INSTITUTO NACIONAL DE VIVIVIENDA Y URBANISMO REGLAMENTO DE CAJA CHICA

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1 La Gaceta N 100, 24 de mayo de 2012 INSTITUTO NACIONAL DE VIVIVIENDA Y URBANISMO REGLAMENTO DE CAJA CHICA La Junta Directiva del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, mediante sesión ordinaria Nº 5915, artículo II, inciso 7, del 21 de diciembre del año Acuerda: Aprobar la propuesta de reforma y anexos al Reglamento de Caja Chica Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, presentada por la Gerencia General mediante memorando GG del 14 de diciembre del 2011, para que en adelante textualmente se lea así: CAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1º El presente Reglamento establece las disposiciones que regularán la creación, organización, funcionamiento y control de las Cajas Chicas de la Institución y Caja Chica General, las cuales operarán mediante un fondo fijo, de conformidad con lo que en cada caso específico sea autorizado por la Gerencia General. Artículo 2º Se entiende por Caja Chica General la que opera en la Tesorería y por Cajas Chicas las que la Gerencia autorice en las diferentes Áreas o Procesos, con el fin de que se realicen gastos menores en forma oportuna y exclusivamente para atender erogaciones por suministros de bienes o servicios, que por su urgencia y naturaleza justifiquen un pago inmediato; cuya solución no puede esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros procedimientos de compra, y además, que corresponden a adquisiciones que se efectúen de manera excepcional por medio de este Fondo. Además, entre los denominados Gastos Menores se consideran los gastos por viáticos y transportes, tanto al interior como al exterior del país. La Gerencia General determinará con justificación o respaldo técnico, el monto máximo de pago tanto para la Caja Chica General como para las diferentes Cajas Chicas, debiendo establecer también la autorización o no, de fraccionar determinado pago para una misma compra. Queda prohibida la compra de cualquier clase de equipo y mobiliario con estos dineros, que no sean los contemplados por el presente Reglamento. Artículo 3º La creación, ampliación, disminución y cierre del fondo fijo de la Caja Chica General y de las Cajas Chicas, será autorizado por la Gerencia General. Las autorizaciones para la apertura de Cajas Chicas, así como los montos asignados a los mismos, serán solicitados por los Jefes de Procesos al Director del Área respectiva, quien lo remitirá a la Gerencia General para su aprobación. Artículo 4º La Gerencia General fijará el monto máximo de dinero que se usará por caja chica. La revisión de los montos se hará anualmente, una vez que la Contraloría General de La República publique en el Diario Oficial La Gaceta, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos. Esta se hará por parte de la Tesorería quien la remitirá al Área Administrativa Financiera para su informe y a la Gerencia General para su aprobación. Arqueos e informes 1

2 Artículo 5º Las cajas chicas, deberán someterse a arqueos independientes y sorpresivos y verificación de los fondos, por funcionarios diferentes de aquellos que los custodian, administran, recaudan, contabilizan y generan. Además hará la revisión del trámite de pago en forma posterior a su ejecución. La Administración en el ejercicio de su cargo, realizará el arqueo a los fondos indicados, sin alterar el funcionamiento normal y cotidiano de la dependencia o proceso administrativo donde ejecute el mismo. Realizado el arqueo en presencia del custodio, se dejará constancia del mismo con la firma de los funcionarios participantes, se analizarán las causas de cualquier desviación y se emprenderán las acciones correspondientes para corregir cualquier discrepancia, actualizar los registros, introducir las mejoras que procedan en los controles del caso u otros, todo de acuerdo al Manual de Control Interno, Disposiciones de la Contraloría General de la República y de este Reglamento. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 7 y 27 por ser concreto y específico. Artículo 6º Con base en la Ley de Control Interno, la Administración independientemente de la facultad que tienen las Jefaturas Inmediatas del Funcionario Responsable de las Cajas Chicas y de la Caja Chica General de realizar arqueos, delegará y designará a los funcionarios necesarios para llevar a cabo dicha labor. Las Jefaturas de las diferentes Áreas y Procesos Administrativos están obligadas a realizar arqueos a los fondos de Caja Chica que lleven sus subalternos, deben consignar el resultado de los mismos en el documento que se lleva en la Institución para tal efecto (Anexo Nº 1) emitir copia a las siguientes dependencias: - Auditoría Interna - Gerencia General Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 5, 7º y 27 por ser concreto y específico. CAPÍTULO II Obligaciones de los encargados del manejo de fondos Artículo 7º Los funcionarios encargados del manejo y custodia de los fondos fijos asignados a la Caja Chica General y las Cajas Chicas, tendrán las siguientes obligaciones: 7.1. Responderán por el correcto manejo de éstos ante sus superiores inmediatos y ante la Gerencia General, quienes tienen la obligación de fiscalizarlos, sin ser excluyentes entre sí Por operar la Caja Chica General y las Cajas Chicas, por medio de un sistema de fondo fijo, él encargado de dicho fondo tendrá la obligación y responsabilidad de contar en todo momento con la suma total asignada, la cual podrá estar representada por uno o varios de los siguientes conceptos: Efectivo Cheque de reintegro en trámite Documentos originales: facturas por compras, vales de adelantos, liquidaciones y adelantos de viáticos. El funcionario encargado del manejo del fondo de la caja chica deberá abstenerse de mezclar dineros propios con los del fondo. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art

3 Igualmente deberá el encargado del fondo de caja chica, reintegrar de inmediato cualquier faltante de dinero como producto de un arqueo o recuento físico de dinero del fondo. Asimismo, deberá el encargado del fondo depositar de inmediato en la cuenta corriente de la Institución, cualquier sobrante de dinero que se determine como resultado también de un recuento físico de los dineros del fondo. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 5, 6 y 27 por ser concreto y específico. Artículo 8º Los encargados de la Caja Chica General, y de las diferentes Cajas Chicas, independientemente de la labor que para la Caja Chica General realiza la Contabilidad General, será el funcionario responsable de que todo comprobante que le presenten para su cobro contenga como mínimo los siguientes requisitos: 8.1. Deben ser originales y timbrados por la Dirección General de Tributación Directa, o dispensa de la misma Estar confeccionada en original a nombre del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU) Contener el sello de cancelación o su equivalente (mano alzada), así como número de la cédula jurídica de la casa comercial, o cédula de persona física, según corresponda Debe presentarse en buen estado, no contener borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan dudar de su legitimidad Toda factura deber estar aprobada por el encargado de Presupuesto o quién haga las veces de éste Indicar nombre, firma y número de cédula de la persona que recibe el bien o servicio adquirido por medio del fondo de caja. Además de cumplir con respecto al timbraje establecido el inciso f) del artículo 10 de la Ley de Impuestos sobre la Renta, excepto las que estén exoneradas por ley Debe presentar la fórmula de Vale de Caja Chica (Anexo Nº 2), con el detalle del destino dado al material o servicio comprado, con el visto bueno del funcionario que autorizó la compra, en el caso de la Caja Chica General deberá llevar el visto bueno del encargado de presupuesto y la respectiva codificación contable Los documentos a presentar por Caja Chica General y Cajas Chicas, no deben superar el mes calendario (30 días). Los encargados de las Cajas Chicas deben liquidar los gastos producidos al menos una vez por mes, con corte al último día hábil, con el propósito que queden debidamente contabilizados. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 15. CAPÍTULO III Responsabilidad Artículo 9º Los únicos facultados para autorizar con su firma, vales provisionales y pago de facturas son: 9.1. Presidente Ejecutivo 9.2. Gerente 9.3. Subgerente 9.4. Auditor 9.5. Jefes de Área 9.6. Coordinadores de Procesos 9.7. Por delegación a juicio de la Jefatura a cualquier otro funcionario, para ello deberá contar con el respectivo visto bueno del Superior Jerárquico de esa jefatura. Así como, realizar el registro de firma mediante un memorando a la Tesorería y a la Contabilidad. 3

4 Estos funcionarios serán responsables, de garantizar al Instituto que se obtuvo el bien o el servicio y de revisar debidamente las facturas que lo respaldan, además deberán firmar el Vale de Caja Chica definitivo u oficial. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 14 y 23. CAPÍTULO IV Trámite Artículo 10. Únicamente podrán tramitarse por medio de fondos de Caja Chica General, aquellos gastos en las partidas de materiales y suministros, servicios no personales, que se ajusten a las siguientes estipulaciones: Compra de artículos de los cuales las bodegas del Instituto no tengan en inventario permanente. A la atención de gastos indispensables y urgentes en los que se justifique su pago, fuera de los procedimientos de contratación ordinarios, hasta por el monto máximo que conforme con el Artículo 2 del presente Reglamento establezca la Gerencia General. Las Cajas Chicas autorizadas en las diferentes dependencias podrán efectuar solamente gastos menores que demande su actividad ordinaria. De los adelantos y sus liquidaciones Artículo 11. Los adelantos para compras por Caja Chica General y Cajas Chicas autorizadas, se tramitarán de la siguiente manera: 11.1 Para la Caja Chica General deberán solicitarse en la fórmula Vale Provisional de Caja Chica (Anexo N 3) con la autorización de uno de los funcionarios citados en el artículo 9º. Los vales provisionales de la Caja Chica General sólo podrán ser tramitados por el funcionario de la Proveeduría debidamente autorizado por su Jefatura, y deben llevar el visto bueno del Proceso de Contabilidad y de Control de Presupuesto. El trámite que se seguirá será el siguiente: El vale provisional será autorizado por el jefe correspondiente y no podrá exceder la suma fijada por la Gerencia General conforme al numeral 2 de la presente regulación Se le pagará el monto del vale provisional al comprador o al empleado autorizado, firmando el recibido conforme por el dinero Una vez realizada la compra, para su liquidación, el encargado deberá presentar el vale de Caja Chica conjuntamente con los comprobantes al cajero encargado de la Caja Chica General, el que deberá llevar el visto bueno del jefe inmediato Además, se debe llevar la firma de recibido de quien solicita el material, el código contable y firma del contador que revisa Cuando las facturas sean por una suma menor al adelanto entregado, al funcionario de la Proveeduría o el empleado autorizado las presentará al cajero junto con la diferencia en efectivo, cuando sea a la inversa, el cajero repondrá la diferencia, en ambos casos se le devolverá el vale provisional Todo vale provisional de Caja Chica debe ser liquidado a más tardar durante el tercer día hábil siguiente al que se solicita A ningún funcionario se le autorizará un nuevo vale de Caja Chica si existe un vale pendiente de liquidar. En el caso del proceso de Proveeduría, los vales provisionales pendientes de liquidar no podrán exceder de tres Para las Cajas Chicas autorizadas el trámite que se seguirá será el siguiente: 4

5 Se le entrega a solicitud del empleado el monto que indique para realizar el gasto autorizado, quien deberá presentar factura debidamente timbrada liquidando el monto adelantado El funcionario encargado de la Caja Chica para la liquidación de la misma procederá a confeccionar el Vale de Caja Chica, adjuntando la factura de respaldo, según lo indicado en el ítem anterior del presente articulo; debe ser liquidado el mismo día hábil al que se solicitó y entregó Una vez confeccionados los vales de caja chica, deberá de confeccionar el Comprobante de Fondos de Caja Chica (Anexo Nº 4) para solicitar el reintegro del dinero utilizado, y por ende realizar la Solicitud de cheque para ser entregada a la Tesorería Esta liquidación se debe realizar en los primeros días hábiles del mes subsiguientes a la liquidación. Artículo 12. Los adelantos para gastos de viaje y transporte dentro del territorio nacional, se autorizarán tomando en cuenta el tiempo de duración de la gira y hasta un monto de gastos que cubran un máximo de cinco días continuos y para la liquidación contarán con un plazo igual al anterior. Estos adelantos sólo podrán ser pagados por la Caja Chica General. Artículo 13. Los adelantos para viáticos deberán solicitarse en la fórmula viáticos caja chica (Anexo Nº 5) con la autorización de uno de los funcionarios citados en el Artículo Nº 9, estos adelantos deberán solicitarse el día inmediato anterior a la gira, además deben llevar el visto bueno de Control de Presupuesto. El trámite que se seguirá es el siguiente: El cajero pagará contra la presentación del vale formulario de adelantos de viáticos, que debe tener la siguiente información: Fecha Monto (hasta el máximo autorizado según la tabla de viáticos emitida por la Contraloría General de la Republica en el Reglamento para Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos Nombre del beneficiario Lugar o lugares de destino Fecha o fechas en que permanecerá en la gira Firma del funcionario autorizado para cancelar adelantos El empleado recibe el dinero firmando el formulario en la casilla de recibido La liquidación de viáticos deberá hacerse en la fórmula que para este efecto autorizó la Contraloría General de la República A la presentación de la liquidación correspondiente, se procederá así: - Cuando la liquidación sea por una suma menor que el adelanto entregado, el empleado lo presentará al cajero junto con la diferencia en efectivo. - Cuando sea a la inversa, el cajero entregará al empleado la diferencia. En ambos casos el cajero devolverá el formulario de adelanto de viáticos Los adelantos para gastos de viaje y de transporte y las liquidaciones de gastos de viaje deberán ser liquidados dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso a su sede de trabajo o a su incorporación a éste, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de La República. El cajero encargado de la Caja Chica General debe reportar formalmente el día hábil inmediato posterior a su Jefatura cualquier incumplimiento del plazo indicado en el párrafo anterior, ésta a su vez lo reportará al Proceso de Recursos Humanos para que realice la sumaria correspondiente, según lo establece el artículo doce del Reglamento de Gastos 5

6 de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de La República Al funcionario que tenga pendiente una liquidación de anticipo de dinero, para la adquisición de bienes y servicios o gastos de viaje, no le será entregado otro anticipo hasta tanto no liquide el que tiene pendiente, según los controles que al efecto estén establecidos Todo trámite de adelanto y liquidación de viáticos es personal. Artículo 14. Cada compra que se haga con fondos de Caja Chica estará respaldada por un vale de caja chica, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente: Fecha Número de Vale Pagado a (nombre del empleado) Monto Cuenta Contable Comprado a (nombre del vendedor según factura) Firma de la persona que autoriza. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 9 y 23, por ser concreto y específico. Tanto la Caja Chica General como las demás Cajas Chicas deberán contar con el visto bueno de la Contabilidad y Control de Presupuesto. Para la Caja Chica General antes de realizar la liquidación al cajero y para la Cajas Chicas autorizadas, luego de que la Tesorería envía la solicitud de cheque a la Contabilidad. Artículo 15. Independientemente de los reintegros periódicos de caja chica, siempre deberá presentarse una liquidación el primer día hábil de cada mes, con corte al último día hábil del mes anterior. Los reintegros deberán ser confeccionados por el funcionario encargado de la Caja Chica en el formulario diseñado para el efecto y revisados por la persona que autoriza el reintegro. En ausencia del funcionario responsable de revisar y autorizar el reintegro de la Caja Chica, como colaboración la revisión será realizada por la Contabilidad. En el caso de la Caja Chica General, la revisión la efectúa el Proceso de Tesorería. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 8. Artículo 16. Los encargados de los fondos de Cajas Chicas, deberán revisar los cálculos aritméticos de todo comprobante que trámite, e igualmente la Tesorería y la Contabilidad cuando se trate de la Caja Chica General. Artículo 17. Todos los funcionarios que participen en los trámites de Caja Chica, deben observar estrictamente las normas y procedimientos aquí indicados. En el caso de la Caja Chica General, rige también lo estipulado en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de La República. CAPÍTULO V Reintegros del fondo de caja chica Artículo 18. Los reintegros de Caja Chica seguirán el siguiente trámite: Todo reintegro deberá ser enviado a la Tesorería con el formulario de solicitud de cheque debidamente lleno, junto con los comprobantes que respaldan las erogaciones y su respectiva solicitud de cheque, para su revisión, codificación y trámite de cheque Todo cheque de reintegro de Caja Chica, se hará a nombre del funcionario responsable del manejo de los fondos. 6

7 18.3. En el caso de los cheques de reintegro de la Caja Chica General, los justificantes quedan en la Contabilidad como respaldo de la solicitud de cheque. Artículo 19. Toda factura comercial que respalde una compra, según lo autorizado en el artículo 10 supra, y debe cumplir con los siguientes requisitos para su reintegro: Deben ser originales y timbrados por la Dirección General de Tributación Directa, o dispensa de la misma Estar confeccionada en original a nombre del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU) Contener el sello de cancelación o su equivalente (mano alzada), así como número de la cédula jurídica de la casa comercial, o cédula de persona física, según corresponda Debe presentarse en buen estado, no contener borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan dudar de su legitimidad Toda factura deber estar aprobada por el encargado de Presupuesto o quién haga las veces de éste Indicar nombre, firma y número de cédula de la persona que recibe el bien o servicio adquirido por medio del fondo de caja. Además de cumplir con respecto al timbraje establecido el inciso f) del artículo 10 de la Ley de Impuestos sobre la Renta, excepto las que estén exoneradas por ley Los documentos a presentar por Caja Chica General y Cajas Chicas, no deben superar el mes calendario (30 días). Artículo 20. Los fondos de caja podrán estar representados por dinero en efectivo, cheques de reintegro en trámite, justificantes de compras realizadas o adelantos no liquidados. CAPÍTULO VI Prohibiciones en el manejo del fondo fijo Artículo 21. Le queda absolutamente prohibido al encargado del fondo fijo, realizar con él mismo, los siguientes movimientos: Cambiar cheques Pagar salarios Prestar dinero con los fondos de esta caja Los fondos de caja chica deben manejarse independientemente de otros dineros ajenos a ésta. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 7. Artículo 22. Los encargados de las Cajas Chicas no podrán tramitar compras o servicios fraccionados que traten de eludir lo dispuesto en el artículo 4 de este Reglamento. De igual forma queda prohibida está practica para las compras que realiza el Proceso de Proveeduría y/o cualquier otra dependencia o funcionario a través de la Caja Chica General. Artículo 23. En los comprobantes o facturas emitidos por terceros, no deben hacerse agregados de ninguna especie que puedan causar confusión, cualquier aclaración debe efectuarse en una hoja adicional. En el vale de Caja Chica deberán consignarse el nombre y firma del empleado que realizó el gasto y del funcionario autorizado para aprobar el documento. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 9 y 23, por ser concreto y específico. Los sellos y anotaciones deberán colocarse de tal forma que no se sobrepongan a los datos importantes, tales como fecha, número, los montos, códigos de cuenta, etc., pudiéndose utilizar para ello el reverso del comprobante y/o factura. 7

8 Artículo 24. Bajo ninguna circunstancia el encargado del fondo de Caja Chica aceptará ni tramitará comprobantes o facturas cuyas fechas sean posteriores a lo que dispone el artículo 8 de este Reglamento. Artículo 25. Queda terminantemente prohibido al cajero encargado del fondo de Caja Chica General y los autorizados por la Gerencia de las Cajas Chicas en las diferentes Áreas o Procesos: Hacer servicios de caja fuera de su propia ventanilla, salvo en aquellos casos muy calificados y autorizados expresamente por la Jefatura inmediata Recibir confidencialmente en custodia suma o valor alguno para ser guardado en forma particular en la caja Ausentarse de su caja sin permiso previo del jefe. Según (AI ), se modifica redacción con respecto al art. 2, para que sean coincidentes. Artículo 26. Por fondos de Caja Chica no deben pagarse compras o servicios que no sean los indicados en este Reglamento y en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte vigente. CAPÍTULO VII Disposiciones finales Artículo 27. La Administración, Área o Proceso que tenga a su cargo una Caja Chica velará por el fiel cumplimiento de este Reglamento. Se mantiene igual (AI ), en relación con el art. 5, 6 y 7 por ser concreto y específico. Los encargados del manejo de las Cajas Chicas autorizadas por la Gerencia General, deberán rendir póliza a favor de Instituto Nacional de Seguros, por el desempeño de sus funciones, por ser funcionarios que recaudan, custodian y administran fondos públicos; lo que se deberá realizar de conformidad con lo establecido en el Reglamento sobre la rendición de cauciones. Artículo 28. El incumplimiento del presente Reglamento en cualesquiera de sus artículos, facultará a la Administración y a las jefaturas superiores, dependiendo de su gravedad, a gestionar mediante los procedimientos vigentes, las siguientes sanciones: Amonestación verbal Amonestación por escrito Suspensión por ocho días, Despido, sin responsabilidad patronal Artículo 29. Las reformas a este Reglamento requieren de la aprobación de la Junta Directiva. Artículo 30. Forma parte de este Reglamento lo estipulado por la Contraloría General de la República, en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos y la Ley de Control Interno. Rige a partir de su publicación. San José, a las ocho horas del 23 de marzo del Proceso de Proveeduría. Lic. Mónica Pacheco Gómez, Jefa a. í. 1 vez. (IN ). 8

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