlas por RUC del cliente y rango de fechas. Gráfico No

23 V. DETALLE DE EQUIPO Podrá visualizar la maquinaria que está autorizada, puede exportar esta información a EXCEL, PDF o WORD. Gráfico No